Задачи информационного менеджмента

Информационный менеджмент. Задачи информационного менеджмента

Ин­формационный менеджмент - это специальная область менед­жмента, выделившаяся как самостоятельное направление в последние годы и все более приобретающая специфические особенности.

В широком смысле сфера информационного менеджмента -совокупность всех задач управления на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, свя­занные как с информацией во всех ее формах и состояниях, так и с предприятием в целом на основе данной информации. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективнос­ти использования не только собственно информации (данных и знаний), но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т.д. Очевидно, что такая широкая трактовка поня­тия информационного менеджмента не всегда требуется; более того, для ее практического использования, очевидно, необходи­ма высокая степень зрелости организации во всех отношениях, что пока еще достаточно редко встречается, поэтому она оказы­вается неэффективной ввиду слабой обеспеченности в конкрет­ной организации.

В узком смысле информационный менеджмент представляет собой круг задач управления прежде всего производственного и технологического характера, решение которых обеспечивает до­стижение целей организации в основной ее деятельности за счет эффективного согласованного управления как элементами, про­цессами и ресурсами собственно информационной системы, так и другими элементами, процессами и ресурсами предприятия. В этих задачах управления в той или иной мере используются ин­формационные системы и реализованные в ней информационные технологии.

Задачи информационного менеджмента

1. Формирование технологической среды информационной системы
2. Развитие информационной системы и обеспечение ее обслуживания
3. Планирование
4. Формирование организационной структуры в области информатизации
5. Использование и эксплуатация ИС
6. Формирование инновационной политики и осуществление инновационных программ
7. Управление персоналом
8. Управление капиталовложениями
9. Формирование и обеспечение комплексной защищенности информационных ресурсов

Организация обработки информации на предприятии.

В зависимости от масштаба сферы обработки информации на конкретном предприятии возникают разнообразные организаци­онные структуры в этой области. Представленные на рис. 5.2 -5.4 примерные структурные схемы (органиграммы) характеризу­ют типовые варианты организации подразделений (или службы) ОИ различных масштабов (5 чел. - малые, 6-20 чел - средние и более 20 чел. - большие подразделения ОИ).

Структура большого подразделения ОИ (см. рис. 5.2) расчле­нена на втором уровне на отдел общей организации, отдел про­ектирования прикладных систем и их обслуживания, ИЦ, отдел базовых технологических средств, а также ВЦ. Как видно, руко­водству здесь приданы широкие штабные функции.

Здесь уместно подчеркнуть, что обслуживание в больших предприятиях занимает от 50 до 70% имеющихся мощностей, по­этому можно представить соответствующую автономную часть структуры. Вместе с тем против расчленения этого подразделе­ния говорит часто то, что на практике работа по проектирова­нию является обычно более престижной, а обслуживание и со­провождение систем их разработчиками оказывается, как прави­ло, все-таки наиболее качественным, поэтому действительно име­ет смысл обеспечивать эти функции совместно, т.е. с помощью одних и тех же людей.

В ВЦ может, конечно, отсутствовать центральное хранилище данных; на многих предприятиях приняты распределенные струк­туры данных. Мероприятия по загрузке машин охватывают пла­нирование на различную глубину и текущее управление, при орга­низации вычислительных работ часто имеет смысл использовать их в принципе сменный характер.

Разделение задач проектирования (развития) и использования систем можно рекомендовать также для структуры среднего под­разделения ОИ (см. рис. 5.3). Выбор и ввод в эксплуатацию (вне­дрение) стандартных прикладных программных средств, приоб­ретаемых от сторонних организаций, со временем имеют для всех фирм все большее значение; обслуживание конечных пользова­телей представлено в этой же группе. Центральное хранилище данных в таких структурах будет часто отсутствовать, задачи согласования и контроля децентрализованы по производствен­ным подразделениям. Функции планирования и поддержки вклю­чают и организационные задачи, если последние не находятся полностью в компетенции руководства соответствующих производ­ственных подразделений. Функции планирования и поддержки ох­ватывают также технические и программные средства и сетевое пла­нирование; в зависимости от тех или иных ситуаций, сложившихся с составом персонала, возможно также делегирование некоторых функций в рабочие группы второго или третьего уровня.

Структуру малого подразделения ОИ показывает в качестве примера рис. 5.4. Ввиду малой численности тут не избежать того, что различные функции выполняет одно и то же лицо, задачи планирования и исполнения должны при этом осуществляться в своеобразном персональном союзе.

