Исследование информационной системы предприятия

Введение.

Любоепредприятие,фирма, организацияобладает своейорганизационной

структурой.Эта структурамногомернаи может бытьрасчлененана нескольковзаимосвязанныхи взаимозависимыхподструктур,которые можнорассматриватькак самостоятельныеструктуры:структурауправленияпроизводством,кадровая структура,маркетинговая,финансово-экономическая,информационнаяструктуры. Всеони находятсяв тесном взаимодействиии именно ихсовокупностьи создаёторганизационнуюструктурупредприятия.Одно из важнейшихмест в этойструктурезанимаетинформационнаясистема.

В принципе,любую системууправленияможно представитькак информационнуюсистему с различнымиинформационнымипотоками в видедокументов,распоряжений,запросов,обращающихсявнутри организации,исходящих иливходящих извнешней среды.

В последниедесятилетиярезко увеличилсяобъём информациив обществевообще и информации,используемойна предприятиив частности.Это связанос растущимитемпами развитиянауки и техники,появлениемновых технологий,быстрой ихсменяемостью.На рынках сырьяи продукциисложилисьусловия, требующиепостоянногонаблюдения за состояниемрынка, егоизменениями,тенденциямиего развития,необходимоуметь предвидетьдальнейшееразвитие ситуациии быть готовымк смене стратегии,стиля деятельности,технологиипроизводствадля быстрейшегоприспособленияк новым внешнимусловиям.

Всё этоведёт к тому,что в современныхусловияхруководителямпредприятийприходитьсяиметь дело стаким большимколичествоминформации,она так быстроменяется, чтоеё часто становитсяпросто невозможнообработать«вручную».Кроме того, набольших предприятияхс большимиоборотамипродукции ичисленностьюработниковсуществуетнеобходимостьучёта и контролябольшого объёмафинансовой,производственной,кадровой,закупочно-сбытовой,маркетинговойинформации.

В связис этим появляетсянеобходимостьсозданияавтоматизированныхсистем сбора,обработки,хранения информации.Они должныоблегчитьпроцесс работыс информацией,циркулирующейна предприятии.

Появлениекомпьютернойтехники позволяетсоздать подобныесистемы. Насовременныхпредприятияхпрактическився работа синформациейавтоматизирована,существуютспециальныепрограммы,позволяющиевести на компьютеребухгалтерскийучёт, документооборот,маркетинговыеисследования,проводитьпрогнозированиеи стратегическоепланирование,а также многоедругое.

Но кромеавтоматизацииактуальнымостаётся вопросо грамотномпостроенииструктурыинформационнойсистемы, оптимизацииинформационныхпотоков, отсеиванияненужной информации,упрощенияпоиска и получениянеобходимой.

Наличиехорошо отлаженнойавтоматизированнойинформационнойсистемы напредприятиизначительноупрощает процессуправленияпредприятием.Она позволяетвовремя собрать,отсортировать,обработатьнеобходимуюинформациюи принять верноерешение. Иногда,не вовремя принятое решение,из-за недостаткаили несвоевременногопоступленияинформацииможет привестик гибели предприятия.Поэтому необходимоуделять большоевнимание созданиюи поддержаниюэффективногофункционированияинформационнойсистемы предприятия.

Историяразвития.

В историисозданияавтоматизированныхинформационных систем относительноне­зависиморазвивалисьдва направления:

1. разработкаавтоматизированныхинформационныхсистем (АИС)как автоматизированныхсистем управления(АСУ);

2. разработкаавтоматизированныхсистем научно-техническойин­формации(АСНТИ).

Работы по ихсозданию началисьпрактическиодновременнов 60-е гг. Первоенаправление- разработкаАИС и АСУ -было ини­циированонаучно-техническимпрогрессоми возникшимив связи с этимпроблемамиорганизационногоуправления(рост количестваинформации,трудности сеё обработкой«вручную»).

Зарубежнаяпрактика шлапо пути разработкиотдельныхпро­граммныхпроцедур, например,для бухгалтерии,учета материальныхценно­стей, и основныеработы проводилисьв направлениииссле­дованияи совершенствованиявозможностейвычислительнойтех­ники, разработкисредств, обеспечивающихнаиболеерациональ­нуюорганизациюинформационныхмассивов, удобныйдля пользо­вателяинтерфейс,наращиваниепамяти ЭВМ.

В нашей странепроблема обеспеченияинформациейуправлен­ческихработниковбыла поставленасразу системно.Была разрабо­танаклассификацияАСУ, в которойпрежде всеговыделялисьАСУ разныхуровней системыуправления- для уровняпред­приятийи организаций,отраслевые,республикан­скиеи региональныеи общегосу­дарственнаяавтоматизированнаясистема Аналогичнона уровнепредприятий,и особенносоздаваемыхв 70-е гг. научно-производственныхобъединений(НПО), в структуреАСУП (или интегрированныхАСУ объединений)выделялисьуровни (страты)- АСУ объединения,АСУ пред­приятийи организаций(научно-исследовательскихинститутов,конструкторскихбюро), входящихв НПО, АСУ производств,комплексовцехов, АСУ цехови участков. Науровне цехови участков АСУвначале разделялисьна АСУ технологическимипроцессами,АСУ техническойи технологическойподготовкипроизводства, АСУ организациейпроизводства.

