Деловая переписка

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы заключается в нижеописанных аспектах.
Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю. Необходимость письменного закрепления договоров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты. Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Сегодня деловое письмо – это один из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.
Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается.
Деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту – бумажные перфокарты, перфокарты – гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо – перспективная часть документооборота.
1.Межкультурный аспект письменной деловой коммуникации
Межкультурная коммуникация – адекватное взаимопонимание двух участников коммуникативного акта, принадлежащих к разным национальным культурам.
Межкультурная коммуникация характеризуется тем, что при встрече представителей разных культур каждый из них действует в соответствии со своими культурными нормами.
Межкультурная деловая коммуникация, являясь составляющей речевых актов, может быть направлена на решение задач, основываясь на интересах деловых партнеров и существует в двух формах —  письменной и устной.Межкультурная деловая коммуникация, как в своей письменной (деловая корреспонденция, документация), так и устной (интервью при приеме на работу, деловые переговоры, презентации, встречи, деловые беседы, телефонные переговоры) формах отличается жесткой конвенциональностью и создается в контексте, функционирует внутри контекста и зависит от него. Презентацию, как и публичное выступление, можно отнести к жанру деловой коммуникации. Владение всеми перечисленными жанрами деловой коммуникации входит в профессиональную компетенцию современного делового человека.
Проблема межкультурной коммуникации не сводится исключительно к языковой проблеме. Знание языка носителя иной культуры необходимо, но еще недостаточно для адекватного взаимопонимания участников коммуникативного акта. Более того, межкультурная коммуникация предполагает существование не только расхождений между двумя разными языками, но и различия при использовании одного языка.
Знание норм этикета в деловой переписке это необходимое условие для любого секретаря, бизнесмена и в том числе переводчика. Каждая страна имеет свою культуру переписки. В связи с тем, что США являются англоязычной страной, следовательно, деловая переписка строится на законах (шаблонах) англоязычных стран.
Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:
- Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
- В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
- Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
- Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
- Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
- Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I amwritingtoyouto ..."
- Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thankyouforyourprompthelp...") и приветствием "Yourssincerely," если автор знает имя адресата и 'Yoursfaithfully', если нет.
- Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
- Подпись автора ставится между приветствием и именем.
Форма обращений и прощаний в английском языке в основном зависит от степени официальности письма, а также от ситуации обращения и отношениями между переписчиками.
Существует несколько правил, которые необходимо принимать во внимание при оформлении или переводе официальных писем.
Если Вы начинаете письмо с приветствия DearSir или DearMadam, тогда в конце письма необходимо указать Yoursfaithfully (С уважением) или Bestregards (или вариации типа Kindregards.Regards, Warmregards. Withkindregards), которые можно перевести как «С наилучшими пожеланиями».Следует также различать фразы Good-bye и просто Bye. Только фраза Good-bye подходит для официального письма.
В деловых письмах принято указывать социальный статус человека, к которому Вы обращаетесь. Поэтому перед именем всегда ставят сокращение Miss, Mr., Mrs. При этом американцы обычно пишут сокращения с точкой в конце (Dr.).
Следует также обращать внимание на знаки препинания, которые употребляются после обращений. Для американцев употребление запятой в конце обращения считается абсолютно не официальным, в отличие от англичан, поэтому они ставят двоеточие.
Изысканно-официальной формой прощания, где автор хочет подчеркнуть свое почтение к адресату является фраза Cordiallyyours (Искренне Ваш). Вы также можете употребить фразы Respectfullyyours С уважением (часто употребляется перед подписью), Affectionatelyyours(С любовью) и Withdeepestsympathy (С глубочайшим почтением).
Таким образом, деловые нормы поведения США имеют свои особенности. И не смотря на то, что американские бизнесмены обладают репутацией самых жестких деловых людей в мире, тем не менее, с ними во многих отношениях легче иметь дело.
2.Основные правила деловой переписки
В реалиях современного мира деловая переписка уже давно стала важнейшей составляющей любых бизнес-процессов. Ключевым нюансом здесь является следование нормам этикета, иначе наладить контакт и успешно провести переговоры просто не получится.
Правильно и корректно оформленная деловая переписка обеспечивает наиболее приятное впечатление о вас или вашей организации, тем самым помогая в осуществлении планов.
Письма до сих пор являются одним из самых популярных средств общения в сфере деловых взаимоотношений.
