Опыт внедрения и автоматизации управленческого учета

Вторым этапом внедрения и автоматизации управленческого учета является разработка специфических программных модулей. Как уже упоминалось в статье предыдущего номера, за базу была выбрана программа "1С: Предприятие 7.7" и, соответственно, для этого продукта было решено создавать надстройку.

На заметку. Распространена такая точка зрения на программное обеспечение: дешевле купить максимально "навороченную" программу и ее внедрить, чем взять "1С:" и отдельные блоки и написать надстройку под конкретную компанию. Почти в 100 процентах случаев это заблуждение. К примеру, что дешевле - купить пустую квартиру и сделать в ней ремонт по своему вкусу или приобрести квартиру с евроремонтом и встроенной мебелью и пытаться переделать ее под свой вкус свои запросы? Ответ очевиден. Так и с автоматизацией: большинство компаний на белорусском рынке пытаются продать свои надстройки и их внедрить, а не взять программу и блоки и построить систему управленческого учета.

Причины изменений

С момента предоставления первоначального технического задания (ТЗ) программистам разработанная консультантами система управленческого учета, как и само ТЗ, претерпела некоторые изменения. На причинах подобных изменений остановимся более подробно.

Несмотря на наличие нескольких десятков специализированных учебных заведений, выпускающих специалистов в области написания программного кода, курсов, обучающих специалистов конкретным технологиям либо языку программирования, на рынке IT-технологий наблюдается острый дефицит высококвалифицированных кадров. Данный факт приводит в уныние компании по разработке ПО, поскольку, во-первых, возникает необходимость переманивания специалистов из фирм-конкурентов, используя в качестве основного средства мотивации предложение большей зарплаты и лучших условий труда, а во-вторых, возникает ощутимое снижение качества конечного продукта и реальные задержки в сроках выполнения заказов. С данным явлением столкнулись и авторы данной статьи.

Перед тем как составлять подробное и детальное техническое задание, консультантов поставили перед фактом, что оно должно быть понятно обычному рядовому программисту "1С:", не имеющему никакого понятия об управленческом и бухгалтерском учетах. Конечно, тут же возникает вопрос, понимает ли программист вообще, что он кодирует?

Итак, в подробном техническом задании появились следующие документы:

Таблица 1

План счетов УУ

Справочники (табл. 2, 3). В описание каждого справочника входили следующие параметры: какая структура связей между данными (один к одному, один ко многим), что, соответственно, определяет наличие вложенной структуры и разных таблиц, набор атрибутов (с указанием типов данных для каждого) для каждой таблицы.

Таблица 2

Справочники

Таблица 3

Справочники

1. Так же были использованы некоторые нестандартные подходы для решения технологических вопросов, такие как внесение собственной организации в справочник контрагентов в виде константы, что позволяет оперировать данными гораздо быстрее и исключает лишние справочники и связи.

После уточнения ТЗ разработчик предоставил для тестирования первичную версию программного обеспечения. В ходе тестирования возник ряд вопросов и замечаний, которые оформлялись протоколами претензий и передавались разработчику.

Пример записей в протоколе:

30.04

1) Во всех справочниках, имеющих древовидную структуру, проверить, чтобы папки имели в названии внесенные слова, а не код (1, 2 и т.д.). То же касается и момента, когда вносятся данные в таблицу из других справочников в форму (см. форму для заполнения значений для справочника "Базы распределения" в строчке "Виды деятельности").

2) Справочник "Налоги" - не вводится название группы налогов.

3) Справочник "ЦФО" - отсутствуют МОЛ.

4) Справочник "Виды деятельности" - отсутствуют МОЛ.

5) Справочник "ОСНА" - где вносится "объект ОСНА". Обязательно указать в сроке службы, что он в годах. Отсутствует группа ОСНА для названия папочек.

