Всё сдал! - помощь студентам онлайн Всё сдал! - помощь студентам онлайн

Реальная база готовых
студенческих работ

Узнайте стоимость индивидуальной работы!

Вы нашли то, что искали?

Вы нашли то, что искали?

Да, спасибо!

0%

Нет, пока не нашел

0%

Узнайте стоимость индивидуальной работы

это быстро и бесплатно

Получите скидку

Оформите заказ сейчас и получите скидку 100 руб.!


Оформление документов и деловых писем

Тип Реферат
Предмет Бухгалтерский учет и аудит
Просмотров
1390
Размер файла
26 б
Поделиться

Ознакомительный фрагмент работы:

Оформление документов и деловых писем

СОДЕРЖАНИЕ

1. Разновидности писем и особенности их составления

2. Деловая беседа как основная форма делового общения

3. Принципы организации работы с документами

4. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


1. Разновидности писем и особенности их составления

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);

- гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.д.);

- информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

- рекламные (рекламирующие товары и услуги);

- коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

- рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

- письма-приглашения и др.

В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается с какой целью отправляется основной документ, что с ним необходимо сделать, в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется.

Письмо – самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5.

Подготовка письма включает следующие стадии: изучение существа вопроса; сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки; подготовка проекта письма; согласование проекта (при необходимости); подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Они оформляются на бланке письма.

Письмо должно иметь: дату; номер; ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); адресат, заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»); текст; подпись; отметку об исполнителе; отметку о наличии приложений.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Если письмо отправляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной, основной и заключительной части..

В вводной части письма указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «Согласно контракту №24 нами получена 26.01.2002 партия №3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от … № …) …».

В основной части письма формулируется его основная цель (предложений, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2 нашего контракта)».

В заключении формируется основная цель письма.

В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен реквизит 11 «Ссылка на дату и индекс поступившего документа».

Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности служебных писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда имеют реквизит 20 «Отметка о наличии приложения»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 14 «Адресат» приводится в обобщенном виде.

2. Деловая беседа как основная форма делового общения

В деловом общении выделяется самостоятельное понятие «деловая беседа». Под деловой беседой понимается и служебное совещание, и деловой разговор, и устный контакт между работниками, выполняющими одно задание.

Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

В специальной литературе «под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению».

Целью деловой беседы является убеждение партнера, собеседника в принятии конкретных предложений. В ходе деловой беседы происходит обмен информацией между специалистами, занимающимися одной проблемой, поиск новых решений, координация уже начатых работ, поддержание деловых контактов.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения.

Она выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:

- взаимное общение работников из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идеи и замыслов;

- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

- поддержание деловых контактов;

- стимулирование деловой активности.

Менеджеры всех уровней должны понимать значение деловой беседы, иметь четкое представление о правилах организации деловой беседы, эффективно использовать этот вид управленческой деятельности для выработки решений.

Выделяются следующие этапы деловой беседы: подготовительные мероприятия; начало беседы; информирование присутствующих и обоснование выдвигаемых положений; завершение беседы.

Подготовительные мероприятия могут носить различный характер, в общем виде они осуществляются по следующей схеме. Определяется тема, которую планируется обсудить, и состав участников предстоящего обсуждения. Намечается предварительная дата и место проведения встречи. Тщательным образом собирается и изучается информация по теме беседы. Источниками информации могут быть научные труды и отчеты, специальная литература, статистические сводки, отчетные и плановые материалы предприятий, служебные записки, личная информация и т.д. На подготовительном этапе у рабочей группы есть возможность продумать четкие или обтекаемые формулировки предложений, которые явятся основой будущих документов.

В зависимости от значения обсуждаемого вопроса, круга участников, места и времени проведения встречи, начало встречи может проходить по разному. Как уже указывалось ранее, к деловой встрече применимы все правила делового общения: открытость, улыбка, визуальный контакт, правильное употребление имен собеседников и т.д.

В начале беседы внимание всех присутствующих фиксируется на цели беседы, предлагается ранее разработанный план ее обсуждения. Если участники деловой беседы хорошо знакомы друг с другом и круг участников достаточно узок, возможен непосредственный переход к делу без предварительного вступления. Если обстановка иная, например чувствуется напряжение участников, следует вспомнить вышеуказанный материал о правилах делать комплименты и сделать несколько комплиментов присутствующим.

