Организация работы архива БТИ

Курсовая работа

Выполнила Елена Николаевна

МУП "Дедовское БТИ"

г. Москва

1999г.

ПЛАН

1. Введение

2. Нормативная основа деятельности архива БТИ.

3. Должностные обязанности работника архива БТИ.

4. Виды и разновидности документов, хранящихся в архивах БТИ (с указанием срока хранения и документа, в котором этот срок устанавливается, номенклатура дел в БТИ).

5. Организация работы и хранение документов в архиве БТИ.

6. Перспективы развития деятельности МУП "Дедовское БТИ".

Введение

Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-технической, оценочной и правоустанавливающей документации или копий с неё на объекты жилищного фонда и другие объекты, учет которых ведется БТИ.

Архивы БТИ относятся к государственному архивному фонду Российской Федерации и являются федеральной собственностью, находящейся в пользовании субъектов Российской Федерации. Отчуждение архивов не допускается.

Нормативная основа деятельности архива БТИ

Нормативной основой деятельности архива БТИ являются: "Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации " утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13, "Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации", утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98г. №37.

Должностные обязанности работника архива БТИ

Должностные обязанности работника архива БТИ:

- обеспечивает сохранность и комплектование в установленном порядке инвентаризационно-технической и правоустанавливающей документации;

- ведет учет и соответствующую регистрацию имеющейся и поступающей в архив документации;

- выдает из хранилища персоналу БТИ документы и осуществляет контроль за возвратом дел в установленные сроки;

- подготавливает по указанию руководства БТИ информацию о составе, состоянии, стоимости и принадлежности основных фондов ЖКХ;

- подновляет пришедшие в ветхость инвентарные дела;

- выполняет иные работы по указанию руководства.

Должен знать:

- инструкции и положения о порядке хранения инвентаризационно-технической документации;

- основы технического черчения;

- содержание и порядок ведения формуляров, учета документации, инвентарной книги;

- правила внутреннего трудового распорядка, основы научной организации труда;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Виды и разновидности документов, хранящихся в архивах БТИ

Единицей хранения является:

инвентарное дело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных зданий, расположенных на отдельном земельном участке; отдельно стоящее основное здание, границы земельного участка которого не обособлены: инвентарные дела на другие объекты, учет которых ведется БТИ.

Постоянному хранению в архиве подлежат:

- схематические планы городов, других поселений:

- инвентарные дела на домовладения, основные здания;

- инвентарные дела на объекты, учет которых ведется БТИ;

- инвентарные книги;

- реестровые книги:

- алфавитные карточки собственников зданий, жилых помещении (квартир);

- статистические карточки на домовладения, основные здания;

- статистические отчеты о жилищном фонде;

- книги учета инвентарных дел, переданных на хранение в государственные

архивы;

- иные документы, относящиеся деятельности бюро технической инвентаризации.

Материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятия) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы.

Сроки хранения документов установлены инструкциями: "Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации " утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13 и "Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации", утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98г. №37.

Хранящиеся в архиве материалы оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываны и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

Инвентарное дело на домовладение разделяется на три группы документов.

К первой группе относятся материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

- технический паспорт на домовладение (здание):

- план земельного участка;

- поэтажный план здания;

- экспликация к поэтажному плану.

Ко второй группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, отдельно сброшюрованные в хронологическом порядке, по мере поступления их в БТИ.

К третьей группе - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предыдущих обследований (инвентаризаций), расположенные в указанной выше последовательности.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимый ежегодно с указанием срока хранения. В нашем БТИ номенклатурой дел предприятия занимается секретариат. Номенклатура дел на технический архив БТИ не составляется.

Организация работы и хранение документов в архиве БТИ

Кроме инвентаризационных дел, хранящихся в архиве БТИ, подлежат хранению схематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел.

Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому населенному пункту карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

Материалы технических инвентаризаций подшиваются исполнителем в твердую корочку. Материалы подписываются бригадиром и начальником, сдаются технику архива БТИ, который записывает в соответствующих графах данные о нем в инвентарные книге. Номер в инвентарной книге соответствует номеру на инвентарном деле.

