Факторы при использовании ИТ, способные негативно повлиять на позиции предприятия на рынке

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»

Институт экономики, управления и права

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Информационные системы в экономике»

Специальность 080109.65 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Тема работы: «Факторы при использовании ИТ, способные негативно повлиять на позиции предприятия на рынке»

Выполнил студент С.Г. Гуськов

Курс 3

Группа БУ-400/1

Преподаватель Д.А. Ковригин

Нижний Новгород – 2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Возможные факторы риска на начальной стадии реализации ИТ на предприятиях

2. Риски при внедрении и эксплуатации информационных систем (ИС) на предприятии

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Понятие «информация» в разных контекстах может быть истолковано по-разному, но обычно в определении данного термина говорится, что это данные, сведения о той или иной стороне жизнедеятельности человека, материального мира, научные, художественные, исторические и иные сведения, а так же многое другое – все, что сопровождает человека в процессе его жизнедеятельности. Отмечается, что понятие «информация» является первичным, то есть данный термин не может быть определен с помощью других составляющих, более «мелких», простых носителей данного термина.

Обмен информацией является жизненной необходимостью в процессе функционирования общества. Мало того, обмен информацией осуществляется не только в процессе жизнедеятельности общества, страны, мира, но и в животном мире. Однако очевидно, что человечество в развитии процесса обмена информацией ушло далеко вперед от «братьев наших меньших».

Ввиду постоянного развития научно-технического прогресса, процесс обмена информацией является интереснейшим предметом для изучения. Можно разделить развитие информационного обмена на несколько условных этапов, или своего рода «ступеней»: первая связана с изобретением письменности (круг получателей информации расширился по сравнению с «первобытным» уровнем, однако по сравнению с существующим уровнем развития был микроскопически мал), вторая – с изобретением книгопечатания, третья связана с появлением телеграфа, телефона, радио, телевидения (стало возможным большие объемы информации передавать на большие расстояния в реальном масштабе времени, круг получателей или потребителей информации значительно расширился и уже не ограничивался даже в рамках одного континента). Четвертая ступень наиболее интересная для изучения и в той же мере глобальна – она связана с изобретением ЭВМ и появлением компьютерных сетей. При этом каждый этап развития не исключал достижения предыдущего, а дополнял, развивал и совершенствовал их.

Современное общество характеризуется постоянным увеличением объемов информации. Процессы, происходящие в экономике, все более и более вовлекаются в эту информационную индустрию, постоянно развивающуюся и совершенствующуюся.

Экономическая информация – сведения, относящиеся к области экономических знаний. Как иную, экономическую информацию можно фиксировать (запоминать), обрабатывать, передавать и использовать для различных целей. Экономическая информация содержит сведения о трудовых, материальных и денежных ресурсах, другие показатели, отражающие или характеризующие состояние, тенденции развития, аналитические данные в экономике.

Вероятно, нет необходимости указывать на важность развития и постоянного совершенствования процесса обмена, накопления, анализа и тиражирования экономической информации, ее хранения. Ввиду большого объема используемой в процессе экономической жизнедеятельности информации, все шире и шире применяются и развиваются информационные технологии (далее – ИТ) – «совокупность методов реализации на базе программного обеспечения различных операций с информацией».

Можно бесконечно долго и интересно рассуждать и изучать процесс развития ИТ, восхищаться внедряемыми «интеллектуальными» системами, проникать и блуждать в бесконечно больших базах данных, анализировать результаты обработки экономический информации на супер-ЭВМ, но в своей работе я хотел бы рассмотреть иную сторону вопроса: а может ли развитие и использование ИТ негативно повлиять на позиции предприятия на рынке? Так ли безопасно и эффективно бесконечное наращивание объемов использования ИТ в финансово-хозяйственной деятельности? Какие факторы влияют на риски, связанные с использованием ИТ? Каким образом появление «барьера знаний» может повлиять на положение фирмы? Влияет ли выбор времени внедрения ИТ на эффективность их использования?

