Оформление личных карточек работников

Оформление личных карточек работников: требования к оформлению
Необходимость заведения личных карточек определяется несколькими документами:
-«О трудовых книжках», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013). В главе II, пунктах 12 и 13 прямо утверждается, что работодатель обязан вносить сведения из трудовой книжки работника в его личную карточку. То есть все изменения, которые произошли с работником, должны быть прописаны и в трудовой книжке, и в личной карте.
-«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004. Здесь описано содержание личной карточки и даны отдельные рекомендации по заполнению.
-«Об утверждении Положения о воинском учете», Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 (ред. от 16.03.2019). Здесь подробно разбирается второй раздел карточки, посвященный учету военнообязанных граждан. Осуществлять такой учет — тоже обязанность работодателя.
Личная карточка (форма Т-2) – это один из основных учетных документов. Она имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельностью на территории Российской Федерации. Однако на 2020 год организация может по собственному выбору:
использовать унифицированную форму личной карточки № Т-2, если это утверждено руководителем организации;
применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем. При условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты первички (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Личная карточка заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании трудового договора. ( приложение А). Исключение составляют государственные служащие – для них существует форма Т-2ГС. Кроме этого, при приеме на работу научно-педагогических работников на них дополнительно к форме Т-2 оформляется форма Т-4 ("Учетная карточка научного, научно-педагогического работника") Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывается стаж работы на госслужбе, который дает право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.
В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме № Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении (п. 4 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме № Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.
Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму. Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно: премирования; дисциплинарного взыскания; ухода в отпуск; внутреннего перевода; увольнения. Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Данная подпись должна находиться:
на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации. Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:
-трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформления; приказ о приеме на работу .
-удостоверение личности работника (паспорт);
-СНИЛС;
-ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
-свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
-военный билет;
-анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
-трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
- справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.
Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию
Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела. Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел. Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Формуляр заводят на вновь принятых работников. При этом заполняются только 1, 2, 3 и 9 раздел из одиннадцати. Остальные части личной карточки заполняют в течение трудовой деятельности специалиста.
Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.
Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.
Заполнение личной карточки начинается с шапки или основных реквизитов организации:
вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная» (если срочный трудовой договор).
Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.
Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.
Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат. Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН: для граждан РФ – 1; двойное – 2; иной страны – 3; без гражданства – 4.
Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии: «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода; «читаю и могу объясниться» – код 2; «свободно владею» – цифра 3.
Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, реквизиты полученных дипломов. При этом необходимо указать код по ОКСО, соответствующий специальности работника, выбрав его из Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (документ утвержден постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст).
Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.
Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный. Чтобы заполнить пункт 8 «Стаж работы (по состоянию на «__» ________20__ г.)» раздела «Общие сведения», понадобится рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.
Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.
Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.
Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН: не был женат (не была замужем)– код 1; в браке – цифра кода 2; в гражданском браке – цифра 3; вдова или вдовец – 4; в разводе – 5.
Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.
Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.
Раздел о воинском учете. Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского . В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».
Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Подписать этот раздел необходимо и работнику.
Раздел «Прием на работу и переводы»
Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
Таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений: дата трудоустройства или перевода в обычном формате; структурное подразделение, где будет трудиться работник; должность (по штатному расписанию); оклад и надбавка (цифрами, в рублях); номер и дата приказа о принятии на работу (переводе); личная виза работника (роспись).
В шестом столбце работник расписывается. Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Срок внесения записи — одна неделя. Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.
Аттестация. Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются: дату, когда проходила аттестация; ее результат; номер и дата соответствующего протокола; № решения аттестационной комиссии.
Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.
Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку.
Награды. В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся (п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Отпуска
Сюда вносится информация обо всех отпусках: ежегодных; учебных; без сохранения заработной платы; дополнительных оплачиваемых и др.
Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен. ля учета всех видов отпусков работника в разделе VIII предусмотрено всего 12 строк.
Если все они заполнены и для новых записей в данном разделе нет места, заводить новую личную карточку не нужно. Достаточно вложить в нее дополнительный лист со строками и графами, аналогичными строкам и графам раздела VIII «Отпуска».
На вкладыше указать его номер, когда он заведен и кем: «Вкладной лист в личную карточку работника № 1. Заведен бухгалтером Саяпиной О.П.», напротив записи поставить подпись и дату.
В разделе «Социальные льготы» - перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты. Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Дополнительные сведения. Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.
Увольнение работника. Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8. Вносится в данный раздел карточки: причина увольнения работника; номер и дата приказа об увольнении; дата ухода сотрудника из компании. После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.
Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе). Карточки должны храниться таким образом, чтобы посторонние не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).
Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга. Других требований к хранению не установлено.
