Автоматизація управління трудовими ресурсами на рівні підприємства

Академія педагогічних наук України

Університет менеджменту освіти

Контрольна робота

з курсу: "Сучасні інформаційні системи і технології в управлінні персоналом"

Виконав студент

Кравченко Олександр Олександрович

Чернігів 2009 р.

ЗМІСТ

Розділ 1 Автоматизація управління трудовими ресурсами на рівні підприємства. Інформаційна база

1.1 Автоматизація управління трудовими ресурсами

1.2 Інформаційна база

1.3 Програмне забезпечення для автоматизації управління персоналом

Розділ 2 Методика та алгоритм розрахунку плану підготовки робітників за структурними підрозділами

2.1 Методика планування підготовки персоналу в системі управління трудовими ресурсами

2.2 Планування підготовки персоналу за допомогою спеціального програмного забезпечення ППП "Управління персоналом" АіТ (Москва)

Висновок

Список літератури

Вступ

Інформаційна система управління - це сукупність інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, інших технологічних засобів і фахівців, а також призначена для обробки інформації і ухвалення управлінських рішень.

Успішність будь-якого бізнесу залежить, не в останню чергу, від кваліфікації персоналу підприємства, його уміння і бажання продуктивно працювати. Отже, питання продуманого управління персоналом повинні займати одне з ключових місць в загальній стратегії розвитку підприємства. Важлива роль в оптимізації управління співробітниками підприємства належить автоматизованим системам управління персоналом (так званим Human Resource systems).

Оперативно ухвалити правильне рішення зможе лише керівник, здатний швидко оцінити ситуацію, що склалася, на основі аналізу актуальної інформації про перебування справ на підприємстві. Тому важливим чинником умов використання HR-систем є можливість інтеграції системи кадрового обліку з системами бухгалтерського обліку і управління підприємством.

Потреба в розробці і застосуванні ефективних і адекватних реальній дійсності комп'ютерних програм, інформаційних систем і технологій сьогодні зростає, саме тому актуальність автоматизації управління персоналом цілком очевидна.

Мета автоматизації функцій управління – мінімізувати витрати праці по управлінню підприємством і створити максимально сприятливі умови інформаційного обслуговування фахівців при підготовці і ухваленні ними своєчасних і обґрунтованих рішень.

Розділ 1 Автоматизація управління трудовими ресурсами на рівні підприємства. Інформаційна база

1.1 Автоматизація управління трудовими ресурсами

Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, в першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств (крім бухгалтерії і деяких інших підрозділів) і грають велику роль в підвищенні продуктивності їх праці. Зокрема, менеджери по персоналу за допомогою таких систем позбавляються від виконання рутинних операцій при роботі з кадрами, підготовці і обліку наказів (існують оцінки, що тільки на роботу з документацією по персоналу кадровики витрачають до 60% свого робочого часу).

Автоматизоване зберігання і обробка повної кадрової інформації також дозволяє ефективно здійснювати підбір і переміщення співробітників. Крім того, автоматизований розрахунок заробітної плати з урахуванням інформації про позиції штатного розкладу, відпустки, лікарняні, відрядження, пільги і стягнення дає можливість працівникам бухгалтерії точно і оперативно нараховувати зарплату, формувати бухгалтерські звіти, відносити витрати на собівартість. І це лише деякі з функцій сучасних автоматизованих систем управління персоналом.

Автоматизована інформаційна система для управління персоналом є сукупністю програмно-апаратних засобів і призначена для автоматизації роботи по управлінню кадрами на підприємстві.

Комплексні системи управління персоналом використовуються для автоматизації кадрової роботи на будь-якому підприємстві. В першу чергу, такі системи необхідні керівництву для отримання оперативної інформації з будь-якого питання, пов'язаного із структурою підприємства, штатним розкладом, вакансіями і інформацією про співробітників.

1.2 Інформаційна база

Інформація – це деякі відомості, знання про об'єкти і процеси реального миру. Разом з терміном "інформація" часто використовують слово "дані". Під час обробки значення інформації відсовується на другий план, а основну увагу звертають на форму уявлення, в цьому значенні дані – це інформація, представлена у формалізованому вигляді, який дозволяє передавати або обробляти її за допомогою технічних засобів.

