Мебельная фабрика "Стиль". Автоматизация учета поставок и продаж

Министерство образование РФ

Байкальский государственный университет экономики и права

Кафедра информатики и кибернетики

Курсовая работа

по дисциплине "Информационные технологии в управлении"

Мебельная фабрика "Стиль". Автоматизация учета поставок и продаж

Иркутск, 2009

Содержание

Введение

1. Общая характеристика мебельной фабрики "СТИЛЬ"

1.1 Сведения об организации.

1.2 Описание информационных потоков

А) Информационные потоки при учете поставок

Б) Информационные потоки при учете продаж

1.3 Анализ документооборота учета поставок и продаж

А) Документооборот при учете поставок материалов

Б) Документооборот при учете продаж продукции

2. Описание выбранного бизнес – процесса, подлежащего автоматизации

2.1 Точка зрения автора на процессы АСУ

2.2 Глоссарий предметной области

2.3 Модель бизнес-процесса учета поставок и продаж

3. Характеристика информационного обеспечения и технологии ее использования

3.1 Состав информации

3.2 Пользователи информации

3.3 Модель данных

4. Требования к системе комплекса автоматизации на предприятии

5. Обоснование выбора и выбор программно-аппаратных средств

Заключение

Приложение 1 "Организационная структура"

Приложение 2 "Функциональная структура"

Приложение 3 "Информационные потоки учета продаж"

Приложение 4 "Информационные потоки учета поставок материалов"

Приложение 5 "Документооборот при учете продаж"

Приложение 6 "Документооборот при учете поставок материалов"

Приложение 7 "Глоссарий"

Приложение 8 "Бизнес – процесс учета поставок"

Приложение 9 "Декомпозиция бизнес – процесса учета поставок"

Приложение 10 "Бизнес – процесса учета продаж"

Приложение 11 "Декомпозиция бизнес – процесса учета продаж"

Приложение 12 "Модель данных"

Приложение 13 "Форма документа счет – фактуры"

Приложение 14 "Форма документа накладной"

Введение

В настоящее время перед мебельной промышленностью поставлены задачи повышения качества и улучшения ее ассортимента, а также снизить материалоемкость и трудоемкость выпускаемых изделий. Эти мероприятия планируется выполнить главным образом за счет широкого внедрения в мебельную промышленность эффективную автоматизированную систему управления.

Данная курсовая работа посвящена изучению именно системы учета поставок материалов учет продаж мебели на фабрике "СТИЛЬ". Главная цель работы – изучение данной системы и рассмотрение возможности ее автоматизации.

1. Общая характеристика мебельной фабрики "СТИЛЬ"

1.1 Сведения об организации

Фабрика "СТИЛЬ", создаваемая в виде общества с ограниченной ответственностью планирует работать в сфере мебельной промышленности. Штат фирмы состоит из 27 человек.

Характер деятельности – коммерческий.

Форма собственности – частная.

Основная деятельность, планируемая фирмой, заключается в оказании услуг по производству мебели.

Для поддержки стабильности основной деятельности наша фирма планирует предложить клиентам следующее:

- производство мягкой мебели для дома: комплекты, состоящие из кресел и диванов, отдельно диваны, диван-кровати, кресла, раскладные кресла, мягкие уголки для гостиной комнаты;

- ремонт мебели, как произведенной нашей фирмой, так и другими производителями;

- производство мягкой мебели для офисов;

- сборка готовых комплектов мебели по заказам населения;

- доставка мебели по месту назначения.

Миссия:Производимая нами мебель способна полностью удовлетворить потребности людей, желающих ее приобрести. Наша мебель создаст Вам ту необходимую обстановку, которой Вы хотели, а также будет удовлетворена потребность в долговечности использования приобретенной мебели.

Наша фирма считает нужным ознакомить клиентов с теми особенностями, которых мы придерживаемся:

1. Мебель выполнена с соблюдением определенных стилей и конструкций.

2. Фирма ведет изучение проектов квартир для того, чтобы клиенты могли приобретать мебель с учетом особенностей расположения квартиры.

3. Предлагаемая нами мебель является многофункциональной.

Характерной чертой производимой нами мебели является ее качество. Фирмой закуплено совершенное оборудование по обработке древесины, оборудование обслуживает персонал широкого профиля – все это позволит добиться желаемого результата.

