Автоматизація обліку праці та її оплати Засоби автоматизації управлінської праці

1. Організація праці менеджера в умовах застосування сучасних інформаційних технологій управління персоналом

За сучасних умов характер організації праці менеджера визначається не тільки його статусом, рівнем кваліфікації, діловими якостями, але й мірою прогресивності техніки і технології, які він використовує. Раціоналізація робочого місця менеджера має на меті механізацію й автоматизацію праці, підвищення її культури. Прогресивна техніка та технологія надають менеджеру значну допомогу у зниженні витрат часу на виконання механічних операцій з обробки інформації, і завдяки цьому дають можливість збільшити час на творчу роботу. Питання про механізацію й автоматизацію праці менеджера постало у зв'язку з великим обсягом інформації, яку необхідно зібрати, обробити, прийняти рішення і передати далі. Відомо, що за допомогою навіть найпростіших засобів оргтехніки скорочується час обробки документів приблизно на 20 % , а їх системне використання збільшує продуктивність управлінської у три рази .

Виділяють два основних напрями механізації й автоматизації управлінської праці:

1) застосування організаційної техніки;

2) впровадження і використання сучасних електронно-обчислювальних систем. їх використання допомагає менеджеру механізувати окремі операції та процедури управління.

Організаційна техніка — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжна (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт. Як засвідчує сучасна практика, менеджеру доцільно мати таку техніку :

—диктофони — для диктування і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів усних вказівок, розпоряджень та інших видів вербальної інформації з подальшою її обробкою. Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна вмінню менеджера швидко формулювати свої думки. Оптимальна швидкість диктування — 50 слів на хвили ну, але для цього потрібно попередньо готувати тези документів незалежно від їх обсягу;

—переговорні пристрої та засоби оперативного зв'язку (мобільні телефони, автоматичні номеронабирачі, автовідповідачі, селекторні пристрої, телефонні відповідачі різного призначення, телефонні підсилювачі, радіозв'язок тощо);

— електронні обчислювальні машини (обчислювальні машини, комплекси і процесори з оперативною пам’яттю різних типів). Вони забезпечують можливість прив'язання широкого кола задач різного типу з дуже швидкою швидкістю і дають можливість у 1,5—2 рази порівняно з ручною працею знизити трудомісткість лічильних та інших операцій;

— засоби копіювання і множення документів (ксерокси, апаратура для світлокопіювання, фотокопіювання,термокопіювання, електрографії, мікрофільмування. та ін.);

— засоби обробки інформації (різні пристрої для розпечатування і заклеювання конвертів, фальцювальні машиниі пристрої, адресувальні та штемпелювальні засоби, засоби скріплювання і склеювання документів).

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності власної праці за мінімальних витрат зусиль. Конкретний перелік оргтехніки кожний менеджер встановлює, виходячи зі специфіки своєї роботи й індивідуальних особливостей. Найбільша ефективність досягається комплексним використанням оргтехніки. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10—15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2—3 рази. Скажімо, завдяки «спільному зв'язку більш швидким, більш зручним і не прив'язаним до конкретного робочого місця стає, наприклад, бізнес. Менеджер може працювати із замовникамита партнерами дистанційно, перебуваючи навіть у відрядженні або на відпочинку. Або завдяки факсу можна швидко передати невербальну інформацію (графіку, підписи, рахунки тощо).

Автоматизація управлінської праці — це процес освоєння управлінцями, зокрема менеджерами, методів техніки автоматизованого опрацювання інформації та вироблення на цій основі оптимальних управлінських з автоматизацією на всіх рівнях менеджменту і зростуть вимоги до відповідальності і компетенції менеджера. У більшій мірі будуть потрібні його вміння і оптимальний вибір в умовах альтернативних ринків, економічні знання та кваліфікація, його здібність управляти працівниками і його здатність прийняття рішення .

Сучасний розвиток науки й техніки дає можливість створювати автоматизоване робоче місце менеджера (АРМ).

Це проблемне орієнтований програмно-технічний комплекс, який включає технічні і програмні засоби, інформаційне та методичне забезпечення для вирішення завдань менеджера в його предметній галузі і оперативного задоволення його інформаційних та обчислювальних запитів безпосередньо на робочому місці в режимі діалогу з ЕОМ. Автоматизоване робоче місце допомагає менеджеру автоматизувати підготовку, перетворення, редагування цифрової та текстової інформації, необхідні обчислювання, а також підвищувати ефективність та культуру його праці. Створення АРМ передбачає, що основні операції щодо накопичення, зберігання й переробки інформації будуть виконуватися засобами обчислювальної техніки. Принциповою особливістю обробки інформації із застосуванням АРМ є залучення менеджерів безпосередньо, без допомоги програмістів, до активного використання обчислювальної техніки. Менеджер використовує тільки певну частину ручних операцій, які потребують творчого підходу, і, використовуючи вихідну інформацію, приймає управлінські рішення. При цьому менеджер, контролюючи роботу обчислювальних засобів, носить необхідні зміни до значення параметрів процесів, котрі моделюються, та вихідні дані у процесі обробки інформації для реалізації функцій, які регламентуються посадовою інструкцією. АРМ менеджера-керівника як інструмент раціоналізації та інтенсифікації його діяльності забезпечує виконання в автоматизованому режимі таких функцій, як інформаційно-довідкове обслуговування, облік і аналіз , а також реалізацію окремих завдань прогнозуючого характеру.