1. Возможные факторы риска на начальной стадии реализации ИТ на предприятиях

Казалось бы, в настоящее время, в векнаучно-технического прогресса, инноваций, постоянного развития ИТ как отрасли внедрение их (ИТ) на предприятии не несет в себе никаких рисков. Вроде бы, на лицо лишь очевидные преимущества – автоматизация процессов, оперативность сбора и анализа огромных объемов информации, достоверность, а при существующем уровне развития информационной безопасности и защищенность информации, высвобождение трудовых ресурсов за счет автоматизации обработки информации и мн. другое. Но есть в гонке за сплошной информатизацией определенные «но», которые зачастую остаются без внимания при принятии решения о внедрении ИТ на предприятии, оценке ее эффективности и целесообразности.

Какие же факторы являются обязательными для анализа на этапе принятия решения и предпроектной стадии внедрения ИТ на предприятии? Первый и очевидный фактор – оценка результатов сопоставления возможности внедряемой системы и масштабов деятельности предприятия. Упущение данного фактора на этапе принятия решения неизменно приводит к неоправданно высоким затратам предприятия, возможно даже, что вложения капитала в развитие ИТ не окупится. Это в том случае, если возможности ИТ превосходят масштаб деятельности предприятия. В обратном же случае, если ИТ не позволяют реализовать все необходимые потребности предприятия, возникает вопрос о целесообразности автоматизации части процессов. Согласитесь, смешно, когда отчет о прибылях и убытках предприятия автоматизирован «по последнему слову техники», а развитие рыночной ситуации в сегменте деятельности предприятия анализируется на основе скупых данных в печатных средствах массовой информации.

Следующий фактор риска – отсутствие у руководства предприятия единой целостной стратегии ИТ, а также заниженная оценка руководством масштабов организационных преобразований, обусловленных внедрением системы. К этому можно добавить еще один возможный риск: система может не в полной мере поддерживать реализацию отраслевой специфики деятельности предприятия. На этапе принятия решения и внедрения ИТ в эксплуатацию данный фактор может и не всплыть на поверхности, но вот в процессе эксплуатации… Последствия – обращения к поставщику ИТ с целью доработки комплекса, незапланированные расходы, а в результате на выходе – все та же ИТ, не отвечающая потребностям бизнеса, коряво доработанная, требующая постоянных обновлений и все равно не реализующая в полной мере возлагаемых на нее надежд.

Еще один аспект на этапе принятия решения очень специфичен, как мне кажется, именно для России. Речь идет об отсутствии оперативности на этапе принятия решения. Таким образом, выбрана к внедрению может быть та платформа, которая актуальна и эффективна была позавчера, а за время принятия решения стала неактуальной, либо неспособной реализовать современные задачи предприятия. Вновь возникает риск необоснованных затрат. Внедренная в таком случае платформа становится «никчемной».

Перейдя к проектной стадии внедрения ИТ отмечу еще несколько факторов, упущения которых сводят на нет эффективность функционирования системы. Во-первых, это ошибочное планирование окупаемости системы, общей стоимости системы, сроков внедрения. К сожалению, на этой стадии очень велика вероятность реализации данных рисков. Как следствие – теряется эффективность от реализации функционирования предприятия с использованием ИТ. Отсутствие же у предприятия четкой стратегии в области внедрения, функционирования и развития ИТ приводит к еще более тяжелым последствиям.

На данной стадии высока вероятность реализации еще одного важного фактора – занижение оценки предприятием масштабов необходимых организационных изменений после внедрения системы. Данный аспект мне видится наиболее важным, ведь не всякая структура подразумевает гибкость своей организации.

Ошибки, реализованные на этапе постановки задачи исполнителю могут привести к ничтожности реализуемого проекта – система может получится как слишком сложная, реализующая множество ненужных предприятию данной отрасли задач, так и слишком простая – не отвечающая минимальным ожидаемым требованиям предприятия.

