Проведение тендеров

Содержание

Введение

1. Создание нормативной базы

2. Конкурсная документация

3. Предварительный квалификационный отбор

4. Подготовка конкурсных заявок

5. Обеспечение конкурсной заявки

6. Подача и вскрытие заявок

7. Оценка предложений

8. Определение победителя

Заключение

Список литературы

Введение

Современный бизнес с каждым годом становится все более гибким, мобильным и изменчивым. То, что было оптимально год назад, сегодня может быть весьма далеким от идеала. Нередко появляются и принципиально новые возможности, упустив которые можно быстро отстать от конкурентов, а то и вовсе "вылететь" из бизнеса. И все из-за приверженности к устоявшимся, "проверенным временем" схемам, неспособности работать не только тактически, но и стратегически.

Теперь наибольшую эффективность можно достигнуть не столько использованием наработанных связей, сколько максимальным использованием рыночных механизмов и, в первую очередь, конкурентной борьбы поставщиков. Ведь бизнес в современных рыночных условиях весьма схож с полномасштабными боевыми действиями, зачастую ведущимися сразу на нескольких фронтах. Поэтому задействовать все силы и средства важно не только для достижения успеха в конкурентной борьбе, но и для выживания компании. Основным способом государственных закупок являются тендеры - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Государственный контракт заключается с победителем такого тендера - участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям конкурсной документации и содержащее наилучшие условия (не обязательно - минимальное по цене).

Для операторов цивилизованного рынка вопрос проводить или не проводить тендеры не стоит в принципе. Тендеры нужны обеим сторонам: и заказчикам, и участникам. Первым - чтобы получить возможность выбора лучшего - и по цене, и по качеству. Вторым - чтобы показать свой профессиональный уровень, получить заказ и, впоследствии, использовать факт победы в тендере как элемент саморекламы.

Актуальность данной темы заключается в том, что применение тендеров получает широкое развитие, так как позволяет выявить наиболее выгодного поставщика.

Целью данного реферата является изучение и закрепление знаний о порядке проведения тендеров.

Порядок проведения тендера.

Основным способом конкурентных закупок является открытый конкурс(торги, тендер), в котором может принять участие любой правомочный поставщик, откликнувшийся на извещение о проведении конкурса, распространенное заказчиком Извещение обычно публикуется в специализированных изданиях (в т. ч. И электронных), часто - на интернет-сайте заказчика, иногда – в ведущих газетах и журналах, а

также других средствах массовой информации.

Конкурс проводит сам заказчик или уполномоченный им организатор. Все требования к закупаемой продукции и квалификации поставщиков, а также критерии выбора победителя и процедура проведения конкурса детально прописываются в конкурсной документации, которая распространяется либо бесплатно, либо за плату, не превышающую расходов организатора конкурса на ее тиражирование и рассылку.

Открытый конкурс- способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

1. Создание нормативной базы.

· Разработка положения о закупках

Положение о закупках является основным документом, определяющим внутренние правила организации закупок у заказчика. В нем прописываются все применяемые закупочные процедуры, условия и порядок их применения, в том числе полномочия и порядок формирования конкурсной комиссии.

· Разработка регламента закупок

В регламенте детально прописывается порядок взаимодействия и ответственность подразделений заказчика, участвующих в закупке, включая подразделения, в интересах которых производится закупка, закупщиков и т. д., вплоть до руководителей организации.

· Разработка типовой конкурсной документации и методических материалов

Данный элемент нормативной базы не является жизненно необходимым для

проведения закупок, однако, чем больше их проводится, тем острее ощущается потребность перехода от «свободного творчества» и «изобретения велосипеда» к «стандартам и конвейеру».

Методические материалы также весьма полезны в связи с ротацией кадров - система закупок не должна страдать от смены персонала, их организующего.

· Утверждение персонального состава комиссии

Обычно к компетенции комиссии относятся вопросы выбора способа закупок, утверждения конкурсной документации, проведение оценки предложений и выбор победителя.

