Подготовка приказов и распоряжений

Распорядительная деятельность руководителя организации необходима для реализации принимаемых управленческих решений. Для выполнения этих решений издаются распорядительные документы. В результате единоличной распорядительной деятельности руководителя создаются в основном приказы и распоряжения.
Решения по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежат его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.
Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:
- совершенствование организационной структуры предприятия;
- выбор средств и способов осуществления основной (или производственной)
  деятельности предприятия;
- обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными,
  информационными и иными ресурсами;
- утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.
При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определёнными сотрудниками предприятия.
В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких - распоряжения.
 1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии - исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения - по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издаёт приказы, которые распространяются на всё предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяются только на подчинённое данному руководителю структурное подразделение.                           
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является локальным нормативным актом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчётности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют приём, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. 
Подготовкой проектов приказов, как правило, занимаются специалисты структурных подразделений организации, отвечающие за определённые направления деятельности: менеджеры, экономисты, финансисты, инженеры и т.д.
Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определённой последовательности.
Работа над проектом приказа включает следующие основные действия:
- инициирование издания приказа; 
- сбор и анализ информации для подготовки проекта документа;
- подготовка текста приказа;
- согласование текста с заинтересованными должностными лицами,
  например, с заместителем первого руководителя, с главным бухгалтером, с
  руководителями соответствующих структурных подразделений, с
  юрисконсультом и др.;
- учёт замечаний по тексту приказа;
- внесение исправлений в текст приказа;
- предоставление проекта приказа на рассмотрение руководителю
  организации;
- рассмотрение проекта приказа руководителем и внесение при 
  необходимости замечаний и исправлений;
- подготовка окончательного варианта текста приказа;
- подписание приказа руководителем;
- регистрация приказа;
- доведение приказа до исполнителей.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Реквизиты приказа и место их расположения указаны на макете приказа.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован чётко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чём?". При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчёркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. 
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные.
В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращённые наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т.п.
Согласование проекта документа подразумевает:
- внутреннее согласование или визирование (если для издания документа
  достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом
  "визы согласования документа";
- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в
  других организациях), к внешнему согласованию проектов приказов и
  распоряжений прибегают редко.
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, то есть с указанием основных согласующих, или табель форм документов.
Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым "традиционным" способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
При "традиционном" способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передаётся на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит "визы согласования документа" должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму.
Возможны следующие маршруты согласования:
- последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
- параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
- параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект  пересылается следующей группе должностных лиц. 
Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:
1 группа согласующих - исполнитель (или разработчик) проекта документа;
2 группа согласующих - руководитель исполнителя;
3 группа согласующих - руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
4 группа согласующих - руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;
5 группа согласующих - заместитель (или заместители) руководителя предприятия.                   
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Констатирующая часть обычно начинается словами: "В связи с...", "В целях...", "На основании...", "Во исполнение..." и т.п.
Распорядительная часть содержит:
- предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
- наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено
  выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение
  приказа;
- срок исполнения приказа.
Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной.
Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с вынесением на отдельную строку. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Каждый приказ обычно посвящён одному вопросу. Однако для его решения нередко привлекаются специалисты нескольких структурных подразделений или направлений деятельности, получая конкретное задание. Поэтому распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, называются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом. Назначение ответственного, контролирующего работу исполнителей, необходимо для координации их действий и своевременного выполнения всех заданий, содержащихся в пунктах приказа. Контроль за исполнением приказа чаще всего возлагают на одного из заместителей руководителя организации.
Оформление согласованного и рассмотренного руководителем текста приказа включает:
- распечатку текста приказа на специальном бланке для приказов;
- визирование приказа должностными лицами, участвовавшими в его
  согласовании;
- подписание приказа руководителем организации;
- регистрацию приказа в специальной учётной форме секретарём
  (канцелярией);            
- визирование приказа исполнителями, названными в приказе (визы
  ознакомления).
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издания приказа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идёт в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "Ознакомлен", расписывается и ставит дату ознакомления.
Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года. Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. 
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке приказа и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости).
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу. В этом случае не принято делать отметку о наличии приложения после текста приказа, как это делается, например, в письме. Сведения о прилагаемых документах принято давать в тексте приказа.
Приложение к приказу должно быть подписано его составителем.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись: "Приложение к приказу директора (название сторонней организации), дата и номер".
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
В необходимых случаях организации-партнёры издают совместные приказы. При этом используются не бланки приказов, а стандартные листы бумаги формата А4. При оформлении совместного приказа:
- наименования организаций располагаются на одном уровне;
- наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается центрованно;
- приказ подписывается руководителями организаций одновременно;
- датой регистрации приказа является дата его подписания;
- регистрационный номер приказа состоит из регистрационных номеров,
  присвоенных совместному приказу каждой из организаций, участвовавших  
  в его подготовке, эти номера проставляются через косую черту в порядке
  указания организаций в приказе;
- распорядительное слово "приказываю" пишется во множественном числе 
  первого лица ("приказываем");
- подписи руководителей организаций располагаются после текста приказа на
  одном уровне;
- при необходимости совместный приказ согласовывается с работниками
  каждой организации, участвующей в его подготовке;
- приказ доводится под расписку до всех названных в нём исполнителей;
- приказ оформляется в нескольких подлинных экземплярах (по количеству
  организаций);
- на каждом экземпляре приказа индивидуально проставляется отметка об 
  исполнителе (от данной организации);
- на каждом экземпляре приказа индивидуально проставляется отметка об
  исполнении документа и направлении его в дело (по номенклатуре дел
  данной организации).
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка - это копия определённой части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берётся только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.
 Наряду с приказами в организациях могут издаваться распорядительные документы других видов, такие как распоряжения. Руководитель организации издаёт распоряжения, как правило, по текущим, оперативным административно-хозяйственным вопросам (если иное не предусмотрено действующим законодательством).
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. 
Распорядительную деятельность в организации осуществляют также заместители руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений, издавая распоряжения в соответствии с распределением должностных обязанностей, установленным соответствующим приказом.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Разделительное слово между констатирующей и распорядительной частями текста в распоряжениях, как правило, отсутствует.
Текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов с указанием исполнителей и сроков исполнения.
В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начинается со слова "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ". 
Распорядительные документы после их подписания и регистрации доводятся до исполнителей под роспись, размножаются в необходимом количестве экземпляров и передаются на исполнение. Исполнение приказов и распоряжений контролируется службой ДОУ.                                                                          

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
    Унифицированная система организационно-распорядительной
    документации. Требования к оформлению документов. 
2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-
    практическое пособие / В.И. Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - Москва: 
    КНОРУС, 2010. - 296 с. 
3. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение 
    управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений
    среднего профессионального образования. 4-е изд., перераб. и доп. -
    Москва: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2005. - 336 с.
4. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие / М.И. 
    Басаков, О.И. Замыцкова. 3-е изд. перераб. и доп. - Ростов-на-Дону:
    Феникс, 2005. - 384 с.                                                                                                                                         
5. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие - 4-е изд.,
    перераб. и доп. - Москва: Издательско-торговая корпорация "Дашков и
    Ко", 2007. - 520 с.
6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - 8-е изд. - Москва: 
    "Издательство ПРИОР", 2003. - 144 с.
7. Федосова В.Т. Делопроизводство в образовательном учреждении: 
    Практическое пособие - 5-е изд. - Ростов-на-Дону: Издательство 
    "Учитель", 2004. - 114 с.
8. Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа:
    учебник и практикум для академического бакалавриата / Н.Н. Шувалова, 
    А.Ю. Иванова; под общ. ред. Н.Н. Шуваловой. - 2-е изд., перераб. и доп. -
    Москва: Издательство Юрайт, 2019. - 428 с.
9. Делопресс // delo-press.ru [Электронный ресурс] - Электрон. дан. - Москва,
    2012-2020. - Режим доступа: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5313