Работы посозданиюцентрализованныхобщегосударственныхАСУ и АСНТИбыли приостановленыв связи с преобразованиями19-91 гг. Однако,при переходек рыночнойэкономике, кправово­мугосударствувозрастаетроль еще одноговажного видаинфор­мации- нормативно-правовойи нормативно-методической,регла­ментирующейдеятельностьпредприятийпри предоставленииим большейсамостоятельностии сокращенииорганизационно-распо­рядительнойдокументации(текущих приказови распоряжений,ре­визующихкомандно-административныеметоды управления).

В дальнейшем,по мере развитияпредприятийи их АСУ, осо­беннов условияхпредоставлениябольшей самостоятельностипроизводствами цехам и перераспределениюуправленческихфункций междуадминистрациейпредприятияи руководителямипроизводстви цехов, такжестало болееудобным представлятьструктуру АСУв виде многоуровневой,стратифицированной.Раз­делениеАСУ на функциональнуюи обеспечивающуючасти, а по­следней- на информационноеобеспечение,техническое,организационное,программноеи другие видыобеспе­чения- позволилопривлечь дляуточнениясоответствующихвидов обеспеченияспециалистовв этих областях.Такой подходк органи­зацииразработокАСУ помог справитьсясо сложностьюсистемы и ускоритьразработкуАСУ путемпараллельногопроведенияработ по анализуи выбору структурыотдельных видовобеспечения.Од­нако, еслиразрабатыватьотдельныепроекты, топосле разработкивозникаетдостаточносложная задачаих согласования,взаимоувязкиприня­тыхструктур этихвидов обеспечения,критериев,учитываемыхпри их разработкеи. Поэтому наопределенномэтапе развитияра­бот по созданиюАСУ был дажесформулированспециальныйпринцип –единстваинформационногообеспечения,техническогои программного,как основныхвидов обеспече­ния.

В настоящеевремя существуетогромное количествоготовых программныхпродуктов.Поэтому, нетнеобходимостипри созданиина предприятииавтоматизированнойсистемы заниматьсясамостоятельнойразработкойпрграммногообеспечения.

Оценкаэффективностиинформационныхресурсов.

Примногообразиивидов и форминформационныхресурсов проблемаих оценкикажется практическинеразрешимой.

Действительно,как сопоставлятьразличные видыинформации?Какой информациейнеобходимообеспечи­ватьруководителей,управленческихработников,научных работ­ников,конструкторов,технологови других сотрудниковпредприя­тия?Как определить,хранение ипоиск какойинформацииважнее автоматизироватьв первую очередь?Как вообщеопределитьэф­фективностьиспользованияинформационныхресурсов?

Увеличениеобъемов производства,частоты обновленияно­менклатурывыпускаемойпродукции итехнологий;усложнениеуправлениябыстро развивающимисярегионами,производственны­мисистемами,непромышленнойсферой привелик увеличениюи усложнениюинформационныхпотоков. В этихусловиях сталоне­обходимымоцениватьзатраты наинформационныересурсы, опре­делятьих вклад вэффективностьфункционированияпроизвод­ственных,образовательныхи других систем.В различныхнауках об информациипредпринималисьпопытки ееизмерения. Дляоценки удовлетворенияинформационныхпотребностейв теории научно-техническойинформациивведены мерырелевант­ностии пертинентности. Под релевант­ностьюпонимаетсясоответствиевыдачи запросу; под пертинентностью- соответ­ствиевыдачи потребностямпользователя.На практикепри оценкезначимостиинформационныхмассивовавтоматизированныхсистем управленияпользуютсяиногда такимикосвеннымиоценками, какчастота обращенияк массиву, числоподготавливаемыхна его основедокументов,число обслуживаемыхподразделений,объем массивови т. п. косвеннымиколичествен­нымихарактеристиками.

Для решениячастных задачрассмотренныеспособы оценкиинформациидают иногдавполне удовлетворительныерезультаты.Однако в случаеоценки всейсовокупностиинформационныхресурсовжелательноиметь возможностьсравниватьразличные видыинформации,получать еслине единую меру,то хотя бысопостави­мыеоценки полезностиразличныхинформационныхресурсов дляпроизводственнойили иной системы,с тем чтобыраспределятьсредства наинформационноеобеспечениеболее рационально.Применить дляоценки эффективностиинформационныхресур­совтрадиционнуюстоимостнуюмеру практическинереально.Мож­но, конечно,оценить экономическуюэффективностьи срок окупа­емостиавтоматизациихранения ипоиска отдельныхвидов инфор­мационногообеспечения.Однако на основеэтих оценокнельзя су­дитьо значимостиинформациидля совершенствованияпроизвод­стваили системыорганизационногоуправления,о полезностиин­формациидля научныхисследований,проектногорешения.

