Совершенствование учета и анализа использования фонда заработной платы

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

на тему:

«СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА И АНАЛИЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФОНДА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ»

МИНСК, 2009

Совершенствование учета фонда заработной платы с использованием ПО

В практике наблюдаются различные подходы к технологии обработки информации по учету труда и заработной платы: охвату расчетных показателей, содержанию алгоритмов, документированию информационной базы. Расчеты выполняются в строгом соответствии с трудовым законодательством. Основные формулы алгоритмов сводятся к накоплению информации и ее суммированию, таксировке данных, расчету процентных ставок, налогов и т.д.

Функциональная структура программного обеспечения включает следующие задачи:

- расчет начисления сдельной заработной платы на основе данных об индивидуальной или коллективной выработке;

- расчет начисления повременной заработной платы на основе данных табельного учета или другой документации; доплат, премий, надбавок и т.д., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпусков;

- расчет удержаний: подоходного налога, за товары в кредит, по исполнительным листам, ссудам, подотчетных сумм и др.;

- расчет взносов по социальному страхованию и обеспечению отчислений в установленные налоговым законодательством фонды;

- формирование расчетно-платежной документации: расчетных ведомостей и листков, лицевых счетов по табельным номерам работников, платежных ведомостей аванса и расчетов за месяц;

- обобщение расчетов в разрезе структурных подразделений по видам оплат, категориям, группам профессий и корреспондирующим счетам;

- обобщение удержаний по видам и корреспондирующим счетам;

- обобщение операций по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в аналитическом разрезе и по другим группировочным признакам.

На отечественном рынке программ имеется достаточно больше количество предложений по автоматизации учета труда и заработной платы. Лидерами среди разработчиков комплексный систем автоматизации бухгалтерского учета, эксплуатируемых на предприятиях Республики Беларусь, являются такие фирмы, как «1С» (Москва), «TopSoft» (Mинск), «Интеллект-Сервис» (Москва), «Золотые программы» (Минск).

Анализируя состояние рынка программного обеспечения по учету заработной платы, можно проследить следующие тенденции данной сфере.

1. Windows версии программ вытесняют с рынка DOS версии.

Пользователей привлекает графический интерфейс, многоканальный, многозадачный режимы работы, возможность размещения больше количества объектов на экране. Однако в Республике Беларусь по-прежнему широко используются старые программные разработки в частности ППП: «Ветразь», «Бухкомплекс», «Бэст-3», «Бэст-4».

2. В условиях реформирования налогового законодательства методик расчета и учета по всем направлениям учетной деятельности все более актуальными становятся программы класса бухгалтерского конструктора. В программы включаются инструментальные средства для самостоятельной корректировки и изменения заложенной учетной схемы. Лидирует в этой области технология «1С».

3.По мере внедрения в учетную практику международных стандартов технология автоматизации все более ориентируется на западные программные продукты. На белорусский рынок выходят зарубежные фирмы, в частности Platinum, Hansa.

4.Усложнение экономических взаимосвязей поднимает приоритет анализа хозяйственной деятельности. Трудоемкость аналитических расчетов на порядок уменьшается при использовании ПЭВМ. Широкое распространение получила автоматизация экономического анализа в рамках разработки автоматизированных систем управления предприятиями. (Например, модуль «Финансовый анализ» в автоматизированной системе «Галактика»). В то же время расширяется рынок аналитических программ.

5.Возрастание роли управленческого учета привело к расширению функций бухгалтерских программ: кроме учетных, аналитических задач, программы автоматизируют оптимизационные, организационные, прогнозные задачи, делопроизводство и обеспечивают правовую поддержку бизнеса. Подсистема бухгалтерского учета как составная часть присутствует практически в любой корпоративной и управленческой системе.

6.Все большее число пользователей ориентируется на создание корпоративных систем, основанных на централизованной обработке данных на базе трехуровневой технологии клиент-сервер.

7.Конкуренция на рынке бухгалтерского ПО вынудила разработчиков уделять большее внимания профессиональному сервису: обучению клиентов, сопровождению программ, документации и рекламе.

8.В мировом масштабе актуальна проблема защиты информационной среды. Современная задача разработчиков – совершенствование средств контроля доступа и многоуровневой парольной защиты.

В ООО «Открытый Контакт» бухгалтерский учет автоматизирован с использованием специальной программы «1С: Предприятие» версии 7.7.