2. Риски при внедрении и эксплуатации информационных систем (ИС) на предприятии

Важный вопрос, который зачастую остается без внимания – возрастание нагрузки на персонал на этапе внедрения и отладки ИС на предприятии. Обнажаются пробелы в квалификации персонала, первоочередным становится вопрос обучения сотрудников, а не развитие бизнеса. А обучение – это дополнительные затраты, которые, зачастую, не учтены при расчете окупаемости проекта.

Нередко предприятие сталкивается с серьезной проблемой, которая неочевидна на этапе принятия решения и проектирования – бизнес-процессы предприятия несоответствуют реализованной функциональности автоматизированной платформы. Что делать в таком случае? Два пути одинаково экономически невыгодны для предприятия: доработки ИС (дополнительные незапланированные вложения средств) и реорганизация процессов на предприятии. И в первом и во втором случае нормальной функционирование и устойчивое развитие бизнеса на предприятии замедляется.

Значимым является и фактор, связанный с трудностями в обслуживании системы после завершения ее сопровождения разработчиком. Действительно, зачастую на этапе внедрения и начала функционирования консультант фирмы не успевает (зачастую, намеренно) осветить все тонкости сопровождения системы. Это приводит к тому, что после завершения сопровождения на этапе самостоятельной эксплуатации ИС фирма сталкивается с рядом неразрешимых своими силами вопросов. А привлечение разработчика в данном случае – дополнительные затраты.

Важный фактор, который может свести на нет эффективность внедрения ИТ – то, что за время внедрения конъюнктура рынка может координально поменяться. В данном случае теряется весь смысл проделанной работы. Зачем предприятию программный комплекс, если за время его внедрения актуальность и необходимость его использования свелась к нулю, если внедренная ИС за время внедрения морально устарела? Ответ очевиден…

На этапе внедрения и эксплуатации возможно проявление и такого фактора риска, как противодействие, непринятие ИС персоналом предприятия. С точки зрения человеческого фактора здесь все понятно: рядовой работник, четко понимая эффект от внедрения системы, видя реальное высвобождение трудовых ресурсов, опасаясь завтрашнего увольнения приложит все усилия, чтобы система «не пошла». И сталкивался с таким противодействием в своей работе, наблюдал такой эффект, как говорится «воочию»: на одном из этапов автоматизации банковских процессов операционные работники одного из моих филиалов систематически стали заявлять мне, что именно в их филиале централизованная обработка информации не идет, и есть необходимость оставить в штате сотрудника, ранее выполнявшего данные операции «вручную», якобы для осуществления контроля за работой системы. Привлечение специалистов по ИТ к исследования данной проблемы, поиску ошибок в функционировании внедряемого комплекса в филиале не дало результатов – после выполнения каждой операции в филиале системы «подвисала» в статусе «ошибка обработки». Лишь случайность помогла выявить причину ошибки: потенциально сокращаемый сотрудник намеренно при совершении операции в командную строку незаметно добавлял недопустимый символ – и программный комплекс «подвисал», т.к. в нем автоустранение подобных ошибок не было предусмотрено. Примечание: данный сотрудник переведен на высвободившуюся вакансию, т.е. ни кто в данной ситуации не пострадал. информационный технология риск

С учетом складывающейся и постоянно меняющейся рыночной ситуации, следует упомянуть еще один значимый фактор риска, способный отрицательно повлиять на позицию предприятия – снижение скорости перестройки процессов в рамках внедренной и успешно функционирующей ИС в связи с резким изменением потребности рынка, социально-экономической ситуации, законодательной базы и др. В данном случае риски потери своей ниши на рынке в своем сегменте неимоверно высоки.

