Цикл деловой активности

ЦИКЛ ДЕЛОВОЙ АКТИВНОСТИ.

Реферат выполнил: Белорусский Е.И., Энерго 2-2

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ИМЕНИ СЕРГО ОРДЖОНИКИДЗЕ.

МОСКВА

1. Обнаружена проблема: Возрастающее количество автомобильных «пробок» в г.Москва

1.1 Наблюдение городской системы в которой обнаружена проблема:

СИСТЕМА улицы города Москва ;

НАБЛЮДЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ автомобильные «пробки» на улицах города. Происходит систематический сбой в работе городского и частного транспорта на дорогах Москвы, вследствие закупорки уличного движения.

1.2 Произведено статистическое наблюдение и выяснено , что : происходит все более возрастающее количество автомобильных «пробок».Они («пробки») сопровождаются автомобильными авариями, наездами на пешеходов,в социальном плане , недовольством населения и другими дорожно-транспортными происшествиями.

1.3 Автомобильные «пробки» влекут за собой ряд новых проблем. А именно , уменьшение дорожно-транспортных происшествий , загрязнения окружающей среды , экономии топлива и т.д.

1.4 Была установлена некоторая связь между возникшими проблемами. Так , автомобильные аварии влекут за собой образование автомобильных «пробок» , и наоборот , автомобильные «пробки» создают опасность для новых аварий . Получается «заколдованный круг» , в котором при решении одной проблемы уменьшается проблематичность другой . Цепочка ДТП «пробка» ДТП ... влечет за собой также загрязнение окружающей среды (выхлопами газов) , не экономию топлива (сгорание неиспользованного топлива) и т.д.

1.5 Область охваченная проблемой : улицы , площади , проспекты города Москва (в частности , Таганская площадь , Садовое кольцо и т.д.). Эту проблему , в основном , решают сами водители при помощи Городской Автоинспекции , но на данном этапе такой способ становится все более трудоемким и долгим за счет возрастающего притока автомобилей из других городов и не зарегистрированных в московском ГАИ.

2. Проблема автомобильных «пробок» в Москве охватывает все больше улиц города , «пробки» становятся больше по своим размерам , их труднее ликвидировать .

2.1 На данном этапе проблема автомобильных «пробок» подошла к своей критической точке. Число блокировок уличного движения растет высокими темпами , и эти темпы ускоряют свой рост. Необходимо немедленное принятие мер по ликвидации этой проблемы.

2.2 Прогноз на будущее носит пессимистический характер. При дальнейшем бездействии законодательных и исполнительных органов резко возрастет опасность расширения этой проблемы, а также проблем связанных с ней. Это , возрастание числа автомобильных «пробок» , дорожно-транспортных происшествий, неудобства передвижения по улицам города , недовольство пассажиров.

2.3 Безусловно, что если проблема не будет решена , масштабы потерь и убытков будут возрастать по мере усугубления данной проблемы. Например , просрочки при поставке срочных грузов. И если городские власти решат решить эту проблему в более поздний период , то на это потребуется на много больше финансовых средств и организационных усилий.

2.4 Выяснено , что проблема автомобильных «пробок» будет усугубляться и охватывать новые области (расширяясь от центра к пригороду и «спальным» районам) при ее нерешении на данном этапе ее развития.

2.5 Для решения данной проблемы необходимо назначить ответственное лицо , каковым является , например , Начальник Дорожного Управления Мэрии города Москва или организацию , например , ГАИ.

3. Целью для решения проблемы автомобильных «пробок» в г.Москва является:

уменьшение ДТП на улицах города;

улучшенная организация объездных дорог вокруг города (для того , чтобы транзитный транспорт не проходил через Москву);

улучшение состояния дорог города (наличие разметок, хорошее качество асфальтированного покрытия и т.д.);

создание Службы Срочного Реагирования по ликвидации аварий (уборка поврежденной техники с проезжей части);

3.А.1 Произведена оценка ресурсов и сроков , которые могут быть представлены на решение проблемы автомобильных пробок в Москве.Следует послать запрос на финансирование в Мэрию города , произвести ремонт дорожных покрытий и автоматической системы управления движением транспорта , переквалификацию кадров дорожно-транспортного комплекса города , переаттестацию профессиональных и автолюбителей и т.д. Указанные выше действия осуществить в максимально короткие сроки (в течение 1-2 кварталов года). Точные сроки определить пока не представляется возможным.

