Функціонування системи планування на підприємстві

Функціонування системи планування на підприємстві

План - це кількісне відображення цілей та розробка шляхів їх досягнення. Іншими словами, це результат планування, мотивована модель дій, створена на основі кон'юн­ктурного прогнозу економічного середовища і поставленої мети.

План підприємства — це завчасно розроблена система заходів, що передбачає цілі, зміст, збалансовану взаємодію ресурсів, обсяг, методи, послідовність і строки виконання робіт по виробництву і реалізації продукції або наданню послуг. План дозво­ляє підприємству оцінити - наскільки реальне досягнення поставлених цілей, що допо­магає, а що заважає їх досягати.

Планування - це процес перетворення цілей підприємства в прогнози та плани, процес визначення пріоритетів, засобів та методів їх досягнення.

У зарубіжній літературі є ряд визначень планування, які відрізняються між собою, але по суті вони дуже схожі. Можна привести кілька прикладів таких визначень:

- планування - "творче мислення майбутнього" (Adam, Planug, C. 11);

- планування - "формування управлінських рішень на базі системної підготовки, прийняття рішень по визначенню майбутніх подій" (Hahn, Ru, C. 29);

- "під плануванням розуміють таке рішення, яке (поряд із відповідним прийнят­тю рішень інформаційним процесом) виробляється за часом раніше настання даних кон'юнктурних подій" (Koch, Unternehmensplanung, C. 12);

- планування "можливо по суті визначити як процес мислення, при якому розу­мові передбачення і констатація виробляють етапи майбутньої діяльності" (Kosiol, Planung, C. 79);

- "планування - це системно-методичний процес пізнання і вирішення проблем майбутнього" (Wild, Untenehmungsplanuhg, C. 13) [41].

Система планування, згідно з теорією систем, може розглядатися із двох точок зору. Якщо елементами системи вважаються суб'єкти планування (керівники і роз­робники планів) та процеси обробки інформації, то система планування виступає як цілеорієнтована множинна сукупність суб'єктів планування або цілеорієнтована мно­жинна сукупність процесів планування, між якими існують специфічні взаємозв'язки.

Якщо елементами системи розглядати результати планування, тобто інформацію, що міститься у планах, то система планування інтерпретується як цілеорієнтована множинна сукупність планів, між якими існують специфічні взаємозв'язки.

Обидва підходи не суперечать один одному, оскільки плани утворюють інформаційну складову будь-якої системи планування.

У практиці планування можна виділити три напрями планування: прогресивне, ретро­градне і кругове.

Прогресивне планування (спосіб "знизу-вгору"). Планування здійснюється від нижчих рівнів підприємства до вищих.

Ретроградний метод ("зверху-донизу"). У цьому випадку процес планування здійснюється, виходячи із планування підприємства, шляхом деталізації його показни­ків зверху донизу по ієрархії. При цьому структурні підрозділи повинні перетворювати плани, що надходять, у плани своїх підрозділів.

Круговий метод ("зустрічне планування").Він являє собою синтез вище зазначених методів. Круговий метод передбачає розробку планів у два етапи. На першому; етапі ("зверху-вниз") виробляється поточне планування за основними цілями. На дру­гому етапі ("знизу-вгору") розробляється кінцевий план на основі деталізованих планів. При цьому, в плани включаються найбільш позитивні рішення.

Процес планування як доцільна діяльність людей має свою технологію, яка є по­слідовністю робіт, що виконуються ;при складанні планів.

Процес планування складається із наступних етапів:

Визначення цілей планування. Вони стають вирішальними факторами при ви­борі форми і методів планування.

Аналіз проблеми. На цьому етапі визначається вихідна ситуація на момент складан­ня плану і формується кінцева ситуація.

Пошук альтернатив. На цьому етапі серед можливих шляхів вирішення про­блемної ситуації вибирається найкращий, та розробляються необхідні дії.

Прогнозування. На цьому етапі формується уява про розвиток ситуації, яка пла­нується.

Оцінка. На цьому етапі проводяться оптимальні розрахунки для вибору найкращої альтернативи.

Прийняття планового рішення. Вибирається і оформляється єдине планове рішення.

Допоміжними засобами, що забезпечують процес планування, є засоби, які дозво­ляють автоматизувати технологічний процес розробки планових рішень. Сюди вхо­дить технічне, інформаційне, програмне, організаційне і лінгвістичне забезпечення. Комплексне використання цих інструментів дозволяє створити автоматизовану сис­тему планових розрахунків (АСПР).

Побудова системи планування повинна відповідати цілій низці принципів, основни­ми з яких є: цілеспрямованість, єдність і повнота, інтегрованість за змістом у часі, гнучкість, точність. Р. Акофф пізніше обґрунтував ще один принцип планування - прин­цип участі.

Принцип єдності полягає в тому, що планування повинно носити системний ха­рактер, тобто означає існування сукупності елементів планування їх взаємозв'язок, наявність єдиного напряму їх розвитку, орієнтованого на загальні цілі. Елементами планування на підприємстві є окремі підрозділи, що входять до нього та окремі скла­дові процесу планування. Плани і процеси планування, які є в їх основі, повинні бути інтегрованими з орієнтацією на цілі, тобто вони мають бути змістовно пов'язаними. Змістова орієнтація досягається відповідністю системи планування і орієнтаційної струк­тури підприємства. Взаємозв'язок між підрозділами здійснюється на основі коорди­нації на горизонтальному рівні, тобто на рівні функціональних підрозділів (виробничого; відділу, відділу маркетингу тощо). Єдиний напрямок планової діяльності, загальні цілі всіх елементів підприємства стають можливими у рамках вертикальної єдності вш підрозділів (наприклад, підприємство - цех - бригада) та їх інтеграції.