Иногда комиссия существует как формальная инстанция, утверждающая окончательные решения, а всю "черновую" работу делают специалисты по закупкам. В любом случае, от состава комиссии во многом зависит проведение и результаты конкурса.

Персональный состав комиссии может быть утвержден приказом руководителя заказчика один для всех закупок, а может варьироваться, в зависимости от предмета закупки, так что, по сути, параллельно действует несколько комиссий.

· Разработка технического задания и критериев определения победителей.

Функция разработки технического задания и критериев, по которым будет

определяться лучшее предложение, лежит, в первую очередь, на плечах подразделения, в интересах которого производится закупка. С участием специалистов, отвечающих за проведение конкурса, они формализуют технические требования к закупаемой продукции.

2. Конкурсная документация

Формально российское законодательство не устанавливает жестких требований к структуре и содержанию конкурсной документации. Ряд обязательных требований предъявляется только к извещению о проведении конкурса, которое должно содержать сведения о времени, месте и форме торгов, их предмете и порядке проведения, в том числе, об оформлении участия в торгах, определении лица, выигравшего торги, а также сведения о

начальной цене и сроках заключения договора с победителем.

Для некоторых категорий заказчиков существуют дополнительные требования. Так, госзаказчикам рекомендуется использовать методические материалы, содержащие проекты типовой конкурсной документации, а для заказчиков по проектам Всемирного банка является обязательным использовать соответствующую типовую документацию.

Конкурсная документация состоит из следующих разделов:

1. Извещение о конкурсе. Информирует поставщиков о конкурсе, условиях и порядке участия в нем.

2. Инструкция участникам конкурса. Определяет все «правила игры»: требования к поставщикам, состав, порядок подготовки и подачи конкурсной заявки, критерии определения победителя и т. п.

3. Техническое задание. Подробно описывает предмет закупки, содержит все необходимые спецификации и т. д.

4. Проект договора. Содержит «рыбу» будущего договора между заказчиком и победителем конкурса.

5. Формы конкурсной заявки.

Обычно участник конкурса должен включить в свою заявку заполненные

формы: предложения, таблицы цен, банковской гарантии, анкеты участника

конкурса и т. п. Формы используются для унификации заявок и удобства их

сопоставления и оценки.

Извещение об открытом конкурсе

Согласно статье Статья 448. Гражданского кодекса РФ извещение о проведении конкурса должно обязательно содержать сведения о:

· времени, месте и форме конкурса;

· предмете и порядке проведения конкурса;

· оформлении участия в конкурсе;

· определении победителя;

· начальной цене;

· сроках заключения договора с победителем.

Если заказчик предполагает возможность отмены конкурса, об этом надо четко прописать в извещении, так как в противном случае, при отмене конкурса менее чем за 30 дней до его проведения, организатор открытых торгов обязан возместить участникам понесенный ими реальный ущерб. Едва ли кто из поставщиков решит воспользоваться этим правом, но

лучше данную ситуацию предупредить.

3. Предварительный квалификационный отбор

Процесс оценки конкурсных заявок весьма длителен и трудоемок. Если заявок поступило достаточно много (больше 7-10), расходы заказчика на анализ предложений значительно возрастают, а общее время оценки увеличивается. Кроме того, низко квалифицированный поставщик, сделавший формально лучшее предложение, зачастую

объективно не в состоянии выполнить условия договора на должном уровне.

Поэтому иногда целесообразно провести оценку поставщиков еще до этапа подготовки конкурсных предложений, с тем чтобы, в конечном счете, в конкурсе участвовали предложения только квалифицированных поставщиков. Для этого в процедуру открытого конкурса включают этап предварительного квалификационного отбора (предквалификацию).

Предварительный квалификационный отбор выгоден и для участников конкурса – те из них, которые не соответствуют требованиям заказчика, сберегут силы и деньги, которые ушли бы на покупку конкурсной документации, подготовку конкурсных заявок и предоставление

обеспечения.

