Организация документооборота на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Основные понятия, касающиеся организации документооборота на предприятии

2. Информационно-справочные документы

2.1 Служебные письма

2.1.1 Сопроводительное письмо

2.1.2 Письмо-приглашение

2.1.3 Информационное письмо

2.1.4 Рекламное письмо

2.1.5 Письмо-извещение

2.1.6 Письмо-подтверждение

2.1.7 Письмо-напоминание

2.1.8 Гарантийное письмо

2.1.9 Инициативное письмо

2.1.10 Письмо-ответ

2.2 Докладные и объяснительные записки

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Документ является основой любого учета, который ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с множеством различных документов. Порядок их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив, как правило, регламентируется графиком документооборота, утвержденным приказом (распоряжением) руководителя предприятия. График документооборота обязательно должен быть увязан с учетной политикой, принятой на предприятии.

Основные правила составления графика документооборота, а также общие нормы и правила оформления документов изложены в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05-95 № 88

График документооборота может быть оформлен в виде таблицы, схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники структурных подразделений предприятия заполняют и подают документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления в подразделения предприятия.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица, подписавшие документ.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;

вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;

электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования.и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;

регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

1. внутренние;

2. поступающие (входящие);

3. отправляемые (исходящие

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те жеоперации, за исключением отправки адресату.

Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (см. рис. 1.1).

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ НА ПРЕДПРИЯТИЕ

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции.

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются отметки «Вручить лично», «С описью».

Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Документы, не требующие принятия решения па уровне руководителя, могут быть переданы непосредственно заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

2. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Служебные письма — обобщенное название большей группы управленческих документов, которые служат средством общения с предприятиями и частными лицами, для сообщения чего-либо, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности,отсюда разнообразие видов писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.

Текст служебного письма должен быть простым, т, е. освещать только один вопрос. Это не только упрощает технологические операции по обработке писем на предприятии-получателе, но и ускоряет исполнение документа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, во второй части приводится основное содержание документа, ради которого он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т, п.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам состоят из одной части, без пояснения (например: «Просим выделить 15 машин для перевозки грузов»).

Главная цель служебного письма — побудить к действию. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается употреблением вводных слов и констатацией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т. п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «тщательно изучив Ваши замечания...», «внимательно рассмотрев Ваши предложения...».

Несмотря на разнообразие вопросов, отраженных в письмах, при обосновании каких-то действий используется ограниченный набор начальных и заключительных слов и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...».

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов, которые начинаются словами: «учитывая...», «считая...», «принимая во внимание...», «рассмотрев...», «руководствуясь...» и т. д.

Если письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания предприятия-автора — информация о нем уже имеется на самом бланке.

Составители, кроме текста документа, должны сформулировать заголовок письма, указать адрес, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона.

Письма, отправляемые из учреждений, подразделяются на 2 группы:

1. инициативные

2. ответные.

Если письмо является ответным, то составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится на бланк при окончании оформления письма.

2.1.1 СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Это часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допускается только в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д.

Начинается такое письмо словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т. п., далее указываются заголовки и поиск, признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Например:

Направляем Вам на рецензию отчет о проделанной работе. Отзыв просим представить до 12.07.2005.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не составляется.

2.1.2 ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

В таких письмах адресату предлагают принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Письма-приглашения могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Например:

ООО «Параллель» 23 июля 2005 года проводит семинар. Просим Вас принять участие и высказать свои предложения по рассматриваемым вопросам.

Семинар состоится в помещении ДК ХЭМЗ по адресу: пр-т Московский, 75.

Начало в 14.30.

Председатель учебно-воспитательного отдела (подпись) Ю. Ю. Юрьев

2.1.3 ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

В таком письме сообщается адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем рекламируется деятельность какой-либо организации, выпуск продукции, издание литературы.

Например:

Издательство «Спутник» предлагает Вашему вниманию книгу из серии «Библиотека фантастики» — «Война миров», выпущенную в этом году.

Книгу можно приобрести по адресу: ул. Строителей, 105, г. Харьков, либо заказать по почте, прислав открытку по адресу: Харьков-105, а/я 2369.

Заказанные книги высылаются наложенным платежом.

Ждем Ваших заказов.

2.1.4 РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО

Это письмо является разновидностью информационного письма, направляемого конкретному адресату, и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Его цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

В таких письмах адрес организации-автора указывается отдельно.

2.1.5 ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ

Письмо по своему стилю близко к форме письма-приглашения и информационного письма. Составляется письмо-извещение для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Начинается словами «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т. п., далее излагаются какие-либо факты.

Например:

Сообщаем Вам, что для продолжения в 2005 году научных исследований Вам выделяется 20 тыс. грн., в том числе 2 тыс. грн. на командировочные расходы. План командировок должен быть представлен не позднее 20.01.2005.

2.1.6 ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».

Например:

Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.

2.1.7 ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.

2.1.8 ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.

В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.

Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке.

2.1.9 ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.

Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.

Например:

Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.

О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.

2.1.10 ПИСЬМО-ОТВЕТ

Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.

Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.

Например:

В ответ на Вашу просьбу, изложенную в письме от 12.06.2005, сообщаем о своем согласии на участие в исследовательских работах, проводимых Вашим институтом.

2.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по распоряжению руководства.

Цель написания докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки можно четко разделить на две части: в первой излагаются имевшие место факты или описывается сложившаяся ситуация, а во второй излагаются предложения, просьбы, рекомендации.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладная записка, подаваемая руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, оформляется на обычном листе бумага. Подписывается внутренняя докладная записка составителем.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке предприятия и подписывается его руководителем.

Например:

Генеральному директору

предприятия «Худпром»

Иванову И.И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.04.2005 Харьков№_____

О назначении документальной ревизии в магазине

При проведении 01.04.2005 инвентаризации товарных запасов в магазине № 15 обнаружена недостача различных товаров на общую сумму 15 тыс. грн.

Прошу Вас назначить документальную проверку товарных операций магазина № 15 за период с 01.01.2005 по 01.04.2005.

Зам. начальника отдела учета

(подпись) П. П. Петров

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняющий причины сложившейся ситуации, события, факта, поступка.

Объяснительные записки по своему содержанию могут быть разделены на две группы. К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на бланке предприятия.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу какого-либо происшествия, сложившейся ситуации, поступка или поведения отдельных работников.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписи исполнителя.

Например:

Директору завода «Южкабель» Иванову П. И.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

22. 05. 2005 Харьков №______

О нарушении производственной дисциплины

Одиннадцатого мая 2005 года на второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель. Вследствие плохого крепления кабеля произошел его отрыв от несущей конструкции. Ответственный за эксплуатацию силовых кабелей электрик Петров М. А. нарушил правила эксплуатации, что послужило причиной аварии.

Считаю необходимым применить меры дисциплинарного взысканий к Петрову М. А.

Мастер цеха (подпись) А. Н. Коваленко

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.

Носителем информации выступает документ на различных основах.

Рост объёмов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. Как известно, в любой организации выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и не документируемое - "прямое" управление, но поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кавторева Я. Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. – 7-ое издан. –Харьков.: Фактор, 2006. – 240 с.

2. ДСТУ 1.5:2003 «Правила построения, изложения, оформления и требования к содержанию нормативных документов»

3. ДСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опредиления»

4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии/ Делопроизводитель - 2003 - №2.

5. Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» - СПб.: Питер, 2007 - 311 с.

6. Борискин В.В. «Официальное делопроизводство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.