Успех дела в значительной степени зависит от следующего этапа: информирование присутствующих и обсуждение выдвигаемых предложений. Текст сообщения должен быть предварительно отредактирован, к нему предъявляется требование краткости и четкости формулировок, следует информировать собравшихся об источниках информации, достоверности выполненных расчетов. Сообщение целесообразно иллюстрировать наглядным материалом.

Выдвигаемые предложения должны быть аргументированы. Рассмотрим только некоторые методы, с помощью которых можно построить аргументацию.

Фундаментальный метод основан на использовании сведений, цифр, расчетов. Методом доказательства является прямое сообщение результатов своих исследований. Метод противоречия опирается на выявлении противоречий в аргументации противоположной стороны. Метод кусков состоит в том, что все аргументы противоположной стороны разбиваются на отдельные части (куски). Метод видимой поддержки может быть использован при хорошей подготовке докладчика и выглядеть очень эффектно. Он заключается в том, что вы не возражаете против приведенных контраргументов и даже можете добавить к словам оппонента еще несколько критических позиций по своему сообщению, но потом следует приводить факты и сведения, полностью разбивающие контраргументацию.

Завершать деловую беседу следует, когда она достигла кульминационного момента, т.е. когда очевидно, что ваши собеседники удовлетворены полученными от вас ответами. На подведение итогов в конце беседы следует обращать особое внимание. Основные идеи должны быть сформулированы четко и кратко. Заключение оформляется письменно и представляет собой документ, в котором указывается:

- фамилии, имена, отчества присутствующих, их должности, постоянное место работы;

- дата проведения беседы, ее продолжительность;

- по чьей инициативе она состоялась.

Запись беседы ведется кратко, но обязательно фиксируется цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказывания сторон, возражения и достигнутые договоренности, отражается обмен материалами и документами.

Содержание и характер разрабатываемых документов, уровень их регламентации определяются в зависимости от значения рассматриваемых вопросов, уровня проведения деловой встречи и т.д.

3. Принципы организации работы с документами

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятиях должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

- общеизвестных принципов обработки документов;

- приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Совершенство организации работы с документами определяется:

- оперативностью перемещения документов внутри организации;

- качеством и своевременностью исполнения документов;

- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Основными принципами организации работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документа только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами);

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

- инструкция по делопроизводству предприятия;

- образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;

- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

- техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;

- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подрезделениях.


4. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000



1. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000.

2. Кудрев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 1998.

3. Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н. Лавриенко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

4. Румынина Л. А. Делопроизводство. – М.: Мастерство, 2002.

5. Составление и оформление служебных документов / Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел- Синтез», 1999.

6. Стенюков М. В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: Издательство «Приор», 2002.

7. Чуковенко А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Дело, 1999.


Нет нужной работы в каталоге?

Сделайте индивидуальный заказ на нашем сервисе. Там эксперты помогают с учебой без посредников Разместите задание – сайт бесплатно отправит его исполнителя, и они предложат цены.

Цены ниже, чем в агентствах и у конкурентов

Вы работаете с экспертами напрямую. Поэтому стоимость работ приятно вас удивит

Бесплатные доработки и консультации

Исполнитель внесет нужные правки в работу по вашему требованию без доплат. Корректировки в максимально короткие сроки

Гарантируем возврат

Если работа вас не устроит – мы вернем 100% суммы заказа

Техподдержка 7 дней в неделю

Наши менеджеры всегда на связи и оперативно решат любую проблему

Строгий отбор экспертов

К работе допускаются только проверенные специалисты с высшим образованием. Проверяем диплом на оценки «хорошо» и «отлично»

