Современная служба делопроизводства: понятие, значение, регламентация и виды деятельности

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ …………..……………………………..………………….....…...3
Раздел I. Понятие и значение современной службы делопроизводства….6
Раздел II. Регламентация и виды деятельности ………………………….13
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………….……………………….…...….…23
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………..………………………...25

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня совершенствование управления производственно-
хозяйственными системами, повышение уровня организации и
эффективности управленческого труда во многом зависит от того,
насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях
делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства
становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники
учреждений.
Одной из важнейших задач современного управления является
рациональная организация работы служащих, деятельность которых
протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах,
как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие
решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений.
Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с
несвоевременными и некачественными решениями столь существенны,
что значение их организации становится первостепенным. При этом
уровень знаний и умения руководителя в области организации
документационного управления становится определяющим для всей
организации и достигаемых ею результатов.
В обществе постоянно создается и функционирует огромное
количество разнообразных документов. От правильной организации
работы с документами зависит эффективность работы учреждений,
предприятий, фирм. С помощью управленческой документации
осуществляется планирование, финансирование, распорядительная
деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и
отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно
документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль
документов в различных областях деятельности человека трудно
переоценить. Документы в сфере права и управления. Государственные
органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю

и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются
руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью
контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов
доводится до сведения исполнителей. Именно документы
(зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая
юридическую силу) служат основным доказательством того или иного
факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном
суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.
В управленческой сфере документ является: 1) носителем
информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.
Роль и место документов в экономике. Документы играют важную
роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов,
отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно
составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести
анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий
документирование хозяйственных процессов распространяется на все
этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда
и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов,
удостоверяется их правовая обоснованность.
Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют
документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность
работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для
начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого
человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация
велась в соответствии с требованиями КЗоТ.
Цель исследования состоит в изучении о современной службе
делопроизводства.
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие
задачи:
– выявить понятие «современная служба делопроизводства»;

– изучить регламентацию и видов деятельности современной службы
делопроизводства.
Структура контрольной работы состоит из введения, двух разделов,
заключения и списка литературы.
Источниками информации для написания работы по теме
«Современная служба делопроизводства: понятие, значение,
регламентация и виды деятельности» послужили учебная литература,
статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях,
посвященных тематике «Современная служба делопроизводства: понятие,
значение, регламентация и виды деятельности», справочная литература,
прочие актуальные источники информации.

Раздел I. Понятие и значение
современной службы делопроизводства

Изучив историю российского делопроизводства ясно, что эта область
деятельности неразрывно связана с развитием государства. Не будет
преувеличением сказать, что уровень развития делопроизводства отражает
уровень развития государства.
В общем виде делопроизводство – это деятельность,
обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами. Термин «делопроизводство» появился
предположительно в XVII веке для обозначения процесса решения
вопросов – «дело водить (производить)», то есть закреплять результаты
решений. Само слово «дело» в отношении собрания документов появилось
в конце XVI века 1 .
Делопроизводство включает в себя:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов
(документирование);
• организацию работы с документами (прием, обработку, передачу,
учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку для
сдачи в архив или уничтожение).
Современное делопроизводство все чаще называется
документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин
появился в связи с тем, что в современном делопроизводстве используются
компьютерные технологии с их специфической терминологией –
программное обеспечение, аппаратное обеспечение (от англ. software и
hardware). Сегодня эти понятия настольно общеупотребительны, что даже
рекламные инструменты называются Adware, то есть рекламное
обеспечение. Можно утверждать, что в настоящее время термины
«делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» стали

1 Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник для студ. вузов. – 3-е изд.,
перераб. и доп. – М.: Инфра-М, 2014. – С. 126.

синонимами. Они употребляются на равных даже в регламентирующих
документах (сравните названия «Государственная система
документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по
делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ»).
Термин «документирование» означает процесс создания документа.
Стандарт определяет документирование как «запись информации на
различных носителях по установленным правилам». В настоящее время в
управленческой деятельности используют документы, созданные с
помощью рукописного или машинописного (компьютерного) письма или
типографской печати, а также с использованием графики, рисунка,
фотографии, видеосъемки, звукозаписи, которые фиксируются на бумаге,
пленке, магнитной ленте, лазерном или магнитном диске, в памяти
микросхемы или на другом носителе. Носитель – это материальный
объект, который используется для закрепления информации, в том числе и
в преобразованном виде. Изучением способов документирования
занимается отдельная специальная научная дисциплина –
документоведение 2 .
Результатом документирования является документ –
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
Документооборот – это движение документов в организации с
момента их получения или создания до завершения исполнения или
отправки. Организация документооборота обеспечивает своевременное
прохождение документов в аппарате управления, способствует
сбалансированной загрузке всех подразделений и работников и
поддерживает функционирование всего управленческого процесса.
Документооборот организуется в виде потоков документов между
пунктами обработки информации (руководство, специалисты) и пунктами

2 Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учр. сред. проф. обр. –
11-е изд., перераб., доп. – М.: Академия, 2014. – С. 109.