6) Справочники "ОСНА", "Товары", "Элементы затрат", "ЦФО" - неправильные таблицы. Смысл в следующем: внешняя таблица должна отражать дерево папок слева (как у Вас и сделано, причем внимание на название папок там должно быть словесным, а не код) и таблицу с атрибутами только для этой папки справа. Например, для ОСНА: папки (название группы ОСНА) - слева, таблица с атрибутами "инвентарный номер", "группа ОСНА" - справа. При открытии какой-либо папки: слева те же папки, только развернутое дерево (как у Вас и есть), а справа - таблица уже для внесения объектов ОСНА с атрибутами "объект ОСНА", "Первоначальная стоимость", "Срок службы (лет)".

Третий этап внедрения и автоматизации управленческого учета

Третий этап внедрения управленческого учета связан с постановкой технического задания для отчетности и основных документов. Параллельно с этим было проведено восстановление отчетности за 2003 год (годовой отчет о прибылях и убытках) и 2004 год (ежемесячные отчеты о прибылях и убытках). Для полного восстановления отчетности планируется провести всеобъемлющую инвентаризацию.

Обратите внимание! При ведении записей о доходах и расходах необходимо четко формулировать, на что были потрачены средства предприятия, поскольку зачастую сами заказчики не могут вспомнить цели расходования тех или иных сумм. Четко и правильно сформулированные пояснения - залог минимальных искажений вашей отчетности и, соответственно, максимальной эффективности поставленного управленческого учета.

На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда исходя из записей о расходах невозможно было правильно определить, к какой статье расходов относятся определенные суммы. Более того, первоочередные трактовки некоторых записей были настолько далеки от реальности, что это приводило к повторным перепроверкам отчетов с целью устранить возможные ошибки. Подобные действия неизбежно приводят к дополнительной потере времени клиента на объяснение и уточнение тех или иных записей.

Что касается технического задания по отчетности, то для большей гибкости дальнейшего формирования результатов хозяйственной деятельности в выбранных периодах названия статей расходов вносятся самим пользователем и могут быть изменены в случае необходимости. Это позволяет и исключить потенциально нулевые, и добавить какие-либо новые статьи расходов и доходов.

При разработке основных документов за основу были взяты стандартные документы надстройки компании-разработчика. Специфика разрабатываемого консультантами учета позволяет использовать более универсальные документы для ввода информации, которые совмещают реквизиты сразу нескольких стандартных бухгалтерских документов и могут использоваться для ряда дополнительных операций. Все это дает возможность значительно сократить количество основных документов.

Обратите внимание! Уровень квалификации персонала компании-разработчика программного обеспечения можно определить из требований, предъявляемых им к постановке технического задания. Если приемлемым уровнем техзадания для документации является полное описание конструкции документа, включая типы данных, определения основных терминов и назначения документа, - стоит задуматься о правильности сделанного выбора. Профессионал никогда не станет переписывать код "с нуля" для модулей, базирующихся на его собственных разработках.

В нашем случае для ускорения процесса внедрения автоматизации были разработаны документы по подробному формату, перечисленные ниже.

Описание документа "Товарно-транспортная накладная" для системы управленческого учета

ТТН НА ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Склад (из справочника складов).

- Поставщик (из справочника контрагентов).

- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).

Табличная часть

- Товар (из справочника товаров).

- Количество.

- Цена.

- % скидки (наценки).

- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).

- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).

- Сумма по учетному курсу ( = Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).

Проводки документа

ТТН НА РЕАЛИЗАЦИЮ ТОВАРА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Склад (из справочника складов).

- Покупатель (из справочника контрагентов).

- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).

Табличная часть

- Товар (из справочника товаров).

- Количество.

- Вариант цены (из справочника вариантов цен).

- Цена по прайсу (из справочника товаров).

- % скидки (наценки).

- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).

- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).

- Сумма по учетному курсу ( = Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).

Для реализации ОС и материалов воспользуемся ручной операцией.

Проводки документа

ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА "ВЫПИСКА БАНКА" ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Валюта (из справочника валют, по умолчанию - валюта РБ).

Табличная часть

- Вид движения (приход / расход).

- Корреспондентский счет (из плана счетов).

- Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).

- Сумма в валюте операции.