Інформаційна система (ІС) – це програмно-апаратний комплекс, призначений для автоматизованого збору, зберігання, обробки і видачі інформації. Звичайно ІС мають справу з великими об'ємами інформації, яка має достатньо складну структуру.

Будь-хто ІС включає чотири компоненти: інформаційні засоби, програмні засоби (забезпечення), технічні засоби, персонал. Інформаційне забезпечення реалізується у вигляді файлової системи або у вигляді бази даних.

База даних (БД) – це сукупність описів об'єктів наочної області і зв'язків між ними, актуальних для конкретної наочної області.

Інформаційні бази автоматизованих систем управління трудовими ресурсами повинні мати інформацію стосовно персоналу, і підприємства в цілому.

Програми по автоматизації обліку персоналу в першу чергу повинні передбачати ведення особистих карток співробітників. З використанням особистих карток зазвичай ведеться повний облік даних про співробітників, включаючи переклади і призначення, відпустки, відрядження, лікарняні листи, заохочення, стягнення, пільги, дані про освіту, професії, відомості про дітей, дату і місце народження, сімейний стан і ін.

Програми повинні передбачати можливість фіксувати як можна більший набір різних даних (зокрема, наприклад, можливість зберігання і перегляд фотографій співробітників). У конкретній організації співробітник відділу кадрів або менеджер може вводити і надалі використовувати не всю сукупність ознак, а тільки ті дані, які необхідні в роботі. Особисті картки звільнених співробітників повинні передаватися в архів з можливістю їх подальшого пошуку і перегляду.

Одним з важливих завдань є ведення штатного розкладу організації. Програмне забезпечення повинне передбачати гнучке настроювання на структуру підрозділів фірми. Обмеженням по вибору програмного комплексу для крупних організацій може послужити відсутність необхідної кількості рівнів ієрархії (підлеглості) підрозділів. Повинні фіксуватися відомості про штатні посади, оклади, надбавки і т.д. Незайвою можливістю є швидкий перерахунок штатного розкладу всього підрозділу або організації, наприклад, можливість помножити всі оклади на який-небудь поправочний коефіцієнт.

Наступним питанням є ведення наказів по кадрах, зокрема їх формування, облік, перенесення наказів в штатний розклад. Повинні бути враховані особливості всієї сукупності різноманітних наказів, зокрема про прийом на роботу, про відпустки, відрядження, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення і ін.

Засоби системи повинні мати можливість отримання довідкової інформації в будь-яких розрізах за будь-який період часу або на будь-який момент часу, зокрема статистичних даних, довідок по встановлених формах, довідок по довільних формах.

Можливості по обміну даними з іншими системами дозволять експортувати інформацію, наприклад в програму розрахунку заробітної плати, або передати анкетні дані до Пенсійного фонду.

Якщо декілька фахівців одночасно повинні працювати із загальною інформацією по співробітниках, засоби програми повинні передбачати можливість такого режиму експлуатації з використанням мережі персональних комп'ютерів.

В даний час до будь-якої автоматизованої системи пред'являються вимоги, пов'язані з можливістю її настройки при друці сформованих документів, зокрема наказів, штатного розкладу, довідок, особистих карток і т.д. Програми повинні володіти достатньою гнучкістю і можливістю адаптації до форм вихідних документів, прийнятих в конкретній організації.

1.3 Програмне забезпечення для автоматизації управління персоналом

ППП "ФАРАОН"

Автоматизована система управління персоналом "Фараон" - це сучасна комп'ютерна програма, що поєднує в собі функції автоматизації управління персоналом і кадрового діловодства. Головними особливостями системи Фараон є її наочність, зручність, гнучка настройка, можливість вести декількох юридичних осіб одночасно, а також інтеграція з пакетом програм Microsoft Office.

Фараон надає всім користувачам єдиний інформаційний простір. Проте, залежно від службових повноважень співробітників, можна дозволити їм різні права доступу до інформації. Фараон представляє організаційну структуру компанії у вигляді ієрархічного "дерева", що відображає вкладеність підрозділів і посад. Таке представлення організаційної структури має наступні переваги:

Наочність структурних перетворень

Графічне представлення організаційної структури зручно тим, що дає можливість легко виконувати складні структурні перетворення.