Основные особенности программы:

- ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;

- возможности ведения количественного и многовалютного учета;

- получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;

- полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройка аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

- возможность автоматической печати выходных документов.

Основными преимуществами данной программы – доступная цена, удобный интерфейс, документация по системе представлена достаточно широко (помимо руководства пользователя в приложении к программе многочисленные учебные пособия, видеокурсы и т.д.). Кроме этого, может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности.

Для автоматизации Труда и заработной платы предлагаю использовать функциональную систему «1С: Зарплата и кадры», в которой применяется определенный набор справочников и документов.

Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Он используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 98 «Доходы будущих периодов».

Одним из достоинств данной программы является то, что она позволяет получать отчеты произвольной формы. Каждый отчет задается с помощью файла, содержащего форму отчета и формулы расчета каждого показателя. Можно изменять существующие отчеты и создавать новые.

Поскольку многие реквизиты справочника «Сотрудники» являются периодическими, работа со справочником требует определенной аккуратности. В этой связи в типовую конфигурацию включен набор документов, предназначенных, в частности, для обслуживания справочника «Сотрудники».

Рис. 1. Список сотрудников в 1С: Предприятие 7.7

К ним относятся: приказ о приеме на работу, приказ о кадровых изменениях, приказ об изменении окладов, приказ об увольнении.

Для ввода в справочник «Сотрудники» нового сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о приеме на работу».

Рис. 2. Приказ о приеме на работу в 1С: Предприятие 7.7

Для ввода нового документа следует выбрать в пункте «Приказ о приеме на работу» в подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню или нажать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники».

Документ имеет закладки «Общие», «Данные с пред. места раб.», и «Паспорт». На закладке «Общие» указываются: номер и дата приказа, дата приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, подразделение, должность, тип сотрудника (основной), оклад и количество льгот на иждивенцев.

Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение. Для формирования данного приказа в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приказ об увольнении».

Начисление заработной платы. Для автоматического начисления заработной платы и типовой конфигурации предназначен документ «Начисление зарплаты» (меню «Документы - Зарплата - Начисление зарплаты») (рис.3).

Рис. 3.3. Начисление зарплаты в 1С: Предприятие 7.7

Реквизиты документа расположены на двух закладках «Сведения о начислении» и «Сотрудники».

Для автоматического заполнения табличной части нажмите на кнопку «Заполнить». При этом в табличную часть документа автоматически добавятся все сотрудники, работающие в указанном подразделении, а в колонке «Начислено» будут указаны оклады данных сотрудников. После этого список сотрудников и суммы начислений можно скорректировать. При проведении документа в бухгалтерском учете отражается начисление заработной платы и начисление (удержание) налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

Для правильного расчета НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ «Начисление зарплаты» следует вводить перед документом «Закрытие месяца».

Выплата заработной платы. Для оформления операций по выплате сотрудникам аванса и заработной платы по платежной ведомости в типовой конфигурации предназначен документ «Выплата зарплаты» (меню «Документы – Зарплата - Выплата зарплаты»).

В поле «На выплату» необходимо выбрать вид выплаты: «зарплата» или «аванс».

Если формируется платежная ведомость на выдачу аванса, то в реквизите «в размере» можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда при заполнении табличной части с помощью кнопки «Заполнить» сумма аванса будет рассчитана автоматически.

Для отражения выплаты через банк следует в реквизите «Порядок выплаты зарплаты» указать «перечисление в банк» и заполнить реквизиты «Банк для перечисления зарплаты» и «Договор».

При выплате зарплаты из кассы, одновременно с документом «Выплата зарплаты» (рис.3.7) следует ввести документ «Расходный кассовый ордер» для регистрации произведенной выплаты в кассовой книге. При вводе документа следует снять флажок «Формировать проводки», а объекты аналитического учета по счету 70 можно оставить незаполненными.

Средства ведения учета системы. К ним относятся:

- журналы операций, проводок и документов;

- операции и типовые хозяйственные операции;

- документы, расчеты (бланки).

Для удобства просмотра однотипных данных предназначены журналы операций, проводок и документов. Журнал операций (рис.4) содержит основные сведения об операциях. В конфигурации «1С: Предприятия» журнал операций может содержать, помимо операций, введенных вручную, все документы.

Рис. 4. Журнал операций в 1С: Предприятие 7.7

Он обладает рядом особенностей:

- существует возможность разделения журнала операций на два подокна: для списка операций и документов и для списка проводок текущей операции;

- операции, сформированные документами, позволяют открыть для редактирования не только саму операцию, но и документ, который сформировал эту операцию.

