Анализ документооборота в ГОУ НПО "Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов"

Введение

Цель моей контрольной работы заключается в рассмотрении, изучении и анализе документооборота организации, его потоков и технологии в ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов».

Государственное образовательное учреждение начального профессионального образования «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов» является некоммерческой организацией, осуществляющей профессиональную реабилитацию, образовательные программы, мероприятия по медицинской реабилитации лиц с ограниченными возможностями. Учредителем ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов» является министерство социальной политики Нижегородской области. Учреждение самостоятельно осуществляет финансово-хозяйственную деятельность, оказывает образовательные и реабилитационные услуги в соответствии с существующими стандартами. Управление учреждением строиться на сочетании принципов единоначалия и самоуправления и осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и уставом учреждения. Непосредственным руководителем учреждения является директор. В подчинении директора находятся все работники «Нижегородского профессионального училища-интерната для инвалидов», осуществляющие действия по оказанию, проведению, подготовке профессиональной, медицинской реабилитации, а также педагогический коллектив работников НПУИИ.

Понятие «документооборот»

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период времени.

Входящий (поступивший) документ – документ, поступивший в учреждение.

Исходящий, или отправляемый, документ – официальный документ, созданный и отправляемый из учреждения.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах похождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены все пункты обработки с помощью средств компьютерной оргтехники. Организация документооборота в условиях применения средств компьютерной техники должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Прием и первичная обработка входящих документов

Документы, поступившие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации дату и регистрационный номер.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Баз предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

1. Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.

2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки храниться в течение одного года.

3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

4. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, завершенного лицом, подписавшим факсограмму.

5. Запрещается передавать текст конфиденциальных документов.

6. Подлежащий передачи документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

7. Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно.

8. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за исполнением факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.Документы в электронном виде, поступающие в организацию по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации, с учетом имеющихся в организации технических и программных средств.

Прием и обработка исходящих документов

Документы, отправляемые из организации, передаются почтовой и электронной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. С помощью средств электрической связи службы ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электронной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству в организации, с учетом имеющихся в организации технических и программных средств. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправки, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Передача документов внутри организации

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Макеты потоков документооборота

Рис. 1 - схема работы с входящими документами в ГОУ НПО «НПУИИ»

Рис. 2 - Схема работы с исходящими документами в ГОУ НПО «НПУИИ»

Рис. 3 - Схема потоков внутренних документов в ГОУ НПО «НПУИИ"

Организация рабочего места делопроизводителя

Условия труда - совокупность элементов производственной среды (химических, физических, биологических) и собственно трудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека – его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и эффективность труда.

Выделяется 3 основные группы условий труда

документооборот исходящий входящий делопроизводитель

I. Наиболее регламентированные – санитарно-гигиенические условия, включают в себя:

а) метеорологические факторы (температура, относительная влажность);

б) чистоту воздушной среды;

в) освещенность;

г) шум, вибрацию, ультразвук;

д) различные излучения.

Основу этих условий труда составляют микроклимат, шум, освещенность, вибрация и другое. Все они регламентируются Системой стандартов безопасности труда, а все параметры отражены в нормативном документе – СанПиН (2003).

1. Нормы площади на одно рабочее место пользователей вычислительной техники не менее 4,5 м².

2. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа – 300-500 см².

3. Яркость бликов на экране не должна превышать 40 н.д. на м².

4. Продолжительность непрерывной работы с ПК не должна превышать двух часов (без перерыва).

Все эти условия нормируются путем установления стандартов, санитарных норм и оцениваются с помощью гигиенистов, физиологов и других специалистов. Секретарь должен иметь представление об основных параметрах условий труда, т.к. контролирует температуру, влажность в помещении руководителя и в своем служебном кабинете.

II. Психофизиологические условия труда.

В своей работе секретарь-референт испытывает разные нагрузки на организм: нервно-психические (напряжение зрения, скорость выполнения операций), интеллектуальные (объем перерабатываемой информации). Монотонность работы приводит к быстрой утомляемости

Для более продуктивной работы необходимо знать несколько способов снижения нагрузки на организм. В первую очередь следует совершенствовать свое рабочее место, применять современные приемы и методы труда, оптимизировать режим труда и отдыха. Рекомендуется чередовать интенсивную и спокойную работу, наибольший объем работы выполнять в первую половину дня (т.к. уровень производительности в первой половине выше, чем во второй половине рабочего дня).

IV. Эстетические условия труда.

В последние 10 лет большое внимание стало уделяться оформлению офиса. Существуют рекомендации по использованию цвета в офисе. К наиболее благоприятным цветам относятся зеленый, желтый, белый (бежевый). Отрицательно влияет на работоспособность насыщенные цвета (ярко синий, красный). Если в офисе требуется повышенная освещенность, поверхность стен должна быть матовой, бледно-зеленого, бежевого оттенков.