Сьогодні важко уявити менеджера, який би не користувався по слугами електронної пошти .За принципом дії ця послуга нагадує звичайну паперову пошту. Передавання повідомлень за її допомогою здійснюється шляхом проходження інформації через послідовність вузлів глобальної мережі.

Використання сучасних засобів оргтехніки, механізація та автоматизація управлінських процесів проводить до таких змін в управлінській праці менеджера:

звільняється частина робочого часу менеджера завдяки пришвидшенню операцій за допомогою автоматизованої системи управління та використання засобів оргтехніки;

зростає оперативність в отриманні інформації за рахунок упровадження сучасних засобів зв’язку, можливість відводити більше часу не на технічну роботу зі збирання та обробки інформації, а на розумову яка дозволить прийняти краще управлінське рішення з кількох можна основі отриманої інформації;

- зростає комфортність управлінської праці та ін.

Комп’ютери мають незаперечні переваги серед інших засобів обробки інформації завдяки великому обсягу пам’яті, швидкому виконанню процесу обробки. Такі пристрої до комп'ютера як принтери, сканери дають можливість менеджеру отримувати інформацію дуже швидко й у зручному для нього вигляді. Технічнізасоби допомагають вирішити проблему достовірності, оперативності та регулярності управлінської інформації, що дає можливість менеджерам вищого і «раннього рівнів приймати більш ефективні рішення. Лише сучасні автоматизовані системи спроможні пов'язати всі елементи управління. Звичайно, навіть найпрогресивніша автоматизована система не замінить роботу менеджера. Комп'ютери не думають, вони лише допомагають фіксувати дані, обробляти їх і видавати результати, а думають і приймають рішення менеджери.

2. Особливості організації автоматизованого обліку праці та заробітної плати

Ведення обліку нарахування та виплати заробітної плати є важливим елементом системи обліку та управління підприємством, оскільки, з одного боку, допомагає визначити суму витрат підприємства на оплату праці і відповідно визначити фактичну собівартість виготовленої продукції, виконаних робіт та наданих послуг, з іншого боку, дозволяє максимально ефективно використовувати наявні трудові ресурси підприємства. Незважаючи на значну важливість автоматизації обліку праці та її оплати для облікової системи підприємства, автоматизація обліку праці та її оплати є найскладнішою ділянкою автоматизації обліку підприємства, що обумовлено такими проблемами:

- Складність розрахунку та різноманітність структур заробітної плати працівників різних підприємств.

- Постійна зміна нормативних документів, що визначають порядок нарахування заробітної плати, здійснення нарахувань та утримань з неї.

- Неоднозначність трактування чинного законодавства.

- Різноманітність алгоритмів здійснення допоміжних розрахунків за різними видами та умовами виплат.

- Різний порядок утримання податку на доходи фізичних осіб та внесків до фондів соціального страхування і пенсійного фонду з різних видів виплат.

- Наявні розбіжності періоду нарахування та виплати заробітної плати в залежності від особливостей роботи підприємств.

Ведення обліку праці та нарахованої і виплаченої заробітної плати є одним з найбільш важливих напрямків ведення обліку на підприємстві. Це обумовлено не тільки швидкою та постійною зміною нормативних документів, що регламентують порядок нарахування та виплати заробітної плати, а й значними санкціями за неправильне, неповне або несвоєчасне нарахування заробітної плати. Особливостями автоматизації обліку заробітної плати є складність визначення загальної суми нарахованої заробітної плати, об'єктів нарахування внесків та утримань при проведенні розрахунків з фондами соціального страхування, неоднозначність трактування змін у чинному законодавстві. В зв'язку з цим автоматизація обліку заробітної плати здійснюється за 2 напрямками:

- автоматизація типових виплат, відповідних нарахувань та утримань;

- автоматизація відрядної заробітної плати з урахуванням умов праці та додаткових виплат і утримань, з відповідними нарахуваннями та утриманнями.

Перший підхід використовується в інтегрованих системах обліку, в яких облік заробітної плати є складовою частиною інформаційної системи, що тісно поєднана з іншими складовими. Програми, побудовані з використанням даного підходу - «1С: Бухгалтерія для України», «Форт: .2000». Перевагами даного підходу є ведення обліку в одній програмі, низька вартість програми та її супроводу, легкість перевірки окремих операцій. Недоліками є потреба в проведенні значної кількості додаткових розрахунків при здійсненні нарахування заробітної плати.

