Планування особистої роботи менеджера

РЕФЕРАТ

Спеціальність: Економіка та підприємництво

Дисципліна: Організація праці менеджера

Тема:

Планування особистої роботи менеджера

Харків 2009

Зміст

Вступ

1. Час – найцінніший ресурс в роботі менеджера

2. Складові планування

3. Практичне значення планування особистої роботи менеджера

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

У повсякденному житті менеджер повинен виконувати безліч робіт, які визначаються функціональними обов’язками, зумовленими посадою, різними життєвими ситуаціями. Це вимагає здійснення планування року, півріччя, місяця, тижня, дня. Найскладніше розробляти план дня, що пов’язано з необхідністю врахування обсягу діяльності, яка підлягає виконанню, відповідно до плану досягнення життєвих цілей, заходів і робіт інших сфер життя люди-ни, непрогнозованих раніше ситуацій, що потребують часу, а також дефіци том часу.

При плануванні скорочується час на виконання посадових обов’язків, організується цілеспрямована діяльність, зменшуються шанси бути захопле ним поточними подіями.

Планування особистої роботи – складний і багатогранний процес, в якому необхідно комплексно вирішувати багато завдань, здійснювати великий обсяг розрахунків і прогнозувати обстановку. Велику роль у плануванні особистої роботи відіграє правильна організація планування. На результативність планування керівника впливає грамотне використання апарату управління.

1. Час – найцінніший ресурс в роботі менеджера

Важливою якістю менеджера є вміння реагувати на зміни, які відбуваються на підприємстві і поза ним, часто за умов дефіциту інформації і часу. У зв’язку з цим виникає небезпека помилковості рішень. Менеджери діють за умов, коли вони весь час відчувають тиск власників, вищих менеджерів, підлеглих, споживачів, ділових партнерів. Як наслідок, чимало менеджерів зазнають стресів, що негативно позначається на ефективності їхньої праці.

Причиною незадовільної роботи багатьох менеджерів, особливо початківців, є невміння розпоряджатися часом. Такі менеджери прагнуть виконати усі завдання самостійно, встигнути на усі наради, прийняти всіх відвідувачів, глибоко вникнути в усі питання діяльності підприємства. Вони приїздять на роботу першими і їдуть з неї останніми. При цьому чимало справ залишаються невиконаними. Менеджер, який не вміє розпоряджатися часом, нездатний побачити перспективу за безліччю повсякденних турбот. Врешті ефективність його праці мінімальна, виникає відчуття незадоволення собою, підлеглими, невпевненість у власних силах. Причиною цього є невміння планувати роботу.

Для менеджера, що має недолік часу на вирішення виробничих, фінансових, соціальних та інших проблем, характерні:

- безплановість у використанні робочого часу і слабке опрацювання ключових сфер діяльності;

- нервозність, поспіх у діях;

- нетерплячість у прийнятті рішень і ц відносинах з рівними за рангом і з підлеглими;

- відсутність порядку на робочому місці;

- надмірність і безсистемність роботи з документами і кореспонденцією, що надходить;

- недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах і низький ступінь делегування функцій і відповідальності підлеглим;

- використання принципу “що не встиг на роботі – дороблю вдома”.

Вітчизняні дослідження, в ході яких визначалися основні причини пе-ревантаження менеджерів вищого і середнього рівнів і причини неефективно-го використання робочого часу, показали такі результати:

- недостатня кваліфікація управлінського персоналу – 66%;

- невпорядкованість інформації – 50%;

- низький рівень механізації праці в управлінні – 50%;

- неорганізованість виробничих процесів – 32%;

- нечіткий розподіл прав і обов’язків – 30%;

- велика кількість нарад – 28%.

Аналіз використання робочого часу вітчизняними менеджерами свідчить про наступне: тривалість робочого часу перевищує норму на 3 години, а корисна зайнятість при цьому складає всього 5-6 годин; заступники директора “перепрацьовують” по 2-3 години, а корисна зайнятість відповідно складає 5-6 годин. Менеджери підрозділів використовують час приблизно так само, як і головні фахівці. Коли йдеться про корисну зайнятість, то мається на увазі перелік робіт, видів діяльності, прийняття рішень, що входять у компетенцію тільки цих менеджерів.