Опираясьна основнуюидею применениясистемныхпредставленийпри организациисложных экспертизможно поставитьзадачу оценкиэффективностиинформационныхресурсов, какзадачу оценкистепени ихвлияния нареализациюцепей системы.При такой постановкезадачи нужнорешить двепроблемы:

1. сформироватьструктуруцелей (основныхнаправленийразвития) системы,определяющихее деятельностьв соответствующийпериод сyщecтвoвaния;

2. выбрать подходк оценке степенивлияния ин­формациина достижениецелей.

Для обеспеченияполноты анализадеятельностипредприятия(организации)при формированииструктуры целейследует приме­нятьметодикиструктуризациицелей и функций,выбор которыхопределяетсяпредварительноразработаннойконцепциейего развития.Для оценкистепени целесоответствияможно использоватьвероятностнуюмеру, т. е. оцениватьвероятностьтого, что данныйин­формационныйресурс будетиспользованпри достиженииподцели. Такиеоценки можнополучать, какоценки относительнойважности,относительноговклада информационногоресурса в реализациюсоответствующейподцели, однакопри этом возникаетпроблема, связаннаяс тем, что однаи та же информацияможет влиятьне на одну подцель.

Можно использоватьинформационнуюмеру степенивлияния ресурсана реализациюподцелей, котораяпозволяетучесть не тольковероятностьдостиженияподцели p,но и вероятностьq того, чтоданная информациябудет использованалицом, принимающимрешение, приреализацииподцели:

H = - q*log(1-p)

Оценка информационногопотенциалаH удобнееоценок отно­сительнойважности: ихможно суммировать;можно учестьне толь­ко p нои q; понятиеинформационногопотенциалалучше воспри­нимаетсяуправленческимиработниками.

В реальныхусловиях могутбыть использованыболее сложныеспособы. Например,применитьстратифицированноерасчленение.Его суть состоитв том, что выделяютчетыре уровняразработки,реализациии оценки информационнойсистемы: эффективностьтехническая,эффективностьэкономическая,социальнаяи функциональная.Затем выбираюткритерии оценкипо каждомууровню, далеев соответствиис критериямипроводят оценкуданной системы,применяя различныематематическиеметоды илиметоды экспертныхоценок.

Понятиеинформации.Информациякак ресурс.Классификацияинформации.

Основнымипонятиями,используемымив теории информационныхсистем и автоматизированныхсистем информации,являются: информация,система,информационно-поисковаясистема, автоматизированнаясистема управления,автоматизированноерабочее место.

Информация- (от лат. Informatio– разъяснение,изложение)первоначально– сведения,передаваемыелюдьми устным,письменнымили другимспособом ; ссередины 20-говека – общенаучноепонятие, включающееобмен сведениямимежду людьми,человеком иавтоматом,автоматом иавтоматом.*

Система– группа (множество)определённымобразом упорядоченныхи взаимосвязанныхэлементов,обладающихустойчивымединством,внутреннейцелостностью,автономностьюсуществованияво внешнейсреде.**

Информационно-поисковаясистема (ИПС)– совокупностьсредств дляхранения, поискаи выдачи позапросу нужнойинформации,поиск (размещение)информациив ИПС осуществляетсявручную илис помощью ЭВМпо определённымправилам и всоответствиис принятыминформационнымязыком.***

Автоматизированнаясистема управленияАСУ – совокупностьматематическихметодов, техническихсредств (ЭВМ,средства связи)и организационныхкомплексов,обеспечивающихрациональноеуправлениесложным объектом(процессом) всоответствиис заданнойцелью.****

Автоматизированноерабочее местоАРМ – рабочееместо оператора,диспетчера,конструктора,технолога,оснащенноесредствамивычислительнойтехники дляавтоматизациипроцесса переработкии отображенияинформации,необходимойдля выполненияпроизводственногозадания.*****

В последнеевремя возрослароль информации,используемойна предприятиях,в различныхорганизациях.Можно сказать,что она являетсяодним из ресурсов,используемыхв деятельностипредприятия.Однако информационныересурсы отличаютсяпо своим свойствамот ресурсовв традиционномпонятии (материальных,энергетических,технологических).

*,**,***,***,*****- БольшойЭнциклопедическийСловарь (М.«Советскаяэнциклопедия»1992 г.).

Основнаяхарактеристикаресурсов- их потенциальнаяэффективность.Потенциальнаяэффективностьминеральныхресурсов, сырьяуменьшаетсяпо мере ихиспользования.В случае возобнов­ляемыхресурсов ихпотенциальнаяэффективностьможет восста­навливаться,но для этоготребуетсяопределенный(часто значи­тельный)период. Потенциальнаяэффективностьискусственносоз­даваемыхтехническихсредств, в томчисле оборудования,также имеетпредел, определяемыйих сроком службы,и исчезаетпосле списаниястанка илидругого техническогосредства. Иначеобстоит делос информационнымиресурсами: ихпотенциальнаяэффектив­ностьне исчезаетпосле не толькооднократного,но и многократно­гоиспользованияодной и той жеинформации(уменьшениеэффек­тивностиможет бытьсвязано толькос устареваниеминформации).Более того,принципиальнойособенностьюинформацииявляет­ся еетиражируемость.Иногда говорят,правда, и отиражируемостистанка, но вэтом случаеречь идет отиражируемостиконструкциистанка, идеи,т. е. информации,а на созданиекаждого экземплярастанка одногои того же типаснова нужнозатратить труд.В то время какпри тиражированииинформациитруд умственныйна ее созданиебольше не тратится,а труд, затрачивае­мыйна размножениеинформации,незначителени им, как правило,можно пренебречьпри оценкеэффективностииспользованияин­формации.

