Автоматизация управления предприятий туризма

Содержание:

Введение…………………………………………………………………….3

1. Теоретическая часть…………………………………………………….4

Система автоматизации гостиничного бизнеса «КредОтель 2.0»…......4

Программа Servio……………………………………………………………10

Система "UCS-Shelter"………………………………………………………14

2. Практическая часть………………………………………………….......19

Заключение……………………………………………………….…………21

Список используемой литературы…………………………….………….22

Введение

В современных условиях автоматизация гостиниц - неотъемлемая часть успешного развития гостиничного бизнеса. Возрастающие с каждым днем требования клиентов и ужесточение конкурентной борьбы требуют от отеля способности быстро реагировать на все изменения рыночной конъюнктуры. Эти факторы диктуют высочайшие требования к автоматизации компаний индустрии гостеприимства.

Главная цель автоматизации гостиниц - создание комплексной системы, объединяющей все основные процессы: бронирование, расчеты с гостями, агентами, туроператорами, учет результатов хозяйственной деятельности компаний гостиничного сектора и др.

Комплексная автоматизация гостиниц и гостиничных сетей позволяет решить следующие задачи:

• повысить прозрачность и оперативность управления гостиничным комплексом;
• организовать параллельное ведение бухгалтерского, управленческого и налогового учета в одной информационной системе без дополнительных трудозатрат;
• вести учет по международным стандартам (GAAP, IAS);
• формировать план-фактную отчетность в разрезе подразделения (USALI);
• организовать эффективное управление в крупной гостиничной сети, состоящей из нескольких отелей.

Теоретическая часть

Система автоматизации гостиничного бизнеса «КредОтель 2.0»

Система «КредОтель 2.0» предназначена для автоматизации учета и управления гостиниц, домов отдыха, пансионатов, санаториев и т.д. Позволяет вести учет состояния номерного фонда в разрезе номеров и мест, управлять взаимоотношениями с гостями и контрагентами, регулировать загрузку номеров, анализировать и планировать денежные потоки.

Основные функции системы:

Автоматизация работы службы размещения

• Прием и регистрация гостей;
• Поиск и подбор подходящих номеров на основании заранее оформленных заявок и с учетом пожеланий гостей
• Поселение, продление, выселение (досрочное, плановое), переселение гостей;
• Обеспечение равномерной загрузки номерного фонда гостиницы;
• Учет дополнительных услуг предоставляемых гостям во время проживания;
• Прием наличных платежей за предоставленные услуги с оформлением необходимых документов, работа с ККМ;
• Оформление возвратов, при досрочном выезде;
• Работа с группами и групповыми счетами;
• Анализ состояний счетов проживающих гостей.

Автоматизация работы службы бронирования

• Прием и оформление заявок на бронирование от частных лиц и организаций;
• Планирование загрузки номерного фонда;
• Ведение статистики загрузки номеров, выявление наиболее и наименее успешных дат, периодов;
• Отслеживание наличия оплат, ранее принятых заявок;
• Ведение базы данных клиентов гостиницы – сторонних организаций, туристических агентств, частных клиентов;
• Оформление договоров с клиентами;
• Работа с постоянными клиентами (система поощрения, различные программы обслуживания);
• Формирование тарифов и тарифного расписания.

Автоматизация работы этажной службы

• Составление планов уборок номеров, оперативное внесение данных об изменении статуса номера (убран/не убран);
• Учет услуг мини-баров, составление листов расхода, начисление полученных услуг на счета проживающих гостей;
• Анализ состояния имущества в номерах. Оперативный ввод данных о порче имущества, с возможностью начисления суммы причиненного ущерба на счета гостей, виновных в порче;
• Сбор произвольной информации о состоянии номеров, для дальнейшего анализа.

Автоматизация работы бухгалтерии и финансовой службы

• Оформление необходимой документации при работе с контрагентами;
• Ведение взаиморасчетов, анализ задолженности;
• Учет и планирование платежей;
• Анализ финансового состояния;
• Формирование стоимости проживания, бронирования и дополнительных услуг.