Чаще всего эта процедура используется при проведении конкурсов по строительству крупных объектов, сложным консультационным проектам, поставкам специального оборудования.

В некоторых случаях квалификационный отбор проводится как отдельная процедура, для того, чтобы сформировать список (реестр) квалифицированных поставщиков, с которыми заказчик будет иметь дело при дальнейших закупках.

Прежде чем оценивать квалификацию поставщиков, необходимо убедиться, что все они правомочны (т.е. имеют право осуществлять поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг), так как в противном случае оценка квалификации таких поставщиков будет пустой тратой времени заказчика.

В то же время, при оценке квалификации поставщика важно правильно установить перечень требований к квалификации и квалификационный порог по ним, излишне не завышая, но и не занижая требования. Иначе можно получить либо очень короткий, а то и пустой, список потенциальных контрагентов, либо, наоборот, невероятно длинный, делающий процедуру

квалификационного отбора бессмысленной.

Процедура квалификационного отбора

Квалификационный отбор может проводиться как элемент другой процедуры закупок (например, открытого конкурса), так и как отдельная процедура, целью которой является формирование реестра квалифицированных поставщиков, допускаемых к участию в закупках организации на какой-то период времени (обычно квартал или год).

Стоит еще раз отметить, что задачей квалификации является не ранжирование заявок поставщиков, а разделение их на две группы – подходящие и неподходящие заказчику.

Как показывает практика, поставщики сравнительно легко мирятся с поражениями в конкурсе, но ревностно относятся к решениям о не прохождении ими квалификационного отбора. Поэтому важно серьезно мотивировать подобные решения.

4. Подготовка конкурсных заявок

Подготовка конкурсной заявки начинается поставщиком в момент получения

конкурсной документации (хотя предварительная работа, такая как анализ возможных конкурентов, получение неофициальной информации и т. д. должна начинаться ранее). Этот этап является ключевым в работе поставщика.

Организатор конкурса может устанавливать плату за конкурсную документацию или требовать взноса в различной форме для участия в конкурсе.

В результате на этапе получения конкурсной документации, у некоторых поставщиков возникают затруднения. Во-первых, документация, как правило, приобретается за безналичный расчет. Соответственно требуется время на внутреннее согласование в фирме(руководство,

финансовый отдел и т. д.), совершение платежа, поступление денег на счет организатора торгов. Тем самым теряется несколько дней из срока, отведенного на подготовку конкурсного предложения, часто и без того весьма ограниченного.

Во-вторых, особенно когда речь идет о сложных закупках, над подготовкой

конкурсного предложения работает несколько специалистов. Соответственно необходимо иметь достаточное число копий документации. В большинстве конкурсов от участников требуется предоставление обеспечения

конкурсного предложения (обычно в виде банковской гарантии). Его размер обычно не превышает 3% от предполагаемой цены контракта. В конкурсной документации должны быть указаны критерии отбора победителя. Это

делается далеко не всегда, но отсутствие полной информации по этому вопросу может рассматриваться как косвенное свидетельство недобросовестности организатора и необъективности конкурса.

Стоит особо отметить, что выбор поставщика далеко не всегда осуществляется исходя из лучшей цены заявки, особенно когда речь идет о закупке консультационных услуг. Значение при оценке предложений могут иметь также расходы заказчика на эксплуатацию, сопровождение, техническое обслуживание и ремонт продукции, сроки доставки товаров,

завершения работ или предоставления услуг, функциональные характеристики продукции, графики поставок и платежей и т. д.

Требования заказчика поставщику игнорировать нельзя, однако их можно обсудить, направив запрос организатору конкурса. Вполне может быть, что то или иное требование попало в конкурсную документацию по недосмотру. Подобная дискуссия должна документироваться - вопросы направляются в письменном виде, а решения заказчика изменить условия конкурса и конкурсную документацию оформляются путем издания дополнений к ней.