Таким образом,если учестьтиражируемостьн многократ­ностьиспользования,то информацияв принципеможет иметьпрактическинеубывающуюпотенциальнуюэффективность.Другой вопрос- фактическиреализуемаяэффективность.В слу­чае материальныхресурсов ееможно оценитькоэффициентомис­пользованияматериалов,сырья, электроэнергиии т. п., коэффици­ентом'полезногодействия оборудованияи др. техническихсредств. Приоценке жеэффективностииспользованияинформацииследует иметьв виду ещеодну ее принципиальнуюособенность:информациястановитсяинформациейтолько в случае,когда естьисточник. переносчик(в т. ч. передатчик,носитель) иприемник(потребитель),который долженхотеть воспринятьинформациюи быть способнымее понять ииспользовать.

Иными словами,создаваемыеинформационныемассивы толькотогда становятсядействительноинформацией,а соответственнои информационнымиресурса­ми,когда они "находят"своего пользователя,которомупредставляетсяинформа­цияименно в товремя, когдаона ему нужнадля принятияконструкторских,техно­логическихили управленческихрешений.

Виды информационныхресурсов иособенностиих использованияв различныхсферах деятельностиеще недостаточноизучены. Свойстваинформациикак ресурсапо-разномупроявляютсяв зависимостиот ее характера,источника,формы. Поэтомунеобходимкомплексный(системный)анализ информационныхресурсов, с темчтобы научитьсяоцени­ватьвозможностиих более эффективногоиспользования.

В на­стоящеевремя в обществециркулируютразнообразныепотоки раз­нойпо характеруинформации.Более глубокоих начали изучатьв 60-е - 70-е гг.в связи с созданиемавтоматизированныхсистем, ко­торыесоздавалисьпараллельнодля разных сфердеятельностипредприятий,организаций,отраслей, регионов.Однако по мереразвитияавтоматизированныхсистем начинаетвсе большепроявлятьсяих взаимноевлияние ивзаимодействиераз­личныхсфер информационногообеспечения,и в настоящеевремя начинаетвсе большепониматьсянеобходимостьформированияединой информационнойсферы, в которойинформациюнеобходи­моклассифицироватьпо разным признакам.Например,информационнаясфера предприятия(организации)должна включатьв себя весьспектр различныхвидов информации,отображающейсостояние ифункционированиесоответствующихвидов деятельностипредприятия.

Разнымиисследователямипредлагалисьразличныеспособы классификацииинформационногообеспечения.

Так с точкизрения взаимодействияпредприятия(организации)с окружающейсредой всюинформацию(в основномдокументальную)принято делитьна входящуюи исходящую.

В зависимостиот сроков храненияразличаютпостоянную,условно-постоянную(иногда обновляемую)и переменную(регулярноизменяющуюся).

Разде­ляютинформациюи по уровнямуправления: заводская,внутризаводская,цеховая, внутрицеховая.

По характерудеятельности: конструкторско-технологическая.бух­галтерская,учётно-отчётная,плановая,маркетинговая,кадровая,производственная.

В автоматизированныхсистемахин­формационноеобеспечениеделят на машинное(в памяти ЭВМ)и внемашинное.

Эти классификациив различныхсочетанияхиспользуютсяпри индексированииразличныхдокументов:писем, приказов,инструкцийи других документов,используемыхпредприятиямии организациямив своей практическойдеятельности.

Практическийпример.

Приложение.

На фирме работаюттри человека:Генеральныйдиректор,Коммерческийдиректор, бухгалтер.Два направлениядеятельности:оптовая торговлядиетическимипродуктами,оптовая торговлякондитерскимиизделиями.Существуетнеограниченныйдоступ в Internet.У каждого сотрудникасвой персональныйкомпьютер.Бухгалтерияведётся с помощьюспециализированныхкомпьютерныхпрограмм и еёведение полностьюавтоматизировано.Поиск поставщикови покупателейведётся черезвсемирнуюкомпьютернуюсеть Internet.Связь с нимиосуществляетсячастично такжечерез Internet, частично сиспользованиемобычных средствсвязи (почта,телефон, факс).Рассмотримнескольковариантовпостроениякомпьютернойинформационнойсистемы.

внутренняяинформация.

финансоваяинформация

Г.Д.

К.Д.

Б.

INT

выходв Internet

В

Г.Д.

INT

К.Д.

Б.

В

Б.

Г.Д.

К.Д.

INT

В

Б.

Г.Д.

К.Д.

INT

В

Г.Д.

К.Д.

Б.

INT

Маркетинговаяинформация:данные о клиентахи о поставщиках,сведения опродукции иоб её движении,сроки и размерпоставок изакупок, запросыклиентов, условияпродавцов, атакже другиесведения отоваре, ходепродаж и закупок.Именно этасоставляющаяинформационногопотока наиболеезначительнапо своему объёмуи являетсяосновной приосуществлениидеятельностиданного предприятия.