Другий підхід - побудова автоматизованого робочого місця з обліку заробітної плати, яке враховує особливості кадрового обліку та обліку праці і заробітної плати на окремо взятому підприємстві. Створене робоче місце повинно бути забезпечене засобами обміну інформацією з основною інформаційною базою підприємства, в якій містяться дані фінансового та управлінського обліку діяльності підприємства. Типовими програмами є «1С:Зарплата і кадри», «1С:Управління персоналом». Недоліками є складність здійснення обміну інформацією, складність контролю й перевірки відповідності розрахунків, значна вартість програм та її супроводу. Перевагами є можливість гнучкої адаптації програми до особливостей відрядної оплати праці на підприємстві, узгодження кадрового обліку та обліку заробітної плати, автоматизоване здійснення розрахунків з використанням алгоритмів комп'ютерної програми.

Для інтегрованих систем, які передбачають можливості ведення обліку на виробничих підприємствах, характерний комбінований підхід, який враховує як можливість обліку заробітної плати за фіксованими окладами, так і за відрядною формою оплати праці.

Прикладами таких систем є «1С : Виробництво+Послуги+Бухгалтерія», «1С:Управління виробничим підприємством», «БЕСТ-ПРО».

Даний підхід дозволяє певною мірою зменшити потребу в відокремленні обліку заробітної плати з інформаційної системи підприємства і зменшити складність ведення обліку, з іншого боку, даний підхід дозволяє розв'язати типові задачі з обліку заробітної плати за відрядною формою оплати праці.

Оскільки операції з обліку оплати праці тісно пов'язані з здійсненням нарахувань та утримань до фондів соціального страхування й утримання податку на доходи фізичних осіб, то дані операції будуть розглянуті в комплексі як єдина облікова задача - облік нарахування та виплати заробітної плати.

Основними завданнями ведення обліку праці та її оплати є:

організація контролю за якістю та кількістю затраченої праці;

забезпечення своєчасного і правильного віднесення сум нарахованої заробітної плати і відрахувань органам соціального страхування на собівартість продукції, виконаних робіт, послуг, а також на інші витрати;

забезпечення здійснення у встановлені строки всіх розрахунків з працівниками і службовцями по заробітній платі та інших виплатах;

Характеристика задачі.

1.Призначення задачі.

Дана задача вирішується у АРМ бухгалтера

Задача має модуль розрахунку відрахувань в Фонд зайнятості та безробіття.

Доцільність у вирішенні задачі автоматизованим способом обґрунтовується розробкою оптимальної системи розрахунку відрахувань.

Метою вирішення цієї задачі є автоматизації відрахувань в Фонд зайнятості та безробіття.

2.Перелік об'єктів, при керуванні якими вирішується задача.

Задача вирішується на базі інформаційної системи «1С :Бухгалтерія для України , «ФОРТ: 2000»

3.Термін та строки вирішення задачі.

Задача розв’язується кожний раз при нарахуванні заробітної плати робітникам

4.Умови, при яких припиняється рішення задачі автоматизованим способом.

Умови, при яких припиняється рішення задачі автоматизованим способом:

збої, вихід з ладу ПЕОМ;

Зв’язок задачі з іншими задачами.

5.Зв'язок задачі з іншими задачами

Схема зв'язку задачі з іншими задачами наведена на рис.2.1.

Рис.2.1. Зв'язки задачі з іншими задачами АІС

6.Посади осіб та найменування підрозділів, що визначають умови та часові характеристики вирішення задачі.

Задача вирішується в діалоговому режимі під керівництвом головного бухгалтера.

Часові характеристики вирішення задачі визначаються головним бухгалтером відділу.

7.Розподіл дій між персоналом і технічними засобами при різних ситуаціях вирішення задачі.

При автоматизованим варіанті вирішенні задачі :

- - організація контролю за якістю та кількістю затраченої праці;

- забезпечення своєчасного і правильного віднесення сум нарахованої заробітної плати і відрахувань органам соціального страхування на собівартість продукції, виконаних робіт, послуг, а також на інші витрати;

- забезпечення здійснення у встановлені строки всіх розрахунків з працівниками і службовцями по заробітній платі та інших виплатах;

Вихідна інформація.

Перелік і опис вихідних повідомлень за задачею представлений в табл.

Таблиця 1.1

Перелік та опис вихідних повідомлень

Вхідна інформація.

Документальне оформлення операцій з обліку праці та її оплати значно не відрізняється від первинних документів, які використовуються при безкомп'ютерному веденні обліку (табл. 1.2).

Таблиця 1.2

Відповідність форм первинних документів з обліку праці та її оплати й їх електронних аналогів

Перелік і опис вхідних документів представлений в табл. .