Что важно знать при организации корпоративных мероприятий?

Что важно знать при организации корпоративных мероприятий?

Елена Бескинская

Наступил новый год, прошла целая череда новогодних праздников… Впереди – очередной год работы и… обязательно снова отдыха. Для того чтобы сотрудники могли работать с максимальной производительностью, необходимо соблюдать баланс работы и отдыха. Причем отдых тоже можно использовать с пользой для дела. И помогут в этом корпоративные мероприятия.

Корпоративные мероприятия могут выполнять очень важную роль для компании: поднимать мотивацию сотрудников, способствовать сплочению коллектива, выявлять основные проблемы в организации, то есть быть использованными как инструмент организационной диагностики.

Но! Для того чтобы получить ожидаемый результат от проведения корпоративного мероприятия, следует соблюдать целый ряд правил по его проведению и организации. Об этом и пойдет речь.

Что такое корпоративное мероприятие?

По большому счету, это любое событие в жизни компании, которое не связано с выполнением профессиональных задач и в котором участвуют ее сотрудники. Совместный выезд на экскурсию, спортивные соревнования, общий тренинг, какой-то праздник – все это может стать корпоративным мероприятием.

Для успешного его проведения важно соблюдать правило 4Р, а именно – проверять каждое мероприятие на соответствие следующих компонентов: место (Place), принципы (Principles), программа (Programm) и участники (Participants).

Правила 4P – в жизнь

Итак, первый компонент – место проведения (Place). Поверьте, от того, каким оно будет, на 50% зависит успех мероприятия.

Если вы проводите общий праздник, следите за тем, чтобы место в первую очередь соответствовало количеству участников по размерам. Помните, что при осмотре помещения вы находитесь в нем один, и для вас оно может показаться вполне подходящим по площади… Если у вас возникли хоть какие-то сомнения относительно просторности помещения, не поддавайтесь на уверения арендодателей о том, что «здесь легко поместится 150 человек», – ищите более удобный вариант.

Хуже тесного может быть только душное помещение. Обязательно обратите внимание на кондиционеры, окна и возможность проветривания помещения. Уверена, что комментировать этот пункт не нужно: достаточно представить себе прыгающих под диско-музыку в течение 4–5 часов сотрудников, употребляющих при этом алкоголь и курящих сигареты.

Кстати, о курении. Заранее решите вопрос – курить в общем зале или выделить для этого отдельное место. Не забывайте: всегда найдутся люди, которые не курят и которым будет сложно находиться длительное время в прокуренном помещении. И еще – клубы сигаретного дыма превращают даже самую помпезную обстановку в атмосферу ночного клуба или рок-концерта.

Без сомнения, нужно выделить достаточное количество места для танцев и предусмотреть отдельную барную стойку или помещение, в котором сотрудники могут пообщаться tet a tet. Все-таки одна из целей любого корпоративного мероприятия – общение в неформальной обстановке.

Второй компонент любого корпоративного мероприятия – принципы (Principles). Будет ли это карнавал или вручение наград в разных номинациях – важно, чтобы мероприятие было оформлено как единое целое, даже если это обычный выезд на природу. Давайте рассмотрим, какие формы корпоративных мероприятий могут быть:

- спортивные соревнования – одна из любимых форм корпоративных мероприятий в «мужских» коллективах. Здесь важно обеспечить вовлеченность всех сотрудников в процесс: предложить несколько видов спортивных соревнований различной сложности. А для тех, кто предпочитает «оставаться на трибуне», предложить выступить в роли активных болельщиков с использованием «кричалок» и других форм поддержки;

- вручение премий – это могут быть как серьезные номинации из серии «Сотрудник года», «Открытие года», «Трудолюбие года», «Событие года» или номинации с юмором: «Каприз года», «Фраза года», «Недоразумение года». Для успеха этой формы проведения важно соблюдать следующие принципы: включенность всех сотрудников в определение лауреатов и номинантов и наличие «памятных» призов (статуэтки, дипломы с названием номинации);

- выездные корпоративные тренинги – особенность этой формы проведения в том, что удается успешно совместить приятное с полезным. Правда, не многие тренинговые компании могут предложить форму обучения, которая будет создавать веселую и радостную атмосферу наряду с передачей знаний и развитием навыков.

Задачи таких тренингов могут быть разными – повысить командность, получить навыки, провести организационную диагностику (выявить области в управлении персоналом, которые нуждаются в коррекции).

Таким образом, определение «сверхидеи» вашего мероприятия – один из наиболее важных компонентов. Чтобы не ошибиться в выборе, окончательное решение должен принимать один человек, руководствующийся своим видением данного события.

Заранее формируйте видение того, каким будет ваш праздник. Представьте себе то впечатление, которое этот праздник должен произвести на сотрудников. Например, «праздник должен быть веселым, радостным и немножко сумасшедшим». Или «праздник должен быть строгим, официальным и шикарным». Согласитесь – это разные образы праздника, и от того, что именно вы выберете, будет зависеть и форма, и программа, и другие аспекты вашего мероприятия.