Журнал проводок включает все проводки, сформированные по операциям или документам типовой конфигурации. В журнале предусмотрен просмотр общего списка проводок и разделение проводок по номерам журналов операций. Для включения режима разделения в форме журнала следует установить флажок «Разделять по номерам журналов». При этом в верхней части окна появляются закладки с номерами журналов (рис.5).

Рис. 5. Журнал проводок в 1С: Предприятие 7.7

Кроме журналов операций и проводок, существует общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов определенного вида (рис.5), содержащие сгруппированные однотипные документы (по участкам учета). Общий журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах прав доступа назначенных пользователю). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.

В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), показана информация, специфичная для документов конкретных видов.

Для отражения данных о хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете используются операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию.

Типовые конфигурации «1С: Предприятие» версии 7.7 позволяют автоматизировать ведение учета по различным участкам с помощью документов, которые являются основным инструментом работы пользователя с системой. Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях. Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Кроме того, существуют регламентные документы, использующиеся исключительно для автоматического формирования проводок.

По данным, введенным в форму документа, формируется печатная форма документа и/или проводки документа.

Ряд документов формируется в режиме ввода «На основании» другого, введенного ранее документа. Ввод «На основании» предполагает копирование реквизитов существующего документа во вновь создаваемый документ.

Система позволяет создавать подчиненные документы, т. е. цепочку взаимосвязанных документов. Часто ввод «На основании» и создание подчиненных документов осуществляется совместно.

Для определения фонда заработной платы программой суммируются начисленные суммы заработной платы в целом по предприятию, по категориям персонала, по работникам основной и не основной деятельности и т.д.

Расчет экономической эффективности от внедрения ПО «1С: Зарплата и кадры»

Экономическая эффективность рассчитывается по формуле

Ээф = 12 · ∆t · Чсотр · l ср.час (1)

Экономическая эффективность от приобретения ПО «1С: Зарплата и кадры» составит:

Ээф = 12 · 8 · 2 · 4 450 = 854 400 р.

Рассчитаем капитальные вложения на приобретения и использования ПО, которые рассчитываются по формуле

К = Кпр + Кос + Кс + Ктс + Коб (2)

К = 720 000 + 25 000 + 105 000 = 850 000 р.

Затем рассчитываем трудоемкость окупаемость ПО «1С: Зарплата и кадры» по формуле

Токуп = К / Ээф. (3)

Токуп = 850 000 / 854 400 = 0,99 г.

Проделав данный расчет можно сделать вывод, что приобретение и использование системы «1С: Зарплата и кадры» для учета труда и заработной платы на предприятии ООО «Открытый контакт» не только позволяет снизить трудоемкость работы бухгалтеров и минимизировать ручной труд в учетном процессе, но и повышает аналитические возможности учетных данных, также расчет показал, что затраты на приобретение программы окупятся в первом году эксплуатации. Проект представляется эффективным и полезным для предприятия.

Совершенствования анализа формирования и использования фонда заработной платы в ООО «Открытый Контакт»

Выплаты персоналу (средства, учитываемые в составе фонда заработной платы) занимают значительную долю в общих расходах предприятия. От их величины во многом зависит себестоимость продукции (работ, услуг), финансовые результаты деятельности предприятия, а также размер средств, которые будут инвестированы в его дальнейшее развитие. Это обуславливает необходимость систематического контроля за формированием и использованием фонда заработной платы, а также выявление возможности экономии средств за счет роста производительности труда и снижения трудоемкости продукции.

На мой взгляд в ООО «Открытый Контакт» анализ фонда заработной платы проводится подробно и скрупулезно. В ходе анализа устанавливается превышения или занижения запланированного размера фонда заработной платы от фактического. Рассчитывается удельный вес выплат по структуре фонда заработной платы. Проделывается также анализ фонда включаемого в себестоимость продукции выявляются превышения или занижения фонда заработной платы запланированного размера, а также устанавливаются за счет чего произошло изменение в составе себестоимости продукции и выплат за счет прибыли.

Однако в анализе использования фонда заработной платы на предприятии оценка эффективности использования средств на заработную плату, для чего необходимо применять такие показатели, как объем производства продукции в действующих ценах, выручка, сумма чистой прибыли на рубль заработной платы. В процессе анализа следует изучить выполнение плана по их уровню. Совершенствуя анализ фонда заработной платы предлагаю произвести анализ прибыли на рубль заработной платы, исходная информация для которого приведена в табл. 3.8.

