Сутність організації бухгалтерського обліку в Україні

Сутність організації бухгалтерського обліку в Україні

У сучасних умовах господарювання одним із заходів, спрямованих на вдосконалення управління підприємством є раціональна організація бухгалтерського обліку, яка забезпечує високий рівень виконання його завдань, чіткий порядок у його веденні.

Перед визначенням сутності організації бухгалтерського обліку розглянемо природу та розуміння організації взагалі.

Організація має безпосереднє відношення до формування, розвитку, відображення і представлення всього, що оточує людину та утворює її життєдіяльність. Всі заплановані та здійснювані людські дії, їх результати є проявом сутності організації, а дослідження людиною оточуючого світу починається, передусім, з вивчення того, як все організовано. У ході пізнання оточуючого середовища людина постійно спостерігає прояви відносно ефективного функціонування об'єктивної реальності: устрій природи, розвиток рослин, поведінка тварин. Деякі прояви організації (наприклад, будова мурашника, бамбука, мушлі та ін.) використовуються людиною у своїй діяльності.

Термін "організація" походить від середньовіч. лат. organizo -повідомляю стрункий вигляд, налаштовую. Пізніше під латинським словом organizo розуміли стрункий вигляд, об'єднання. Дещо іншим за зазначенням є французьке слово organisation - устрій, формування, взаємозв'язок.

У сучасній науці й практиці використання терміну "організація" є буденним і водночас різноманітним. Для розуміння поняття "організація" можуть використовуватися різні визначення, які відображають широкий спектр загальноприйнятих уявлень і застосування даного терміну (табл. 1).

Таблиця 1. Варіанти тлумачення терміну "організація"

Отже, в тлумаченні терміну "організація" існують суттєві відмінності.

У найбільш загальному трактуванні організація - це упорядкування, налагодження певної системи. Основними вузлами будь-якої системи є її механізм, система в статиці (структура, кадри, техніка) і динаміці (процеси, які відбуваються у системі).

Механізм системи характеризують її теорія (визначення мети, предмета, метода, суб'єкта та об'єкта) і практика. Систему у статиці визначають її структура, складові елементи та їх співвідношення і техніка, у динаміці -технологічні процеси. Організація передбачає порядок, збереження і підтримання стану певної упорядкованості елементів системи в цілому, забезпечення її якісної визначеності.

Визначення сутності організації як процесу формування певної системи обумовлено тим, що створення будь-якої організації (внутрішнього впорядкування структури) займає відповідний проміжок часу та є послідовністю певних дій. Такий підхід акцентує увагу на послідовності явищ, подій, дій у поясненні сутності організації як процесу. Саме послідовність, її зміст, обумовленість визначають сутність процесу організації.

Отже, в цілому організацію можна визначати і як процес, і як систему. Остання складається або формується у результаті процесу.

Процес у відношенні до системи виступає джерелом, умовою і механізмом її виникнення, становлення та розвитку. Тому організація як процес є первинною, як система - вторинною.

У деяких випадках термін "організація" вживається для позначення властивості, яка розуміється як діяльність з упорядкування всіх елементів визначеного об'єкта в часі та просторі. Таке трактування досить близьке до поняття "організовувати", тобто порядковувати, налагоджувати або утворювати. Тому поряд з науковим розумінням терміну "організація" його застосування має важливе прикладне значення. У прикладному розумінні організація передбачає впорядкування та узгодження цілеспрямованої діяльності учасників процесів і систем для забезпечення їх ефективного функціонування і розвитку, що передбачає:

=> підготовку до здійснення певного заходу;

=> визначення програми дій;

=> наділення повноваженнями учасників заходу, який проводиться, забезпечення необхідною інформацією і технічними засобами;

=> контроль за реалізацією визначених заходів.

Такі завдання висуваються і вирішуються у процесі практичної організаційної діяльності.

Як і будь-яка діяльність бухгалтерський облік для успішного ведення і забезпечення його інформацією планування, аналізу та контролю господарської діяльності підприємства потребує належної організації, яка передбачає вирішення ряду методичних, технологічних, технічних і організаційних питань.

