Потребности в персонале и материальных ресурсах

ПОТРЕБНОСТИ В ПЕРСОНАЛЕ И МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСАХ

В данной работе рассматриваются два аспекта Вашего бизнеса, требующие тщательного учета и планирования.

Речь идет о:

Ваших потребностях в персонале;

необходимых Вам материальных ресурсах.

Вначале давайте рассмотрим Ваши потребности в персонале на ближайшие 12 месяцев.

Помните: подобранный Вами персонал станет, скорее всего, Вашим главным «активом».

В то же время, решение этого вопроса сопряжено с немалыми расходами.

Необходимо определить:

все виды деятельности, связанные с Вашим бизнесом;

трудозатраты для каждого вида деятельности;

должностные обязанности Ваших сотрудников;

критерии индивидуального отбора Ваших сотрудников.

В этом случае у Вас будет значительно больше шансов правильно подобрать сотрудников в соответствии со спецификой каждого вида работы.

Работы в рамках предприятия

Вам следует четко сформулировать свои текущие задачи. На данном этапе не стоит заниматься детализацией конкретных видов работ. Просто подумайте, что нужно сделать.

Например, для магазина перечень текущих задач может включать:

обслуживание покупателей за прилавком;

кассовое обслуживание покупателей;

упаковка товаров;

организация приема товаров;

расчеты с поставщиками;

складирование;

уборка помещения;

охрана помещения и т. д.

Разумеется, перечень работ определяется характером Вашей предпринимательской деятельности и может быть намного больше.

Определив необходимые виды работ, переходите к выяснению следующих вопросов:

где будет выполняться данный вид работы;

необходимый уровень квалификации сотрудника;

периодичность выполнения данного вида работы.

Работы могут выполняться как в помещении, так и за его пределами (может быть, в демонстрационном зале или на складе).

Все виды работ можно разделить на основе требуемого уровня квалификации сотрудника:

без специальной подготовки;

невысокая квалификация;

требуется специальная подготовка.

Вы можете самостоятельно составить более подробное описание всех необходимых требований.

Периодичность работы может быть практически любой (некоторые виды работы достаточно выполнять один раз в месяц, другие — несколько раз в день).

Давайте в качестве иллюстрации рассмотрим два примера.

Вид работы — Прием наличных денег

Место ее выполнения — Офис

Уровень квалификации — Средний

Периодичность — Ежедневно

Вид работы — Мытье полов

Место ее выполнения — Склад

Уровень квалификации — Не требуется

Периодичность — 2 раза в день

А теперь попробуйте составить перечень всех видов работ, связанных с хозяйственной деятельностью Вашего предприятия.

Кто что будет делать?

Теперь пора задуматься над тем, кому поручить тот или иной вид работы.

Рассмотрим в качестве примера магазин.

Кто будет получать деньги от покупателей?

продавец;

помощник продавца;

кассир;

менеджер.

Кто будет проводить уборку складских помещений?

работник склада;

сотрудник магазина;

уборщица.

Эти виды работ должен кто-то выполнять. Так как в малом бизнесе один человек обычно выполняет несколько видов работ, необходимо определить, кто будет заниматься конкретной работой.

Используя предыдущие материалы, заполните приведенную ниже таблицу.

Сгруппируйте различные виды работ по характеру деятельности. Может быть, некоторые из них не требуют полной занятости в течение дня? В таком случае можно ли поручить их выполнение одному сотруднику?

Отметьте, кто конкретно будет выполнять каждый вид работы. Таким образом, Вы распределите обязанности между сотрудниками. Может быть, в Вашем списке остались нераспределенные виды работ.

Попробуйте для их выполнения пригласить сотрудников, которые будут работать у Вас по совместительству, или же найдите человека, у которого есть свободное время.

Главное, чтобы были учтены все виды работ. При этом не стоит увлекаться чрезмерным дроблением объема работы, которую предстоит выполнить.

После того, как Вы составили перечень работ, связанных с хозяйственной деятельностью Вашего предприятия, Вам предстоит решить, стоит ли нанимать дополнительных работников, или, может быть, кто-то из Ваших сотрудников недостаточно загружен.

Следующий этап — определение Ваших потребностей в персонале на ближайшие 12 месяцев. Для этого Вам придется вернуться к ранее составленным планам и прогнозам.