Немаловажным моментом является то, что фирма по желанию клиента производит доставку мебели по месту назначения.

Организационная структура предприятия представлена на приложении 1.

Функциональная структура предприятия

При описании функциональной структуры предприятия, мы решили представить функции тех должностей работников, которые на прямую связаны с продажей мебели и поставкой материалов (см. Приложение 2).

1.2 Описание информационных потоков

А) Информационные потоки при учете поставок. Агент по снабжению делает заявку на материал поставщику, после чего на склад материалов поступает заказ. От поставщика нам поступает товарно-транспортная накладная и счет – фактура, после чего Пункт расчетов переводит деньги на лицевой счет поставщика.

Б) Информационные потоки при учете продаж. Директор предприятия заключает договор с клиентом, после чего клиент подает заявку на нужную продукцию менеджеру по продажам, где он подает заявку на склад готовой продукции. На складе готовой продукции выписывается четыре экземпляра товарно-транспортной накладной, после чего накладные передаются бухгалтеру для записи в журнале регистрации накладных на отпуск продукции и подписи их бухгалтером. Подписанные накладные возвращаются к заведующему складом готовой продукции, где один экземпляр остается у него в качестве оправдательного документа на отпуск продукции со склада, второй служит основанием для выписки счет – фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются клиентам. На основании накладных выписывается счет – фактура по установленной форме в двух экземплярах, одна выдается клиентам, а вторая остается у организации – поставщика для отражения в книге продаж. После чего клиенты оплачивают заказ. Происходит отгрузка товара (см. Приложения 3).

1.3 Анализ документооборота учета поставок и продаж

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.

Мы постарались организовать его таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организации мы разработали маршруты прохождения.

А) Документооборот при учете поставок материалов

Агент по снабжению подает заявку поставщикам на материал, после чего происходит регистрация нашей заявки. В Пункте расчетов агент по снабжению получает квитанцию об оплате, после чего поставщики нам выдают накладную, которую бухгалтер регистрирует в архиве накладных, на основе выданной накладной нам предоставляют счет-фактуру, которая регистрируется в архиве накладных у бухгалтера.(см. Приложение 4)

Б) Документооборот при учете продаж продукции

После того как клиент подал заявку, менеджер регистрирует её и отправляет в архив заявок. Далее директор заключает договор с заказчиками, он регистрируется и отправляется в архив договоров. В дальнейшем клиент предоставляет бухгалтеру квитанцию об оплате за продукцию, после чего она отправляется в архив квитанций (см. Приложение 5)

2. Описание выбранного бизнес – процесса, подлежащего автоматизации

2.1 Точка зрения автора на процессы АСУ

До настоящего времени распространенным является мнение о том, что для внедрения автоматизированной системы управления на предприятии достаточно установить компьютеры и приобрести программы. На самом же деле этим не только не заканчивается, а даже и не начинается процесс автоматизации производства. Любая реорганизация на предприятии преследует вполне конкретную цель: увеличить прибыль и получить определенные конкурентные преимущества. Соответственно, и автоматизация должна служить достижению этих целей. Следовательно, автоматизация начинается с выявления тех организационно-технических моментов, которые этому не способствуют. Эта работа требует знания не только всего производства в целом, но стратегических планов его развития, поэтому проводиться она должна либо непосредственно высшим руководством предприятия, либо при его активном участии. В противном случае велика вероятность "кусочной" автоматизации, то есть автоматизации отдельных участков и работ. Это тоже часто дает положительный эффект, но он несравним с эффектом комплексной автоматизации.

Такой подход отнюдь не означает, что автоматизировать надо все и сразу. Это и дорого с материальной точки зрения и не всегда удобно с организационной. Автоматизацию следует начинать с наиболее "узких" мест, постепенно распространяя ее на все предприятие.

2.2 Глоссарий предметной области

1. Доверенность

2. Документооборот

4. Приходный ордер

5. Счёт-фактура

6. Учет продаж

7. Учет поставок

(см. Приложение 6)

2.3 Модель бизнес-процесса учета поставок и продаж

На диаграмме IDEF0 отразили входные потоки, выходные данные, механизм и управление. Для учета продажи мебели и учета поступлений материалов, управляющими воздействиями будут оформление договоров и нужных документов. Входными потоками для учета продаж являются продажа мебели, а для учета поставок заявка на материал. Выходными данными являются передача документов руководителю и поступление материалов на склад соответственно. Механизмами являются менеджер по продажам и агент по снабжению.