Для расчета влияния факторов может использоваться способ цепной подстановки. Используя данные табл. 3.1 узнаем, за счет каких факторов изменилась чистая прибыль на рубль заработной платы:

(ЧП/ФЗП)₀ = Дчп₀ · Roб₀ · Дрп₀ · ЧВ₀ · П₀ · Д₀ · УД₀ / ГЗП₀ = 0,2503 · 0,0138 · 0,4939 · 2578,2 · 8,0 · 250 · 0,857 / 856952 = 0,0087

(ЧП/ФЗП)_усл1 = Дчп₀ · Roб₀ · Дрп₀ · ЧВ₀ · П₀ · Д₀ · УД₀ / ГЗП₁ = 0,2503 · 0,0138 · 0,4845 · 2578,2 · 8,0 · 250 · 0,857 / 938567 = 0,0078

(ЧП/ФЗП)_усл2 = Дчп₀ · Roб₀ · Дрп₀ · ЧВ₀ · П₀ · Д₀ · УД₁ / ГЗП₁ = 0,2503 · 0,0138 · 0,4845 · 2578,2 · 8,0 · 250 · 0,848 / 938567 = 0,0077

(ЧП/ФЗП)_усл3 = Дчп₀ · Roб₀ · Дрп₀ · ЧВ₀ · П₀ · Д₁ · УД₁ / ГЗП₁ = 0,2503 · 0,0138 · 0,4845 · 2578,2 · 8,0 · 248 · 0,848 / 938567 = 0,0077

(ЧП/ФЗП)_усл4 = Дчп₀ · Roб₀ · Дрп₀ · ЧВ₀ · П₁ · Д₁ · УД₁ / ГЗП₁ = 0,2503 · 0,0138 · 0,4845 · 2578,2 · 8,1 · 248 · 0,848 / 938567 = 0,0078

(ЧП/ФЗП)_усл5 - Дчп₀ · Roб₀ · Дрп₀ · ЧВ₁ · П₁ · Д₁ · УД₁ / ГЗП₁ = 0,2503 · 0,0138 · 0,4845 · 3339,5 · 8,1 · 248 · 0,848 / 938567 = 0,0101

(ЧП/ФЗП)_усл6 - Дчп₀ · Ro6₀ · Дрп₁ · ЧВ₁ · П₁ · Д₁ · УД₁ / ГЗП₁ = 0,2503 · 0,0138 · 0,4939 · 3339,5 · 8,1 · 248 · 0,848 / 938567 = 0,0103

(ЧП/ФЗП)_усл7 - Дчп₀ · Roб₁ · Дрп₁ · ЧВ₁ · П₁ · Д₁ · УД₁ / ГЗП₁ = 0,2503 · 0,0125 · 0, 4939 · 3339,5 · 8,1 · 248 · 0,848 / 938567 = 0,0094

(ЧП/ФЗП) ₁ = Дчп₁ · Roб₁ · Дрп₁ · ЧВ₁ · П₁ · Д₁ · УД₁ / ГЗП₁ = 0,2579 · 0,0125 · 0, 4939 · 3339,5 · 8,1 · 248 · 0,848 / 938567 = 0,0097

Изменение чистой прибыли на рубль заработной платы общее:

0,0098 - 0,0087 = +0,0011

В том числе за счет изменения:

- среднегодовой заработной платы работника предприятия:

0,0078 - 0,0087 = -0,0009

- удельного веса рабочих в общей численности персонала:

0,0077 - 0,0078 = -0,0001

- количества отработанных дней одним рабочим за год:

0,0077 - 0,0077 = 0

- средняя продолжительность рабочего дня:

0,0078 - 0,0077 = +0,0001

- среднечасовой выработки рабочих:

0,0202 - 0,0078 = +0,0023

- доли реализованной продукции в ее выпуске:

0,0103 - 0,0101 = 0,0002

- уровня рентабельности оборота:

0,0094 - 0,0103 = -0,0009

- доли чистой прибыли в прибыли от реализации продукции:

0,0097 - 0,0094 = -0,0003

Как видно из приведенных расчетов, увеличению величины прибыли на рубль заработной платы главным образом способствовал рост среднечасовой выработки рабочих на 0,23 коп. Сила воздействия этого показателя на увеличение прибыли на рубль заработной платы составила 30%. Никакого влияния не влияние на увеличение анализируемого показателя не оказало изменение средней продолжительности рабочего дня и доля чистой прибыли. Остальные факторы способствовал снижению размера прибыли на рубль заработной платы.