Если Вы предлагаете новые виды товаров или услуг или же собираетесь выйти на новые рынки, подумайте, сможет ли Ваш нынешний персонал справиться с этими новыми задачами.

Если Вы, напротив, прекращаете производство каких-нибудь товаров или оказание каких-либо услуг, попробуйте ответить на вопрос: как это скажется на тех Ваших сотрудниках, которые заняты именно в этих областях?

Если Вы занимаетесь модернизацией своих товаров или услуг, сможет ли Ваш нынешний персонал адекватно отреагировать на это?

Может быть, данные новшества потребуют переподготовки части Ваших сотрудников?

В том случае, если Вы планируете увеличение объема продаж в течение ближайших 12 месяцев, сможет ли Ваш персонал справиться с возросшим объемом работы?

Постарайтесь дать ответ на эти вопросы, перечислив намеченные на ближайшие 12 месяцев изменения в хозяйственной деятельности Вашего предприятия.

Если Вы собираетесь изменить условия работы Вашего нынешнего персонала, необходимо как можно раньше обсудить с ними этот вопрос, в особенности, если потребуется их переподготовка.

Возможно, Вы даже встретите с их стороны некоторое сопротивление, поэтому лучше всего заранее поставить в известность тех сотрудников, которых в наибольшей степени затронут предполагаемые изменения.

Если Вы набираете новых сотрудников, возникнут определенные расходы, которые необходимо учесть, составляя план своей работы на ближайшие 12 месяцев. Как правило, расходы, связанные с подбором новых сотрудников, включают:

заработную плату, соответствующие выплаты в бюджет и т.п.;

стоимость размещения рекламы (приглашения на работу) или оплату услуг фирм, занимающихся подбором персонала;

затраты на проведение собеседований с кандидатами;

обеспечение новых работников оборудованием, инструментами и т.д.;

расходы на обучение персонала.

Могут быть и другие виды расходов, связанные с особенностями Вашего бизнеса.

Постарайтесь перечислить все возможные расходы, связанные с набором новых сотрудников или переподготовкой прежнего персонала.

Убедитесь в том, что данные виды расходов отражены в Ваших финансовых планах. Если нет, внесите необходимые изменения.

Планирование набора персонала

Если нужно нанять новых работников, придется решить два вопроса: когда Ваши новые сотрудники приступят к выполнению своих обязанностей, а также когда Вам следует начинать подбор персонала.

Необходимо зарезервировать как минимум месяц между собеседованием с сотрудником и началом его практической работы на Вашем предприятии.

Может быть, Вам удастся найти человека, который сможет приступить к выполнению своих обязанностей и раньше, но лучше все-таки иметь определенный запас времени.

Вам потребуется время:

для размещения объявления о приглашении на работу;

для сбора информации о претендентах;

для отбора кандидатов для проведения собеседования;

для непосредственного проведения собеседований.

Размещение объявления о приглашении на работу может занять 2-3 недели. Затем примерно в течение месяца Вы будете собирать информацию о претендентах.

Неделя у Вас может уйти на отбор потенциальных кандидатов и составление графика собеседований.

Конечно, не исключен вариант, что Вы сможете найти нужного Вам сотрудника уже на следующий день после публикации объявления, но возлагать на это большие надежды не следует. Составляйте план, имея запас времени. Тогда Вы сможете спокойно работать.

Постарайтесь составить план набора Вашего персонала на ближайшие 12 месяцев.

План набора персонала

Должность

Время начала работы

Время проведения собеседования

Последний день приема заявлений

День публикации объявления о приглашении на работу

Последний день действия объявления о приглашении на работу

Замечания об условиях и характере работы

Вам придется использовать единый план для каждого вида работ на ближайшие 12 месяцев.

План обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами

Если Вы хотите добиться успеха в своем деле, необходимо постоянно следить за изменениями рыночной конъюнктуры и гибко реагировать на эти изменения, расширяя по мере необходимости границы своей хозяйственной деятельности или же переключаясь на другие виды товаров или услуг.

Чтобы своевременно и в полном объеме удовлетворять потребности рынка, необходимо иметь план обеспечения Вашего предприятия материальными ресурсами на ближайшую перспективу.

Речь в данном случае идет о:

помещении;

транспортных средствах;

производственном оборудовании;

оборудовании для Вашего офиса;

запасах сырья и готовой продукции на складе.