Еще несколько слов об оформлении. Помните о том, что люди воспринимают информацию и атмосферу через разные каналы восприятия: визуальный, слуховой и ощущения. Продумайте музыкальное сопровождение: выступления музыкантов, звучание музыки во время сбора гостей. Добавьте зрительные образы: фотографии, видеоролики и яркие краски. Предоставьте участникам возможность ощутить атмосферу праздника: например, пусть зал будет полон шаров – участники с удовольствием их возьмут в руки. Пусть будет возможность сделать что-то своими руками (например, в одном из конкурсов). И запомните: главное – это соответствие музыки, зрительных образов и ощущений. Весьма неудачный вариант – во время сбора участников включить спокойную релаксационную музыку – сопроводите это яркими, быстро меняющимися образами. Добивайтесь совпадений!

Третий компонент концепции 4Р – программа (Programm). Здесь следует обратить внимание на следующие моменты.

Всегда продумывайте и пишите подробный сценарий того, что будет происходить. В нем не должно быть места формулировкам типа: «А вот здесь будет праздничная речь президента компании, примерно 10 минут». Выступление может продлиться не 10 минут, а все 40. И представлять собой вовсе не праздничную речь, а отчет о проделанной работе за год. Во избежание незапланированных обстоятельств минута в минуту опишите последовательность, продолжительность и содержание всего, что будет происходить на празднике.

Обязательно согласуйте этот сценарий со всеми, кто будет принимать участие в его «реализации». Убедитесь, что все вас правильно поняли и согласны с предлагаемым вариантом.

Программа должна быть разнообразной и позволить всем участникам быть вовлеченными в процесс. Разнообразие заключается в разных формах активности, которые будут предложены участникам мероприятия. Требование к разнообразию связано с тем, что разные люди предпочитают разные формы активности, которые связаны с их стилями обучения (подробнее об этом в следующих статьях).

Итак:

- одни люди, назовем их активистами, получают больше удовольствия от непосредственного участия в процессе. Они любят быть в центре события и с готовностью участвуют во всем, что предлагают организаторы;

- другие, так называемые теоретики, предпочитают слушать. Для них подойдут такие формы активности, как речи, отчеты и т. п. Они с удовольствием расскажут что-то интересное по заданной теме (можно использовать это как один из элементов программы);

- «рефлекторы» любят наблюдать и задавать вопросы. Среди участников мероприятия их можно узнать по тому, как они наблюдают за происходящим, обсуждают увиденное с коллегами. Чтобы максимально вовлечь этих людей, можно включить в программу вопросы – от записок, адресованных президенту компании, до викторины. Понравится им и демонстрация фильма об основных событиях компании или какого-либо мероприятия;

- «прагматики» стремятся во всем найти конкретную пользу. Именно они больше всего запоминают в корпоративном мероприятии «получение подарков» или «конкурсы с призами». Именно для них в мероприятие включаются различные соревнования.

Таким образом, если вы не обладаете достоверной информацией о том, кого в компании больше – «активистов» или «рефлекторов», программа вашего мероприятия должна быть разнообразной и включать все формы активности. Только тогда вам удастся сделать свой праздник незабываемым и уникальным.

Последний (по очередности, но не по значимости) компонент – участники (Participants). Возможно, вы улыбнетесь, когда прочитаете это. Ведь очевидно, что без них мероприятие не имеет смысла! Однако речь идет не о количестве участников, а об их вовлеченности в процесс. Какой смысл от мероприятия, в котором формально принимают участие много сотрудников, а по факту активны немногие?

Вовлеченности можно добиться только тогда, когда все ваши действия направлены на то, чтобы людям понравилось событие, которое вы устраиваете. То, с каким настроением вы подходите к организации и проведению корпоративного мероприятия, однозначно передается участникам. Залог успеха – это желание сделать событие запоминающимся и удачным.

Крайне необходимо, чтобы сотрудники вовремя и «без потерь» смогли попасть на праздник. Потратив время и силы на поиски места встречи, они могут прибыть не только обессиленными и усталыми, но и рассерженными, разочарованными. Изменить такое настроение очень сложно и лучше исключить возможность его возникновения вообще. Для этого:

- подробно проинформируйте всех сотрудников о времени и месте проведения мероприятия. Сопроводите письмо картой с подробным маршрутом до места праздника;

- если место проведения удалено от метро, подумайте о возможности транспортировки сотрудников до места – этим вы продемонстрируете свое внимание и заботу о них и обеспечите хорошее настроение и силы для участия в мероприятии;

- не назначайте даты мероприятий на потенциально неудобные для проведения даты. Такими датами могут быть: 30 и 31 декабря, 8 марта и 23 февраля, вечер пятницы летом. Подумайте, а еще лучше, проведите опрос среди сотрудников, какие из дней будут максимально удобными (или неудобными).

В завершение несколько слов о том, чем чаще всего запоминаются корпоративные мероприятия: атмосферой веселья, радости, дружелюбия, энергичности, которую вы создаете для них; организацией; и, как ни странно, «пользой» – подарками, наградами, новой информацией… Не забывайте об этом, и успех вам гарантирован!