Поняття про телеконференції Правила організації телеконференцій

Реферат на тему:

Поняття про телеконференції.

Правила організації телеконференцій

Найбільш динамічним представником офлайнових технологій є телеконференції, або як їх ще називають "групи новин" (newsgroups), і близькі до них "списки розсилки" (mailing lists), які дозволяють протягом декількох годин розповсюджувати повідомлення окремих людей серед гігантської аудиторії і дають досить зручні можливості для проведення масових обговорень і обміну думками. На базі даних засобів в Інтернеті працює більш за 20 тисяч тематичних дискусійних груп, члени яких отримують повідомлення один від одного по електронній пошті і можуть переглядати і реагувати їх у будь-який зручний час. Розмір таких груп практично не обмежений. Будь-який користувач Інтернету може протягом години підписатися на отримання відомостей, що поширюються на певних групах новин, або відмовитися від підписки. Відомо, що в цих групах стихійно, але досить регулярно виникають дискусії за певними темами, які продовжуються від одного дня до декількох місяців, у яких може взяти участь 2-3 людини або декілька сотень, яких об’єднує спільність інтересів, а не територіальна близькість.

Віртуальна дипломатія використовує як свій дійовий дипломатичний арсенал телеконференції, комп'ютерно-медіативні комунікації та персональні медіа-технології. Науковці різних країн світу дедалі більше замислюються над такими питаннями, як нова "цифрова" політика у співвідношенні з ключовими темами соціальної теорії, зміни ідентичності, ставлення однієї особистості до іншої, структури спільнот та політичної репрезентації. Важливою частиною цих роздумів стають і світоглядні проблеми у співвідношенні з розвитком Інтернету.

Термін телеконференції - це один із синонімів слова newsgroup, і в російськомовних джерелах крім телеконференції можна зустріти групи новин, просто конференції і навіть ньюсгрупи. Це всі назви того самого предмета.

Отже, телеконференції представляють собою одну з форм спілкування людей за допомогою Інтернету на визначену тему.

Кожна телеконференція має свою адресу, по якій ви можете до неї приєднатися.

Телеконференція являє собою потік повідомлень, які видні кожному з учасників. Самі ж учасники цей потік і утворюють, тому що кожний може написати або нове повідомлення в конференцію, або відповісти на вже існуюче.

Телеконференції тісно зв'язані з електронною поштою. Відмінність полягає в тому, що в електронній пошті ваше повідомлення одержує конкретний адресат, а в телеконференціях ваше повідомлення адресоване всім її учасникам, кожний з який одержує можливість це повідомлення прочитати і при необхідності прокоментувати його відповіддю.

Небагато історії. У 1979 році два аспіранти Університету Північна Карсліна Том Траског і Джим Елліс створили найпростішу телеконференцію, об'єднавши всього дві комп’ютера (правда кожний з комп'ютерів міг одночасно обслуговувати декілька користувачів). Запропоновані принципи організації телеконференцій розвивалися аж до 1986 року, коли був прийнятий протокол NNTP (Network News Transfer Protocol), що дозволив об'єднати через Інтернет створені на той час сервери телеконференцій у єдину систему USENET.

Пізніше, крім системи USENET, з'явилися й інші телеконференції. Але оскільки вони також були засновані на протоколі NNTP, те з погляду користувача всі телеконференції зовсім рівноцінні.

Отже, будь-яка телеконференція має свою адресу, для того щоб будь-який учасник міг з нею зв'язатися і взяти участь у її роботі. Адреса телеконференції влаштована приблизно так само, як і звичайна інетернетівська адреса: послідовність вкладених імен, розділених крапкою. Однак на відміну від останньої адреса читається по-європейськи: ліворуч - праворуч.

Наприклад, така адреса телеконференції: usenet.relcom.humor.

Тут:

usenet означає, що телеконференція відноситься до групи USENET;

relcom указує на приналежність до підгрупи "релкомівських" телеконференцій;

humor визначає тему конкретної телеконференції (гумор).

Тобто за адресою телеконференції можна відразу визначити тематичну приналежність. Для цього треба тільки знати деякі англійські слова і їхні скорочення, що використовуються в адресації телеконференцій.

Один з варіантів списків розсилання - Usenet News Groups (телеконференції мережі Usenet). На відміну від списків розсилання, у яких передплатники одержують повідомлення в режимі звичайної електронної пошти, телеконференції Usenet повинні мати спеціальне програмне забезпечення «newsreader». У США Usenet дуже популярний і більшість серверів має програму newsreader, тим самим надаючи доступ до тисяч Usenet груп.

Телеконференції Usenet найбільш порівнювані з дошками оголошень, ніж з електронними журналами чи газетами. Повідомлення телеконференцій висилаються не кожному передплатнику індивідуально, а серверу з програмою newsreader. Потім передплатники самі можуть приєднатися до сервера і «відвідати» цікаві для них телеконференції. На відміну від списків розсилання, повідомлення на Usenet звичайно нерегульовані. Це значить, що повідомлення з'являються в незалежності від їхнього змісту, форми і використання мови пристойності.

