Заполняем акт о приеме-передаче основных средств

Мария Антонова, аудитор

Любому бухгалтеру всегда нужно обращать внимание на правильность составления первичной учетной документации. Сегодня в рубрике «Первичка» мы поговорим об особенностях заполнения акта о приеме-передаче основных средств.

Для целей бухгалтерского и налогового учетов все проводимые организацией хозяйственные операции, в том числе и связанные с приобретением объектов основных средств, должны оформляться оправдательными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1 ст. 252 НК РФ). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.

СПРАВКА

Налоговый кодекс РФ не содержит определения «первичные учетные документы». В связи с этим согласно положениям п. 1 ст. 11 НК РФ для целей налогообложения понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (Письмо Минфина России от 24.04.2007 № 07-05-06/106).

Пунктом 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только в случае заполнения всех обязательных реквизитов.

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Данным Постановлением предусмотрено несколько унифицированных форм для документального оформления движения объектов основных средств в зависимости от их вида.

Так, для учета зданий (сооружений) предусмотрен акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а), для остальных объектов основных средств — акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1), для учета групп объектов основных средств — акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б).

Эти формы, как следует из их названия, применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств внутри организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если основное средство находится на балансе лизингополучателя) и др.;

путем приобретения за деньги, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Рассмотрим на примере порядок оформления самой распространенной формы акта — формы № ОС-1.

При этом следует иметь в виду, что, если организация приобрела основное средство в торговой сети, у изготовителя или изготовила самостоятельно, акт составляется в одном экземпляре. Его подписывают члены приемочной комиссии, назначенной приказом руководителя организации. Далее этот акт вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию организации.

Если основное средство переходит от одной организации к другой (при продаже, мене, передаче в уставный капитал и прочее), действует другой порядок. Акт составляется передающей стороной в двух экземплярах. Его утверждают руководители организации-получателя и организации-сдатчика. Один экземпляр остается у передающей стороны, второй вместе с технической документацией передается принимающей стороне.

ПРИМЕР

ООО «Силена» приобрела у ООО «КоралЛифт» (изготовитель) по договору купли-продажи от 21.05.2007 № 13 лифт стоимостью 295 000 руб., в том числе НДС — 45 000 руб.

Согласно техническому паспорту дата выпуска лифта — 22.03.2007.

Установленный приказом генерального директора организации в целях бухгалтерского учета срок полезного использования лифта — 5 лет, норма амортизации — 1,67.

Согласно учетной политике организации амортизация по этой группе объектов начисляется линейным способом.

Начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата акта. Чаще всего учетной политикой организации предусматривается последовательная нумерация актов приемки-передачи объектов основных средств с начала года по всей организации. В случае же если организация крупная и имеет, например, несколько обособленных подразделений, приобретающих значительное количество объектов основных средств, то предусматривается нумерация в разрезе подразделений с присвоением кода подразделения.

Учетной политикой ООО «Силена» предусмотрено, что нумерация актов приемки-передачи объектов основных средств ведется в разрезе трех обособленных подразделений организации следующим образом:

1. Подразделение «Административное здание (адрес: г. Москва, пр-т Мира, д. 17/3)» — нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «А» (№ ______-А).

2. Подразделение «Склад (адрес: Московская обл., г. Одинцово, ул. Промышленная, владение 8/2)» — нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «С» (№ ______-С).

3. Подразделение «Торговый павильон (адрес: г. Москва, Ленинский пр-т, д.12)» — нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «Т» (№ ______-Т).

Лифт был приобретен для установки в административном здании. С начала отчетного года это 29-й объект основных средств, приобретенный организацией. Таким образом, порядковый номер акта будет 29-А.

Дата акта должна соответствовать моменту принятия к учету основного средства (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»).

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации-получателя (а именно: наименование, адрес, телефон, код по ОКПО организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором будет находиться принятый к учету объект основных средств.

Следующим важным моментом является перенесение данных из документа, на основании которого происходит прием ОС на учет, в акт. Им может быть, например, договор купли-продажи объекта основного средства, приказ руководителя о принятии к учету (ввода в эксплуатацию) основного средства, созданного самой организацией, или иной предусмотренный законодательством документ.