Управление часто передается подразделению, которое побу­дило внедрение ОИ. Организация, хранилище данных, обработ­ка и контроль находятся в производственных подразделениях. Очень часто используется только стандартное прикладное про­граммное обеспечение; функции поддержки и сопровождения в таких предприятиях часто передаются на сторону, так как соб­ственные специалисты этого профиля еще не сформировались.

Развитие отечественной экономики в рыночных условиях требует коренной реформы всего хозяйственного механизма. Новые экономические отношения побуждают менять привычные методы управления, требуют комплексного решения многочисленных проблем, обусловленных как внешними, так и внутренними факторами. К основным внешним факторам следует отнести динамичность макроэкономической ситуации в России, усиление влияния на российскую экономику процессов, происходящих в международной финансово-экономической сфере, обострение внутренней конкурентной ситуации, а также неопределенность в правовой сфере управления предприятием.

В российских условиях одним из основных внутренних факторов неопределенности в решении управленческих задач является неполная информация о текущем состоянии внутренней и внешней среды, перспективах развития предприятия, что является следствием неэффективной организации информационного обеспечения управления.

Уровень организации информационного обеспечения управления зависит от того, какие положения составляют основу теории организации. Основные положения современной теории организации информационного обеспечения управления опираются на следующие понятия: информация, экономическая информация, учетная информация, информация бухгалтерского учета, информация оперативного учета, информация статистического учета, информационный поток, информационные ресурсы, управление информационными ресурсами. Рассмотрим последовательно эти понятия.

Информация – это совокупность сведений об изучаемом объекте, помогающих решать поставленные задачи¹. В исследованиях процесса управления под информацией понимается совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды.

Экономическая информация – это совокупность сведений, возникающих в процессе производственно-хозяйственной деятельности и использующихся для управления объектом.

Учетная информация – наиболее объемная и трудоемкая часть экономической внутрифирменной информации, раскрывающая свершившиеся факты производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Она характеризуется повышенной требовательностью к точности.

Учетная информация подразделяется на виды²:

Информация бухгалтерского учета – это информация о результатах текущей хозяйственной деятельности предприятия, предназначенная для оперативного управления и формирования финансовой, управленческой и статистической отчетности.

Информация оперативного учета – это часть информации управленческого учета, направленная на управление определенными видами хозяйственной деятельности, в первую очередь, регулирование и контроль затрат и результатов, включая калькулирование себестоимости видов продукции.

Информация статистического учета – информация, формируемая на основе данных бухгалтерского и оперативного учета, а также на основе результатов статистических наблюдений.

Информационный поток – это целенаправленное движение информации от источников до потребителей³. От профессиональной организации информационных потоков в существенной степени зависит производительность деятельности предприятия, определяемая не только оптимальным количеством информации, но и ее качеством.

Информационными ресурсами является информация, используемая предприятием в качестве средства выполнения задач принятия управленческих решений. Схема формирования и использования информационных ресурсов предприятия, представленная на рис. 1, построена на основе структуры управления информационными ресурсами⁴.

Рис. 1. Схема формирования и использования информационных ресурсов в механизме стратегического планирования промышленного предприятия

Управление информационными ресурсами – это одна из конкретных функций управления (управление кадрами, финансами, материальными ресурсами), целью которой является обеспечение высокоэффективного выполнения всех остальных.

Процесс организации информационного обеспечения управления предложено признать управлением информационными ресурсами предприятия. На основании этого положения считаем, что организация информационного обеспечения управления базируется на правилах и понятиях управления информационными ресурсами.

Признание информации как основы процесса управления является первым положением теории организации информационного обеспечения управления. В управленческой деятельности информация необходима для определении целей и задач управления, оценки и анализа ситуаций, разработки вариантов управленческих решений, организации практической деятельности по управлению предприятием5 . Не следует, рассматривать процесс управления только как процесс движения, передачи и трансформации информации, так как он не учитывает такие сложные факторы взаимодействия людей, как интересы, долг, дисциплину, мораль, авторитет⁶.

Для формирования, оценки и совершенствования информационного обеспечения управления используется классификация информации по различным признакам, каждый из которых определяет характер использования информации в процессе управления. Информация может быть подразделена⁷:

· по общим (планирование, регулирование, организация, мотивация, контроль) и конкретным (управление производством, финансами, персоналом) функциям управления;

· по содержанию (назначению) – экономическая, техническая, социальная, организационная;

· по источникам возникновения – внутренняя и внешняя;

· по степени переработки – первичная и производная;

· по отношению объектов управления к субъектам – между предприятиями и внешней средой, между подразделениями внутри предприятия по вертикали и горизонтали;

· по формам передачи – вербальная и невербальная;

· по изменчивости во времени – условно-постоянная и условно-переменная;

· по способам передачи – спутниковая, электронная, телефонная, письменная;

· по режимам передачи – не регламентировано, по запросу, в определенные сроки.