Финансоваяинформация:сведения офинансовомсостояниипредприятия,оплате счетовпоставщиков,поступленииденег от покупателей,баланс на банковскихсчетах и другиесведения одвижении денежныхсредств фирмы.

Внутренняяинформация:внутренниедокументыфирмы, такиекак: распоряжения,указания, директивы.В связи с малымиразмерамипредприятияобъём даннойинформациинезначителени, в принципе,им можно былобы пренебречь.

В первом вариантедоступ в Internet, следовательно,и доступ кмаркетинговойинформацииимеет толькоГенеральныйдиректор. Такимобразом, именноон осуществляетосновную работус ней. Связьего с бухгалтером,то есть доступк финансовойинформации,проходит черезКоммерческогодиректора.Внутренняяинформациядвигаетсявертикально.

Во второмварианте Генеральныйдиректор связаннапрямую какс коммерческимдиректором,так и с бухгалтером.Он также имеетдоступ в Internet.Это означает,что он имеетпрямой доступк любой маркетинговой,внутреннейили финансовойинформации.

При третьемварианте схемавзаимосвязимежду работникамифирмы повторяетвторой вариант,но доступ вInternet естьтолько у Коммерческогодиректора.

В четвёртомварианте всетри компьютерасоединены междусобой. Выходв Internet естьи у Генеральногои у Коммерческогодиректоров.

Сравниваямежду собойданные варианты,следует отметить,что в первомиз них основнуюработу с маркетинговойинформациейпроводит Генеральныйдиректор. В тоже время егодоступ к финансовойинформацииограничен, таккак происходитне напрямую,а через Коммерческогодиректора.Таким образом,у данной системыимеются следующиенедостатки:

1. черезмернаязагруженностьГенеральногодиректора,поскольку емуприходитсявести самомуработу по обоимвидам деятельностифирмы,

2. недостаточнаясамостоятельностьКоммерческогодиректора инедостатоку него маркетинговойинформации,

3. усложнениепрохода финансовойинформацииот бухгалтериик непосредственномуруководителюфирмы.

Подобноепостроениесистемы имелобы смысл, еслибы Генеральныйдиректор могсамостоятельновести все дела.Но тогда постКоммерческогодиректора ненужен.

При второмварианте Коммерческийдиректор нетолько не имеетдостаточноймаркетинговойинформации,но и финансовойтакже. Здесь,как и в первомварианте, егопост не функционалени может бытьлегко устранён,без потерь дляфункционирования предприятия.

В третьейсистеме Коммерческийдиректорсосредотачиваетна себе всюработу с маркетинговойинформацией,а Генеральный– с финансовой.Такая структуравполне приемлема,если объёмыторговогооборота позволяютодному человекувести два направлениядеятельности.Если же он одинне справится,то встанетвопрос о расширенииштата работников.

В четвёртомварианте игенеральныйи коммерческийдиректора имеютпрямой доступк любой информации,что даёт имвозможностьразделить сферыдеятельностии каждомусосредоточитьсяна одном видедеятельности.

Из сравнениявидно, что наиболееоптимальнымвариантоминформационнойсистемы являетсячетвёртыйвариант. Здесьнаиболее оптимальнорасположеныинформационныепотоки, чтопозволяетрациональновести деятельностьфирмы.

Построениеавтоматизированнойинформационнойсистемы.

Автоматизированнуюсистему информацииможно рассматриватьс двух точекзрения:

1. как сеть информационныхслужб (главныйинформационно-вычислительныйцентр, локаль­ныевычислительныецентры производств,цехов и другихподразде­лений,автоматизированныерабочие местаи другие составляющие)с размещеннымив ней массивамихранения информации,до­кументами,техническимисредствамирегистрации,хранения, передачи,обработки,представленияинформации,программ­нымобеспечением,методическимобеспечением(инструкци­ямидля пользователей,положениямио подразделениях)и другими видамиобеспечения;

2. как потокиразличнойинформации,циркулирующиевнутри организации,которые необходимоструктурировать,отсортироватьи оптимизировать.

Еслиговорить осистеме информации,как о сетиинформационныхслужб, то приеё формированиивыделяют дваосновных этапа:

1.Формированиемодели, отображающейвозможныеварианты прохожденияинформации

2. Оценкамодели и выборнаилучшеговарианта путипрохожде­нияинформации.

Приэтом используютметодику системногоанализа.

Этидва этапа содержатопределённыеподэтапы.

Этап1.Формированиемодели, отображающейвозможныева­риантыпрохожденияинформациив автоматизированнойинформационнойсистеме.

1.1.Отграничениесистемы отсреды("перечисление"элементовсистемы).

Подэтап можетвыполнятьсяс применениемметода "мозговойатаки", а в реальныхусловиях- методов типакомиссий, семинаровили других формколлективногообсуждения,в результатекоторого определяетсянекоторыйперечень элементовбудущей системы.B составтаких комиссийдолжны входить разработчикии будущиепользователиАИС.

1.2.Объединениеэлементов вгруппы.