3.Б.1 Для устранения большей части проблемы автомобильных «пробок» необходимо произвести ремонт дорожных покрытий и автоматической системы управления движением транспорта города. При этом не произойдет полной ликвидации проблемы , но основа ее будет подорвана. Затем можно начать работу по решению других «звеньев проблемной цепочки» для полной ликвидации данной проблемы.

3.2 Составляется проблемная записка , в которой производится обоснование необходимости решения проблемы (увеличение числа автомобильных «пробок» ведет к обострению проблем , описанных в пунктах 1.3 , 1.4 , 2.2.)

3.3 Обсуждается вопрос об официальном признании проблемы в кругу ответственных и заинтересованных лиц. При признании проблемы посылается запрос в соответствующую инстанцию о присвоении регистрационного номера проблеме.

4. Детальное исследование проблемы , выбор принципа решения проблемы автомобильных «пробок» в г.Москва.

4.А.1 При уменьшении количества автомобильных «пробок» на улицах города можно считать , что работа по решению проблемы продвигается к цели (а именно , полная ликвидация транспортных «пробок» в Москве.

4.Б.1 Существуют некоторые ограничения в ходе решения этой проблемы. Это , ограниченность масштаба действий направленных на решение проблемы (например , при необходимости ремонта дорожных покрытий практически на всех улицах Москвы , предоставляется возможность ремонта только немногих одновременно) , ограниченность времени действия (невозможность работы днем из-за густого автомобильного потока).

4.Б.2 Произвести запросы в Городскую Автоинспекцию , Дорожный Департамент г.Москва и другие подобные организации об опыте решения подобных проблем.

4.2 Как уже было сказано в пункте 3 существует несколько способов решения данной проблемы. А именно :

улучшение состояния дорог города (наличие

разметок, хорошее качество асфальтированного

покрытия и т.д.);

улучшение состояния автоматизированной

системы управления движением на улицах Москвы;

улучшенная организация объездных дорог

вокруг города (для того , чтобы транзитный транспорт

не проходил через Москву);

создание Службы Срочного Реагирования по

ликвидации аварий (уборка поврежденной техники с

проезжей части);

повышение квалификации сотрудников ГАИ;

4.3 Для наибольшего эффекта при достижении цели необходимо выбрать первые два метода в пункте

4.3.2. Решение этих проблем, имеющих много общего , окажет серьезное влияние на рассматриваемую.

4.4 Проблема должна решаться по нижеследующему плану. Необходимо послать запрос в Департамент Мэрии г.Москва об оплате издержек при решении проблемы,привлечь коммерческие структуры к осуществлению проекта с последующим стимулированием их , при финансовом дефиците при содействии государственных структур возможно повысить , так называемый, дорожный налог (взимается с коммерческих структур , с продажи автомобилей и т.д.) , затем начинается организационная стадия решения проблемы. Государственные и департаментские структуры, занимающиеся обустройством улиц Москвы (т.е. состав кооперации исполнителей) , должны получить соответствующие указания от юридически ответственных лиц , которых назначил департамент и которые несут полную ответственность за исход предприятия. При непосредственном решении проблемы это лицо или лица получают результаты работы в виде статистических данных от исполнителей и указания по координации от вышестоящих организаций.

5. Обеспечение признания принципа и плана решения проблемы.

5.1 Наглядная демонстрация предлагаемого принципа и плана решения. Производится наглядная демонстрация способа решения проблемы перед ответственными , заинтересованными лицами и лицами , непосредственно решающими задачу.

5.1.1 Проводится обсуждение критериев (их соответствие предметной области). Критериями , по которым будет определяться степень продвижения к цели решения , будут а)статистические данные об улучшении качества дорожных покрытий; б)статистические данные об улучшении состояния АСУ уличным движением; и как следствие в)уменьшение автомобильных «пробок» .

5.1.2 Проводится перечисление альтернативных методов на этапах решения: если на определенном этапе решения проблемы возникнут какие-либо непредвиденные трудности по организации дальнейших действий , то возможен вариант решения любой другой проблемы из «цепочки проблемного круга» , хотя это будет связано с большими финансовыми издержками и меньшим эффектом.