Далее определим основные процессы учета продаж. Это будут:

· Обработка заказов от клиентов

· Заключение договоров с клиентами

· Реализация мебели клиентам

Основные процессы учета поставок:

· Выбор поставщика

· Подача заявки на материал

· Заключение договоров на поставку

· Контроль исполнения поставок и оплат

Когда произошла обработка заказов от клиентов, заключили договор, в котором оговорились условия отгрузки и оплаты. Далее были оформлены товарные документы, после чего произошла реализация мебели клиентам и их оплата. На основании этого в дальнейшем был сделан учет продаж мебели.

При подачи заявки на материал, наш заказ был обработан и мы заключили договор на поставку, при этом оформили нужные для этого документы. После чего материал был доставлен, мы проконтролировали исполнение поставки и оплатили заказ (см. Приложения 7,8и 9,10).

3. Характеристика информационного обеспечения и технологии ее использования

3.1 Состав информации

В состав хранимой информации на нашем предприятии входит:

1. Информация о поставщиках:

a. название организации поставщика;

b. юридический адрес;

c. лицевой счет для перевода оплат.

2. Информация о клиентах:

a. название организации или частного лица;

b. адрес и ИНН.

3. Информация о хранящихся на предприятии документов:

3.1 договора;

3.2 доверенности;

3.3 накладные;

3.4 платежные и прочие документы.

3.2 Пользователи информации

Доступ к информации на предприятии имеет директор, он может получить любую для него нужную информацию, бухгалтер имеет доступ к той информации, которая нужна ему для введения бухгалтерского учета. Менеджер по продажам и агент по снабжению пользуются той информацией, которая нужна им для эффективной работы на предприятии, при поставке материалов и продажи мебели.

3.3 Модель данных

Так как на нашем предприятии небольшая база данных, мы решили использовать реляционную модель данных (см. Приложение 11).

4. Требования к системе комплекса автоматизации на предприятии

· Проблемно ориентированный интерфейс. Это требование подразумевает организацию способов взаимодействия пользователя с системой таким образом, чтобы каждый специалист работал в своей проблемной области.

· Простота освоения и удобство работы. Любая операция должна выполняться наиболее простым, наглядным и удобным способом. Для работы с системой пользователь должен быть специалистом в своей области, а его знания вычислительной техники и программного обеспечения могут быть минимальными.

· Комплексный характер системы, то есть возможность сквозного непрерывного проектирования мебельных изделий, начиная от замысла до изготовления и реализации готовых изделий.

· Универсальность. Каждое предприятие имеет свою мебельную нишу, свои особенности технологического процесса изготовления мебели, свои принципы учета и снабжения, своих поставщиков материалов и комплектующих и много других индивидуальных особенностей. Система должна уметь настраиваться на эти особенности, причем делать эти настройки должен сам пользователь без участия разработчиков

· Моральная долговечность. Это требование реализуется, с одной стороны, правильно выбранной структурой системы и организацией данных, а с другой стороны – ее постоянным развитием на основе результатов эксплуатации на предприятиях.

5. Обоснование выбора и выбор программно-аппаратных средств

Оснащение компьютерной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы: значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ; обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов и осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Вспомогательные аппаратные средства как сканер, принтер, ксерокс, облегчает работу с документами. Телефон и факс нужны для связи с клиентами и поставщиками.

Программное обеспечение, которое можно внедрить на наше предприятие:

1. 1С: Бухгалтерия 8.0

2. К3 – Мебель

1С: Бухгалтерия 8.0" вполне подходит для учета продажи мебели и учета поставок материалов. "1С:Бухгалтерия 8.0" обеспечивает высокий уровень автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета и подготовки регламентированной отчетности в организациях. Программа является универсальной и поддерживает любые виды деятельности: оптовая и розничная торговля, оказание услуг, производство и т.д. 1С:Бухгалтерия 8.0" обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб.