Вторым положением теории организации информационного обеспечения управления является признание значимости экономической внутрифирменной информации. В современных условиях развития экономики значительно изменились отношения между предприятиями: усложнился характер производственно-финансовых отношений между предприятиями; ослабли вертикальные и усилились горизонтальные хозяйственные связи; возникли новые организационно-правовые формы предприятий. Указанные факторы вызывают необходимость постоянного контроля за обеспечением производственной деятельности всеми ресурсами, соответствием фактических затрат нормативным; сравнения результатов работы предприятия с плановыми заданиями, результатами деятельности других предприятий; детальной оценки за любой промежуток времени деятельности не только предприятия в целом, но и его структурных подразделений: цехов, участков, линий, бригад. Для принятия управленческих решений важна информация не только о своевременности выполнения производственных заданий конкретными подразделениями, но и то, сколько они используют материалов, потребляют энергоресурсов, зарплаты: в сопоставлении с качеством и сроками изготовления продукции, можно определить

эффективность работы подразделения. Таким образом, очевидна важность формирования достоверный и оперативной внутрифирменной экономической информации, достаточной глубины аналитики.

Третьим положением теории организации информационного обеспечения управления является признание превалирующей доли учетной информации (более 70%) от общего объема экономической информации, используемой в различных видах управленческой деятельности промышленного предприятия⁸. Характер использования данных, формируемых в учете, определяется целями и задачами, стоящими перед конкретными потребителями информации.

Четвертым положением теории организации информационного обеспечения управления обуславливает признание информации одним из основных ресурсов развития предприятия и роста производства предприятия, так как именно она позволяет устанавливать стратегические цели и задачи предприятия, использовать открывающиеся возможности; принимать обоснованные и своевременные управляющие решения; координировать действия разрозненных

подразделений, направляя их деятельность на достижение общих поставленных целей⁹.

Пятое положение теории организации информационного обеспечения управления предполагает установление следующих задач организации информационного обеспечения управления:

· обеспечение оперативности подготовки и обработки информации для руководителей;

· повышение качества отчетности;

· обеспечение актуальности и полноты потока информации;

· реализация принципа открытости баз данных управления, ориентированных на запросы руководителей для принятия управленческих решений.

Шестым положением современной теории организации информационного обеспечения управления является признание содержанием процесса организации информационного обеспечения управления, несмотря на его специфику, выполнение общих функций управления – планирования, организации, координации, контроля и мотивации¹⁰.

Седьмое теоретическое положение сформулировано на основе используемых в управлении классификаций методов управления¹¹, предполагает подразделение методов организации информационного обеспечения управления – способов и приемов, позволяющих эффективно организовать выполнение функций организации информационного обеспечения управления¹² на:

· организационно-распорядительные методы, в основе которых прямое воздействие на управляемый объект, реализуемые через регламентирование, нормирование, инструктирование;

· методы правового регулирования, осуществляемые на основе правовых норм, установленных государством;

· экономические методы, основанные на материальной заинтересованности;

· социально-психологические методы, воздействующие на психологические закономерности деятельности.

В условиях неустойчивости рынка в России возникает необходимость на основе исследования современной теории управления информационными ресурсами выдвижения новых положений.

В состав основных теоретических положений следует включить признание особого места информации бухгалтерского учета в совершенствовании организации информационного обеспечения

управления. В теории достаточно полно определено место учетной информации в управленческой деятельности предприятия¹³ . Но вместе с тем, при рассмотрении исследований¹⁴ мы сталкиваемся с неодинаковым пониманием взаимосвязи учетной информации разных видов. Представляется необходимым рассмотреть содержание следующих понятий: информация финансового учета и информация управленческого учета.

Информация финансового учета – это часть информации бухгалтерского учета, формируемая для внешних пользователей - инвесторов, банков, налоговых органов, акционеров.

Информация управленческого учета – это часть информации бухгалтерского учета, формируемая для внутренних пользователей – руководителей всех уровней¹⁵ .

Схема взаимосвязи информации бухгалтерского и оперативного учета с информацией финансового и управленческого учета показана на рис. 2. Рекомендуем использовать данную схему в исследованиях процесса организации информационного обеспечения управления.

Рис. 2. Схема взаимосвязи информации различных видов учет