Получение оперативной информации о деятельности гостиницы

• Состояние номерного фонда;
• Предстоящие заезды и выезды;
• Проживающие гости;
• История проживания гостей за выбранный период;
• Текущая загрузка;
• Загрузка за период;
• Планируемая загрузка;
• Состояние счетов гостей;
• Взаиморасчеты с клиентами, анализ дебиторской задолженности;
• Динамика загрузки номерного фонда;
• Предоставленные услуги;
• Финансовые итоги работы в разрезе услуг, номеров, гостей, организаций;
• Взаимоотношения с контрагентами;
• Категории гостей;

Основные особенности системы

• Использование принципа «расчетный час» при определении количества дней проживания;
• Автоматический расчет полной стоимости проживания гостя при его поселении;
• Автоматический подбор наиболее подходящих номеров для каждого конкретного размещения;
• Учет номерного фонда по номерам и местам;
• Возможность поселения на дополнительное место;
• Бронирование как номеров, так и категорий;
• Разделение оплаты за услуги между гостем и контрагентом в любых соотношениях;
• Возможность разделения номерного фонда гостиницы на несколько частей, с последующим пропорциональным расселением гостей и распределением выручки;
• Возможность работы с компонентой Web – Расширение, для настройки системы удаленного бронирования;
• Взаимодействие со смежными системами (бухгалтерия, общепит, тарификационные системы, электронные замки);
• Возможность гибкой настройки системы под бизнес — процессы конкретного гостинично — санаторного объекта;
• Поддержка работы с различными моделями фискальных регистраторов.

Взаимодействие со смежными системами

Бухгалтерия

Экспорт сводных данных о хозяйственных операциях гостиницы в программу 1С: Бухгалтерия с требуемой периодичностью. Импорт данных о платежах контрагентов из бухгалтерии.

Тарификационная система

Автоматическое начисление стоимости телефонных переговоров из номеров на счета гостей, на основании данных, полученных из тарификационных систем. Тарификационная система по умолчанию — «Барсум». Возможность настройки обмена практически с любой другой системой.

Замковые системы

Автоматическая передача информации о поселяющемся госте и параметрах его размещения (номер, срок проживания) в замковую систему для дальнейшего переноса данных на электронный ключ.

Ресторанные системы

Взаимодействие с ресторанными системами Ресторан. Начисление стоимости услуг, предоставляемых окологостиничными заведениями (рестораны, развлекательные центры и т.д.) на счета гостей, проживающих в гостинице.

Типовая схема функционирования

Система "UCS-Shelter"

Система решает следующие крупные задачи:

• автоматизация служб бронирования и размещения,
• управление внутренними ресурсами гостиницы,
• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,
• автоматизация текущей деятельности,
• ведение базы данных гостей,
• многофакторный анализ деятельности гостиницы,
• взаимодействие с другими системами.

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя. Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Этими рабочими местами могут, например, быть:

1. Портье:

• информация о предстоящих заездах и выездах;
• информация о наличии мест в гостинице;
• информация о состоянии счетов гостей;
• ввод данных о заездах (check-in, check-out);
• размещение гостей;
• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
• резервирование (индивидуальное, служебное);
• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• работа со счетами гостей и клиентов;
• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
• печать и выставление счетов клиентам;
• создание мастер-фолио;
• информация обо всех платежах и услугах;
• печать дневных отчетов;
• доступ к архиву счетов;
• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

2. Отдел бронирования:

• резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
• печать подтверждений по брони;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• анализ текущей и ожидаемой загрузки
• просмотр истории гостя

3. Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов:

• разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов
• анализ расчетов с компаниями и турагенствами
• выставление счетов к оплате
• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
• доступ к архиву счетов

4. Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping):

• управление службами сервиса гостиницы;
• контроль состояния номерного фонда;
• информация о санитарном состоянии номеров;
• автоматизация управления персоналом - службой горничных;
• организация бюро находок;
• получение отчетов о работе сервисных служб;
• ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
• анализ текущего состояния номеров;
• управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
• прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

5. Офис программиста:

• управление интерфейсом с системой R-Keeper
• управление интерфейсом с телефонной станцией
• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)
• управление интерфейсом с кабельным телевидением
• информация о сеансах просмотра платного телевидения
• настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
• поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
• настройка прейскурантов на различные внешние линии;
• управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;
• подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии

6. Офис финансового директора:

• ведение справочников предоставляемых услуг;
• определение пакетов услуг;
• определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
• определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
• определение типов и категорий гостей;
• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам;
• изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
• управление пакетами услуг и их тарифами;
• управление справочником типов номеров;
• получение отчетов всех видов и т.д.