Виділяють чотири компоненти, які вважаються важливими складовими частинами в інтерактивній системі проведення телеконференцій. Не всі пропоновані методи можна прямо застосувати в конкретній ситуації, але вони можуть стати основою інших, котрі ви легко адаптуєте до своєї програми.

Перша складова – гуманізація. Гуманізація — це процес створення атмосфери, у якій робиться акцент на важливості окремої особистості і переборюється відстань за рахунок досягнення групового взаєморозуміння. Гуманізацію необхідно, у першу чергу, брати до уваги при розробці програми проведення телеконференції, оскільки багато хто з учасників можуть не мати досвіду групового спілкування, ніколи раніше не використовувати устаткування для телеконференцій і навіть не представляти, що це таке. Методи гуманізації дозволяють людині зрозуміти, що його бажання і потреби будуть враховані і, відстань тому не перешкода.

Другий елемент – запрошення. Перед початком проведення телеконференції учасникам посилають листа-запрошення, щоб кожен майбутній учасник відчув, що про нього пам'ятають і сподіваються, що його особиста присутність буде відігравати важливу роль для успіху конференції. У лист можна включити мета програми, розуміння про підготовку першої сесії (наприклад, проблеми, над якими варто заздалегідь подумати) і інформацію про себе (короткі біографічні дані, своє фото).

Третя складова – список учасників. Чим краще ви будете знати слухачів своєї групи, тим краще ви зможете з ними контактувати. Використовуйте інформацію зі списків попередньої реєстрації по кожнім районі від лінійного чи підрозділу інші джерела інформації про слухачів. Список допоможе вам краще зрозуміти нестатки й інтереси учасників вашої групи.

Четверта важлива умова проведення телеконференції – використання імен.

Завжди називайте учасників по іменах, для чого користайтеся створеним вами списком. Коли людина ставить запитання, відзначте його в списку, щоб потім не забути відповісти. Людям подобається, коли їх називають по імені, і це особливо важливо при проведенні телеконференцій.

Будьте самим собою. Важливо поводитися так, начебто ви розмовляєте з людиною особисто, хоча, насправді, для комунікації використовуються тільки мікрофони. Постарайтеся думкою уявити собі картину конференції, що проходить десь у реальному місці з реальними людьми; говорите, начебто ви звертаєтеся безпосередньо до живої людини, а не до «аудиторії взагалі», що знаходиться десь далеко.

Щоб створити неформальну, дружню атмосферу і дати учасникам можливість освоїтися з устаткуванням, попросите учасників з різних географічних районів відповісти на кілька питань. Обмін питаннями типу: «Яка у вас погода?» чи «Скільки вас сьогодні?» допоможе слухачам перебороти почуття непевності при користуванні мікрофоном.

Участь у телеконференції можна визначити як процес використання технічних можливостей для мимовільної, імпровізованої взаємодії учасників. Як коммуникаторам, нам би хотілося, щоб наша аудиторія адекватно реагувала (тобто взаємодіяла) на надану нами інформацію. От чому ми повинні всіляко заохочувати участь у конференції і планувати її в зручне для учасників час. Одне з переваг телеконференції полягає в тому, що вона забезпечує двосторонній зв'язок, а можливість особистої участі підтримує в людини інтерес до даної програми і змушує його відноситися до неї відповідально.

Як залучити до участі в телеконференції?

Для того, щоб залучити учасників укладач програми повинний якось зацікавити їх, побадьорити і настроїти на активну участь. Дайте людині зрозуміти, що іншим учасникам цікаво почути його думку й обмінятися досвідом. У телеконференції учасникам, можливо, необхідна велика підтримка, чим при проведенні звичайних занять, тому ваша роль, як творця програми, здобуває особливе значення.

Перед початком програми, подзвоните декільком учасникам і попросите їх бути готовими висловити свої чи зауваження задати питання у випадку, якщо дискусія почне «пробуксовувати». Можна використовувати реєстраційну інформацію для того, щоб визначити учасників, що погодяться на таку роль. Заздалегідь підготовлені питання можуть викликати ланцюгову реакцію серед членів групи.

Складіть список питань, що підбивають підсумок основним темам кожної сесії і перед проведенням конференції вистеліть їхнім учасникам. Використовуйте цей список для початку дискусії, попросивши членів групи вибрати питання, що їм би хотілося обговорити більш докладно.

Використовуйте формати, що стимулюють членів групи активно брати участь у дискусії. Майже всі методи, використовувані при навчанні дорослих (вивчення конкретних ситуацій, експертна дискусія, рольова гра), можна успішно включати в програму телеконференції. Наприклад, на початку програми можна дати учасникам кілька конкретних ситуацій для аналізу для того, щоб згодом докладно їхній обговорити.