Особое внимание следует уделить и рискам в направлении информационной безопасности. Нередко предприятием недостаточно внимание уделяется этому направлению. И напрасно. Во-первых, мало какая ИС в настоящее время эффективна без «подкачки из вне», либо в ее локальном исполнении. Обмен информацией, ее транспортировка и хранение является важной необходимостью в обеспечении эффективности функционирования практически любого автоматизированного комплекса, практически независимо от масштабов реализации поставленных задач. Во-вторых, в разы возрастает вероятность утечки информации, составляющей коммерческую тайну предприятия. Этот фактор при его реализации зачастую сводит на нет все усилия фирмы по завоеванию рынка – может произойти утечка технологии производства, индивидуальных данных клиента. Может, в конце концов, и состояться крах всей системы – к сожалению, творцы вирусов и других вредоносных программ в своей производительности и изобретательности превосходят борцов с ними. А вредоносная программа в ИС – риск «потерять все» - данные, технологии, связи, контакты, да и саму систему. Именно этому направлению предприятия зачастую не уделяют должного внимания. Обращает на себя внимание тот факт, что чем крупнее фирма, тем большие затраты она готова нести на защиту своих интересов в сфере информационной безопасности. Но здесь можно столкнуться и с другим подводным камнем: любая система информационной безопасности замедляет функционирование всей ИС в целом. Как найти разумный компромисс - над этим вопросом трудятся не один год. И наверное не ошибусь, что он (разумный компромисс) не найден. Действительно, ведь любая информационная система в той или иной мере уязвима. Та или иная защита неизменно скажется на быстродействии ИС, а это – потеря оперативности, увеличение времени обслуживания клиента, высокая нагрузка на персонал специалистов безопасности, на средства вычислительной техники. Кроме того – это необходимость постоянных дополнительных затрат на совершенствование системы информационной безопасности, а эти затраты, согласитесь, не каждая фирма может себе позволить. С другой стороны – риск взлома, утечки информации…

Заключение

В своей работе я попытался освятить основные риски, которые способны отрицательно повлиять на позицию предприятия, его функциональность, конкурентность, эффективность. Казалось бы, в настоящее время более актуально работать в направлении изучения эффективности, которую несет внедрение ИТ в работу предприятия, но, к сожалению, на этапе принятия решения о целесообразности внедрения ИС на предприятии руководством именно это и анализируется. И зачастую только лишь это. А вот наступление возможных рисковых событий, их последствий во многих случаях остается без внимание. Учитывая популярную однобокость в решении данного вопроса риск отрицательного эффекта от внедрения ИТ на предприятии многократно возрастает, и поэтому на необходимость комплексного и всестороннего подхода к решению данной задачи я и хотел бы обратить внимание.

Наиважнейшими аспектами, дающими основания рассчитывать на экономический эффект от внедрения ИТ в хозяйствующем субъекте является, по моему мнению, наличие всеобъемлющей стратегии развития ИТ на предприятии, конкретного, поэтапного плана действий, готовность руководства к оперативному реагированию в рамках реализуемого проекта, к принятию непопулярных кадровых решений, переформатированию внутренних процессов предприятия, четкое финансовое планирование расходов, всеобъемлющий расчет окупаемости проекта, систематизированная работы по обеспечению информационной безопасности.

Лишь учет всех этих составляющих в комплексе позволит предприятию констатировать положительный эффект от проведенных мероприятий. Иначе предприятие в лучшем случае обречено на перемещение во вторые и даже низшие позиции на рынке, а нередко и на провал, разорение. Лишь комплексный подход к выполнению всего спектра мероприятий по внедрению и эксплуатации ИТ на всех этапах, работа предприятия в рамках разработанной и всеобъемлющей стратегии развития позволит добиться предприятию желаемого результата и занять достойное место среди конкурентов и партнеров в современной экономике.

Список использованной литературы

1. Титоренко Г.А., «Информационные системы в экономике», учебник изд. «Юнити-Дана», 2008 г.

2. Супрун А.Н., Половец И.В., «Информационные системы в экономике», учебное пособие, ННГАСУ, 2004 г.

3. Трофимов В.В., «Информационные системы и технологии в экономике и управлении», учебник «Высшее образование», 2006 г.

4. Балдин К. В., Уткин В. Б. «Информационные системы в экономике», Учебник, 2008 г.

5. Юрьев В.К., Волкова В.Н. «Информационные системы в экономике», 2008 г.