Сложнуюреальнуюразви­вающуюсясистему невозможно"перечислить"полностью.Следует набравнекотороемножествоэлементов,попытатьсяобъединитьих в группы,найти мерысходства, "близости"и предложитьспособ ихобъединения.

Этот подэтапможно трактоватькак образованиеиз эле­ментовисходногомножестванекоторыхподмножествпутем переходаот перечислениясходных покакому-то признакуэлементов кназваниюхарактеристическогосвойства этогоподмножества.В ре­зультатев приводимомпримере могутбыть образованыподмно­жестваэлементов посоответствующимвидам обеспечения.

1.3.Формированиеиз элементовподмножествновых множеств,состоящих из"пар", "троек","п-ок" элементовисходныхподмно­жеств.

Что можно делатьс полученнымновыми множествами"пар" и "троек”?Иногда в задачахмоделированияна этом этапеможно по­лучитьновый результат,который подсказываетпуть дальнейшегоанализа

1.4.Содержательныйанализ полученныхрезультатови поиск новыхпутей развитиямодели.

Для проведениясодержательногоанализа следуетвозвратитьсяк системнымпредставлениями использоватьструктуризациюв форме иерархи­ческойструктуры.

Такое представлениепомогает распределитьработу междусоответствующимиспециалистами,а затем найтидальнейшийпуть развитиямодели на основесодержательногоана­лиза сутиполученных"пар" и "троек"с точки зренияобеспечениянаиболее эффективнойреализациизадач, поставленныхперед системой.

1.5. Разработкаязыка моделирования.

Данный этапможно представитьследующимобразом:

- разработкасловаря языкамоделирования;

- разработкаграмматики(или несколькихграмматик, чтозави­сит отчисла уровнеймодели и различииправил).

Этап2.Оценка моделии выбор наилучшеговарианта.

2.1. Выборспособа оценкимоделей.

2.2.Выбор критериевоценки моделей.

Могут бытьприняты такиеоценки, какоперативность(время), достоверность(вероятностьсбоя при передачеинформации,ошибок при ееобработке),тру­доемкость,затраты навнедрение,эксплуатационныерасходы, срокивнедрения,ско­ростьзаполненияформ или вводаинформации.

2.3. Оценкамоделей.

Способ оценкимодели на уровневариантовэкспертный;для экспертногооцениваниямогут бытьвыделены сферыкомпетентностии привлеченысоответствующиеспециалис­ты,знающие особенностиконкретныхтехническихсредств; крометого, могутбыть прове­деныэксперименты.

2.4. Выбор наилучшеговарианта.

В реальныхусловиях необязательнопроходить всеподэтапы. Во-первых,существуетмножестворазнообразных готовых программ.Во-вторых, наработанбольшой опытв организацииинформационныхсистем, поэтому,используя егоможно создаватьсистемы поаналогии.

Если рассматриватьсистему информации,как сеть информационныхпотоков, еёможно условноразделить натри основныечасти: финансоваяинформация,маркетинговаяи внутренняяинформация.

Для каждойсоставляющейдопустимыразличные типыпостроения,кото­рые могутсостыковыватьсядруг с другом.

Финансоваяинформация.

Для построениясистемы финансовойинформациинеобходимаследующаяинформация:

1. Финансовоеположениепредприятияна каждый день— информация,необходимаядля управления:остаток средствна счетах,кредиторскаяи дебиторскаязадолженности,средства втоварных запасах,финансовыепоказатели— оборачивае­мостькапитала,ликвидности.

2. Для определенияреальнойэффективностидеятельностиподразделений- отнесениезатрат по местуих воз­никновения.Величинараспределенныхзатрат несравниваетсянапрямую сприбыльностьюподразделений,т.к. поступ­лениесредств идетв основномчерез службусбыта, одна­кознание структурызатрат позволяетих оптимизиро­вать.Иногда впервыевыполняемая"привязка"дает не­ожиданнуюдля руководствакартину, обнаруживаетпо­ложениедел, далекоеот ожидаемого.

Здесь важнане только точность,продоставляемыхданных, но искорость ихполучения вслучае необходимости.Возможен компромиссмежду точностьюданных и ско­ростьюих интерпретации.Для управлениячасто важнеескорость: устаревшиена неделю данные,пусть и оченьточные, означаютзапаздываниеуправляющеговоздейст­вияна ту же неделю.

Кроме того,необходимоопределитьобъем нужнойинформациии требованияк ее обработке.Как правило,подготовкаинфор­мацииневозможнабез примененияавтоматизациии требует затратзначительныхусилий, сопоставимыхс ведениембалан­са. Приналичиифинансово-экономическойслужбы подготов­каможет бытьраспределенаследующимобразом: разработкаи контрольвыполнения— финансовыйдиректор; разнесениезатрат —экономист; вводданных —бухгалтерия.Отсутствиеразвитогофинансовогоподразделениязаставляетиспользо­ватьдля всех задачбухгалтерию,что проблематично,т.к. принципыбухучета значительноотличаютсяот принциповпо­становкиуправленческойфинансовойинформациии проти­воречатвсему предыдущемуопыту бухгалтеров.