Система бухгалтерського обліку не з'явиться і не буде функціонувати на окремому підприємстві без організації, яка виступає ефективним інструментом побудови та здійснення облікового процесу, управління майном і розвитку підприємства.

Від раціональної організації бухгалтерського обліку залежить можливість отримання й представлення зацікавленим користувачам всієї необхідної інформації.

Рівень виконання завдань бухгалтерського обліку передусім залежить від його організації. Раціональна організація бухгалтерського обліку має суттєве значення для задоволення потреб управлінського персоналу в інформації, яка є підставою для пошуку шляхів підвищення ефективності діяльності суб'єкта господарювання, забезпечує збереження майна власника та достовірне визначення результатів діяльності.

Організація бухгалтерського обліку супроводжує створення підприємства, та забезпечує його підготовку до ефективної діяльності. Без організованого бухгалтерського обліку неможлива діяльність суб'єктів господарювання, оскільки це суперечить чинному законодавству України.

На сучасному етапі власники повинні не тільки усвідомити роль організації бухгалтерського обліку у забезпеченні ефективності процесу управління, але й зрозуміти, що організація бухгалтерського обліку покликана зберегти та примножити їх майно. У багатьох випадках участі власників у процесі організації бухгалтерського обліку перешкоджають наступні обставини:

необізнаність в достатній мірі власника в питаннях бухгалтерського обліку для формування облікової політики підприємства;

власник не бере безпосередньої участі в управлінні підприємством;

наявність декількох власників, що ускладнює їх участь у процесі формування облікової політики.

Процес організації бухгалтерського обліку передбачає вибір, впорядкування, встановлення зв"язку та об'єднання в часі й просторі необхідних складових. Таке розуміння є основою для пояснення організації бухгалтерського обліку як цілеспрямованого об'єднання, встановлення зв'язків, складових, які забезпечують виконання бухгалтерським обліком своїх завдань.

У цілому організацію бухгалтерського обліку визначають як:

=> сукупність способів створення та впорядкування системи бухгалтерського обліку для забезпечення її функціонування з урахуванням особливостей суб'єкта господарювання;

=> систему умов та елементів побудови облікового процесу для отримання достовірної і своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства та здійснення контролю за раціональним використанням майна власника;

=> науково обґрунтовану сукупність умов, які забезпечують найбільш економне та раціональне здійснення збору, обробки та зберігання бухгалтерської інформації для оперативного контролю за правильним використанням майна підприємства та надання користувачам неупередженої фінансової звітності.

У широкому розумінні організація бухгалтерського обліку є упорядкуванням всіх елементів системи бухгалтерського обліку, налагодженням і удосконаленням його процесу.

Організація бухгалтерського обліку - це сукупність заходів власника (керівника) підприємства, які мають цілеспрямований характер щодо створення, забезпечення, постійного впорядкування і вдосконалення функціонування системи бухгалтерського обліку та здійснення його процесу на підприємстві.

Виступаючи передусім в якості методичної бази, організація бухгалтерського обліку забезпечує отримання, відображення і застосування знань про принципи, форми й способи побудови процесу бухгалтерського обліку, отримання інформації про господарську діяльність підприємства.

Слід чітко відрізняти поняття "організація" і "ведення" бухгалтерського обліку. Організація бухгалтерського обліку - це прерогатива власника (керівника) у співпраці з обліковими працівниками. Ведення бухгалтерського обліку входить до обов'язків облікових працівників та полягає у застосуванні бухгалтером узгодженої з керівництвом підприємства методики та технології відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій і складання бухгалтерської звітності.

Бухгалтерський облік організується передусім для отримання користувачами в будь-який момент часу інформації необхідної деталізації. Тому організовуючи бухгалтерський облік, необхідно пам'ятати, що він повинен існувати не заради самого себе, а задля задоволення інформаційних потреб користувачів.