5.1.3 Точное описание и обсуждение имеющегося задела. На данном этапе ответственные лица , осуществляющие работу по решению проблемы , имеют следующие средства в своем распоряжении. Некоторую сумму на счету в банке , технику по дорожным ремонтам и персонал Ремонтно-дорожного Управления г.Москва.

5.1.4 Обсуждение комплекта поставки со стороны: необходимо оценить возможность поставок со стороны привлеченных к проекту предприятий , фирм и т.д. В комплект поставки могут входить: ремонтное оборудование , технические и транспортные средства , рабочий персонал.

5.1.5 Обсуждение побочных положительных эффектов и вариантов передачи результатов в другие системы. При возникновении в ходе решения проблемы побочных положительных результатов , неотносящихся к данной проблеме , необходимо оценить ценность полученных результатов и оповестить соответствующие системы городского управления о них (результатах).

5.1.6 Обсуждение источников финансирования: необходимо оценить объем свободных средств, находящихся на расчетном счету соответствующей структуры Мэрии г.Москва и не задействованных в других проектах этой организации; необходимо решить, какая часть амортизационных отчислений может быть израсходована на решение данной проблемы; запросить вышестоящую организацию о возможной финансовой поддержке в реализации этого проекта.

5.2 Подготовка пакетов документов для принятия решений. В пакет документов должны входить счета о переводе финансирующей организации на счет организации , осуществляющей проект по решению проблемы , обязательства предприятий , фирм , организаций , привлеченных к проекту , списки ответственных лиц , списки исполнителей.

6. Детальное планирование действий по решению проблемы. Распределение и детализация заданий.

6.1 Завершающее редактирование пакетов документов по принимаемому решению. Производится итоговое завершающее редактирование пакета документов , делается бухгалтерский учет имеющихся на счету финансовых средств , их распределение. Отдаются соответствующие указания исполнительным органам.

6.2 Согласования распределения заданий и финансирование по соисполнителям. Установления персональной ответственности за результат. Отдаются указания окружным префектурам города , а оттуда распределение рабочего бремени по бригадам , строительным и монтажным об'единениям.

6.3 Утверждение и выпуск контрольного пакета документов по проблеме (КПДП): полный комплект финансовых документов,письма во все заинтересованные организации, технические задания, указания конкретным отделам и подразделениям,сметы.

КПДП: список имеющихся в распоряжении финансовых и материальных ресурсов; комплект писем в вышестоящую организацию (информация об обнаружении проблемы и о намерении приступить к ее решению, просьба зарегистрировать проблему;запросы о возможности материальной и технической поддержки); запрос в банки о возможности кредитования данного проекта; комплекс договоров с банками, смежными организациями, трудовыми коллективами и частными лицами; подробный рабочий план проекта с детализацией финансирования и технической реализации каждого пункта (порученного конкретной рабочей группе); списки ответственных лиц на каждом уровне администрирования проекта; комплект финансовых документов (подробные сметы, платежные поручения, счета, платежные ведомости); переписка с нижестоящими организациями и подразделениями (указания, обязательства, отчеты);

6.4 Доведение заданий до исполнителей. Рассылка документов. Оповещение круга должностных лиц , имеющих право коррекции документов КПДП. Необходимо собрать собрание должностных лиц , имеющих право корректировки документов КПДП , обсудить с ними заключительные стадии деятельности по решению проблемы, внести заключительные изменения в пакет документов и отдать соответствующие указания исполнительным органам.

6.5 Выпуск исполнителей вторичных распорядительных документов. Установление персональной ответственности за результат. Установление круга лиц , имеющих право на коррекцию документов.

6.6 Учет вторичных распорядительных документов. Сбор централизованное хранение в составе КПДП. Необходимо производить систематический учет , анализ и систематизацию поступающей информации от исполнителей в ходе решения проблемы. Вся ранжированная информация (сводки , графики , списки и т.д.) должна включаться в состав пакета КПДП.

6.7 Завершающее формирование проблемы , работ по проблеме. Итоговая контрольная проверка наличия персонально ответственных лиц. Вносятся последние корректировки в контрольный паке документов , официально утверждается список ответственных лиц.

7. Реализация плана распределения результатов деятельности.

7.А Выполнение.