- Сумма в учетной валюте.

- Назначение платежа (текст).

- Максимальное количество субконто - 4.

ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА "ВЫПИСКА ИЗ КАССЫ" ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Валюта (из справочника валют, по умолчанию - валюта РБ).

Табличная часть

- Вид движения (приход / расход).

- Корреспондентский счет (из плана счетов).

- Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).

- Сумма в валюте операции.

- Сумма в учетной валюте.

- Назначение платежа (текст).

- Максимальное количество субконто - 4.

На данный момент осуществляется тестирование программных разработок управленческого учета и разработка вторичных документов.

Напомним, что данная статья является заключительной в серии материалов, посвященных постановке и автоматизации управленческого учета. Нижепубликуемый материал представляет собой описание четвертого (заключительного) этапа этого процесса. Автоматизация проходила одновременно по бухгалтерскому и управленческому учету в реально существующей небольшой фирме (сфера ее деятельности - торговля и оказание двух видов услуг).

ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА *

Четвертый этап внедрения и автоматизации управленческого учета

На четвертом - заключительном - этапе постановки управленческого учета были разработаны основные специфические документы, а также сделаны необходимые исправления в предыдущей разработке.

Специфическими документами явились акт выполненных работ, отчет мастера и отчет администратора. Дадим более полную характеристику этим документам.

АКТ выполненных работ

Акт выполненных работ - специфический документ учета оказанных услуг и использованных при этом материалов. Документ состоит из двух частей. Первая часть - учет оказанных услуг по прейскуранту, с которых начисляется сдельная зарплата основному персоналу (рис. 1).

_{Рисунок 1. Первая часть акта выполненных работ}

Вторая часть - прикрепленная накладная на списание используемых товаров и материалов в процессе оказания тех или иных услуг. Расход материалов производится по граммам и миллилитрам, поэтому для справочника "Товары" были созданы единицы пересчета из базовых в дополнительные. Таким образом,здесь имеет место дробное списание товара (например, 1/10 штуки) (рис. 2).

_{Рисунок 2. Вторая часть акта выполненных работ}

Отчеты мастера и администратора

Отчет мастера является одновременно и разработкой для внутренней отчетности мастера перед бухгалтером по количеству использованного материала, и базой для начисления ему заработной платы. Ставки процентов для начисления заработной платы указываются для каждого мастера и администратора в справочнике "Сотрудники". Таким образом, заработная плата для основного персонала рассчитывается автоматически (рис. 3).

_{Рисунок 3. Отчет администратора}

Кроме заработной платы, отчеты мастера и администратора включают другую полезную информацию, позволяющую оценить эффективность работы сотрудника в целом. Это процент использования материалов, среднее время, потраченное на одного клиента, средняя прибыль с одного клиента, коэффициент полезного действия работы. К тому же имеется возможность отслеживать постоянных клиентов и заносить их в списки контрагентов, имеющих постоянную скидку (рис. 4).

_{Рисунок 4. Отчет мастера}

В довершение ко всему были доработаны документы на начисление амортизации по пробегу (для группы основных средств - автопарк) и закрытие месяца. На данный момент финальная версия программы проходит последнее тестирование, после чего можно приступить к инвентаризации и вводу остатков.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Ансофф И. Стратегическое управление. - М.: Экономика,1999.

2. Виханский О. С. - Стратегическое управление - М.: Гардарики, 2003.

3. Виханский О. С. Наумов А. И. - Менеджмент - М.: Гардарики, 2003.

4. Герчикова И. Н. Менеджмент: учебник для вузов. М.: ЮНИТИ «Банки и биржи», 1999.

5. Гусев Ю.В. Стратегия развития предприятий.- СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 2002.

6. Кохно П. А. / Микрюков В.А./ Коморов С. Е. Менеджмент. М.: Финансы и статистика, 1997.

7. Любинова Н. Г. Менеджмент - путь к успеху. М.: ВО Агропромиздат, 1999.

8. Петров А.Н. Стратегическое планирование развития предприятия: учебное пособие. - СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 1993.