Раціональна організація бухгалтерського обліку визначає успішність фінансово-господарської діяльності підприємства, оскільки саме завдяки використанню інформації, яку надає бухгалтерський облік, суб'єкти управління підприємством отримують змогу забезпечити збереження і примноження позитивних результатів діяльності всього колективу підприємства, а його відсутність або серйозні помилки в організації чи веденні призводять до втрати досягнутого успіху.

Ефективність організації бухгалтерського обліку проявляється у своєчасності формування інформації про фінансово-майновий стан суб'єкта господарювання, її достовірності та доступності для зацікавлених користувачів.

Завдання організації бухгалтерського обліку визначаються, виходячи із завдань бухгалтерського обліку і передбачають:

=> вибір методики ведення бухгалтерського обліку;

=> вибір технології і техніки ведення бухгалтерського обліку;

=> підбір облікового персоналу та забезпечення їх роботи.

Виконання завдань організації бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей діяльності суб'єкта господарювання забезпечить своєчасне, повне, достовірне та безперервне відображення всіх господарських операцій, здійснених на підприємстві; обробку даних за допомогою відповідних процедур, прийомів і способів відповідно до вихідної інформації; складання на основі отриманого масиву інформаційних даних, зафіксованих у первинних документах, облікових регістрів і бухгалтерської звітності та своєчасне її надання зацікавленим користувачам.

Організаційні моменти бухгалтерського обліку можуть регулюватися як на рівні держави, так і на рівні підприємств. Передумовою правильної організації бухгалтерського обліку є державне управління бухгалтерським обліком, яке повинне забезпечити єдиний підхід до відображення в обліку однорідних господарських операцій, їх оцінки, уніфікацію первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та форм звітності.

Суб'єктами організації бухгалтерського обліку виступають власник, керівник підприємства та головний бухгалтер.

Предметом організації бухгалтерського обліку с забезпечення процесу ведення і функціонування системи бухгалтерського обліку на підприємстві.

Об'єктами організації бухгалтерського обліку є документування господарських операцій і документооборот підприємства, фінансова політика, структура облікового підрозділу підприємства та регламентація роботи облікових працівників, організаційне, методичне, правове та технічне забезпечення бухгалтерського обліку та ін.

Крім того, з веденням бухгалтерського обліку пов'язані й інші працівники підприємства: керівники структурних підрозділів (начальники цехів, бригадири та ін.), окремі працівники (комірники, майстри, водії та ін.). Наприклад, комірник повинен у встановлені графіком документообороту терміни звітуватися про рух товарно-матеріальних цінностей на складі. Таким чином, робота інших працівників з виконання операцій, пов'язаних з бухгалтерським обліком, потребує також організації, а тому вона є об'єктом організації бухгалтерського обліку.

Складові об'єктів організації бухгалтерського обліку законодавством чітко не врегульовано. Кожне підприємство повинно самостійно визначати питання організації бухгалтерського обліку з урахуванням норм законодавства та особливостей діяльності суб'єкта господарювання.

Особливості складових об'єктів організації бухгалтерського обліку на підприємстві повинні бути врегульовані розпорядчими документами підприємства:

положенням про бухгалтерську службу;

посадовими інструкціями;

розпорядчим документом з облікової політики;

графіком документообороту;

планами проведення інвентаризації тощо.

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснення господарських операцій у первинних документах, зберігання оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Керівник підприємства повинен забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами та працівниками підприємства вимог головного бухгалтера (бухгалтера) щодо дотримання правил ведення бухгалтерського обліку, надання для обліку документів і даних. Це здійснюється шляхом видання відповідних наказів, розпоряджень, затвердження положень про підрозділи, посадових інструкцій, іншими діями, спрямованими на виконання вимог головного бухгалтера працівниками, які мають відношення до ведення бухгалтерського обліку.

Відповідно до чинного законодавства бухгалтерський облік повинен вестися з перших днів функціонування підприємства до офіційного припинення його діяльності. При створенні суб'єкта господарювання роль бухгалтера або особи, яка тимчасово виконує його обов'язки, є досить важливою, оскільки він бере участь у підготовці та реєстрації установчих документів, відкриває рахунки в банку, реєструє підприємство в податкових органах і т.д.