Особливості часу як ресурсу: незворотність, неможливість купівлі та зберігання, заміни або збільшення обсягу (обмеженість).

Таким чином, час – один з ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження ро-бочого дня, нераціонального його використання. Брак часу – це результат відсутності чіткості, плановості та організованості роботи менеджерів. Встановлено, що непередбачена трихвилинна телефонна розмова нерідко призводить до втрати 15-20 хвилин, необхідних для того, щоб знову зосередитись і відновити початкову працездатність.

Уміння ощадливо і раціонально використовувати робочий час, постійно удосконалювати процес його планування – ознака організованого менеджера. Під плануванням робочого часу досить часто розуміють простий перелік поточних справ на наступний день. Зважаючи лише на перелік робіт і не знаючи їх тривалості, на практиці, у кращому випадку, обмежуються спробою оцінити обсяг майбутньої зайнятості без аналізу бюджету часу. Але урахування витрат робочого часу з усіх видів робіт дає можливість одержати повну картину завантаження. Планувати особистий робочий час менеджера необхідно так само, як і всі інші види діяльності підприємства та його ресурси.

Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу – часу. Чим краще розподілений (спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах менеджера. Планування як складова частина раціональної організації особистої роботи менеджера означає підготовку до реалізації її цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі.

Аналогічно тому, як підприємство планує стратегію своєї діяльності, кожна людина повинна думати про майбутнє і не піддаватися перебігу подій. Головна перевага планування полягає в тому, що воно приводить до значної економії часу в цілому.

Існує оптимум витрат часу на планування, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день). Такий оптимум має складати не більше 1%.

Успішна діяльність підприємства можлива лише за умови, що планування у ньому здійснюється цілеспрямовано. Проте керівництво багатьох підприємств через зайву самовпевненість не приділяє належної уваги розробці плану і тому змушене вдаватися до “вольового” управління, що призводить до аврального режиму роботи і, в кінцевому рахунку, - до заниженої якості результату. Цілі таких менеджерів, як правило, змінюються щоденно, і їхній спосіб роботи яскраво демонструє, як не потрібно реалізовувати план.

Якщо є впевненість, що задача є добре вивченою і достатньо простою для того, щоб можна було її вирішити без застосування формальних методів планування, то ця обставина виправдовує прагнення заощадити час на плануванні та використати його для організації і координації. Тому деякі підприємства можуть досягти певного рівня успіху, не докладаючи значних зусиль на формальне планування. Більш того, саме лише планування і сам план не гарантують успіху. Проте формальне планування може створити ряд цінних і істотних чинників для успіху підприємства.

2. Складові планування

Виділяють сім складових планування.

Першою складовою планування є збільшення масштабу задач, їх комплексності. Кожна виконана робота привносить свою частку у вирішення задачі, а вирішення кожної задачі – у досягнення цілей підприємства. У плані концентруються всі прийняті рішення щодо досягнення цих цілей. При плануванні ми намагаємося відповісти на такі питання: що повинно бути зроблено; коли це буде зроблено; хто це буде робити; де це буде зроблено; що для цього необхідно?. Комплексність породжує необхідність у спеціалізації, а оскільки кожен спеціаліст “розмовляє своєю мовою”, відповідає за свою сферу діяльності підприємства, має свою точку зору, то спеціалізація може привести до порушення погоджених дій. Тому необхідно об’єднати думки всіх спеціалістів аби скоординувати їхні дії на досягнення цілей підприємства.

Друга складова планування – це зростаюче значення часу. Якщо підприємтсво збирається налагодити випуск певної продукції раніше за конкурентів, то воно повинно впровадити відповідні заходи у терміни, що передбачаються у планах.

Третьою складовою планування є обмеженість ресурсів. План повинен бути розроблений так, щоб використання обмежених ресурсів було оптималним і щоб ресурсами можна було маневрувати.

Четверта складова. Важливу роль відіграють витрати, капітальні вкладення і їхня рентабельність. Проект є непродуктивним доти, доки продукція не буде реалізована. Тому необхідно передбачити усі шляхи якомога швидкого отримання прибутку. Ця обставина ще раз підкреслює необхідність суро вого дотримання плану.