В рассматриваемом случае в акте должны быть указаны реквизиты договора купли-продажи.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование ОС с указанием марки и модели. Например, «Лифт 0,5 тонны ЛТ-9721».

Неполное заполнение бухгалтером указанных реквизитов может привести к нежелательным последствиям.

ИЗ ПРАКТИКИ

ООО «Интеллектуальное решение 3000» в период с января по июль 2006 г. были приобретены несколько крупных партий компьютеров. Бухгалтер, оформлявший акты по форме № ОС-1, не указал в них реквизиты договоров, на основании которых они были приобретены, а также в строке «Объект основных средств» он указывал «Компьютер», без отражения конкретной марки и модели.

В результате выездной налоговой проверки по налогу на прибыль за 2006 год налоговая инспекция не приняла в расходы для целей налогообложения сумму амортизации указанных компьютеров в размере 432 тыс. руб., поскольку в ходе проверки было невозможно сопоставить имеющиеся у организации первичные учетные документы (договоры купли-продажи) с унифицированными формами по приему к учету основным средствам. То есть, по мнению налоговых органов, отсутствовало документальное подтверждение понесенных расходов.

Организации пришлось дооформлять все акты по указанным объектам основных средств в соответствии с требованиями законодательства, подавать уточненные декларации по налогу на прибыль.

Теперь перейдем к заполнению первого раздела «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» формы.

Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый лифт у изготовителя, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска лифта, отраженной в техническом паспорте, а также стоимости приобретения лифта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Далее следует заполнение самого важного второго раздела документа «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Именно на основании указанных в нем данных организация будет отражать в учете основное средство, а также рассчитывать амортизацию по нему.

Это прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения лифта, за исключением НДС. НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком этого налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит — срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, лифты относятся к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен в пять лет. Соответственно ежемесячная норма амортизации составит 1,67%.

Также необходимо указать способ начисления амортизации. В нашем случае это линейный способ, который закреплен в учетной политике организации.

Переходим к третьему разделу «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем записывается краткая характеристика приобретенного объекта ОС, в том числе его дополнительных приспособлений и принадлежностей, а также содержание драгоценных металлов (если у организации есть такие данные).

То есть акт должен содержать наименование, единицу измерения, количество и массу драгоценных металлов в принимаемом к учете оборудованию. Эти данные отражаются в первичной учетной документации на основании сведений о содержании драгоценных металлов, указанных в технической документации (например, в техническом паспорте), либо при отсутствии этих сведений — по данным организаций, разработчиков, изготовителей или на основе аналогов, расчетов.

В рассматриваемом примере на основании данных технического паспорта на лифт неизвестно, содержатся ли в нем драгоценные металлы. В таком случае, по нашему мнению, в акте допустимо сделать пометку, что содержание драгоценных металлов будет определено после списания и утилизации.

Теперь перейдем к заполнению третьей страницы акта. Для приемки такого технически сложного оборудования, как лифт, необходимо создание комиссии по приему-передаче объектов основных средств.

В ООО «Силена» создана на основании приказа руководителя от 28.12.2006 № 18 постоянно действующая комиссия, состоящая из техника и инженера. Председателем комиссии назначен главный инженер организации.

В результате осмотра, установки и испытания комиссия признала лифт соответствующим техническим условиям, не требующим какой-либо доработки, что и было отражено в акте.

Итак, незаполненным остался только последний раздел акта.

Обращаем внимание, что левая сторона данного раздела заполняется материально ответственным лицом и бухгалтером при выбытии данного основного средства.

Правую часть заполняет сотрудник организации, получивший по акту приема-передачи к договору купли-продажи или накладной данное основное средство. Далее акт подписывает материально ответственное лицо организации, которому на ответственное хранение поступил полученный объект. И одним из последних, проверив правильность заполнения всех реквизитов и подтверждая оформление инвентарной карточки, акт подписывает главный бухгалтер организации.

После этого заполненную унифицированную форму утверждает руководитель организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости рассматриваемую форму можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.