Как показывает практика, их объем составляет до 80 % от общего числа документов во многих организациях. Чем грамотнее оформлена вся документация, тем выше уровень культуры делового общения в компании, и, как следствие, возрастает степень доверия к ней со стороны клиентов и партнеров, так как это характеризует ее исключительно с положительной стороны.
Основное отличие деловой переписки от, например, дружеской – использование в ней стилистически нейтральной лексики, стандартных выражений и фраз. Одними из главных требований к содержанию писем являются точность и лаконичность изложения информации. Деловая переписка является частью делового этикета, а не только представляет собой простой обмен коммерческой и официальной информацией. С целью овладения ее правилами делопроизводителей направляют на специальные обучающие курсы. Одной из важнейших задач деловой переписки является создание и поддержание безупречной репутации и имиджа компании, а также выстраивание крепких взаимовыгодных отношений с существующими и потенциальными партнерами. Также соблюдение правил написания делового письма всеми без исключения службами и отделами свидетельствует о высокой корпоративной дисциплине.
В деловой переписке нельзя забывать о вежливости.
Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму
Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.
Для написания делового письма существуют определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.
Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Существует несколько видов деловой переписки:
циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
рекламация (претензия);
сопроводительные письма и т.д.
Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.
Оформление делового письма на бумажном носителе
Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу.Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо.Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество.Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование
В каждом абзаце содержится один аспект информацииЕсли в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация.
Пример вступления и основной части:
Генеральному директоруООО «СтройМедПром»Казанцеву В.О.От Кротова О.С.ул. Подлесная 40, г. Москва(Тут также могут быть информационные элементы организации)(тема) О выполнении условий договора
Уважаемый Олег Петрович!(Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности…Важно! Документы необходимо заверить нотариусом.
Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:
В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!
Приложение 1 «Документ-договор»
Приложении 2 «Договор соглашение»
Заместитель директора Кротов О.С. (подпись)
25.07.2020
Деловая переписка по E-mailЧасто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.
Основные правила:
Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
Будьте вежливы даже онлайн.
Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.
Частые ошибки при деловой переписке:
Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра – самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее – никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит – вежливость и уважение).
Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.
3. Деловая коммерческая документация: типы (письма - запросы, коммерческие предложения, заказы, договора, контракты, претензии) и правила составления и переводаПомимо устных переговоров коммерсанты-партнеры используют деловую переписку, в частности, широко используются на практике коммерческие письма.
Коммерческое письмо — документ деловой переписки, который содержит конкретное предложение о взаимодействии. Например, инициативу предложить сотрудничество и заключить договор, его основные условия.
В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят: название компании; справочные данные о компании; код предприятия; ОГРН юридического лица; ИНН налогоплательщика; дата создания письма; регистрационный номер отправления; адресат; заголовок коммерческого письма; подпись; отметка об исполнителе.Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки (контрактов), от имени юридического лица и имеют правовую силу, т. е. могут быть обжалованы в суде.
Часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. Коммерческие письма служат для оформления и реализации финансовых операций предприятия.
По своему функциональному назначению выделяются три вида коммерческой переписки:
— коммерческий запрос — ответ на запрос;
— письмо - предложение (оферта) — ответ на предложение;
— письмо - рекламация (претензия) — ответ на рекламацию.
Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки:
Коммерческая корреспонденция
Вид Особенности составления Стандартные выражения
Коммерческий запрос по вопросу:
- О принятии к рассмотрению,
- О поставке товара;
- Об отказе на поставку товара;
- Об изменении условий запроса (количества, модели, марки, сроков поставки);
- Об обещании направить предложение на поставку товара. Обращение лица (организации) с просьбой предоставить информацию о товаре (услугах) перед заключением сделки.
Обычно состоит из 2-х частей:
- первая – введение (излагается суть проблемы);
- вторая – заключительная (ставятся вопросы перед адресатом с ожиданием ответа с их решением) «Просим выслать нам предложение на поставку …»
«Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы поставить …»
«Будет весьма признательны, если Вы сообщите нам о …»
«Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить …»
«Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам …»
«Мы хотели бы знать когда(в какой срок, по какой цене) Вы можете …»
«Мы заинтересованы в срочнее поставке…»
Письмо предложение (оферта) – это формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т. п.Это письменно заявление поставщика о намерении продать продукцию потенциальному заказчику. Различают:
- Свободную оферту, то есть оферту без обязательств (простая письменная форма предложения).
- Твердую оферту с указанием обязательств (в том числе срок действия предложения), которые поставщик готов принять в случае достижения договоренности.
