Порядок сроки рассмотрения и исполнения замечаний и предложений оформление результатов

Порядок, сроки рассмотрения и исполнения замечаний и предложений, оформление результатов

После внесения замечания или предложения в книгу лицо, ответственное за ее ведение, должно ознакомить руководителя организации с содержанием записи. Руководитель принимает решение о рассмотрении замечания или предложения, определяет конкретного исполнителя (исполнителей) и срок исполнения. Принятое решение оформляется в виде резолюции, которая должна быть датирована и подписана.

В книге не предусмотрена графа для оформления резолюции руководителя. Потому в организации необходимо определить, где она будет оформляться, а также установить порядок, в соответствии с которым задание руководителя по исполнению замечания или предложения будет доводиться до исполнителя (исполнителей).

Рассмотрим возможные варианты.

Вариант 1

После внесения гражданином замечания или предложения в книгу последняя передается ответственным лицом руководителю. Он знакомится с содержанием замечания или предложения и записывает принятое решение в виде резолюции в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Затем с этой страницы книги снимается копия, которая передается исполнителю.

Вариант 2

После внесения гражданином замечания или предложения в книгу с соответствующей ее страницы снимается копия и передается руководителю для оформления резолюции, которая переносится ответственным лицом в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». После этого копия с резолюцией направляется исполнителю.

В обоих случаях изготавливаются два экземпляра копий: один передается исполнителю, другой остается у ответственного лица для контроля за сроком исполнения. При необходимости могут быть изготовлены дополнительные экземпляры копий - по числу исполнителей.

Вариант 3

После внесения гражданином замечания или предложения в книгу последняя передается ответственным лицом руководителю, который знакомится с содержанием замечания или предложения и записывает принятое решение в виде резолюции в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Ответственным лицом заполняется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК)*, куда наряду с фамилией, именем, отчеством гражданина, адресом его места жительства и (или) работы, содержанием замечания или предложения и иными сведениями, изложенными на соответствующей странице книги, переносится резолюция руководителя. Один экземпляр карточки передается исполнителю, другой помещается в контрольную картотеку. При необходимости могут быть заполнены дополнительные экземпляры РКК.

В соответствии с п. 2.5.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет) организация (уполномоченное лицо, ответственное за ведение книги), индивидуальный предприниматель обязаны вносить в книгу сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан. Содержание этих сведений и порядок их внесения в книгу зависят от того, положительное или отрицательное решение было принято.

В случае положительного решения оно заносится в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:

30.04.2009 проведено производственное совещание с работниками ЖЭС. За некачественное выполнение возложенных обязанностей, неуважительное отношение к жильцам обслуживаемых домов слесарь Данилевич В.Н. лишен премии по итогам работы за апрель 2009 г. (приказ начальника ЖЭС от 30.04.2009 № 53к). Секретарь Гричина А.С.Гричина 30.04.2009

Письменный ответ гражданину при этом не направляется.

При необходимости он может ознакомиться с результатами рассмотрения его замечания или предложения непосредственно в книге, которая согласно п. 2.5.2 Декрета должна представляться по его первому требованию.

В соответствии с п. 2.5.5 Декрета и п. 17 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (далее - Положение), в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения организация (уполномоченное за ведение книги лицо), индивидуальный предприниматель обязаны письменно информировать об этом гражданина в установленный срок с мотивацией причин отказа.

Для этого последнему направляется письменный ответ с объяснением причин отказа, в сроки, аналогичные срокам исполнения замечаний и предложений, вносимых в книгу при их положительном решении.