Координація планової діяльності окремих функціональних підрозділів виражається) в тому, що планування жодної частини підприємства не можна здійснювати ефектив| но, якщо воно не буде пов'язане з плановою діяльністю його окремих одиниць. Крім того, зміни в планах одного із підрозділів повинні бути відображенні і в планах іншій підрозділів.

Інтеграція планової діяльності виражається в тому, що:

1. Кожна з підсистем планування діє, виходячи із загальної стратегії підприєм­
ства, окремий план - це частина плану більш високого підрозділу й підприємства в цілому.

2. Всі плани - це не просто сукупність, набір документів, а їх взаємопов'язана та
узгоджена система.

Узгодження планів може здійснюватися послідовно або паралельно (синхронно). Необхідність узгодженості планів усіх рівнів управління у всіх структурних підрозді­лах підприємства обумовлює послідовний характер узгодження. На великих підприєм­ствах зі складною організаційною структурою процес планування здійснюється комбі­новано "зверху-донизу" і "знизу-вгору" відповідно до так званого принципу "зустріч­ного потоку". Процедура планування у такому випадку передбачає багаторазовий процес узгоджень на кількох рівнях управління.

Принцип участі тісно пов'язаний із принципом єдності і полягає в тому, що кож­ний працівник підприємства стає учасником планової діяльності, незалежно від посади і від виконуваних функцій. Тобто, в процесі планування повинні брати участь усі ті, кого і воно безпосередньо стосується. При цьому, кожний із учасників планування одержує більш глибоке розуміння цілей підприємства, він отримує більш повну і об'єктивну інформацію про підприємство, про різні сторони його діяльності. Особиста участь пра­цівників підприємства, в тому числі і рядових, призводить до того, що плани підприєм­ства стають їх особистими планами. Застосування принципу участі сприяє тому, що працівники, займаючись плануванням, розвивають себе як особистість, у кожного із них з'являються нові мотиви до ефективної праці, а підприємство набуває додаткові ресурси для вирішення своїх майбутніх завдань. Планування, засноване на принципі участі, ще називають парсипативним, оскільки воно поєднує дві функції: оперативне керування і планування. Плани перестають бути "чимось" для керівників, керівники самі залучаються до їх складання.

Принцип безперервності передбачає здійснення процесу планування на під­приємстві в рамках встановленого циклу і так, щоб розроблені плани безперервно зміню­вали один одного.

Процес планування повинен бути безперервним, виходячи з важливих передумов:

>• невизначеності зовнішнього середовища та наявності непередбачених змін, що і роблять необхідним постійне коригування планів підприємства відносно змін зовнішніх умов і відповідне їх виправлення та уточнення;

>• змінюються не лише фактичні передумови, але й уявлення підприємства про

свої внутрішні цінності та можливості. Якщо підприємство не буде враховувати такі

і зміни, запланований та отриманий результат може виявитися нікому не потрібним.

Принцип гнучкості взаємопов'язаний із принципом безперервності і полягає в тому, що план і процес планування може змінювати свою направленість у зв'язку з виникненням непередбачуваних ситуацій. Для здійснення принципу гнучкості плани повинні складатися так, щоб в них можна було вносити зміни, пов'язуючи їх із зміною внутрішніх та зовнішніх умов діяльності. Досягненню гнучкості планування сприяє розробка альтернативних планів. При формуванні системи планування варто дося­гати економічної ефективності і не допускати "надлишку планування", що сковує ініціативу персоналу, знижує мотивацію працівників, а надмірні витрати не компенсу­ються результатами.

Будь-який план повинен бути складений з високим рівнем точності, тобто плани повинні бути конкретизовані і деталізовані, враховувати зовнішні і внутрішні умови діяль­ності підприємства.

Для ефективного функціонування системи планування на підприємстві потрібно створити певні передумови: організаційні, інформаційні та кадрові. Організаційна струк­тура підприємства має бути адекватною системі планування з тим, щоб органи управ­ління й організаційні одиниці, які утворюють відповідно організаційну та планову піра­міди, перекривали одна одну. Процедури планування мають бути сплановані з погляду організаційного забезпечення. Крім того, побудова системи планування на вітчизня­них підприємствах відбувається за умов перехідного періоду, коли раніше діючі систе­ми майже зруйновані, а нові вимагають становлення.

До основних проблем побудови ефективної системи планування на підприємстві належать:

- орієнтація на короткострокові результати діяльності, нерозвиненість стратегіч­ного управління, відсутність систематичного контролю за відповідністю результатів поточної діяльності підприємства його стратегічним цілям;

- фрагментарність та відсутність комплексності поточних планів, зниження рівня координації у системі;

- практично повна відсутність роботи на ринку, нерозробленість методично-ана­літичної бази для аналізу ринку;

- нерозвиненість корпоративного управління, розбіжності інтересів власників, управлінського персоналу та колективу.