Письмо-предложение имеет четкое членение на абзацы. Предложение принято делать в первом абзаце, а во втором и последующих абзацах – уточнить подробности предложения. Предложение излагают максимально конкретно с указанием наименования товара, характера услуг, стоимости продукции, сроков и порядка ее поставка и т.д:
Коммерческая корреспонденция
Вид Особенности
составления Стандартные
выражения
Письмо-предложение (оферта) Положительный ответ на коммерческий запрос или продавца (экспортера) заключить конкретную сделку с указанием ее условий. Оферта – письменные предложение одного лица(оферента) о заключении договора с другим лицом (акцептантом) с указанием срока действия. «В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…» «Цена…составляет…»
«Качество товара соответствует образцом, высланным Вам вместе с каталогом…»
«Настоящее предложение действительно до…»
Письмо-претензия (рекламация) – это коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и других условий договора (контракта).
Очень важно послать письмо-претензию (рекламацию) оперативно, чтобы не утратить инициативу в решении вопроса. Писать нужно по существу.
Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.
Ссылаясь на документы, лучше их не цитировать, а прилагать в виде копий (приложений) к письму-рекламации. Обязательно указать, каким временем располагает адресат для исправления ситуации. Сообщая о санкциях, приводите в качестве основания соответствующие нормативные правовые акты:
Коммерческая корреспонденция
Вид Особенности
составления Стандартные
выражения
Письмо-претензия (рекламация) пишется по поводу:
- качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа;
- нарушения принятых договорных обязательств из-за сделанной технической ошибки, недостаточной квалификации конкретного исполнителя заказа или преднамеренной недобросовестности;
-требование возмещения убытков Формулировка претензии включает:
-основание факты, доказательство для предъявления претензии (акт, приемки, акт экспертизы, ссылка на соответствующий нормативный документ);
-выдвижение конкретных требований (например, уценку товара, возмещение суммы ущерба и т.п.) или ожидание автора;
-заключительную форму вежливости. «К нашему большому сожалению, сообщаем Вас что…»
«К сожалению, мы должны поставить Вас в известность что …»
«Мы официально заявляем вам рекламацию на …»
«При приемке товара были обнаружены следующие недостатки: …»«Это дает нам право обратиться в арбитраж».
Договорные письма – с их помощью оформляется сделка об оферте и акцепте. Оферта содержит – условие, а акцепт – дает согласие или отказ.
Этикетные письма. Сегодня успех в бизнесе напрямую стал зависеть от сохранения и приумножения деловых контактов, поэтому современное деловое общение невозможно без таких этикетных писем, как: поздравления; приветствие; приглашения; извинения; прощание; письма со случаю представления (при заочном знакомств); письма по поводу отъезда; имиджевые письма для поддержания контактов и взаимоотношений; благодарственные письма (как ответ на интервью, визит, получения подарков и т.п. благодарственные письма лучше делать от руки; выражение благодарности за прием должно быть отослано на следующий день); рекомендательные письма; соболезнования; письма оценки (например, по поводу сделанного доклада); письма-ответы; мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.); письма-открытки.Этикетные письма являются знаком уважения к адресату и способствуют формированию доброжелательного отношения к организации, в которой работает автор.
Этикетные письма должны быть искренними, с нотками дружелюбия, но короткими и посылаться оперативно.
При переводе деловой документации традиционно необходимо соблюдать строгие правила и пользоваться стандартными языковыми шаблонами. Иными словами, переводчик должен знать особенности деловой переписки, иметь навыки делового этикета.
Одна из главных отличительных черт делового стиля - использование слов в их прямом словарном значении. Следует отметить, что при переводе деловой документации контекстные значения или одновременная реализация нескольких значений слова не имеет места быть, равно как и эмоциональные значения. Фразы и клише, кажущиеся странными при их употреблении в разговорном английском языке, активно используются в деловой документации, например, 'representative' («представитель»), 'adherence' («соблюдение»), 'suspend' («приостановить»), 'evaluation' («оценка»).
При переводе официально-деловой документации нередко используются слова греческого, французского, латинского происхождения. Например, 'commence' вместо 'begin', 'conclude' вместо 'stop'. Латинские сокращения, такие как 'e.g' («например»), 'et.al.' («и другие»), 'i.e.' («то есть»), 'v.v.'(<^ наоборот»). Также используют английские сокращения 'ltd.' («ограниченная ответственность»), 'encl.' («приложено»), ^^.'(«доллары»), 'Bros.'(«братья»), 'etc.' («и так далее»).