Комплекс программ К3-Мебель представляет собой набор программ, созданных на базе геометрического ядра К-3, которые обеспечивают автоматизацию всех работ по проектированию, подготовке производства и продаже мебели. Программа К3-Мебель ПКМ позволяет проектировать изделия мебели, используя стандартизованные заготовки в виде прототипов изделий мебели. Для автоматизации выполнения ряда операций в составе комплекса К3-Мебель созданы специальный Конструкторский модуль и программа "Раскрой листовых материалов". При подготовке производства стандартной и нестандартной мебели с целью обеспечения единства работы с информацией в системе имеются средства для обработки заказов и подготовке производственных заданий. Выполнение анализа информации по заказам обеспечивает программа График заказов, которая позволяет осуществлять контроль прохождения заказа от момента приема до момента выполнения и передачи в архив.

Так как предприятие находится на первоначальной стадии своего развития, мы ещё не можем позволить установку дорогостоящего программного обеспечения, поэтому мы решили установить болеем доступное ПО. При эффективной работе нашего предприятия, в дальнейшем мы усовершенствуем комплексную систему автоматизации.

Оценка экономических затрат (смета затрат) ИСУ/ ИТ

Стоимость установки программ

Общая стоимость покупки и установки программного обеспечения составляет 48270 рублей

Заключение

Рассмотрев положение дел в области мебельной промышленности, мы можем предположить, что наша организация может быть вполне конкурентоспособной, если удачно внедрить автоматизированную систему управления, правильно вести учет продаж мебели и учет поставок материалов. Автоматизация служит возможностью дальнейшего развития предприятия, как рыночного субъекта, идущего в ногу с временем, а значит способного совершенствоваться и улучшаться. По нашему мнению бизнес – процесс составлен грамотно, что позволяет добиться нам желаемых результатов.

Характерной чертой производимой мебели является ее качество. Фирмой планируется закупить современное оборудование по обработке древесины, что позволит работникам ускорить производственный процесс.

Приложение 1 "Организационная структура"

Приложение 2 "Функциональная структура"

Приложение 3 "Информационные потоки учета продаж"

Приложение 4 "Информационные потоки учета поставок материалов"

Приложение 5 "Документооборот при учете продаж"

Приложение 6 "Документооборот при учете поставок материалов"

Приложение 7 "Глоссарий"

Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика.

Документооборот – быстрая и качественная обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив.

Приходный ордер используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на складе.

Счёт-фактура — налоговый документ, строго установленного образца, оформляемый продавцом товаров (работ, услуг), на которого в соответствии с Налоговым Кодексом РФ возложена обязанность уплаты в бюджет НДС.

Учет продажпозволяет формировать данные по всем видам отгруженного имущества (товары, материалы, основные средства, нематериальные активы и пр.), оказанных работ и услуг.

Учет поставок позволяет формировать данные по всем видам оприходованного имущества (товары, материалы, основные средства, нематериальные активы и пр.), полученных работ и услуг. По каждой сделке ведется учет оплаты за оприходованное имущество и отображается итоговый долг перед поставщиком. Учет ведется по принципу регистрации сделки с контрагентами с указанием состава оприходованного имущества (по данным накладной) и датой его оплаты.

Приложение 8 "Бизнес – процесс учета поставок"

Приложение 9 "Декомпозиция бизнес – процесса учета поставок"

Приложение 10 "Бизнес – процесса учета продаж"

Приложение 11 "Декомпозиция бизнес – процесса учета продаж"

Приложение 12 "Модель данных"

Приложение 13 "Форма документа счет – фактуры"

Продавец ________________ Покупатель ______________________

Адрес ___________________ Адрес ___________________________

СЧЕТ-ФАКТУРА № ____ от ______________

Сумма прописью _______________________ руб. ____ коп.

Руководитель организации ___________________________

Главный бухгалтер _________________________________

Приложение 14 "Форма документа накладной"

НАКЛАДНАЯ - СЧЕТ N _________ _________ 200__ г.

Получатель __________________________________

Адрес _______________________________________

Основание ___________________________________

Руководитель _______ (Ф.И.О.) Гл. бухгалтер __________ (Ф.И.О.)

(подпись) (подпись)

__________________________________________

(количество путевок (прописью) получил)

_________________________________________

Почт. квит. N __________ выдал кассир __________________ (Ф.И.О.)

(подпись)