Что такое проект и как им управлять

В наше время на длительный успех может рассчитывать только та компания, которая способна на быстрое и гибкое приспособление к постоянно меняющимся условиям рынка. Чем больше предприятие, тем это ему труднее удается, так как изменениям должны подвергаться многие отделы и иерархические уровни компании. А любые изменения требуют немалых затрат по времени и могут опаздывать, что только на пользу конкурентам.

При работе, ориентированной на проект, напротив, задачи выполняются группой профессионалов, и она охватывает более широкое пространство, чем узкая профессиональная сфера. Опыт различных специалистов из самых различных отраслей складывается вместе. Задачи в проекте выполняются не последовательно, а параллельно. И, - что весьма важно, - проектная группа работает автоматически, независимо. Она может и должна самостоятельно находить путь к достижению цели в рамках задач проекта. Поэтому в проектной работе на первом плане выходит цель, а не средство ее достижения.

Уровни проектного менеджмента

В управлении проектами выделят 3 различных уровня одновременного взаимодействия всех участников проекта:

Первый из них - фактический уровень. Здесь решаться, что именно должно быть достигнуто. Важно очень ясно сформулировать стратегические цели проекта, а также с самого начала определить четкие требования и задачи проекта.

Второй уровень - методический уровень. На данном уровне определяются способы и пути достижения цели проекта и выбираются методы принятия решения, управления и планирования.

Третьим уровнем является уровень отношений. Для руководителя проекта важно обратить внимание на взаимоотношения между участниками проекта. Вовремя незамеченные внутри проектные конфликты могут по прошествии некоторого времени превратиться в серьезный источник негативного воздействия на весь ход проекта и стать причиной его неудачи.

Как определить какая задача является проектом?

Не все задачи подходят для реализации в формате проекта. Перед тем, как заниматься постановкой задач для Вашего проекта, Вам было бы полезно изучить следующие критерии и убедиться, что сформулированная Вами задача соответствует им.

Относительная новизна реализуемой задачи все же не является проектом. Пример: когда компания в плановом порядке проводит обучение для 12 сотрудников, то это ее обычная работа. А вот когда она организует стажировку группы из 40 сотрудников за рубеж, с проживанием в отеле и культурной программой, тогда это проект!

Наличие четкой целевой установки. Должно быть ясно и четко определено, при каком конечном результате реализация проекта может быть признана успешным. Пример: Если в компании решается, что в дальнейшем для более успешного обучения сотрудников будет приглашены еще несколько тренеров, то это долгосрочный план, но не проект. А вот когда компания собирается создать свой собственный учебный центр и нанять для этого 15 внутренних тренеров, тогда это проект!

Начало и окончание проекта должны быть четко определены по времени. Комплексность поставленной цели. Проекты включают в себя различные, связанные между собой и зависимые друг от друга задачи и подзадачи разного уровня.

Участие нескольких специалистов, вовлеченных в реализацию задачи. Проект никогда не может вестись одним сотрудником. Прежде всего, потому, что в ходе проекта всегда необходимы специальные знания из самых различных отраслей.

Как рождаются идеи для проекта

Идея для проекта возникает тогда, когда ощущается общая неудовлетворенность существующим состоянием дел в компании, и начинают задумываться, каким образом их можно было бы изменить. Проекты могут генерироваться как активно, т.е. предвосхищая будущее, так и реактивно, т.е. как реакция на уже возникшую проблему.

Примеры активного поиска проектной идеи:

Анализ конкурентов

Маркетинговое исследование рынка

предполагает постоянное наблюдение и анализ всех соответствующих сегментов окружающего мира.

Примеры пассивной выработки идеи:

исследование тенденции рынка

реагирование на изменения в вышедшем законе

устранение неисправностей в компьютерных программах

дополнительное обучение не справляющихся с растущей нагрузкой сотрудников

Таким проектам присущ "пожарный" характер, они осуществляются для решения текущих проблем.

Как Вы уже смогли понять из приведенных примеров, всегда лучше непрерывно генерировать новые проектные идеи. Для реактивных проектов характерен образ действия как при пожаре. Они направлены, прежде всего, на устранение пожара, на быстрое решение возникшей проблемы. Но все равно, как бы хорошо Вы не реализовывали это решение - огонь при пожаре распространяется быстро и может причинить немалый вред. Кроме того, реактивным проектам часто не хватает времени на тщательное и основательное планирование, что снова ставит под вопрос успех самого проекта.