Хранение инвентарных дел производится вертикально в папках-блоках. Материалы, хранящиеся в архиве, выдаются следующему кругу лиц:

- по заявке бригадира со ссылкой на принятый к производству заказ;

- по предъявлению исполнителем заявки с резолюцией руководителя;

- по устному указанию руководства БТИ;

- главному инженеру на прием посетителей.

Подбор и выдача производится техником архива, выдача оформляется с заполнением журнала учета выдачи и возврата дел. Когда дело возвращается в архив, техник архива просматривает наличие документов и при отсутствии нареканий по составлению и внешнему виду принимает его на хранение, а в журнале проставляется дата возврата дела.

Инвентарные дела утратившие свое значение в связи со сносом строений исключаются из инвентарной книги по данным обследования при этом в примечании инвентарной книге делается запись, объясняющая причину погашения дела. Дело, алфавитная и статистическая карточки изымаются со своих мест хранения и помещаются в специально отведенные места для хранения погашенных дел. Материалы, погашенные по причине сноса, пожара, и др. стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел. При этом в графе 4 книги указываются все адреса, какие были присвоены в свое время этому объекту. На отобранные к уничтожению материалы прилагается акт Госархива о том, что объект не имеет архитектурной, исторической и культурной ценности и письменный отказ о принятии дела на хранение в Госархив. При выполнении данных условий на материалы составляется акт комиссией, назначенной начальником БТИ. Комиссия определяет способ уничтожения документации или передачи ее в Госархив при получении согласия последнего.

Периодически не реже 1 раза в год, а так же при замещении техника архива по распоряжению руководства производится инвентаризация архива, в результате выявляется наличие и полнота дел, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления. На 01.01 каждого года в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

Для размещения сохранности документов помещение архива Дедовского БТИ изолированное, сухое, пожаробезопасное. Оконные проемы зарешечены, окна занавешены. Входные двери выполнены из металла с устройством запоров. Для размещения документов, помещение оборудовано стеллажами с ячейками, высота которых обеспечивает вертикальное хранение дел. Само помещение хорошо освещено и оборудовано системой противопожарной сигнализации.

Перспективы развития деятельности МУП "Дедовское БТИ"

Основные перспективы развития МУП "Дедовское БТИ" заключаются в полноценном использовании новейших компьютерных технологий и современных программных продуктов.

Это поможет компьютеризировать места работы инвентаризаторов, для обработки документов по инвентаризации. Расчет площади, стоимости, чертежи - все это должна делать компьютерная программа. Это экономит время и параллельно создается архив в электронном виде. Своего рода он является дубликатом существующего "бумажного" архива.

Так же необходимо компьютеризировать прием посетителей, для того, что бы выдача справок занимала минимальное количество времени. Главный инженер должен иметь возможность просмотра всего дела в электронном варианте на приеме. И только по крайней необходимости получать "бумажное" дело из архива.

Для более плодотворной работы с компьютером необходимо создать компьютерную сеть, объединяющую не только рабочие места БТИ, но и существующий сервер Администрации Истринского района. Так же, с помощью модема связываться с регистрационной палатой. Это позволит оперативно и точно получать необходимую информацию от Администрации, Регистрационной палаты. Кроме того, станет возможным передавать ежегодные отчеты и сведения по собственникам в Налоговою инспекцию в электронном виде.

Создать электронную картотеку в архиве БТИ - это существенно облегчит поиск инвентарного дела.

Кроме перечисленного, на мой взгляд, нужно развивать службу независимых оценщиков при БТИ. Это позволит предоставить дополнительную услуги населению, а для БТИ - увеличит доходность.

Найти точки соприкосновения с Администрациями на местах для решения проблемы проведения текущей инвентаризации ( 1 раз в 5 лет). Возможно, это будет решаться через систему взаиморасчетов, возможно, иным путем, но сотрудничество с администрациями позволит решить проблему нежелания граждан проходить инвентаризацию в законодательно-указанные сроки. На сегодня БТИ не имеет правовой базы для того, что бы заставить собственников во время пройти инвентаризацию.