Кадровий аналіз по структурі організації

Завдяки графічному представленню організаційної структури у користувачів Фараона розвивається цілісний погляд на свою компанію і з'являється можливість проводити кадровий аналіз на будь-якому її рівні. Простіше кажучи, можна виконувати пошук або будувати звіти як по всій компанії відразу, так і по окремо взятих підрозділах. Наприклад, ви можете вибрати підрозділ і викликати список працюючих в ньому співробітників або викликати список відряджень співробітників цього підрозділу, а також побудувати штатний розклад (Рис. 1.1) або табель обліку робочого часу або звіт з розрахунком відпусток цього підрозділу або всієї компанії.

Рис. 1.1 Штатний розклад

Висновок організаційних схем

Фараон виводить в Excel структуру будь-якого елемента компанії у вигляді блок-схеми (Рис. 1.2).

Рис. 1.2 Організаційна схема

Планування і архівація організаційних структур

Фараон дозволяє вам працювати з планованою структурою організації, не змінюючи поточну структуру. Це дуже важлива особливість, оскільки ви можете скільки завгодно довго планувати зміни в структурі організації, роздруковувати і затверджувати плановану структуру, після чого випустити наказ і відобразити всі зміни в поточній структурі. При цьому діюча раніше структура організації зберігається в архіві, звернувшися до якого ви можете знайти і подивитися старі організаційні структури, що діяли в будь-який період часу.

Управлінський облік

Фараон автоматизує планування і облік всіх операцій із співробітниками. Для універсальності базова конфігурація системи налаштована на автоматизацію наступних операцій:

· Прийом на роботу

· Переклад

· Звільнення

· Чергова відпустка

· Відпустка без збереження заробітку

· Відпустка по вагітності і пологам

· Відпустка по догляду за дитиною

· Лікарняний лист

· Відрядження

· Підвищення кваліфікації

· Професійна перепідготовка

· Зміна заробітної платні

· Зміна ФІО

· Заохочення

· Атестація

При цьому у Фараоні передбачена настройка автоматизації будь-яких кадрових операцій відповідно до принципів управління персоналом вашої організації.

Система нагадувань інтегрована з MS Outlook

Завдяки функції планування кадрових операцій Фараон допоможе вам складати графіки навчання співробітників, чергових відпусток, атестацій і т.п. При цьому вбудований у Фараон Планувальник робочого часу нагадуватиме вам про заплановані операції, дні народження співробітників, закінченні випробувальних термінів і термінів трудових договорів (Рис 1.3). При необхідності виконується синхронізація Фараона з Календарем в Microsoft Outlook.

Рис. 1.3 Планувальник роботи з персоналом

Розділ 2 Методика та алгоритм розрахунку плану підготовки робітників за структурними підрозділами

2.1 Методика планування підготовки персоналу в системі управління трудовими ресурсами

Кадрове планування — визначення кадрових потреб у кількісному, якісному, часовому і просторовому вимірах, необхідних для виконання завдань, досягнення цілей організації.

План забезпечення кадрових потреб — сукупність заходів, спрямованих на задоволення актуальних на певний час і майбутніх кадрових потреб організації. Заходами планового забезпечення кадрових потреб є планування навчання, планування переміщень і службових кар'єр.

Підготовка являє собою навчання працівників навичкам, що дозволяють підняти продуктивність їхньої праці. Кінцева мета навчання полягає в забезпеченні своєї організації достатньою кількістю людей з навичками й здібностями, необхідними для досягнення цілей організації.

Планування підготовки починається зі складання таблиці, яка фіксує рух усіх категорій працівників протягом планового року (табл.. 2.1). Зміни, які варто планувати, заповнюють в останньому її стовпчику. Дані таблиці дають змогу визначити орієнтовну потребу в кадрах кожної категорії працівників. Однак така потреба є узагальненою, не узгодженою з обсягами робіт, зі структурними змінами в організації. Тому на наступному етапі розраховують планову чисельність таких категорій працівників: робітники; ІТП; фахівці управління (у розрізі спеціальностей); інші працівники управління; функціональні керівники; лінійні керівники.

Загальна чисельність персоналу і чисельність окремих категорій працівників залежить від характеру, масштабу, складності і технології здійснення трудових процесів, ступеня їх механізації, автоматизації, комп'ютеризації. Методика планування чисельності кожної категорії працівників індивідуальна, а технології розрахунків залежать від обраного методу їх здійснення. Загальну чисельність працівників може бути визначено на основі коефіцієнтів змінності і безперервності роботи організації.