7. Касca:

• расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
• полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
• расчет с гостями за дополнительные услуги;
• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;
• возврат денег;
• всерасчеты с гостями производяться с выдачей фискального документа.

Практическая часть

Экономическая эффективность внедрения программы 1С 7.7

Расчет затрат на создание автоматизированной информационной системы в экономике (АИС в Э). Затраты Каис могут быть оценены по следующей формуле:

Каис = Зпр + Зтс + Злс + Зпо + Зио + Зоб + Зво + Зпл + Зоэ, где

Зпр – затраты на проектирование АИС в Э;

Зтс – затраты на технические средства для эксплуатации системы4

Злс – затраты на создание линий связи для системы;

Зпо – затраты на программное обеспечение (приобретаемое помимо проектируемых для системы прикладных программ);

Зио – затраты на создание информационного обеспечения (базы данных) для системы;

Зоб – затраты на обучение персонала;

Зво – затраты на вспомогательное оборудование;

Зпл – затраты на производственные площади;

Зоэ – затраты на опытную эксплуатацию.

1. Зтс – приобретение компьютерной техники:

Зтс = 26 000руб.

2. Зсл. – Подключение к сети Интернет. Приобретение модема, приобретение кабеля, работа специалиста по установке и наладке (по договору подряда):

Злс = 750 + 210 + 520 = 1480 руб.

3. Зпо – Приобретение 1С бухгалтерия 7.7:

Зпо = 9500 руб.

4. Зио – база данных будет формироваться самостоятельно, в процессе работы:

Зио = 0 руб.

5. Зоб – затраты на обучение персонала (1 человек 2500 руб.)

Зоб = 2 * 2500 = 5000 руб.

6. Зво – затраты на вспомогательное оборудование, покупка офисного комбайна:

Зво = 4900 руб.

Каис = 26 000 + 1480 + 9500 + 0 + 5000 + 4900 = 46 880 руб.

После внедрения 1С бухгалтерия 7.7 на предприятии ОАО «Афиша» было прведено сокращение одного бухгалтера и одного специалиста по кадрам. Сокращены затраты на оплату консультативному центру «Проммастер», переносящему налоговую отчетность в электронный вид. Сокращение сроков подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности.

Сокращение затрат предприятия.

Расходы за месяц составляют 49 938 руб., таким образом срок окупаемости программы составит около 1,5 месяцев.

Заключение

В условиях динамичных рыночных отношений быстрота и качество управленческих решений обеспечивают конкурентоспособность предприятия на рынке. Правильность принятия управленческих решений определяется точностью, уместностью, понятностью и своевременностью первичной информации о хозяйственной деятельности предприятия.

Первичная информация о хозяйственной деятельности предприятия обеспечивается управленческим учетом, который представляет собой деятельность по предоставлению руководству учетной информации, необходимой для управления.

Ведение управленческого учета традиционными методами (в бумажном виде или компьютерном виде без использования специализированных программ) требует больших затрат времени и труда.

Автоматизация управленческого учета с помощью специальных программ способствует сокращению затрат на персонал, трудозатрат и затрат времени.

Список используемой литературы:

1. Гончаров А.А. Автоматизация управления предпринимательской деятельностью. Методические указания по изучению курса. – СПб, 2007

2. Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. – СПб, 1998

3. http://www.intelis-it.ru/services/consulting/start_managment.html - Постановка управленческого учета. Организация управленческого учета.

4. http://www.iso.ru/cgi-bin/main/public.cgi?id=176 – Шлямин К. Автоматизация управленческого учета в финансово-промышленной группе: особенности, этапы реализации, результаты. Публикации.

5. http://www.1cbit.ru/management/sup_uchet.php - Сущность управленческого учета.