Регистрация продаж и прогнозирование

РЕГИСТРАЦИЯ ПРОДАЖ И ПРОГНОЗИРОВАНИЕ

1. Ведение записей, связанных с продажей товаров

В этой работе речь пойдет о ведении записей, связанных с продажей товаров. Это необходимо как для организации интенсивного сбыта, так и для контроля за эффективностью мероприятий в сфере маркетинга.

С помощью этих записей Вы сможете контролировать свою деятельность по сбыту не только в данный момент, но и в будущем. Они дадут Вам возможность получить информацию, необходимую для выяснения ряда очень важных вопросов. Вы будете знать:

какие товары пользуются повышенным спросом;

какие товары следует заменить более ходовыми;

какой может быть величина объема продаж в следующем году.

Примечание

Записи, о которых идет речь в данном случае, преследуют совсем другие цели в отличие от записей, на основе которых рассчитывается НДС и которые используются для подготовки бухгалтерских отчетов.

Записи, связанные с продажей товаров, необходимы в том случае, если Вы хотите, чтобы Ваш бизнес был успешным и прибыльным. Вы должны всегда иметь под рукой все необходимые данные и цифры.

Бизнесом нельзя заниматься интуитивно или под влиянием внезапного озарения.

Хотя озарение в бизнесе играет не последнюю роль, оно все-таки не может заменить собой тех необходимых данных и цифр, на основе которых Вы будете принимать то или иное коммерческое решение.

2. Что станет основой для Ваших записей

Необходимо тщательно продумать вопрос о том, как лучше организовать ведение записей.

Во-первых, следует определить периодичность Ваших записей. Может быть, Вы не захотите осуществлять контроль за ходом реализации товаров чаще одного раза в месяц. Не исключено, что одного раза окажется вполне достаточно.

Поскольку в каждом месяце разное количество дней и, кроме того, каждый месяц начинается и заканчивается в разные дни недели, лучше всего взять за основу отрезок времени, состоящий из четырех недель. Таким образом, в течение года у Вас будет тринадцать отчетных периодов времени, известных под названием «лунный месяц». В этом случае Вы сможете сравнивать друг с другом различные месяцы и годы.

Разумеется, в зависимости от особенностей Вашего вида бизнеса можно вести записи, например, один раз в квартал или каждые две недели. Это можно делать даже ежедневно, особенно в том случае, если у Вас есть компьютер.

Во-вторых, необходимо решить, в каких единицах Вы будете вести учет товаров — в стоимостном (в рублях) или в натуральном (штуках, упаковках, килограммах и т.д.) выражении.

Если Вы продаете товары, лучше всего вести его в натуральном выражении, поскольку стоимостные показатели со временем могут существенно измениться. Сравнивая стоимостные показатели за разные годы, Вы можете обнаружить, что объем продаж увеличился. Но, если Вы примете во внимание рост цен, окажется, что на самом деле было продано меньше!

Если Вы занимаетесь оказанием каких-нибудь услуг, в этом случае лучше всего использовать стоимостные показатели. Но не забудьте сделать поправку на инфляцию.

3. Зачем нужно вести записи, связанные с продажей товаров?

Это необходимо для того, чтобы:

контролировать оборот складских запасов товаров (особенно если срок их хранения ограничен);

определить ходовые и неходовые виды товаров;

знать, какие товары приносят больше прибыли, а какие — меньше;

определить объем продаж в расчете на один квадратный метр площади или на одну товарную полку;

определить среднюю стоимость одной покупки товаров или же стоимость покупки товаров в расчете на одного клиента;

создать систему материального стимулирования своих сотрудников.

Вероятно, Вы планируете проведение рекламной кампании и мероприятий, направленных на стимулирование сбыта. Ведение записей, связанных с продажей товаров, даст Вам возможность определить степень эффективности своих действий в этих областях.

С их помощью Вы сможете узнать:

произошло ли увеличение объема продаж в результате проведенной Вами рекламной кампании;

произошло ли увеличение объема продаж в результате проведенных Вами мероприятий, направленных на стимулирование сбыта;

величину объема продаж в различных регионах России, если Ваши товары продаются во многих частях страны;

количество полученных заказов и величину объема продаж в результате посещения различных торговых выставок;

количество полученных заказов и величину объема продаж в результате рассылки своих рекламных объявлений по почте;

стоимость возвращенных бывших в употреблении товаров в обмен на новые товары, а также величину объема продаж этих новых товаров.