Таблиця 2.1

Кадрове планування складається з таких фаз:

· визначення існуючого і майбутнього стану, структури зайнятості під кутом зору очікуваних і планованих змін в організації та в її структурних підрозділах. На цій фазі узгоджують плани кадрових потреб із частковими планами (наприклад, з фінансовим планом) організації. Наслідком цього може бути коригування прогнозів зайнятості відповідно до матеріальних планів (зокрема, створення резерву зайнятих у зв'язку з плановим збільшенням випуску продукції) або перегляд загальних планів організації, якщо зайнятість виявляється її "вузьким місцем". На цій фазі реалізують положення кадрової політики щодо найму, навчання, переміщення працівників;

· складання планів найму, навчання, службового просування працівників з метою переходу від існуючої до майбутньої ситуації з персоналом і опрацювання на цій основі деталізованих програм;

· контролювання та оцінювання процесу планування, тобто порівняння параметрів плану й аналіз його відхилень із метою ініціювання відповідних змін у плані зайнятості. Контрольні заходи залежать від предмета планування. Вони полягають в аналізі або кількісних (наприклад, плинності), або якісних (наприклад, інформації про хід і ефекти навчання працівників) даних.

Успішне кадрове планування засновано на інформації, що включає ряд оцінок:

· скільки працівників, якої кваліфікації, коли і де буде потрібно;

· яким чином можна залучити потрібних працівників і зберегти або оптимізувати використання зайвого персоналу;

· як краще використовувати персонал відповідно до здібностей і умінь працівників і їх внутрішньої мотивації;

· яким чином забезпечити умови для розвитку персоналу;

· які витрати зажадають заплановані заходи.

Оцінка персоналу дозволяє вивчити ступінь підготовленості працівника до виконання саме того виду діяльності, яким він займається, а також виявити рівень його потенційних можливостей для оцінки перспектив зростання.

2.2 Планування підготовки персоналу за допомогою спеціального програмного забезпечення ППП "Управління персоналом" АіТ (Москва)

Розглянемо самі загальні автоматизовані задачі управління персоналом на прикладі входять в ППП "Управління персоналом", розроблений компанією АіТ (Москва). Система реалізує наступні функції:

· Планування штатних розкладів з формуванням посадових інструкцій.

· Облік персоналу (персональні дані про співробітників).

· Підбір нових співробітників і переміщення.

· Планування і облік використовування трудових ресурсів.

· Розрахунки з персоналом (розрахунок виплат по оплаті праці, допомоги, контроль виплат, підзвітні особи).

· Облік підзвітних сум і депонентів.

· Систему управління документами.

· Пенсійний і податковий облік, що персоналізується.

Посадовий і чисельний склад підприємства з вказівкою фундації заробітної платні закріплюється в штатному розкладі. В ньому ведеться список штатних одиниць, детально визначаються кваліфікаційні вимоги, діапазон оплати праці і посадові інструкції по кожній штатній одиниці.

Штатний розклад, що спланерував, може завантажуватися в поточний штатний розклад кадрової підсистеми. На основі цих даних можна проводити автоматизований підбір персоналу на штатну посаду, аналізувати відповідність співробітника вимогам, пред'явленим до закріпленим за штатною посадою робіт, формувати плановий табель з вказівкою структури планованих робіт.

Можливо формування наступних документів:

· накази по посадових обов'язках штатних одиниць;

· звіти про завантаження підрозділів і штатних одиниць по видах робіт.

Ведення даних по співробітнику здійснюється у формі кадрової картки, яка містить відомості про співробітника:

· прізвище

· ім'я

· по батькові

· біографічні дані

· відомості про виконуваній в даний час роботу і трудовий контракт

· паспортні дані

· номер страховки ПФР

· сімейний стан

· дані військового обліку і т.п.

В базі даних підсистеми реєструються накази про прийом співробітника, його звільнення, переміщення, відпустку, нарахуванні оплати праці і ін. Як правило, передбачається можливість вибрати і проглянути існуючі накази по періодах або типі наказу, а також вибрати всі накази, що відносяться до конкретного співробітника. Реєстр наказів роздруковується у формі списку. Реєстрація наказу супроводиться автоматичними змінами в кадровій картці співробітника, журналі кадрових переміщень і штатному розкладі. При прийомі на роботу здійснюється перевірка відповідності співробітника вимогам, вказаним для даної штатної одиниці.