Как правило, это статьи расходов на приобретение основного капитала.

Ни один из перечисленных выше пунктов нельзя рассматривать в отрыве от других. Так, например, Вам придется обратиться к плану маркетинга и прогнозу продаж, чтобы наглядно представлять динамику развития предприятия на протяжении определенного периода времени.

Кроме того, Вам потребуется производственный план, чтобы свободно ориентироваться в изменениях хозяйственной политики, а также план набора персонала — для обеспечения новых сотрудников всем необходимым оборудованием.

И, наконец, понадобится план движения денежных средств, для того чтобы убедиться в том, что Вы в состоянии оплатить все расходы.

Давайте рассмотрим вопрос, связанный с помещением.

Помещение

В брошюре «Вы и Ваш бизнес»Вы описали свое нынешнее помещение.

Возможно, оно устраивает Вас в данный момент и будет устраивать на протяжении еще нескольких лет. Но по мере развития Вашего бизнеса может возникнуть потребность поменять или расширить это помещение.

Разумеется, можно работать и у себя дома, но расширение границ Вашей хозяйственной деятельности и набор новых сотрудников сделают Вашу прежнюю коммерческую деятельность невозможной.

Наконец, существуют соответствующие нормативные акты, определяющие условия труда наемных работников.

Задумывались ли Вы над этим вопросом? Может быть, Вам потребуется большее помещение из-за:

роста объема продаж;

увеличения складских запасов;

увеличения объема перевозок товаров;

привлечения дополнительных сотрудников;

закупки нового оборудования;

увеличения объема выпуска продукции.

В принципе, картина может быть и обратной.

В этом случае Вам потребуется помещение меньшей площади.

Укажите предполагаемые изменения в течение ближайших 12 месяцев и каким образом это отразится на Ваших расходах.

Планы, связанные с помещением

Предполагаемые изменения

Причины изменений

Соответствующие расходы или экономия средств

Транспортные средства

Каким бы видом бизнеса Вы ни занимались, Вам может потребоваться какое-нибудь транспортное средство.

Это вовсе не означает, что Вы должны сразу приобретать шикарный «Мерседес». Многое зависит от особенностей Вашего бизнеса (необходимости много или мало перемещаться), а также от Ваших материальных возможностей.

Транспортные средства могут быть самыми разными: от тележки на колесиках (если Вы, например, развозите газеты и журналы) до тяжелых грузовиков (если Ваше предприятие занимается перевозками грузов).

Более полный список транспортных средств включает:

общественный транспорт;

велосипеды;

мотоциклы;

мопеды;

легковые автомобили;

легкие грузовики;

тяжелые грузовики и др.

Разумеется, этот список может быть дополнен другими транспортными средствами, связанными с деятельностью Вашего предприятия.

Какой бы вид транспортного средства Вы ни выбрали, это повлечет за собой определенные расходы. Это может быть:

плата за проезд в общественном транспорте;

расходы на приобретение собственных транспортных средств;

плата за аренду транспортного средства;

оплата ремонта и техобслуживания транспортного средства;

оплата страховки, расходы на бензин, уплата соответствующих видов налогов и т.п.;

оплата перевозки грузов.

Если Вы собираетесь купить автомобиль или какое-нибудь другое транспортное средство в течение ближайших 12 месяцев, напишите об этом в приведенной ниже таблице, указав связанные с этим расходы.

Убедитесь в том, что данное решение оправдано и не выходит за рамки Ваших финансовых возможностей.

Обратите внимание на то, чтобы в плане прибыли были учтены текущие расходы, а в плане движения денежных средств — расходы, связанные с приобретением основного капитала.

План приобретения транспортных средств

Вид транспортного средства

Основания для приобретения

Предполагаемая дата покупки

Связанные с этим расходы

Машины и оборудование

Новое оборудование может повысить производительность труда и дать возможность производить новые современные виды товаров, что будет способствовать увеличению объема продаж.

Рост расходов может быть существенно перекрыт за счет роста доходов, полученных от реализации произведенной продукции.

Если Вы решили, какое именно оборудование Вам необходимо, можно оценить его влияние на прибыль за счет изменения плана движения денежных средств и плана прибыли в зависимости от различных дат покупки этого оборудования.

План приобретения машин и оборудования

Вид оборудования

Цена (млн. руб.)

Покупка или аренда с последующим выкупом

Сумма необходимых выплат (млн. руб.)