технической обработки документов (копировально-множительная служба,
архив). Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Схемы
движения документов в организации разрабатываются службой
делопроизводства – это может быть канцелярия, секретариат или, говоря
современным языком, служба ДОУ.
Документооборот нужен, чтобы «наполнить жизнью» различные
системы управления – от государственной до частной.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных
структуры службы делопроизводства:
1. Управление делами
2. Канцелярия
3. Общий отдел
4. Секретарь
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как
структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган
контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате
отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации,
управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие
структурные типовые подразделения:
1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для
обслуживания руководства организации.
В его состав входят:
 приемная;
 секретариат руководителя и секретариаты заместителей
руководителя;
 секретариат коллегии;
 протокольное бюро;
В функции секретариата входит:
 предварительное рассмотрение и подготовка к докладу
руководителю поступающих на его имя документов;

 подготовка по указанию руководителя проектов отдельных
документов и их согласование с функциональными структурными
подразделениями организации;
 организация и документационное обслуживание совещаний,
проводимых руководителем, документирование деятельности
коллегиальных органов управления.
2. Отдел рационализации делопроизводства – это центр
совершенствования делопроизводства, методический центр.
К его функциям относятся:
 разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию
технологии делопроизводства;
 разработка нормативно-методического обеспечения
делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля
унифицированных форм и др.);
 разработка классификационных справочников (номенклатура
дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
 экспедицию;
 бюро переписки;
 бюро учета и регистрации документов;
 компьютерный центр обработки и размножения текстов
документов.
4. Отдел писем
5. Центральный архив
6. Инспекция
Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ,
создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-
конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре
канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы,
группы):

1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий
прием и отправку по почте и курьерской связи документации и
корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи
которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних
документов, контроль соответствия принятым правилам оформления
документов, формирование и ведение справочно-информационного
массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет
контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя,
анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе
выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и
учетом предложений, заявлений и жалоб граждан.
Ее функции следующие:
 подготовка обращений к рассмотрению руководством;
 контроль за сроками подготовки ответных документов в
структурных подразделениях организации;
 извещение заявителей о результатах рассмотрения их
обращений;
 организация приема граждан по личным вопросам
руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку
документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет
выполняемой работы.
6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в
тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого
количества нормативной или распорядительной документации. Задачи
бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов
документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации – осуществляет прием от структурных
подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание
им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за
соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в
структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное
хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в
исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия,
префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же участки, которые
характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие
подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие
этих структур объясняется спецификой деятельности, характером
управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями
документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в
своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.
Выполняет функции:
 подготовка проектов нормативно-распорядительных
документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их
согласование со структурными подразделениями;
 анализ документов, подготовленных структурными
подразделениями;
подготовка заключений по документам, подготовленным
структурными подразделениями;
 организация и проведение заседаний коллегиального органа,
документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в
небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней
организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы
регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ
государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается
негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии
и внутренней структуре принимает руководство организации. В
совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных
обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах –
общее собрание членов кооператива.

Раздел II. Регламентация и виды деятельности
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы
делопроизводства необходима нормативная регламентация самой службы
делопроизводства.
Структура, функции, задачи службы делопроизводства и ее
работников, технология работы с документами закрепляется в ряде
внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы
значительную роль играет Устав организации – правовой акт,
определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее
функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую
постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное
построение дает возможность определить комплексы документов, которые
будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие
деятельность службы делопроизводства организации.
Положение о службе делопроизводства – это правовой акт,
определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы
данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию
должностных лиц, осуществляющих работу в службе делопроизводства.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и
соответствующее действующим нормативным документам, положение
имеет обязательную юридическую силу.
Положение о службе делопроизводства, как и положение о
структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении
споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и
аудиторами.
Положение о службе делопроизводства разрабатывает и подписывает
и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель

организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных
подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный
документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между
сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и
дублирования в выполнении отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих, который содержит регламентированный
перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная
система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых
закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для
отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных
подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
4. Положение о структурном подразделении организации.
Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и
взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника
устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых
службой ДОУ.
Поскольку должностные инструкции являются документом,
регламентирующим организационно-правовое положение работника, то
необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной
штатным расписанием.
Должностная инструкция подписывается руководителем службы
делопроизводства, утверждается руководителем организации. Кроме того,
работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку.
Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя
службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и

состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его
инициалов, фамилии и даты.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный
документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания
документов, технологию работы с документами 3 . Иными словами,
инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в
организации. Для эффективной работы службы делопроизводства и всех
подразделений организации, для четкого понимания и представления всех
этапов работы с документами в каждой организации должна быть
составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее
деятельности.
Источниками для составления инструкции по делопроизводству
организации служат:
 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных
органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;
 ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив
СССР, 1991;
 Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив,
2002.
Инструкция должна включать общие положения, тематические
разделы, приложения.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с
документами, все технологические операции в их логической
последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при
участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем
службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем

3 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – 2-ое изд.,
перераб. и дополн. – М.: Изд-во «Термика», 2014. – С. 48.

организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и
рассылается во все структурные подразделения для использования в
работе.
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая
технология работы с управленческими документами, так называемая
государственная система документационного обеспечения управления
(ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других
странах ни по детальности проработки технологии работы с документами,
ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной
автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то
в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже
сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
В чем же особенности «российской модели» делопроизводства?
Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
 контроль за документом начиная с момента его поступления;
 централизация контрольных функций;
 единые нормы документооборота.
В отличие от западных методов работы с документами, в российской
практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган
власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения
контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом
отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в
результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это
позволяет гарантированно отследить путь любого документа,
поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления,
ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть
бесследно.
Максимальная централизация контроля за документооборотом
предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а

лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной
иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.
Другой важной особенностью «российской модели» является
наличие единых и детально регламентированных правил работы с
управленческими документами в организациях независимо от их сферы
деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб –
экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до
правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
В условиях существования в органах власти такого детального
регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально
новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом
случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с
использованием современных информационных технологий.
Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества
журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И
именно ведение этих картотек является первоочередным объектом
автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает
включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с
электронным образом собственно документа (текстом и даже
изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом, создаются
технологические условия для перехода к электронному документообороту.
Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает
предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными
механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов
в различных формах представления 4 .
С другой стороны, использование компьютерной сети создает
условия для децентрализации выполнения различных
делопроизводственных функций при сохранении централизованного

4 Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления:
Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. – С. 96.

контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить
подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять
самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно
контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей
территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить
централизованный контроль за документооборотом, что невозможно
осуществить в рамках чисто бумажной технологии.
Российская модель документооборота не просто вполне совместима
с современными подходами к процессам управления, но и существенно
превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в
российской модели утеря документов может произойти только из-за
прямого нарушения инструкций делопроизводства.
Делопроизводство в России в основном до сих пор имеет строго
вертикальное направление. На Западе же оно стремится к
горизонтальному: документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя
руководство.
Другой уникальной особенностью российского делопроизводства со
времен Петра Великого является отслеживание работы с документами в
регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях
документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т. д. Лишь с
появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с
регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило.
В отечественном документообороте существует четкое разделение
труда: руководители и исполнители работают непосредственно с
документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал
отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть
делопроизводство отделено от работы с самими документами.
И еще один довод в пользу отечественных систем: российские
системы автоматизации делопроизводства учитывают российские ГОСТы.
Как показывает опыт, чтобы сравнение различных систем

документооборота имело практическую пользу, оно должно включать не
один десяток параметров сравнения.
В современных условиях, когда работы с управленческой
документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных
технологиях, функции службы документационного обеспечения
управления не ограничиваются только организацией документооборота
учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.
Функции службы документационного обеспечения управления
организации:
1 Организационно-методические. Разработка нормативных и
методических документов по делопроизводству (инструкции по
документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка
нормативных документов, регламентирующих деятельность службы
документационного обеспечения управления (положения о службе,
должностных инструкций работников); организация повышения
квалификации работников службы документационного обеспечения
управления и др.
2 Технологические. Прием и первичная обработка документов;
Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов
(поступающих, отправляемых, внутренних)организация рассмотрения
документов и передача их исполнителям; отправка документов;
Изготовление документов; копирование и тиражирование документов;
Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.
3 Конструкторские. Разработка бланков документов; разработка
унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов
работы с документами и др.
4 Информационно-аналитические. Подготовка проектов резолюций
по документам, требующим рассмотрения руководства; подготовка
проектов служебных писем, распорядительных и др. документов; участие в
согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах

контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах
документооборота; поиск документов в архиве организации по заданию
руководства и др.
5 Контрольные. Контроль за организацией работы с документами в
структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в
филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением
норм и правил в работе с документами; контроль за обеспечением
сохранности документов и дел и др. 5
Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться
выбором организационной формы работы с документами. Практикой
выработано три формы: централизованная, децентрализованная и
смешанная.
Централизованная форма делопроизводственного обслуживания
чаще всего используется в фирмах и небольших учреждениях. Она
предполагает полную централизацию работы с документами от момента
получения до хранения. Централизация всех операций по работе с
документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с
наибольшим эффектом механизировать и автоматизировать выполнение
сосредоточенных в одном месте операций 6 .
Децентрализованная форма постановки делопроизводства
предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу
делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами.
Чаще всего в больших фирмах и организациях устанавливается
смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть
операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях.
Так, обычно прием, отправка, первичная обработка документов, их
регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и
копировально-множительные работы проводятся централизованно, а
5 Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для
бакалавров. – М.: Юрайт, 2013. – С. 326.
6 Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие для студ. вузов. – М.:
Инфра-М, 2013. – С. 58.

текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив в
структурных подразделениях.
Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в
тех отделах, где они создаются. Например, бухгалтерских документов в
бухгалтерии, приказов по личному составу в службе кадров, договоров в
коммерческих отделах. Внедрение компьютерных технологий меняет
организационные формы, позволяет децентрализовать процессы получения
и регистрации документов, но в то же время создать централизованную
базу данных о документах учреждения. Таким образом, сложившаяся
первоначально организационная форма постановки делопроизводства
может претерпевать изменения, которые чаще всего связаны с переездом в
другие помещения и компьютеризацией управленческого труда.
Выбранная форма делопроизводственного обслуживания
закрепляется в Положении о службе делопроизводства и в Инструкции по
делопроизводству.
Не менее важным вопросом в постановке делопроизводства является
определение структуры делопроизводственной службы и ее должностного
состава.
В зависимости от объема работ (объема документооборота
организации) служба делопроизводства может включать несколько
структурных подразделений:
 секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют
заместители руководителя учреждения);
 экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены
группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции,
конфиденциальных документов, курьерская группа и др.);
 бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы
регистрации, информационно-справочного обслуживания);
 отдел (бюро) контроля;
 отдел (бюро) писем и приема граждан;

 группа печати и размножения документов;
 отдел автоматизации;
 архив и др. 7
В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение
нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных
подразделений выполнение соответствующей работы отдельными
сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведет один секретарь.

7 Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления.
Учебное пособие – 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. – С.110.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление современным предприятием – сложный
многокомпонентный процесс, эффективность которого в значительной
степени зависит от культуры делопроизводства на предприятии, умения
персонала грамотно составлять и обрабатывать управленческие
документы, фиксировать в них управленческие решения и осуществлять
контроль за их исполнением.
Выполняя курсовую работу я ставила перед собой цель, рассказать о
службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру
и функции, изучить основные нормативные документы,
регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту
тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.
Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы
делопроизводства зависит от квалификации работников делопроизводства,
степени оснащенности службы и условий труда. Правильное составление и
оформление документов в соответствии с новыми нормативами –
важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей
организационную форму и перемещают во времени и пространстве.
Документы и документная информация лежат в основе управленческих
решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают
юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько
отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных
производственных целей предприятия.
В зависимости от принадлежности к определенной группе служба
делопроизводства будет иметь свое особое название и иметь свое
соответствующее назначение.
Не менее важна и автоматизация делопроизводства. Наибольший
приоритет для российских предприятий сегодня имеют задачи
автоматизации делопроизводства: учета внешней, внутренней

корреспонденции и распорядительных документов. Далее по значимости
идут задачи управления производственной, конструкторской и
технологической документацией, а также документирования процедур
управления качеством. Волнующей проблемой остается и автоматизация
архивного дела.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство:
учебник для студ. вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Инфра-М, 2014. –
346 с.
2. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное
обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ.
вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. – 304 с.
3. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства.
Документационное обеспечение управления. Учебное пособие – 6 изд.,
испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. – 256 с.
4. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности:
учебное пособие для студ. вузов. – М.: Инфра-М, 2013. – 268 с.
5. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и
делопроизводство: учебник для бакалавров. – М.: Юрайт, 2013. – 576 с.
6. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного
обеспечения управления. – 2-ое изд., перераб. и ?