Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете

Основные сведения

Трудовая книжка установленного образца является ос­новным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Работодатель - физическое лицо не имеет права вносить записи в трудовые книжки работников, а также оформлять трудовые книжки принимаемым впервые на работу работникам.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основа­нии документа, подтверждающего работу по совместительству.

В соответствии с законодательством при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку. Днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы. В противном случае возможна материальная ответственность работодателя перед работником в виде выплаты заработной платы за весь период задержки.

Порядок ведения трудовых книжек

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При оформлении трудовой книжки на первой странице (титульном листе) вносятся следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения (число, месяц, год); образование; профессия, специальность.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем.

Лицо, утратившее трудовую книжку или вкладыш к ней, обязано немедленно заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом работы. Не позже, чем через 15 дней после подачи заявления, администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Работодатель обязан ознакомить работника-владельца трудовой книжки с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. При этом работник должен расписаться в личной карточке.

Учет и хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В данной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях: 1) при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, 2) в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Существует два способа учета выданных трудовых книжек:

1. Выдача трудовых книжек не является реализацией.

При таком способе учета считается, что работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.Трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

2. Выдача трудовых книжек считается реализацией.

В этом случае трудовые книжки учитываются как товар, поскольку работник обязан оплатить стоимость книжки и, следовательно, бланки приобретаются для продажи.

После принятия к учету и оплаты бланков, организация может принять к вычету «входной» НДС. При продаже бланка организация в бухгалтерском учете показывает реализацию бланка как операционный доход и должна начислить НДС.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход, и одновременно стоимость выданных бланков включается в расходы.

Примечание. В учетной политике организации необходимо закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении.

Трудовые книжки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Организация не вправе выдавать трудовые книжки на руки работникам. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки

Если трудовая инспекция выявит факт отсутствия или ненадлежащего ведения Книги учета и (или) Приходно-расходной книги, организация может быть привлечена к административной ответственности в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до 90 суток

Список литературы

1. Трудовой кодекс РФ;

2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;

3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69, утвердившее Инструкцию по заполнению трудовых книжек;

4. Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".