Проведенный анализ показывает основные направления поиска резервов повышения эффективности использования средств на заработную плату. На анализируемом предприятии. Это сокращение целодневных и непроизводительных потерь рабочего времени, увеличение доли рабочих в обшей численности ППП, увеличение уровня рентабельности.

Таблица 1

Данные для факторного анализа прибыли на рубль заработной платы 2008 г.

Совершенствуя анализ соотношения темпов роста производительности труда и средней заработной платы предлагаю на предприятии определить снижения себестоимости продукции за счет совершенствования оплаты и роста ее производительности (АС), для чего необходимо сделать такой расчет: разницу между фактическим и плановым уровнем отношения фонд заработной платы к объему продукции (без налогов) в сопоставимых ценах (ФЗП₁/ВП₁ и ФЗП₀/ВП₀ соответственно) умножают на сумму планового объема продукции в сопоставимых ценах (ВП₀) и прироста продукции за счет повышения производительности труда (∆ВП_ПТ).

∆С = (ФЗП₁ / ВП₁ – ФЗП₀ / ВП₀ ) · (ВП₀ + ∆ВП_ПТ) = (799,2 / 4844 – 721,9 / 3722,6) · (3722,6 + 417,2) = (0,164987 – 0,93924) · 4139,8 = -119,79 (млн. р.)

Так как на анализируемом предприятии были перевыполнены плановые показатели выработки и средней заработной платы (более того, темпы роста выработки выше темпов роста среднего заработка), то это привело к снижению себестоимости под влиянием этих факторов на 119,79 млн. р.

Литература

1. Акулич Ю.И. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / Ю.И. Акулич [и др.] Минск: Дикта, 20073 - 446 с.

2. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: учеб. пособие / Л.Л. Ермолович; под общ. ред. Л.Л. Ермолович. Минск: Экоперспектива, 20071- 576 с.

3. Анализ хозяйственной деятельности в промышленности / Н. А. Русак; под ред. В.И. Стражева. 4-е изд., испр. и доп.- Минск, 2005 - 327 с.

4. Брыкова Н.А. Автоматизация бухгалтерского учета: учеб. пособие. 2-е изд. стер.- М.: Академия, 20074 - 236с.

5. Бухгалтерский учет в промышленности: учеб. пособие / Н. И. Ладутько.- Минск: Книжный Дом, 2005 - 688 с.

6. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / под общ. ред. В.Ф. Бабыны. – Минск: Выш. школа, 20072 - 304 с.

7. Бухгалтерский учет в зарубежных странах: учеб. / Отв. ред. Ф.Ф. Бутынец – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 - 664 с.

8. Вещунова П.Л., Бухгалтерский учет: учеб. М.: Финансы и статистика, 2006 - 368 с.

9. Веретенникова, Е. Г. Компьютер в работе бухгалтера: самоучитель. Ростов-н / Д.: МарТ, 2002 - 160 с.

10. Грюнинг Х. Международные стандарты финансовой отчетности: Практ. рук., 2-е изд., испр. и доп.- М.: Весь мир, 2004 - 216 с.

11. Дробышевский Н.П. Бухгалтерский учет в строительстве: учеб.- практ. пособие по новому Плану счетов. - Минск: Ф.У. Аинформ, 2004 - 648 с.

12. Жилинская Л.Ф. Теория бухгалтерского учета: учебно-метод. пособие. Минск: БГЭУ, 20073 - 71 с.

13. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994г №3322-Х11 в редакции от 25 июня 2001г. № 42-3 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2001, № 63. С. 46-84.

14. Закон Республики Беларусь «О предприятиях» от 14 декабря 1990г. № 462-Х11 с изменениями и дополнениями // Ведомости Верховного Совета.1999, №3. С.74-78.

15. Закон Республики Беларусь «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О подоходном налоге с граждан» от 09 марта 1999 г. №247-3 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г. №8/8924. С.83-92

16. Закон Республики Беларусь «О пенсионном обеспечении» от 17 апреля 1992 г. №82 // Ведомости Верховного Совета.1992, №17. С.38-39

17. Лукаш, Ю.А. Большой словарь-справочник профессионального бухгалтера.- М.: Источник – Книга, 2003 - 488 с.