1 000 +
Новых работ ежедневно
computer

Требуются доработки?
Они включены в стоимость работы

Работы выполняют эксперты в своём деле. Они ценят свою репутацию, поэтому результат выполненной работы гарантирован

avatar
Математика
История
Экономика
icon
147998
рейтинг
icon
3130
работ сдано
icon
1353
отзывов
avatar
Математика
Физика
История
icon
142374
рейтинг
icon
5882
работ сдано
icon
2654
отзывов
avatar
Химия
Экономика
Биология
icon
95606
рейтинг
icon
2034
работ сдано
icon
1274
отзывов
avatar
Высшая математика
Информатика
Геодезия
icon
62710
рейтинг
icon
1046
работ сдано
icon
598
отзывов
Отзывы студентов о нашей работе
54 533 оценки star star star star star
среднее 4.9 из 5
Рук
Огромное спасибо . Вы очень грамотный специалист .Всегда все работы делаете хорошо.
star star star star star
Миит
Быстро, качественно, претензий нет! Рекомендую! Очень вежливый и приятный автор
star star star star star
МУиВ
Отлично!!! Все грамотно, четко, без нареканий! Перед Новым годом ни чего не успеваешь, так...
star star star star star

Последние размещённые задания

Ежедневно эксперты готовы работать над 1000 заданиями. Контролируйте процесс написания работы в режиме онлайн

Сделать отчёт по практике

Отчет по практике, Производственная

Срок сдачи к 9 окт.

1 минуту назад

задание

Контрольная, русский язык и культура речи

Срок сдачи к 7 окт.

6 минут назад

Решение задач

Решение задач, Теория автоматического управления

Срок сдачи к 31 окт.

8 минут назад

Тестирование по сопротивление материалов

Тест дистанционно, Сопротивление материалов

Срок сдачи к 6 окт.

8 минут назад

Проверить отчет на плагиат

Другое, Экономика

Срок сдачи к 13 окт.

8 минут назад

Кадровая политика

Курсовая, Управление персоналом

Срок сдачи к 19 окт.

8 минут назад

Решить с пояснением

Решение задач, Математика

Срок сдачи к 7 окт.

8 минут назад
9 минут назад

Написать реферат

Реферат, Экология

Срок сдачи к 10 окт.

9 минут назад

Составить анализ фактора: курение

Другое, Криминология

Срок сдачи к 6 окт.

9 минут назад

решить задачу

Решение задач, Математико-статистические методы в психологии

Срок сдачи к 12 окт.

10 минут назад

Задание нужно расписать так что бы я смогла рассказать как я это...

Другое, анализ финансово-хозяйственной деятельности

Срок сдачи к 7 окт.

10 минут назад

Выполнить задание

Эссе, Промышленные роботы

Срок сдачи к 14 окт.

10 минут назад

Решить 3 задачи ( Если вдруг решите задачи раньше срока, буду только рад)

Решение задач, безопасность жизнедеятельности

Срок сдачи к 12 окт.

10 минут назад

Оригинальность может быть 0. Это не обязательно

Реферат, Старотюркский

Срок сдачи к 8 окт.

10 минут назад

21. Компрессор должен сжимать гелий от 1 ата до 80 ата

Решение задач, Техническая физика, физика

Срок сдачи к 31 окт.

10 минут назад

Реферированный обзор

Реферат, компьютерные технологии в электротехнике

Срок сдачи к 10 окт.

10 минут назад

Работа над ошибками (Исправить замечания)

Другое, Автоматизация технологических процессов и производств

Срок сдачи к 9 окт.

11 минут назад
planes planes
Закажи индивидуальную работу за 1 минуту!

Размещенные на сайт контрольные, курсовые и иные категории работ (далее — Работы) и их содержимое предназначены исключительно для ознакомления, без целей коммерческого использования. Все права в отношении Работ и их содержимого принадлежат их законным правообладателям. Любое их использование возможно лишь с согласия законных правообладателей. Администрация сайта не несет ответственности за возможный вред и/или убытки, возникшие в связи с использованием Работ и их содержимого.

«Всё сдал!» — безопасный онлайн-сервис с проверенными экспертами

Используя «Свежую базу РГСР», вы принимаете пользовательское соглашение
и политику обработки персональных данных
Сайт работает по московскому времени:

Вход
Регистрация или
Не нашли, что искали?

Заполните форму и узнайте цену на индивидуальную работу!

Файлы (при наличии)

    это быстро и бесплатно