Конкурсная заявка поставщика должна оформляться в полном соответствии с

требованиями конкурсной документации, причем следует уделить должное внимание всем формальным требованиям – парафированию и подписанию листов предложения лицом, имеющим право подписи (причем это право должно быть подтверждено соответствующим документом, таким как устав или доверенность), постановке во всех требуемых местах печати,

маркировке конвертов с заявкой и т. д.

К сожалению, отклонение заявок по формальным признакам - явление не такое уж и редкое. Причины принятия подобных решений могут быть достаточно разнообразными: отсутствие подписи на некоторых документах, внесение изменений в формы конкурсных заявок и т. п.

Все ответы на вопросы поставщиков, должны доводиться до сведения остальных участников конкурса (без указания авторства вопроса). Разумеется, это правило не касается вопросов, ответ на который содержится в конкурсной документации (это часто бывает, когда поставщик не счел нужным внимательно изучить ее требования).

Допускается внесение организатором конкурса изменений в конкурсную

документацию и продление срока подачи предложений. В этом случае все участники конкурса также должны быть извещены.

Иногда в составе конкурсной заявки требуется представить оригинал и несколько копий предложения, необходимые для удобства работы членов оценочной комиссии. Причем речь идет о полной копии предложения, со всеми подписями и печатями, а не простой ксерокопии.

5. Обеспечение конкурсной заявки

Проведение конкурса занимает достаточно много времени и требует не мало иных ресурсов от заказчика, включая высокопрофессиональных специалистов. Если соблюдать все требования законодательства, то довольно затруднительно провести открытый конкурс менее чем за полтора - два месяца: только на подготовку конкурсных заявок Гражданский кодекс

отводит не менее 30 дней. Не редко столько же или даже больше уходит на подготовку конкурсной документации и оценку предложений претендентов.

Поэтому вполне обоснованным является желание заказчика подстраховаться от рисков, связанных со срывом этой процедуры, в первую очередь - от отказа победителем выполнить контракт на содержащихся в конкурсной документации и конкурсной заявке условиях Российское законодательство предусматривает в качестве основных способов обеспечения обязательств (ст. 329 ГК РФ):

· неустойку;

· залог;

· удержание имущества;

· поручительство;

· банковскую гарантию;

· задаток,

а также разрешает использовать другие способы, предусмотренные как законом, так и договором.

6. Подача и вскрытие заявок

В приглашении к участию в конкурсных торгах, а также в конкурсной документации указывается место подачи и вскрытия предложений, а также соответствующие дата и время. Факт подачи заявки отмечается в журнале регистрации заявок. В идеале представитель поставщика, представивший заявку, должен иметь на это доверенность.

Однако это требование часто считается ненужной формальностью.

Представителю поставщика выдается расписка, также подтверждающая получение конкурсной заявки. Если согласно требованиям конкурсной документации копии подаются в отдельных пакетах (конвертах), число поданных пакетов должно отмечаться в журнале регистрации и расписке.

Теоретически, участник поставщик имеет права подать заявку до крайнего срока, указанного в конкурсной документации и извещении о проведении конкурса. Хотя практика преподносит немало уточняющих теорию сюрпризов.

Так, многие поставщики, опасаясь несанкционированного доступа к поданным заявкам, а также стараясь максимально учесть рыночную ситуацию, подают заявки в последний день, а часто - и последние минуты. И, формально, имеют на это право. Однако, у большинства заказчиков приемом заявок занимается лишь один сотрудник, физические возможности которого не беспредельны. Смешно сказать, но иногда значение имеет даже расположение - иногда путь от кабинета до фойе в крупном офисе занимает добрый десяток минут, а ведь потом ему требуется время, чтобы вернутся обратно, лишь тогда он сможет "обслужить" следующего "страждущего". Да и других дел у него хватает. К тому же, обычно для доступа в место приема заявок необходим заказ пропуска. Что тоже занимает время. В итоге вполне может возникнуть ситуация, когда кто-то из поставщиков не успевает передать заявку. Что формально является основанием для недопущения ее к участию в конкурсе.