В заключении можно отметить , что правильное оформление личных карточек позволит организациям избежать претензий как со стороны трудинспекции, так и со стороны военных комиссариатов и местных органов власти. При этом форма № Т-2, хотя и дублирует сведения из других документов, может оказаться полезной для работодателя. При правильном ведении личная карточка может стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений. Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1            
Код
Форма по ОКУД 0301002
ООО "Сухие валенки" по ОКПО  
наименование организации    
Дата составления Табель-ный номер Идентификационный номер налогоплательщика Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Ал-фа-вит Характер работы Виды работы (основная, по совместительству) Пол (мужской, женский)
12.01.2017 24 1,74541E+11 987-745-745-1 А постоянный основная М
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой договор номер  
дата  
1. Фамилия АбвгдеёжовИмя Игорь Отчество Германович
2. Дата рождения 24.01.1982    
день, месяц, год   Код
3. Место рождения г. Липецк по Окато48
4. Гражданство РФ по ОКИН 1
5. Знание иностранного языка немецкий   свободно по ОКИН 5
 наименование степень знания по ОКИН  
наименование   степень знания   6. Образование высшее профессиональное по ОКИН 14
среднее (полное, общее), начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное    
Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Год окончания
Липецкий государственный технический университет имени Уггинаименование серия номер 12.05.2014
диплом А-145774/14   Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу
Инженер-технолог Технология изготовления металлический изделий по ОКСО  
Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Год окончания
наименование серия номер  
Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу
по ОКСО  
Послевузовское профессиональное   Код по ОКИН  
образование аспирантура, адъюнктура, докторантура    
Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, номер, дата выдачи Год окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО  
Код  
7. Профессия Инженер-технолог   по ОКПДТР    
основная      
по ОКПДТР    
другая      
8. Стаж работы по состоянию на12.01.2017          
Общий 6 дней 3 месяцев 1 лет  
Непрерывный дней месяцев лет  
Дающий право на надбавку за выслугу лет дней месяцев лет  
9. Состояние в браке в браке не состоит Код по ОКИН 1
10. Состав семьи:                               
Степень родства (ближайшие родственники) Фамилия, Имя, Отчества Год рождения
1 2 3
Отец Абвгдеёжов Герман Олегович 17.07.1948
Мать Абвгдеёжова Мария Игоревна 11.02.1954
11. Паспорт №:   94 04 785964   Дата выдачи 21.08.2004
Выдан ОВД Ленинского р-на города Липецка
  наименование органа, выдавшего паспорт
12. Адрес места жительства:                        
По паспорту 325410 г. Липецк, ул. Магистральная д.45 кв.15
Фактический 325410 г. Липецк, ул. Магистральная д.45 кв.15                    
Дата регистрации по месту жительства   25.01.2001                
Номер телефона номер телефона сотрудника                           
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ                
1. Категория запаса   6. Наименование военного    
2. Воинское звание Рядовой комиссариата по месту жительства  
3. Состав (профиль) Солдат Военный коммисариат города Липецка
4. Полное кодовое обозначение   7. Состоит на воинском учете:  
ВУС № 454 778542УН а) общем (номер команды, партии)  
5. Категория годности к военной      
службе А б) специальном  
 8.  
отметка о снятии с воинского учета
Работник кадровой службы кадровый специалист А.М. Митюшкина
должность   личная подпись   расшифровка подписи
Работник                
  личная подпись              
"_____" ______________ _________г. <- здесь ставится текущая дата заполнения документа                  
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ               
Дата Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. Основание Личная подпись владельца трудовой книжки
1 2 3 4 5 6
12.01.2017 Отдел №1442 Инженер-технолог 27500 Приказн АН-14/2017                     
IV. АТТЕСТАЦИЯ               
Дата аттестации Решение комиссии Документ (протокол) Основание
номер дата 1 2 3 4 5            
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ                  
Дата Вид повышения квалификации Наименование образовательного учреждения, место его нахождения Документ (удостоверение, свидетельство) Основание
начала обучения окончания обучения наименование серия, номер дата 1 2 3 4 5 6 7 8     
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА                   
Дата Специальность (направление, профессия) Документ (удостоверение, свидетельство) Основание
начала перепод-готовкиокончания перепод-готовкинаименование номер дата 1 2 3 4 5 6 7 
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ                 
Наименование награды (поощрения) Документ
наименование номер дата
1 2 3 4    
VIII. ОТПУСК               
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) Период работы Количество календарных дней отпуска Дата Основание
с по начала окончания 1 2 3 4 5 6 7
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством                
Наименование льготы Документ Основание
номер дата выдачи 1 2 3 4      
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ         
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)               
Дата увольнения "   "   200_ года                
Приказ                
(распоряжение) №   от   200_ года                     
Работник кадровой службы     / /
должность личная подпись расшифровка подписи
Работник          
личная подпись