Попросіть групу в одному з регіонів підготувати відповідь на конкретне питання, що буде запропонований на наступній сесії. Почуття відповідальності за питання змусить учасників залишитися після завершення програми і продовжити обговорення теми один з одним. Цей прийом також стимулює співробітництво і забезпечує початок наступної дискусії.

Також під час проведення телеконференцій є важливим стиль повідомлення. Стиль повідомлення — сукупність прийомів і засобів, використовуваних для того, щоб передане повідомлення було правильним, зрозумілим і що запам'ятовується. При проведенні телеконференцій, коли учасники сприймають повідомлення на слух, важливо використовувати мовні засоби, що можуть поліпшити процес спілкування. Звичайно, ми ще не усіх знаємо про прийоми, що сприяють кращому сприйняттю усного мовлення, але вже сьогодні мається ряд посібників про представлення усних повідомлень, що можуть зробити презентації за допомогою телеконференцій ефективними і приємними.

Дайте анонс вашого майбутнього повідомлення у формі короткого огляду. Заздалегідь повідомите слухачам, як буде організоване повідомлення — від загальної ідеї до конкретних чи прикладів навпаки. Це допоможе слухачам краще спланувати власний процес розуміння і запам'ятовування.

Плануйте коротко обговорити багато дрібних питань. Розмаїтість дозволяє підтримувати високий рівень інтересу, що приводить до активного слухання. Ведіть програму у швидкому темпі, концентруйте увагу швидкою зміною тим, чергуйте 10-15 хвилинні обговорення тим з іншими видами діяльності. Ці види діяльності можуть варіювати від простої питання-відповіді до використання групового обговорення, так називаної « групи, щодзижчить,» (адаптація методу «шість мину_-шість чоловік») у кожнім регіоні.

Використовуйте повторення і резюмування для того, щоб допомогти слухачам запам'ятати ключові моменти. Під час годинної програми повторюйте нові слова, чи концепції фрази, принаймні, три рази. Нові слова можна вимовляти в ефірі по буквах, щоб аудиторія краще їх зрозуміла, а можна розіслати слухачам друкований список нових слів як доповнення до основних матеріалів.

Використовуйте в програмі видрукувані тези свого повідомлення, ілюстровані чи брошури навіть докладний конспект. Друковані матеріали підсилюють усне сприйняття і дозволяють швидко переглянути весь матеріал.

Дуже важливо наприкінці програми дати учасникам резюме. Якщо час уже закінчується, то можна дати коротке резюме для того, щоб зв'язати разом найважливіші моменти експертної чи звичайної дискусії.

Що таке зворотний зв'язок і чому її треба планувати?

Зворотний зв'язок — це процес одержання інформації про проведену дискусію, покликаний завершити цикл спілкування (так називану «петлю комунікації»). Зворотний зв'язок допомагає відкоригувати незрозумілі моменти і заповнити пробіли. Можна також використовувати зворотний зв'язок при плануванні майбутніх програм. Для вас важливо чітко продумати, як ви здійсните зворотний зв'язок, оскільки телеконференція дає тільки усні репліки. З членами групи, що фізично відділені від вас, необхідно спробувати знайти спосіб одержати зворотний зв'язок під час програми і після ефіру.

Загальноприйнятий метод одержання зворотного зв'язку полягає в простому проханню про неї під час програми. На самому початку програми забезпечте необхідну якість сприйняття на місцях. Запитаєте членів групи, чи не з'явилися в кого-небудь питання по обговорюваній темі. Через те, що для деяких слухачів телеконференція є новинкою, вони можуть неохоче йти на зворотний зв'язок, і щоб випередити подібний варіант, варто подзвонити окремим слухачам до початку програми.

З'ясуєте, чи є представлений матеріал релевантним для учасників. Під час презентації зробіть кілька пауз, щоб звернутися до слухачів із проханням про зворотний зв'язок. Попросите одного чи двох учасників коротко прокоментувати цінність отриманої для них інформації. Чи буде людина її використовувати? Якщо так, то як? Зворотний зв'язок по місцеві стимулює інших учасників думати творчо.

Замість індивідуального оцінювання учасників задайте групі в кожнім регіоні ряд питань і попросите обговорити їх після завершення програми. Групова робота з метою перебування спільного найбільш оптимальної відповіді стимулює взаєморозуміння і допомагає учасникам глибше зрозуміти обговорювану тему. Нехай члени групи напишуть свої імена під відповіддю (це дає можливість меншості висловити свою думку) і відправлять його вам поштою для оцінювання до наступної програми.

Використовуйте письмові форми зворотного зв'язку для того, щоб визначити чи відповідає ваша програма поставленим цілям. У друковані матеріали, що відсилаються перед програмою, можна включити поштову листівка-запитальник з порожнім місцем для зауважень.

Телеконференції — це концентрований відрізок часу прослуховування і взаємодії. Дуже часто творці програм упускають важливі компоненти в програмі тільки через те, що в них бракує часу повернутися до запису програми і ще раз її проаналізувати. Запам'ятаєте, що прослуховування запису програми є коштовним інструментом зворотного зв'язку.