Кроме того, ведение записей позволит Вам более точно определять тенденции развития рынка и прогнозировать объем сбыта своих товаров в следующем году.

А теперь настало время определить, какие именно записи потребуется вести Вам лично. Укажите, какого рода записи Вы будете вести и почему.

С какой периодичностью Вы будете вести свои записи?

Вы будете использовать натуральные или стоимостные показатели?

С какой целью Вы будете использовать записи, связанные с продажей товаров?

в текущем году

в следующем году

через пять лет

4. Какие цифры и данные Вы будете использовать

Выяснив, зачем Вам нужно вести записи, связанные с продажей товаров, следует подумать, как Вы будете это делать.

Естественно, в первую очередь Вас будет интересовать, сколько товаров продано или же сколько времени потрачено на оказание определенных услуг.

Самый простой способ — периодическая проверка величины товарных запасов (например, каждые четыре недели). На это требуется немало времени, поэтому необходимо вести учет товарных запасов.

Чтобы определить объем продаж в течение данного периода времени, надо к величине товарных запасов на начало периода прибавить количество поступивших товаров, а затем вычесть количество израсходованных товаров (например, возврат части товаров поставщику, передача на склад) и размер товарных запасов на конец периода.

Объем продаж в течение данного периода времени включает в себя также «усушку и утруску» товаров (т.е. так называемый недокументированный расход товаров).

Недокументированный расход товаров — это разница между документированной стоимостью товаров и фактической стоимостью их реализации. К нему, в частности, относятся товарные потери, растраты, хищения.

Если Вы продаете одновременно различные виды товаров (например, напитки, шоколадки, сигареты, газеты и т.д.), Вам потребуется немало времени для осуществления контроля за величиной товарных запасов.

А если Вы работаете еще и в выходные дни, этим придется заниматься по вечерам после работы. Тем не менее эти затраты времени впоследствии оправдают себя.

Чуть менее точным показателем количества проданных товаров является величина документированного расхода товаров со склада в течение данного периода времени. На этот метод можно полагаться только в том случае, если Вы регулярно поддерживаете определенную величину товарных запасов в течение данного периода времени.

Если Вы хотите вести записи продаж товаров, которые являются прямым следствием проведенной Вами рекламной кампании и мер, направленных на стимулирование сбыта, то для этого Вам потребуется более точная и подробная система учета. Подобная система пригодится Вам и в том случае, если Вы захотите разработать схему материального и морального стимулирования своих сотрудников.

А можно ли в принципе непосредственно и документированно учитывать продажу товаров? Да, можно. Но для этого Вам потребуется новейший, довольно сложный кассовый аппарат, который мог бы указать в копии чека по каждому товару наименование, количество покупки и ее стоимость. Продажа крупных штучных товаров может подсчитываться по копии или отрывному талону ярлыка.

Некоторые кассовые аппараты способны суммировать стоимость продаж каждого вида товара отдельно, экономя Ваше свободное время. Перед тем, как принять решение о его покупке, Вам придется взвесить свою потребность в подобного рода информации о количестве и наименованиях проданных товаров, а также стоимость этого аппарата. И все же, если Вы предполагаете увеличить масштаб своей хозяйственной деятельности, Вам вряд ли удастся обойтись без этого приспособления.

Разумеется, для обработки данных кассового аппарата потребуется соответствующая счетная техника. В таком случае Вашу жизнь может существенно облегчить персональный компьютер, использующий специальную программу обработки данных, связанных с продажей товаров.

Если даже Вы не держите товарных запасов, все равно необходимо вести записи, связанные с продажей товаров. Особенно это касается регистрации и учета заказов клиентов, времени доставки им товаров и т.д.

Поэтому, независимо от предлагаемых Вами товаров или услуг, Вы должны вести записи, связанные с их продажей. А теперь настало время подумать и принять решение относительно того, как Вы будете это делать.

Прочитайте приведенные ниже вопросы и отметьте тот вариант, который в наибольшей степени отвечает особенностям Вашего вида бизнеса.

Периодическая проверка товарных запасов?

Документирование расхода товаров со склада?

Использование новейшего кассового аппарата, учитывающего продажу товаров?

Другие варианты (какие именно?)

Если Вы предполагаете использовать кассовый аппарат, способный учитывать продажу товаров, сколько видов операций он должен выполнять?