Эффективностьиспользованияфинансовойинформациизначительноповышается,если управлениена ее основерас­пределеногоризонтально,между основнымиподразделения­ми.(Приложениесхема 1.)

Маркетинговаяинформация.

Информацияоб участниках рынка —поставщиках,покупателяхи конкурентах— в том илиином объемеиспользуетсяпредприятиемвсегда. Дажепри, отсутствииподразделениямаркетинга,негативномотношении кмаркетингу,предприятиетак или иначевынужденособирать информациюдля своегофункционирования.Наиболеевос­требованнойявляется информацияо конкурентахи поставщи­ках:цены и условияпоставки. Режевсего собираетсяи анали­зируетсяинформацияо покупателях.

Полнаясистема маркетинговойинформациивключает все­бя сведенияо предприятии,микросреде(собственнорынке), макросреде(экономике,культуре, политике,ресурсах, технологиив областях,интересующихпредприятие).

Построениестратегий вбольшой степениосно­вано напредпочтенияхконечныхпотребителей,но тактическиецели могут бытьдостигнутычерез постояннуюреализацию.Она, в свою очередь,зависит отпредпочтенийтех, кто платитденьги. Информацияо покупателяхструктурируетсяна пред­приятиив отделе сбыта.Торговые агентыи продавцыпостоян­новыслушиваютпросьбы, рекомендациии претензиипокупа­телей.Значительнаячасть информацииздесь и теряется,т.к. агент илипродавец редкомогут использоватьее в собственнойработе. Существенная,по мнению продавца,информацияпере­дается"выше", где ужеменеджер фильтруетее и ненужнуюот­сеивает.Далее оченьизменившийсяинформационныйпоток достигаетруководствасбыта, где сноваотсеиваетсяинформа­ция,которую сбытиспользоватьне компетентен.Руководствупредприятияпопадаетдистиллированныйинформационныйручеек, из которогоневозможноизвлечь пользы.Такая системапостроенияназываетсяВертикальной(Приложениесхема 2.).

Обратнаясвязь (реакцияна информацию)при вертикаль­нойорганизацииинформационныхпотоков оченьмала. На практикеэто означаетсамостоятельноепринятие агентамии продавцамирешений, выходящихза их компетенцию.Нако­пленияинформациине происходит.

Горизонтальнаяинформационнаясистема (Приложениесхема 3.) предусматриваетадресноераспределениеинформациипо мере еепоступления.Агенты и продавцыадресуют информациюподразделениям,способным ееиспользовать.Преимуществагоризонтальнойсистемы: болееполное ис­пользованиеинформациии сокращениесроков принятияре­шений. Недостатки:агенты и продавцысамостоятельнореша­ют, комуи какая информацияможет потребоваться;адекват­наяреакция наинформациюне стимулируется,т.е. как для агентапередача информациизаинтересованнойслужбе явля­етсяфакультативнойнагрузкой, таки для заинтересованнойслужбы не обязателенответ агенту;накопленияинформациине происходит.Регламентироватьпроцедуруинформационно­гообмена нецелесообразно.

Централизованнаяинформационнаясистема (Приложениесхема 4.) предусматри­ваеторганизациюинформационногоцентра, в которыйин­формациястекается вполном объемеи где накапливается.Пассивныйинформационныйцентр строитсяна базе ком­пьютернойавтоматизированнойсистемы, в которуюинформа­цияпостояннозаносится ииз которойраспределяетсяпо за­просамсоответствующихслужб. Главныйнедостатокпассив­ногоцентра —отсутствиеобратной связии стимулированиииспользованияинформации.Процедуруинформационногообмена ужеможно регламентировать,однако автоматическогоподдержанияего качестване происходит.

Активнаяцентрализованнаяинформационнаясистема вы­полняеттакже функциюмаркетинга:контролирует,анализи­руети распределяетинформацию.Процедураинформацион­ногообмена регламентируется.Информацияиспользуетсянаиболее полнои эффективно.Накоплениеинформациису­щественнооблегчает поискновых рыночныхвозможностейпредприятиемпо мере егоразвития. Кнедостаткамсистемы можноотнести высокуюстоимость ееэксплуатации.

Выбортой или инойсистемы предприятиемопределяетсяспецификойпоследнего.Для предприятияс ограниченнымиресурсами,ориентированногона работу содним и тем жесег­ментомрынка, достаточнавертикальнаяинформационнаяси­стема. Еслиперсонал предприятияобразует сплоченнуюко­манду, можетбыть достаточноэффективнагоризонтальнаяси­стема.Централизованнаясистема необходимапредприятию,увеличивающемудолю рынка,применяющемудиверсифика­циюили другуюстратегиюинтенсивногоразвития.

Обязанностипо определениюобъема, качестваи периодич­ностисбора информациивозлагаютсяна подразделениемар­кетинга(если оно существуетна предприятии)или на высшееруководство.Контрольиспользованияинформациипроизво­дитсяслужбами маркетингаили сбыта. Построениеинформа­ционнойсистемы в наибольшейстепени естьфункция маркетингаи при отсутствиипоследней напредприятиидолжно выполнятьсяруководствомпредприятия.

Внутренняяинформация.