Пример оформления письменного ответа гражданину с отказом в удовлетворении предложения

Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi Паштовы адрас Камунiкацыйныя даныя 11.06.2009 № 39/31 На № 31 ад 07.06.2009

Наименование вышестоящей организации Наименование организации Почтовый адрес Коммуникационные данные Линнику П.А. ул. Кижеватова, д. 117, кв. 53 200000, г. Минск

Об отказе в удовлетворении предложения Ваше предложение об упрощении процедуры государственной регистрации земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов, рассмотрено директором. Перечень документов, представляемых для осуществления государственной регистрации земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов, а также порядок их рассмотрения установлены нормативными правовыми актами Республики Беларусь, принятыми республиканскими органами государственого управления. Дирекция _______________________ не обладает полномочиями по (наименование организации) внесению изменений в указанные нормативные правовые акты и несет ответственность за их выполнение. Вместе с тем директором __________________________ даны поручения (наименование организации) по организации дополнительных пунктов приема заявлений от граждан на государственную регистрацию земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов. Время работы пунктов приема продлено до 20.00. С уважением, Наименование должности руководителя организации Ровный В.И.Ровный 5 Новицкий 2000000 тн 10.06.2009 Предложение отвод.doc

Сведения об отказе вносятся в графу «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:

Предложение рассмотрено директором. Процедура государственной регистрации земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов, и перечень представляемых документов определены нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Даны поручения по организации дополнительных пунктов приема заявлений от граждан, время работы пунктов приема продлено до 20.00. Начальник отдела по работе с обращениями граждан Новицкий Т.А.Новицкий 11.06.2009

Или

По существу замечания проведена проверка специальной комиссией. Изложенные факты не соответствуют действительности. Секретарь Гричина А.С.Гричина 13.05.2009

При этом в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» указывается регистрационный индекс и дата направленного ответа, например:

Направлен ответ. Исх. № 59/31 от 11.06.2009.

В то же время ч. 2 п. 2.5.5 Декрета установлено, что при отсутствии в книге фамилии гражданина, данных о его месте жительства и (или) работы письменный ответ не направляется и соответствующая отметка о причинах отказа в удовлетворении замечания или предложения вносится в книгу. Следует обратить внимание, что отсутствие в книге фамилии, адреса места жительства и (или) работы гражданина не является основанием для отказа в рассмотрении замечания или предложения. Замечание должно быть рассмотрено в установленном порядке, а информация о результатах рассмотрения - внесена в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения».

Вместе с тем в случае отказа в удовлетворении замечания и при отсутствии в книге фамилии, адреса места жительства и (или) работы гражданина письменный ответ ему направляться не будет, о чем в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» должна быть сделана соответствующая запись, например:

Ответ не направлен в связи с отсутствием в записи № 31 книги адреса места жительства и работы гражданина. Секретарь Гричина А.С.Гричина 13.05.2009

В книгу могут быть внесены замечания и предложения, не относящиеся к компетенции организации, индивидуального предпринимателя. В соответствии с п. 2.4 Декрета они не подлежат обязательному рассмотрению. Порядок оформления в книге соответствующего решения нормативными актами не установлен, поэтому организация, индивидуальный предприниматель сами вправе определить, где и каким образом будет делаться соответствующая запись. Представляется целесообразным фиксацию факта отказа в рассмотрении замечания или предложения оформлять в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Обязательно должно быть указано, что внесенное в книгу замечание или предложение не относится к компетенции данной организации. Эту информацию желательно дополнить сведениями о том, в какой государственный орган, иную организацию необходимо обратиться гражданину, например:

Вопросы, изложенные в замечании, не относятся к компетенции _______________________ . (наименование организации) Для решения вопроса по существу необходимо обращаться в ________________________ . (наименование организации) Секретарь Гричина А.С.Гричина 13.05.2009

При ознакомлении в книге с ответом гражданин получит необходимую ему информацию для реализации своих прав и законных интересов.

Нормативные акты не требуют обязательного направления ответа гражданину в случае отказа в рассмотрении замечания или предложения. Вместе с тем по принципу аналогии работы с письменными обращениями граждан, которая регулируется Законом Республики Беларусь от 06.06.1996 № 407-XIII «Об обращениях граждан» (в редакции от 01.11.2004 № 340З) (далее - Закон об обращениях граждан) и Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 № 544, гражданину может быть направлен письменный ответ. Его номер и дата также должны быть указаны в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».

