Аппарат управления принцыпы и методы работы

Организацию и управление работой предприятия осуществляет аппарат управления.

В бизнес словаре дается следующее определение «аппарат управления - органы, подразделения, службы, выполняющие функции управления в масштабе страны, региона, предприятия, фирмы, организации».

Аппарат управления предприятием представляет собой коллектив работников, осуществляющих целенаправленное воздействие на управляемый объект. Сюда входят люди, принимающие управленческие решения, а также обеспечивающие процесс подготовки, принятия и реализации решений. В соответствии с выполняемыми функциями в аппарате управления выделяются руководители, специалисты и технические исполнители.

Любой аппарат управления (контора, офис) представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно, собственно, промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии.

Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис и производит информацию. Это могут быть:

•данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

•документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;

•устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий. Он может: 1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе); 2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах); 3) накапливать информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).

Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции - решений. Это могут быть решения: а) местного и оперативного характера - такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического характера - решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Таким образом, аппарат управления - это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей.

К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности.

К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения.

Руководство предприятий должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть больший объем информации (например, больше писем или технических инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты, с меньшим количеством ошибок); более своевременная информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности - это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы); более высокое качество решений (выбор, который приводит к увеличению прибыли или улучшению качества работы подразделения); более своевременные решения (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий).

Аппарат управления функционирует в форме организационной структуры управления.

Структура управления организацией - совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Организационная структура управления определяет необходимое количество управленческого персонала и распределение его по подразделениям аппарата управления; устанавливает состав подразделений аппарата управления; регламентирует административные, функциональные и информационные взаимоотношения между работниками аппарата управления и подразделениями; устанавливает права, обязанности и ответственность работников управления; определяет требования к профессиональному уровню работников и т.п.

Существует ряд типов организационных структур, среди которых построения по принципу отделов (подразделений) является наиболее простым. Организации можно классифицировать по следующим типам построения управления:

· с линейной организацией управления;

· с линейным и функциональным управлением;

· с двухканальной структурой управления;

· с матричной системой управления;

· с использованием комитетов;

Линейная организация управления имеет место как правило на небольших предприятиях, где распределение задач управления ограничено наличием небольшого управленческого аппарата и производства, смотри схему 1.

Схема 1. Линейная организационная структура предприятия

Все полномочия прямые идут сверху вниз.

В числе преимуществ: чёткое распределение обязанностей, ответственности, оперативный процесс принятия решений, чёткость единоначалия, что способствует формированию стабильной и прочной организации. В числе недостатков – негибкость, жёсткость управления ( всё в руках руководителя и его роль).

Линейно-функциональная структура это наиболее распространённый подход. Линейное управление подкрепляется вспомогательными службами по основным функциям управления (производство, сбыт, финансы).

Схема 2. Линейно-функциональная структура предприятия

Преимущества линейно-функциональной организационной структуры:

- высокий уровень компетентности специалистов и их квалификацию;

- данная форма эффективна для выполнения отработанных планов и действует при эффективной деятельности предприятия;

- позволяет легко управлять подчиненными.

К числу минусов относится:

- не эффективность в сложной ситуации на рынке, ибо затруднена инициатива и эффективная передача снизу вверх;

- решения принимаются на верхнем уровне, вследствие теряется оперативность;

- слабая координация действий функциональных подразделений;

- система продвижения и вознаграждения базируется на способности специалиста выполнять задачи внутри функционального подразделения, а не вкладом в конечный результат.

Дивизионная организационная структура.

В поисках выхода из ситуации неэффективности деятельности линейно-функциональных структур ряд американских компаний в 20-е годы осуществили децентрализацию управления путем создания так называемых дивизиональных структур (Дюнон, Дженерал моторс). В 60-70 годы для крупных фирм США это стал доминирующий подход. Сущность такого подхода в выделении в аппарат управления в качестве основного структурного элемента не функциональной службы, а полностью автономного в хозяйственном отношении производственного отделения – крупного завода или группы предприятий – выпускающих определенный вид изделия. На эти отделения возлагалась вся ответственность за разработку, производство и сбыт более или менее однородной продукции. Соответственно в них формировался аппарат управления и производственное подразделение, смотри схему 3.

Схема 3. Дивизионная организационная структура организации

Матричная система построения организации.

Данная схема предназначена для объединения в группу специалистов компании с целью работы над проектом, смотри схему 4.

Ин – инженер, К – конструктор, МС – снабжение, Ф – финансы, М - маркетолог

Схема 4. Матричная организационная структура

Сотрудники матричной структуры имеют двойное подчинение как руководителю проектной группы, так и своим функциональным руководителям.

Такой подход обеспечивает – разработку инновационных технологий, оперативность, инициативу и т.д. Среди недостатков – алчность, расходы, борьба за власть.

Вместе с тем, что матричные подходы в различных модификациях (отделы разработки нового продукта, хозяйственные инновационные единицы, микроотделы рискованных инициатив, НХЗ (независимые хозяйственные единицы), стратегические хозяйственные центры с ХЦ) благодаря своей гибкости имеют место в крупных и средних компаниях. Необходимо иметь ввиду, что сами по себе они могут быть не эффектны. Опыт банка FM показал, что эффект в деятельности предприятия наступает, когда информационные технологии были «совмещены» со структурой банка.