7.А.1 Финансирование работ. Необходим строгий контроль за состоянием счетов в банке и обоснованное финансирование работ по ликвидации проблемы.

7.А.2 Выполнение заданий: жесткий контроль за каждым подразделением рабочей группы по выполнению данных им заданий своевременно и в полном объеме.

7.А.3 Необходимо осуществлять постоянный контроль за выполнением промежуточных результатов (это является одним из основных условий соблюдения графика работ и успешной реализации плана в целом).

7.А.4 Приемка результатов, обмен результатами и распределения результатов по всем подразделениям,рабочим группам и физическим лицам, участвующим в проекте.

7.А.5 Интеграция результатов соисполнителей в организационно-техническую систему , устраняющую проблему и применимую для решения аналогичных проблем в подобных системах.

7.Б Регистрация отклонений.

7.Б.1 Получение отчетов: необходимо систематического снабжения информацией ответственных лиц для дальнейшей координации действий исполнителей.

7.Б.2 Регистрация потока предложений по изменению программы: при получении должностным лицом заявлении о предложении , необходимо провести рассмотрение данного предложения , которое может оказаться полезным в дальнейшей работе по ликвидации проблемы автомобильных «пробок». Каждое предложение должно согласовываться с кругом ответственных лиц и специалистов.

7.Б.3 Принятие решений по коррекции плана и контроль авторства: после рассмотрения поступившего предложения и при его приня тии необходимо внести соответствующие исправления в план реализации проекта по решению проблемы , который находится в составе контрольного пакета документов по проблеме. Лицо , внесшее ценное предложение , необходимо поощрить.

7.Б.4 Контроль исполнения: необходимо производить качественный и строгий контроль за точным исполнением указаний отданных сверху.

7.Б.5 Контроль персональной ответственности: произвести строгий контроль за деятельностью персонально ответственных лиц , за всеми указаниями отданными ими исполнителям , за снятиями со счетов в банке , за выполнением приказов сверху .

7.Б.6 Прием системы, устранившей проблему по 4.А.1: произвести прием системы (улицы города Москвы) по критериям , описанным в пункте 4.А.1. А именно, состояние на улицах города (количество автомобильных «пробок»).

7.Б.7 Снятие плана с контроля и архивация данных: произвести заключительный анализ информации , поступившей от исполнителей в период осуществления проекта по ликвидации проблемы , ее ранжирование и проверку комиссией на непосредственных местах осуществления плана работ.

8. Подведение итогов решения проблемы и учреждение механизмов, не допускающих повторения проблемы.

8.1 Официальная фиксация результатов: производится оценка проделанной работы. Основным показателем будут являться статистические данные об уменьшении автомобильных «пробок».

8.2 Извлечение уроков из имеющихся срывов и неудач: необходимо произвести оценку деятельности как должностных лиц , производящих корректировку работы во время решения проблемы , так и исполнителей , для создания вывода и извлечения уроков из срывов и неудач.

8.3 Учреждение мер,не допускающих возобновление проблемы. Необходимо учредить меры , препятствующие возобновлению проблемы. А именно , постоянный контроль за состоянием дорожных покрытий и немедленный ремонт в случае поломок , периодическая проверка автоматизированной системы управления движением городского транспорта , создание благоприятной почвы для создания прогрессивных технологий в сфере контроля за движением городского транспорта.

8.3.1 Выявление вероятных и возможных каналов рецидива проблемы: при несоблюдении мер , указанных в 8.3 возникает вероятность возобновления проблемы. Например , без периодической проверки оборудования синхронизации уличного движения и проверки дорожных покрытий , а затем и их последующего ремонта , проблема может возникнуть вновь.

8.3.2 Ранжирование каналов: чаще всего возникают сбои в работе электрооборудования городских улиц (т.е. светофоров , освещения)

8.3.3 Разработка страховочных и проверочных методов: необходим постоянный контроль за деятельностью ремонтных организаций и возможное финансирование их деятельности. Должны быть подготовлены документы по внедрению этих мер в систему.

8.3.4 Внедрение системы проверки и страховки: производится внедрение системы проверки и контроля за состоянием проблемы на основе статистических данных , которые должны поступать систематически. Необходим строгий контроль за деятельностью ремонтных организаций, при получении ими соответствующего распоряжения , указания и т.д.