В Положении не определен порядок исполнения замечаний и предложений, если гражданин не удовлетворен решением, принятым организацией (индивидуальным предпринимателем) и вносит аналогичную запись в книгу повторно. В данном случае целесообразно применить принцип аналогии права. Согласно ст. 12 Закона об обращениях граждан повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке. Предусматривается также информирование гражданина о том, что его повторные обращения не обоснованы и переписка с ним по данному вопросу прекращается. Соответствующая информация записывается в графу «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:

Замечание повторное, не содержит дополнительных сведений и рассмотрению не подлежит. Результаты рассмотрения предыдущего замечания изложены в книге, порядковый номер 31. Секретарь Гричина А.С.Гричина 13.05.2009

Гражданину может быть также дан письменный ответ аналогичного содержания, номер и дата которого указываются в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».

Пример заполненной страницы книги замечаний и предложений

Порядковый номер замечания и (или) предложения 31	Дата внесения замечания и (или) предложения « 7 » июня 20 09 г. Дата исполнения 21.05.2009
Фамилия, имя, отчество гражданина Линник Павел Александрович .
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон ул. Кижеватова, д. 117, кв. 53, 220000, г. Минск .
Содержание замечания и (или) предложения Предлагаю упростить процедуру государственной регистрации земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов. Для того, чтобы собрать все необходимые для этого документы, уходит более месяца. Затем с 6 утра нужно занимать очередь в вашем бюро и стоять целый день только для того, чтобы подать документы, еще полчаса документы проверяются. Если все нормально, потом нужно снова приходить заранее, стоять в очереди, чтобы документы забрать. Простому рабочему человеку на это нет времени. Предлагаю исключить представление таких справок, как...
Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения	Предложение рассмотрено директором. Перечень документов, представляемых для осуществления государственной регистрации земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов, порядок их рассмотрения установлены нормативными правовыми актами Республики Беларусь, принятыми республиканскими органами государственого управления. Дирекция не обладает полномочиями по внесению изменений в указанные нормативные правовые акты и несет ответственность за их выполнение. В целях ускорения процедуры оформления документов директором даны поручения по организации дополнительных пунктов приема заявлений от граждан на государственную регистрацию земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов. Время работы пунктов приема продлено до 20.00. . Начальник отдела регистрации Новицкий Т.Н.Новицкий 11.06.2009 .
Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)	Направлен ответ. Исх. № 39/31 от 11.06.2009. _________________________________________

Замечания и предложения, вносимые в книгу, должны рассматриваться оперативно. Пунктом 2.5.3 Декрета установлено, что по изложенным в книге замечаниям и предложениям, не требующим дополнительного изучения и проверки, должны быть приняты необходимые меры в течение 15 дней. Для замечаний и предложений срок исполнения исчисляется с даты их внесения гражданином в книгу. Для этих целей в форме книги предусмотрена графа «Дата внесения замечания и (или) предложения». Срок исполнения замечаний и предложений исчисляется в календарных днях.

При необходимости проведения специальной проверки внесенных в книгу замечаний и предложений руководителями организаций, индивидуальными предпринимателями этот срок может быть продлен, но не более чем на 15 дней, с одновременным уведомлением об этом гражданина.

Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения

Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi Паштовы адрас Камунiкацыйныя даныя 31.05.2009 № 39/24 На № 12 ад 17.05.2009 О продлении срока исполнения предложения

Наименование вышестоящей организации Наименование организации Почтовый адрес Коммуникационные данные Линнику П.А. ул. Кижеватова, д. 117, кв. 53 220000, г. Минск

Ваше предложение, внесенное в книгу замечаний и предложений ______________________________________________________________________ (наименование организации) 17.05.2009 № 12, по вопросу размещения на стенде информации о перечне документов, представляемых для оформления технического паспорта на квартиру, рассмотрено директором. Срок исполнения предложения продлен до 15.06.2009. Наименование должности руководителя организации Ровный В.И.Ровный 5 Новицкий 2000000 тн 27.05.2009 Предложение техпаспорт.doc

Результаты рассмотрения замечания или предложения должны быть отражены в книге. Пунктом 14 Положения установлено, что сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину, дата и регистрационный номер ответа, в том числе уведомления о продлении срока исполнения, изложенных в книге замечаний и (или) предложений, вносятся в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений. Учитывая, что изначальный срок исполнения составляет не более 15 дней, сведения о результатах рассмотрения, отрицательный ответ или отметка о продлении срока исполнения замечания или предложения должны быть внесены в книгу не позднее чем через 15 дней.