Организациивнутреннейинфор­мациипредприятияобычно уделяютмало внимания,отдавая приоритетфинансовойи маркетинговой.Между тем системараспространениявнутреннейинформациив значительнойсте­пени влияетна качествовзаимодействиямежду подразделени­ямипредприятия,способствуетили препятствуетразвитию предприятия.

Наиболееважны такиеаспекты внутреннейинформации,как адекватноедоведение докаждого работникапредприятиястратегическихи тактическихзадач и решенийруководства(т.е. прохождениеинформации"вниз") и доведениедо руко­водствасоответствующихуровней претензийи предложенийпо совершенствованиютехнологийвзаимодействияструктур (т.е.прохождениеинформации"вверх").

Прохождениеинформации"вниз" удобноорганизоватьче­рез проведениерегулярныхсовещаний и"оперативок"на уровнеруководителейподразделенийи в подразделениях.На "оперативках"формулируютсязадания дляперсонала,разъяс­няется,какие именнопроблемы будутрешаться ипочему именноэтим способом.Это позволяетполучить большуюот­дачу отработников,во-первых, потомучто исключаетсявоз­можностьошибки из-заневерно понятогозадания и,во-вто­рых,потому чтоформируетсямотивация— повышаетсязначимостьзадания. Дополнительнуюпользу могутпринести предложенияработниковпо более эффективномурешению поставленныхпроблем.

В отдельныхслучаях руководствосознательноидет на ограничениевнутреннейинформациииз соображенийсекретности.В подавляющембольшинствеслучаев, предприятиеот этого большетеряет, чемвыигрывает,т.к., во-первых,при желанииинформациявсе равно будетполученаконкурентами,во-вторых,рассогласованиев представленияхперсонала оцелях стратегиии тактике предприятияспособно принестибольшее вреда,чем три конкурентасразу.

Прохождениеинформации"вверх" (по сути— обратнаясвязь) позволяетвыявлять возникающиепроблемы вфункционированиипредприятияна ранней стадиии соответственноэффективнорешать их. Частичнообратную связьобеспечива­ют"оперативки"и совещания,на которыхперсоналомвыска­зываютсяпредложения.Возможно еестимулированиевведе­ниемприемных часоввысшего руководствараз в неделюили в две. Реальнопрохождениеинформации"вверх" стимулируетее востребованность:если по предложениямперсоналаприни­маютсясоответствующиерешения, претворяемыев жизнь, ес­липредусмотреноматериальноеили моральноепоощрение заиспользованныепредложения,то обратнаясвязь функциони­руети обеспечиваетвсю полнотуинформации.Если же пред­ложенияоткладываются"под сукно",их число быстроумень­шаетсядо минимумаи для восстановлениясистемы приходит­сяприлагатьзначительныеусилия.

Приорганизациисистемы внутреннейинформациинеобходиморассмотретьтакие вопросыкак делегированиеполномочий.Вывод всейполноты информа­циина высший уровеньруководстванецелесообразен.Таким образом,решения попредложениямперсоналадолжны принимать­сяна соответствующихуровнях, тоесть, если менеджеркомпетен­тенв вопросе агента,ему необходимосамостоятельнопринять решениепо вопросу,если проблемавыявлена науровне взаи­модействияподразделений,решение по нейпринимаетсяру­ководителямиподразделений

Содержание.

1. Введение.

2. Теоретическаячасть.

Понятие информации.Особенностиинформациикак ресурса;

её классификация.

История развитияАвтоматизированныхИнформационныхСистем.

Оценка эффективностиинформационныхресурсов.

Этапы проектированияструктурыинформационнойсистемы.

3. Практическийпример.

Приложение.

Список использованнойлитературы.

Списокиспользованнойлитературы.

Волкова,Денисов «Основытеории системи системногоанализа». С-Пб.:ИздательствоСПбГТУ, 2000г.

Гольц Г. «Рабочиестанции иинформационныесети». М.: Машиностроение,1998г.

Исаенко А.Н.«Маркетинговоеконсультирование» М.: Дело, 1997г.

Руководствопредприятием

Высшийуровень любойпериод времени.

Эффективностьработы всего

капитала.

Руководителиподразделений

Уровень Эффективностьработы

п

Менеджеры

подразделения.

Схема1. Управленческаяфинансоваяинформация.

Высшее руководство

Руководительсбыта

Подразделенияпредприятия

Менеджер

Агент

Схема2. Вертикальнаясистема информации.

Высшее руководство

Подразделенияпредприятия

Руководительсбыта

Менеджер

Агент

Схема3. Горизонтальнаясистема информации.

Высшее руководство

Руководительсбыта

Менеджер

Агент

Подразделенияпредприятия

Схема4. Централизованнаяинформационнаясистема.

МинистерствоОбщего и ПрофессиональногоОбразованияРоссийскойФедерации.

ВысшаяАдминистративнаяШкола приПравительствеСанкт-Петербурга.

ФакультетМенеджмента.

Курсоваяработа по дисциплинеИсследованиеСистем Управленияна тему: «Исследованиеинформационнойсистемы предприятия».

Выполнил:студентка 251гр. Ф/м

Домнина Ю. М.

Проверил:

Санкт-Петербург2001 г.