Эффективность введения компьютерных технологий в деятельности банка была обеспечена созданием рабочих групп из экспертов в области финансов, маркетинга, компьютерных инженеров, действующих совместно на стадии обращения сделки. В то же время рабочая группа стала эффективной, благодаря использованию последних достижений информационных технологий, проникших в экономику. В FM были созданы многопрофильные группы, деятельность которых исправлена на комплексное обслуживание потребителя. Именно взаимодействие обновленных организационных структур и передовых технологий – причина роста производительности труда. В результате изменения организационной структуры FM избавимся от огромного числа управляющих среднего звена, сократив управленческий аппарат.

Менеджмент исходит из того, что идеальная организационная структура предприятия – понятие весьма относительное и формы могут изменяться при развитии фирмы, изменении её стратегии и условий рынка.

Сегодня проблема оптимального сочетания централизации и децентрализации – центральная при создании организационных структур управления.

Второе направление создания «плоских» структур, обеспечивающих сокращение аппарата (среднего звена) с передачей полномочий низовым звеньям.

Третье направление – определяет, что только глубокое изменение организационной культуры, всей системы ценностей в компании – может обеспечить повышение эффективности управления при реорганизации структур управления.

Эволюцию аппарата управления можно проследить начиная с древних цивилизации. Например, древние ассирийцы пользовались клинописью для записи количества произведенной, проданной и за­ложенной на хранение продукции, а также размера налогов. От кли­нописи до компьютеров и телекоммуникаций — такую многовековую эволюцию претерпели виды деятельности и методы работы аппарата управления.

«Контора писаря». О существовании таких контор свидетельству­ют литературные произведения, созданные свыше 150 лет тому назад. По описаниям Чарльза Диккенса, картину лондонского офиса того времени мы можем представить себе так: за высокой конторкой на табуретке сидит клерк и аккуратно вписывает счета в бухгалтерскую книгу или пишет письма гусиным пером, периодически погружая его в чернильницу. Основными орудиями конторщика того времени были перо, чернильница и бухгалтерская книга, средством связи — личный посыльный или пакетная служба. По современным стандартам про­изводительность такого офиса выглядит чрезвычайно низкой: каждое письмо отдельно переписывалось от руки. Если сделана ошибка, все письмо переписывалось заново. Счета подсчитывались вручную. Единственной базой для принятия решений были счета, другой ин­формации не было.

«Механизированный офис». Существенное изменение в техниче­ском оснащении аппарата управления произошло примерно 50 лет спустя, в 1880-х годах с появлением так называемого «механизиро­ванного офиса».

«Механизация офиса» началась с изобретением пишущей машин­ки и появлением ее на широком рынке. Но широкое распростране­ние она получила с появлением телефона, телеграфа, телекса и теле­тайпа, а также с развитием государственной почтовой системы и сети железных дорог. Все это вытеснило «контору писаря», на смену кото­рой пришел «механизированный офис»:

· механическим способом написанные под копирку письма (что сократило время их написания);

· оперативный обмен информацией между офисами посредством почтовой связи, телеграфа и телефона, что позволило принимать ре­шения на базе более полной информации и в более сжатые сроки;

· подготовка квалифицированных кадров с тем, чтобы клерки, бухгалтеры и другие счетные работники не занимались составлением окончательных документов.

В результате этих изменений значительно повысилась продуктив­ность аппарата управления. С изменением техники происходили из­менения в аппарате организации управления и его функциях. Осна­щенный техникой аппарат управления создал предпосылки для раз­вития современных бюрократических организаций, крупных корпо­раций, государственных органов, потому что он обеспечивал их жиз­ненно важной информацией и средствами для обработки документов.

«Электрифицированный офис». Индустриальная революция первой половины XX века характеризовалась широкой разработкой промыш­ленных и бытовых орудий труда, работающих на электроэнергии или электрических сигналах. Изменялась техника аппарата управления, особенно в 1940 — 60-е годы, когда стали широко применяться элект­рические пишущие машинки с заменяемыми головками, копироваль­ные устройства, работающие с ординарной бумагой, портативные дик­тофоны и факсимильные устройства. В результате появился так на­зываемый «электрифицированный офис».

Основной целью этого ряда нововведений было повышение уров­ня делопроизводства. Повысилась продуктивность аппарата управле­ния, качество документов. Электрическая пишущая машинка отли­чалась быстродействием и обеспечивала более четкую, качественную печать, а также позволяла варьировать шрифтом. Копировальное уст­ройство, работающее с ординарной бумагой, давало высококачествен­ные копии документов при незначительных затратах. При этом зна­чительно повысилась оперативность передачи информации.

Во многих странах мира «электрифицированный офис» является аппаратом управления сегодняшнего дня, но в целом ряде стран уже введена технология офиса нового поколения.

Список используемой литературы

1. Автономов, В.С. Введение в экономику: учебник. - М.: Вита-Пресс, 2008.

2. Брасс, А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции. учеб. пособие для студ. экон. вузов. - Минск: ООО «Мисанта», 2002.

3. Менеджмент : учебник / Е.Л. Драчева, Л.И. Юликов. – 8-е издание, стереотипное. – Москва : Академия, 2007. – 288 с. – (Среднее профессиональное образование. Экономика и управление) .

4. Яковлев Г.С. Аппарат управления: принципы организации. - М.: Юрид. лит., 1974.