Пример

Замечание было внесено в книгу 17 мая 2009 г. Первоначальная крайняя дата исполнения - 31 мая 2009 г. Следовательно, если замечание или предложение гражданина принято и исполнено либо дан отрицательный ответ, соответствующая графа книги должна быть заполнена не позднее 31 мая 2009 г.

В случае продления срока исполнения запись об этом должна быть сделана в книге также не позднее 31 мая 2009 г. И не позднее этой даты гражданину должно быть направлено уведомление о продлении срока рассмотрения замечания или предложения. При этом крайний срок рассмотрения переносится на 15 июня 2009 г. Не позднее этого дня в графе книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения» должна быть сделана запись о принятых в организации мерах реагирования на замечание или предложение.

Формой книги не предусмотрена специальная графа для оформления отметки об уведомлении гражданина о продлении срока исполнения замечания или предложения. Как вытекает из содержания абзаца 2 п. 14 Положения, эту отметку необходимо оформлять в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:

Срок исполнения продлен до 31.05.2009. Ведущий специалист отдела организационнокадровой работы Поздняков В.С.Поздняков 12.05.2009

При этом в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» следует указать регистрационный индекс и дату уведомления о продлении срока исполнения, например:

Направлен ответ. Исх. № 39/53 от 31.05.2009.

В форме книги не предусмотрена графа, где указывался бы срок исполнения. В целях осуществления более качественного оперативного контроля за ходом исполнения изложенных в книге замечаний и предложений в графе «Дата внесения замечания и (или) предложения» целесообразно ниже даты внесения замечания или предложения указать установленный срок его рассмотрения.

Список использованных источников

1. Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996г. и 17 октября 2004г.) Минск «Беларусь» 2004г.2. Гражданский кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-З. Принят Палатой представителей 28 октября 1998 года. Одобрен Советом Республики 19 ноября 1998 года (Ведомости Национального собрания Республики Беларусь, 1999 г., № 7-9, ст.101) (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь 20.03.2001, рег. № 2/744). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» - 2008г.3. Гражданское право: Учебник Автор: Алексеев С.С., Гонгало Б.М. М.: 2006г. – 480с.4. Гражданское право. Части общая и особенная: учебник для вузов Автор: Пиляева В.В. Издательство: Велби, Проспект. 2007г.5.Гражданское право. Автор: "Фоков А.П., Попонов Ю.Г., Черкашина И.Л. и др." Издательство: "КноРус". 2008.6. Гражданское и торговое право зарубежных государств. Учебник В 2-х тт. Т.1 - 2004 год. 560с.7. Гражданское право. Учебник. Издательство Юнити-Дана. М., 2007г.8. Гражданское право: Учебник. В 2 ч. Ч.1 Под общ. Ред. проф. В.Ф. Чигира. – Мн.: Амалфея, 2000.9. Гражданский процесс. Особенная часть: Учебник / Под общ. ред. Т.А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2002. - 536с.10. Гражданский процесс. Курс лекций. И. В. Решетникова, В. В. Ярков. 2005 – 336с.

11. Гражданский процесс. Т. Белова, И. Колядко, Н. Юркевич. 2002г. Издательство: Амалфея. – 592с.

12. Гражданский процесс, ч. 2, Учебное пособие для юридических вузов / Под ред. Н. Г. Юркевича, В.Г. Тихини. Мн., Вышэйшая школа, 2000.

13. Гражданский процесс. Общ. часть: Учебник / Под. общ. ред. Т.А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича. - Минск: Амалфея, 2006.

14. Комментарий к Гражданскому кодексу Республики Беларусь. В 2 книгах. Кн. 1. / Отв. ред. В. Ф. Чигир. – Мн.: Амалфея, 1999. – 624с.

15. Практикум по Гражданскому праву. Учебное пособие / Под ред. профессора В.Ф. Чигира (в соавторстве). Минск.: "Амалфея" 2000.