В рамках підсистеми проводиться аналіз відповідності співробітника функціям, закріпленим за даною штатною посадою. Формується резерв на заміщення штатної одиниці. Планується закріплення співробітників за штатними одиницями в планових штатних розкладах. Планується кар'єрне зростання співробітників. Визначаються потреби в навчанні співробітників, формуються персональні плани навчання.

В підсистемі виконуються наступні функції:

· ведення довідкових відомостей про претендентів на вакантних посади і робочі місця;

· ведення архіву довідкових відомостей по звільнених співробітниках (дані, аналогічні кадровим карткам);

· оформлення наказів і записок про прийом на роботу, трудових договорів по перекладу, поєднанню, відрядженню, заміщенню посади, зміні оплати;

· аналіз виконання посадових інструкцій;

· розподіл функцій по посадах;

· зберігання і оновлення посадових інструкцій і кваліфікаційних вимог;

· аналіз відповідності кваліфікаційних посадових вимог і кваліфікацій співробітників;

· формування планів підвищення кваліфікації співробітників і кар'єрного зростання;

· ведення журналів: прийнятих на роботу, звільнених, претендентів на вакансії, вакансій, посадових інструкцій, посад, посадових кваліфікаційних вимог, плану перепідготовки кадрів;

· підготовка аналітичних записок про відповідність кваліфікації співробітників посадам;

· ведення списків співробітників для призначення на комісію по переатестації;

· підготовка звітів по перевищенню штатної чисельності;

· підготовка звітів із причин звільнень;

· формування відомостей про вакантні місця і ін.

Формуються такі документи, як планові табелі роботи співробітників по замовленнях, проектах, виробах, операціям з урахуванням затвердженого графіка роботи, плани чергових відпусток, відряджень і іншої планової відсутності, плани вироблення на одного співробітника.

В підсистемі можуть формуватися документи:

·розподіл робочого часу по видах;

·планове вироблення по окремих співробітниках і ін.

Можливий аналіз використаного робочого часу по вибраному табельному листу. При необхідності виконується розрахунок середньої чисельності співробітників підприємства.

Висновок

Останнє десятиріччя характеризується не тільки радикальною зміною соціально-економічного середовища, в якій функціонують українські підприємства і організації всіх форм власності, але і стійкою тенденцією розвитку інформатизації процесів управління.

Необхідність діяти в умовах ринкової економіки, та конкуренції товаровиробників, що загострюється, ставить підвищені вимоги до професійних якостей фахівців, відповідальності керівників за результати і наслідки рішення. Надзвичайно актуальним стає облік тимчасового чинника і організація управління персоналом.

Інформаційні технології, використання комп’ютерної техніки з необхідним програмним забезпеченням підвищує ефективність управління персоналом і всього підприємства в цілому.

Упровадження в управлінську діяльність автоматизації базується на застосуванні сучасних досягнень в області інформаційних технологій, що забезпечують повноту, своєчасність інформаційного відображення керованих процесів, можливість їх моделювання, аналізу, прогнозування.

Список літератури

1) Береза А. М. "Інформаційні системи і технології в економіці." // Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення // 2002 рік, 278с..

2) Вовчак І. С. "Інформаційні системи і технології в менеджменті." Навчальний посібник // 2001 рік // 256с

3) Вдовенко Л.А. Автоматизированные системы управления производством / Под ред. Г.А. Титаренко. - М.: Экономическое образование. 1992. – 412с.

4) Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 1997. Клепцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. - М.: РАГС, 1996. – 284с.

5) Макаренко М.В., Махалина О.Н. Производственный менеджмент: Учебное пособие. - М.: Приор, 1998. – 328с.

6) Мишинин А.И. Теория экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1999. – 256с.

7) Пономаренко В. С. "Інформаційні системи і технології в економіці." – Навчальний посібник / 2002 рік – 356с.

8) Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные системы в экономике. - М.: ЮНИТИ, 2000. – 198 с.

9) Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов / Под ред. И.Т. Трубилина. - М.: Финансы и статистика, 1999. –334с.

10) Ситник В. Ф. Основи інформаційних систем. / Навчальний посібник Київ КНЕУ 2001. – 216с.

11) Титаренко Г.А. Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов – 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 439 с.