Влияние на прибыль: ежемесячные выплаты рост объема продаж/прибыли (млн. руб.)

Оптимальное время для покупки

Оборудование для офиса

Как правило, под оборудованием для офиса понимают:

пишущие машинки;

копировальные аппараты;

компьютеры;

мебель;

осветительные приборы, вентиляторы и др.

Если Вы являетесь владельцем магазина, Вам потребуется специальное оборудование для магазина: кассовые аппараты, прилавки, стеллажи, а, может быть, и специальная компьютерная справочная система, содержащая информацию о наличии товаров на складе.

Имейте в виду, что хорошее офисное оборудование поможет создать привлекательный вид непосредственно Вашего предприятия. Достойно выглядеть в глазах покупателей и партнеров очень важно для успешного развития любого вида бизнеса.

Разумеется, этот аспект сложно учесть напрямую при определении вероятного объема продаж в вашем плане прибыли. Тем не менее, попытаемся, как и в предыдущих разделах, определить расходы на приобретение офисного оборудования.

Перечислите, что именно из офисного оборудования Вы собираетесь приобрести в ближайшие 12 месяцев, и как это сочетается с другими Вашими расходами и планом движения денежных средств.

План приобретения офисного оборудования

Вид оборудования

Стоимость, руб

Предполагаемая дата покупки

Дополнительные виды расходов на приобретение основного капитала

Если Вы только начинаете свое дело, вероятно, придется потратить немало денег, чтобы заставить свой бизнес заработать на полную мощность.

Может быть, окажется проще и дешевле купить уже действующее предприятие, но и в этом случае Вам придется заплатить дополнительно за репутацию, которую это предприятие приобрело в деловом мире.

Если Вы уже несколько лет занимаетесь коммерческой деятельностью, в ближайшее время может возникнуть необходимость заменить часть изношенных основных фондов на новые. Для этого можно использовать средства из амортизационного фонда Вашего предприятия.

Все это необходимо отразить в плане движения денежных средств.

При наборе новых сотрудников также могут возникнуть расходы, связанные с приобретением основного капитала. Возможно, Вы уже учли все эти расходы, но на всякий случай убедитесь еще раз в том, что ничего не забыли.

Попробуйте перечислить те виды предполагаемых расходов, связанных с приобретением основного капитала, которые ранее нигде не были учтены.

Дополнительные виды расходов на приобретение основного капитала

Вид оборудования

Стоимость, руб.

Предполагаемая дата покупки

Срочные и долгосрочные займы

Как правило, эти виды займов используются предпринимателями для приобретения основных фондов.

В зависмости от стоимости основных фондов эти займы могут предоставляться в странах с развитой рыночной экономикой на срок свыше 20 лет.

Следует иметь в виду, что получить такой вид займа предпринимателю в нынешних условиях в России практически нереально.

Максимальный срок предоставления займа вряд ли превысит 5 лет, а для предприятий малого бизнеса — 1,5 года.

Вы уже определили свои расходы на приобретение основного капитала на ближайшие 12 месяцев.

Может быть, часть из них Вам удастся покрыть из собственных средств и будущих доходов. Не исключено, что эти расходы потребуют поиска дополнительных источников финансирования.

Используйте приведенную ниже таблицу, которую Вам предлагается заполнить. С ее помощью Вы будете точно знать объем дополнительных денежных средств, необходимых для развития Вашего предприятия.

Среднесрочные и долгосрочные займы

Вид основных фондов

Стоимость, руб

Финансирование из Ваших собственных средств

Дополнительный объем финансирования

Подведем итоги

Без правильно подобранных сотрудников и наличия необходимых материальных ресурсов Вам будет нелегко успешно развивать свой бизнес и добиваться тех целей, которые намечены в Вашем плане развития компании.

Предполагаемая прибыль в размере 250 млн.руб. может показаться очень привлекательной, если только Вам не придется потратить для этого 300 млн.руб. на приобретение основных фондов.

Только точно зная свои потребности и финансовые возможности (включая наличные и безналичные денежные средства), отраженные в плане движения денежных средств, Вы можете быть уверены в финансовой устойчивости своего предприятия и своей способности покрывать возникающие расходы.

В противном случае, вскоре у Вас могут возникнуть серьезные финансовые затруднения, способные привести Ваше предприятие к банкротству.