Хотя не все организаторы конкурса жестко придерживаются заявленных ими же правил и вполне могут "в качестве исключения" принять опоздавшую заявку. Особенно если крайний срок подачи заявок и процедура вскрытия разнесены по времени (это законодательство допускает).

Обычно дата вскрытия заявок совпадает с датой окончания приема заявок,

незначительно различаясь по времени (минут на 15-30), но бывают случаи, когда вскрывают конверты и через неделю после официального истечения срока их подачи. Последнее обычно связано с графиком проведения заседаний конкурсной комиссии, хотя в этом случае есть и

некоторая вероятность нарушений со стороны организатора конкурса (предварительное ознакомление с заявками, допуск опоздавших заявок, дополнений к заявкам и т. п.).

Представители участников конкурса имеют право присутствовать напроцедуре вскрытия. После вскрытия конвертов с конкурсными заявками оглашается информацияо поставщиках (полное наименование и юридический адрес), предложенных ими ценах, а также

иная информация, которую организатор торгов сочтет нужным довести до сведения присутствующих и занести в протокол.

Следует помнить, что минимальная цена, прозвучавшая на вскрытии, вовсе не означает, что предложивший ее поставщик станет победителем конкурса. Ведь критерии оценки заявок, изложенные в конкурсной документации, нередко предполагают учет и других условий. Не говоря о том, что возможны арифметические ошибки, различного рода скидки в предложениях конкурентов и т. п. Поэтому незамедлительное объявление победителя

невозможно - заявки предварительно должны быть тщательно изучены. Хотя на практике некоторые заказчики сразу объявляют результаты конкурса, не обращая внимания на возможные ошибки и вытекающие из этого последствия.

7. Оценка предложений

Ключевым элементов выбора контрагента является этап оценки конкурсных заявок.

Согласно Гражданскому кодексу, победителем конкурса признается поставщик, который по заключению конкурсной комиссии, предложил лучшие условия. Поэтому в конкурсной документации должны содержаться требования к поставщикам, а также быть сформулировано, каким условиям должно соответствовать предложение победителя и каким образом это соответствие будет определяться комиссией.

Организатор конкурса должен избегать общих формулировок, таких как "лучшее качество, лучшие условия поставки" и т. д., конкретизируя все критерии и указывая их значимость (весомость). При этом, по возможности, следует исключать (минимизировать использование) трудно формализуемых (качественных) критериев. Это сравнительно легко сделать при закупках товаров, однако для работ и услуг - довольно проблематично, а иногда и

невозможно.

Критерии, используемые при выборе поставщика, и их веса зависят не только от предмета закупки, его ценовых и качественных характеристик. Важен учет также объемов и целей закупки.

Следует не только выделить оцениваемые критерии, но и правильно выбрать методику оценки. Иногда разные методики, применяемые для оценки одних и тех же поставщиков, дают противоречащие друг другу рекомендации по определению победителя.

8. Определение победителя

На очередном заседании конкурсной комиссии рассматриваются заявки претендентов и заключения экспертов, на основании которых принимается решение о претенденте на победу (победителем он станет только после подписания протокола о результатах конкурса).

Заключение

Этап увлечения конкурентными закупками как модной новинкой в нашей стране постепенно завершается. И, хотя многие вынесли из него негативный опыт, технологии прокьюремента при правильном их использовании остаются одним из самых эффективных инструментов выбора оптимального поставщика.

Благодаря им не только достигается значительная экономия ресурсов, но и повышается контроль над проведением закупок. Это подтверждает как зарубежная практика, так и опыт передовых отечественных компаний и ряда государственных заказчиков.

Главные проблемы конкурентных закупок в России создают:

· несовершенное нормативно-правовое регулирование;

· недостаток квалифицированных специалистов;

· высокий уровень коррупции.

Список литературы

1. К. В. Кузнецов «Прокьюремент: тендеры, конкурсы, конкурентные закупки» Москва, 2005 стр.227

2. http://lukoil-zs.ru/

3. http://www.tendery.ru