Процес організації бухгалтерського обліку є трудомісткім, вимагає ґрунтовних знань особливостей діяльності підприємства.

Різноманітні стадії життєвого циклу підприємства відповідним чином впливають на ведення бухгалтерського обліку та формування звітності. Однак у будь-якому випадку ведення бухгалтерського обліку неможливе без його організації.

Для раціональної організації бухгалтерського обліку необхідно:

досконало ознайомитися з діяльністю суб'єкта господарювання;

підібрати облікових працівників;

визначити для кожного з них обов'язки та створити необхідні для роботи умови;

забезпечити контроль і встановити відповідальність за невиконання обов'язків.

Процес організації бухгалтерського обліку передбачає три етапи:

=> створення суб'єкта господарювання (складання протоколу зборів засновників, який передбачає рішення про прийняття керівника на посаду, який автоматично відповідно до законодавства визнається відповідальною особою за організацію бухгалтерського обліку);

=> організація бухгалтерського обліку (даний етап передбачає три взаємопов'язані напрями: методичний, технологічний і організаційний);

=> впорядкування і вдосконалення системи бухгалтерського обліку -етап, який супроводжує життєдіяльність підприємства для забезпечення j ефективного функціонування бухгалтерського обліку та його ведення.

Напрями організації бухгалтерського обліку (методичний, організаційний і технологічний) забезпечують формування системи бухгалтерського обліку та здійснення його процесу в умовах конкретного суб'єкта господарювання.

Характеристику напрямів організації бухгалтерського обліку представлено в табл. 2.

Таблиця 2. Характеристика напрямів організації бухгалтерського обліку за змістом

На рішення власника (керівника) підприємства щодо окремих питань організації бухгалтерського обліку впливає велика кількість факторів, які охоплюють як загальні характеристики суб'єкта господарювання (форма власності, розмір підприємства, організаційно-правова форма діяльності, вид діяльності, галузь, наявність матеріальної бази, стратегія фінансово-господарського розвитку), так і окремі показники господарської діяльності (середньоспискова чисельність працівників, обсяги діяльності, рентабельність продукції тощо).

Суттєвий вплив на організацію бухгалтерського обліку здійснює організаційно-правова форма господарювання - форма здійснення господарської діяльності з відповідною правовою основою, яка визначає характер відносин між засновниками (учасниками), режим майнової відповідальності за зобов'язаннями підприємства, порядок створення, реорганізації, ліквідації, управління, розподілу одержаних прибутків, можливі джерела фінансування діяльності тощо.

Організація бухгалтерського обліку на будь-якому із суб'єктів господарювання повинна відбуватися з урахуванням обсягів його діяльності та організаційної структури. Так, обсяги господарської діяльності визначають кількість працівників облікового підрозділу підприємства. Організаційна структура впливає на взаємозв'язок облікових працівників з працівниками інших структурних підрозділів підприємства.

Однак найголовніше, що слід враховувати в процесі організації і ведення бухгалтерського обліку, це технологічний процес виробництва. Розглянемо для прикладу підприємство харчової промисловості. Для виробництва продукції в цій, як і будь-якій іншій галузі, необхідна сировина. Організація бухгалтерського обліку на такому підприємстві повинна забезпечити не лише інформацію про наявність і кількість запасів на певну дату, а й інформацію про їх якість, а саме про їх придатність до використання при виготовленні продуктів харчування.

Для будівельних підприємств характерним може бути "виїздний" характер бухгалтерської служби, тобто створення облікових підрозділів на окремих об'єктах, які будуються. Це зумовлено передусім тим, що за таких умов досить зручним є здійснення оперативного контролю за витрачанням будівельних матеріалів і дотриманням строків виконання замовлень.

Суттєвий вплив також здійснюють зовнішні у відношенні до підприємства фактори: економічні (система оподаткування, рівень свободи дій, система нормативного регулювання), політичні, соціальні, географічні тощо. Саме під їх впливом відбувається організація суб'єктів і процесу бухгалтерського обліку.