П’ята складова. Внаслідок ускладнення господарських задач, витрат виробництва через зростання цін і непередбачуваність економічної ситуації збільшується й елемент ризику в реалізації цілей підприємства. Тому умовою фінансування плану реалізації цілей підприємства є не просто план, а план, який може бути реалізований.

Шоста складова. На процес реалізації плану, а отже і на досягнення цілей підприємства, впливають різноманітні складові. На цей випадок не обхідно заздалегідь запобігти небажаних наслідків ситуації, що змінилася. Таке планування використовується для прийняття рішень у будь-якій непередбаченій ситуації. Варто особливо підкреслити, що зміна плану та аналіз наслідків таких змін можливі тільки за умови існування самого плану. Тому при плануванні реалізації цілей підприємства формується основа для контролю і управління.

Сьома складова. Досягнення цілей підприємства залежить від внеску кожного. Планування забезпечує єдність цілей для всіх членів підприємства.

3. Практичне значення планування особистої роботи менеджера

Практичне значення планування особистої роботи менеджера полягає в наступному:

- якщо комплекс робіт вирішує конкретну задачу та направлений на кінцеві цілі управлінської діяльності, то добре розроблені плани забезпечують їхнє досягнення. Планування визначає що, коли, де, як, скільки і навіщо потрібно для досягнення даної цілі. Таким чином, воно є засобом створення ланки між встановленням цілі і більш повним планом її реалізації;

- планування дозволяє оцінити практичні можливості досягнення цілей. Воно є єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей;

- планування полегшує пошук кращих і більш ефективних шляхів досягне-ння цілей підприємства;

- планування виявляє і встановлює зони потенційних проблем і несподіваних наслідків;

- планування забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних планів і ресурсів;

- планування є основою для контролю. Щоб контроль був ефективним, його варто тісно пов’язувати з плануванням. Таке узгодження є дуже важливим для забезпечення ефективності процесу управління в цілому. Ефективний кількісний метод його здійснення – це складання графіків, розкла-дів і бюджету;

- планування допомагає визначити потрібні робочі взаємодії і взаємовідно-сини. Оскільки воно служить для формування цілей, то допомагає створити єдність загальних цілей у межах підприємства;

- планування дозволяє передбачити обставини, які варто враховувати при досягненні цілей. Формальне планування сприяє зниженню ризику в про-цесі прийняття рішень.

Висновки

Планування є єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей; воно полегшує пошук кращих і більш ефективних шляхів досягнення цілей підприємства; планування виявляє і встановлює зони потенційних проблем і несподіваних наслідків; воно забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних планів і ресурсів; планування є основою для контролю; воно допомагає визначити потрібні робочі взаємодії і взаємовідносини; планування дозволяє передбачити обставини, які варто враховувати при досягненні цілей.

Процес розробки плану особистої праці менеджера пропонується здійснювати за такими етапами. На першому етапі менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Другий етап: після складання переліку робіт на плановий період необхідно визначити витрати часу, потрібного для виконання кожного виду роботи. На третьому етапі слід зарезервувати час для непередбачених справ. Четвертий етап: необхідно визначити фонд робочого часу планового періоду. П’ятий етап: необхідно здійснити контроль співставленням розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу. Якщо спостерігається перевищення потрібних витрат часу над фондом планового періоду, необхідно переглянути перелік планових робіт. Шостий етап: менеджер складає план особистої роботи до виконання.

Планування робочого часу менеджера повинно здійснюватися з ураху-ванням раціональної черговості проблем, які необхідно вирішити. Спочатку слід планувати справи: з фіксованим терміном виконання; ті, що вимагають значних витрат часу; неприємні справи, відкладання яких на потім небажано. Далі планується рутинна робота і виконання повсякденних обов’язків. Третє місце відводиться другорядним і епізодичним справам.

Існує декілька видів планів: перспективні (річні та місячні) плани – планування результатів; оперативні (тижневі, щоденні) плани.

Список використаної літератури

1. Л.В. Балабанова, О.В. Сардак. Організація праці менеджера. – К.: ВД ”Професіонал”, 2007

2. В.М. Колпаков. Організація праці менеджера. – К.: ВД “Персонал”, 2008.

3. В.І.Терещенко. Організація і управління. – К.: Знання,1990.

4. Л.Н.Зудіна. Організація управлінської праці. – М.: ІНФРА-М, 2006.