В настоящее время все чаще для планировки кабинета и организации рабочего места применяют учение Фен-шуй. Фен-шуй - древне китайское учение, согласно которому жизнь человека зависит от течения энергии двух начал – «Инь» и «Ян», а различные предметы, окружающие человека, по-разному пропускают ту или иную энергию.

В ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов» рабочее место секретаря соответствует большинству предъявляемым требованиям. Приемная разделена на две зоны: рабочая зона и зона приема посетителей. Рабочая зона секретаря представлена специализированным рабочим столом; оснащена всем необходимым офисным оборудованием. Секретарь имеет прямой доступ к компьютеру, факсимильному аппарату и телефону. В непосредственной близости расположена копировально-множительная техника, канцелярские принадлежности, телефон. Компьютер имеет соответствующее программное обеспечение, оснащен дополнительными периферийными устройствами. Имеется шкаф для хранения документации. Секретарь находиться в хорошо обозреваемой зоне, поэтому видит каждого посетителя. Зона приема посетителей небольшая, но расположение её таково, что каждому посетителю удобно ожидать приглашения секретаря на прием к руководителю.

Рис. 4 – План приемной руководителя: 1-зона приема посетителей; 2- рабочая зона (рабочий стол, компьютер, телефон-факс, принтер, ксерокс, документы необходимые для работы, шкаф для хранения документации).

Техника безопасности при работе на ПК

Делопроизводитель ежедневно работает с персональном компьютером. Делопроизводитель при работе на ПК должен соблюдать следующие правила техники безопасности:

- Не заходить в кабинет в верхней одежде и грязной обуви;

- Не находиться в кабинете с едой и напитками;

- Не приступать к работе с мокрыми или жирными руками;

- Не включать компьютер при наличии видимых дефектов и повреждений;

- Проверить состояние электропроводки, розеток на наличие видимых повреждений, и в случае их обнаружения не пользоваться ими;

- Не загромождать рабочий стол посторонними предметами;

- Не устранять самостоятельно неисправности ПК;

- Не дотрагиваться до проводов;

- Не вскрывать заднюю крышку системного блока и монитора;

- Не работать с внешними устройствами не поверив его на вирусы;

- Не дотрагиваться до экрана монитора;

- Не подходить сбоку или сзади монитора;

- Не перемещать и не устанавливать посторонние файлы и программы;

- Соблюдать режим работы за компьютером (расстояние от монитора, чередование работы и отдыха);

- Соблюдать правила противопожарной безопасности;

- После работы компьютер должен быть обесточен;

- При обнаружении неисправности сообщить руководителю.

Соблюдение этих простых правил позволяет обезопасить себя от возникновения ситуаций, представляющих опасность для здоровья делопроизводителя, а также поможет увеличить срок эксплуатации компьютера.

Заключение

Целью моей работы являлось рассмотрение, изучение и анализ документооборота, его потоков и этапов в ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов».

В ГОУ ПНО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов» работа делопроизводителя выполняется секретарем.

Делопроизводитель в своей работе руководствуется:

- Положением «О работе отдела ДОУ»;

- Уставом организации;

- Должностной инструкцией;

- Постановлениями Правительства Российской Федерации;

- Действующими законами Российской Федерации.

В ГОУ НПО "НПУИИ" порядок движения документов закрепляется в схемах продвижения документов, которые разрабатываются делопроизводителем и подписываются руководителем организации. Документы, поступающие в организацию, проходят все этапы установленные руководителем учреждения. Прием и обработка входящих, отправка исходящих, контроль за внутренними документами и передача документов между отделами учреждения производится непосредственно секретарем.

В целом, документооборот в ГОУ НПО "НПУИИ" организован достаточно хорошо. Схемы потоков документооборота разработаны в соответствии с действующими нормами. Учреждение медленно переходит от традиционного документооборота к электронному. Есть небольшие замечания по ведению учета документооборота. Не вся документация занесена в компьютер (имеются документы, сохраненные в единственном экземпляре на бумажных носителях, но не занесенные в компьютерную базу). Регистрация документов ведется в журналах только на бумажных носителях.

Документооборот организован в соответствии с действующими в Российской Федерации ГОСТами и нормативными документами:

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

- ГОСТ 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 « Управление документами. Общие требования»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Список литературы

1. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. – М., 2008.

2. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. – М., 2007.

3. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М., 2008.

4. Свиридова М.Ю. Информационные технологии в офисе. – М., 2007.