Наведите справки о продающихся в настоящее время кассовых аппаратах. Сколько стоит подходящий Вам аппарат? Может быть, Вам удастся купить его в рассрочку.

5. Прогнозирование

Записи, связанные с продажей товаров, представляют собой наибольшую ценность для прогнозирования. На основе данных об объемах продаж за последние 3-4 года можно выявить определенную тенденцию.

Говоря другими словами, можно заметить, увеличивается объем продаж или нет.

Затем можно экстраполировать («продолжить») эту тенденцию в будущее и дать прогноз величины объема продаж в конце следующего года. Разумеется, это возможно только в том случае, если рыночная конъюнктура не изменится радикальным образом.

Прогнозирование в принципе связано с использованием довольно сложных математических методов. Но в данном случае мы рассмотрим самые простые приемы.

Прогнозирование будущего объема продаж представляет огромную ценность для составления бюджета предприятия. Оно позволяет определить, каким будет объем продаж в следующем году в натуральном выражении, после чего уже можно определить его стоимость.

Примерно определив таким образом величину доходов в следующем году, Вы можете перейти к подготовке расходной части бюджета своего предприятия. А следом за этим можно попробовать составить план движения Ваших денежных средств.

Прежде, чем перейти к выявлению тенденций, необходимо остановиться еще на одном вопросе. Речь идет о влиянии на динамику объема продаж так называемого «сезонного фактора». Тенденция показывает, как идет или будет идти сбыт товаров или услуг во времени. Ее выявление осложняется действием сезонного фактора.

Если сбыт предлагаемых Вами товаров или услуг связан с сезонными колебаниями, необходимо учесть этот момент при составлении Вашего прогноза.

Иными словами, необходимо принять во внимание тот факт, что основная масса Ваших товаров или услуг будет реализовываться в течение непродолжительных периодов времени.

Естественно, это будет оказывать влияние на движение Ваших денежных средств.

Примечание

В основе приведенных ниже примеров лежат 4-недельные отрезки времени, называемые также лунными месяцами. Для простоты мы будем называть их просто бизнесом.

В конце каждого месяца нужно подсчитывать совокупный объем продаж за прошлый год.

Тем самым, каждый месяц из совокупного объема продаж вычитается месячный объем продаж за тот же самый месяц в прошлом году и прибавляется величина объема продаж за последний месяц в текущем году.

Таким образом, Вы определяете «плавающий» совокупный объем продаж на протяжении всего года. Давайте рассмотрим это на конкретном примере.

Теперь с учетом данных прошлого года видно, что нечто особенное случилось в 6 месяце. Все три показателя заметно пошли вверх.

Почему?

Вероятно, это не было следствием действия сезонного фактора, как мы предположили сначала, поскольку среднемесячный объем продаж в прошлом году был практически неизменным, а вот «плавающий» совокупный объем продаж резко возрос.

Может быть, это произошло в результате:

проведенной рекламной кампании;

мероприятий, направленных на стимулирование сбыта;

увеличения масштабов хозяйственной деятельности;

приема на работу дополнительных сотрудников;

создания пешеходной торговой зоны, на территории которой оказалось данное предприятие.

Если, начиная с 6 месяца, все сложилось бы по-другому, тогда это был бы тревожный сигнал. А, если бы и на протяжении 7 месяца наблюдалось уменьшение объема продаж, Вам бы пришлось предпринимать какие-то меры.

Тщательно изучая данные, связанные с продажей товаров, Вы сможете узнать, все ли идет как надо или же нужно что-то делать.

9. Подведем итоги

Вы узнали, как можно использовать записи, связанные с продажей товаров, для того, чтобы составить прогноз на ближайшее будущее.

Кроме того, с их помощью можно поддерживать оптимальный объем товарных запасов и оценивать эффективность своей рекламной кампании.

Они необходимы также и в том случае, если Вы не хотите к началу следующего года с удивлением обнаружить, что Ваша коммерческая деятельность на протяжении прошедшего года была убыточной.

Изменились ли Ваши взгляды после изучения данной брошюры?

В случае необходимости Вы можете вернуться немного назад и уточнить свои ответы на вопросы относительно записей, связанных с продажей товаров.

Одно можно сказать с полной уверенностью: Вам необходим прогноз, с которым Вы будете сравнивать полученные фактические данные.

Это единственный способ оценки эффективности Вашей предпринимательской деятельности.