Использование модального глагола 'shall' требует специфического перевода. Например, 'If the Contractor shall provide the services'.
«В случае, если Исполнитель оказывал услуги».
В деловой английской документации широко используются неличные формы глагола (инфинитив, причастия и -ing формы). Отглагольные формы используются в коммерческой и деловой корреспонденции и других формах англоязычной коммуникации. Наиболее часто используется отглагольная форма - инфинитив. Он служит дополнением к глаголам, существительным и прилагательным. Соответственно, инфинитив в предложении может выполнять самые различные функции: дополнение, подлежащее, сказуемое, обстоятельство причины, цели и т. д.
Контракты представляют большой интерес c лексико-семантической точки зрения. Словарный запас контракта имеет собственные специфические особенности. Прежде всего, стоит отметить, что лексика довольно устойчива и не отличается экспрессивной маркированностью. Ввиду этого мы можем перечислить слова, фактически присутствующие в каждом договоре.
'Whereas' («принимая во внимание») выражает любую мысль человека относительно того, как начинается договор. Нужно быть осторожным в использовании 'whereas' и не путать это слово с 'where as'.
Еще одно составное слово с наречием 'where' означает в тексте договора 'whereby' («посредством чего») подразумевает by 'which' («который») и относится к существующему договору.
Например, 'We have concluded the present contract whereby it is agreed as follows.'
«Мы заключили существующий договор, посредством чего было согласовано».
'Hereinafter' («в дальнейшем», «далее») - слово, использующееся в договоре, для того чтобы обозначить стороны, оно позволяет сократить наименования сторон, придает лаконичность выражения.
Например, 'Siemens, LLC hereinafter referred to as 'the Company'.
«ООО «Siemens» - в дальнейшем «Компания».
Среди грамматических особенностей при переводе официально-деловых документов можно отдельно указать на активное использование модальных глаголов. В данных текстах они встречаются довольно часто и применяются в первую очередь для выражения вежливости: 'would', 'could', 'should' и т.д.
Другой грамматической особенностью является повсеместное использование модальных глаголов в текстах договоров на английском языке. Здесь появляется необходимость знания их значений и условий употребления. В первую очередь модальные глаголы выражают вежливость и не обозначают конкретного состояния, лишь выражая отношение автора: 'would', 'could', 'should' и т.д.
'The Contractor shall not be liable to the Company and / or any third party for consequential damages from accidents...'
«Исполнитель не несет ответственности перед Компанией и/или третьими лицами за причиненный ущерб от несчастных случаев...».
'Each Party shall take all reasonable steps to preserve any trade secrets or other confidential information provided by the other Party.'
«Каждая Сторона должна принять все разумные меры для сохранения любой коммерческой тайны или другой конфиденциальной информации, предоставленной другой Стороной».
Клишированные фразы часто используются в договорах. Например, обращения 'Ms' (нейтральное обращение к женщине), 'Mrs' (обращение к замужней женщине) , 'Mr' (обращение к мужчине), 'Dr' (ученая степень).
Перевод договоров начинается с определения типа документации (финансовая, договорная, распорядительная, отчетная). Завершающим этапом является редактирование текста и оценка используемой терминологии. Особого внимания заслуживает безэквивалентная лексика, не имеющая регулярных соответствий в других языках: названия фирм, адресов и фамилий. Переводчик обязан добиться практической информационной эквивалентности перевода оригинальному тексту.
Сокращения исходного текста должны расшифровываться и переводиться по общепринятым правилам. Однако на языке оригинала следует передавать сокращения, которые не поддаются расшифровке. Принято транскрибировать (передавать произношение посредством письменных знаков) имена, фамилии, наименования экономических субъектов и продуктов их деятельности.
Перевод официально-деловой документации должен быть точным, емким, немногословным, ясным, в тексте перевода должны отсутствовать синтаксические структуры исходного языка, и он должен удовлетворять общепринятым нормам лингвистики.
Перевод деловой документации - один из самых сложных видов перевода, т.к. он требует от переводчика эрудированности, осведомленности в теории дискурса, семантике, обширных фоновых знаний и профессиональных переводческих компетенций. Перевод договоров не может быть осуществлен корректно только при наличии у переводчика познаний в области права и экономики, и специфики документооборота. Ярко выражена потребность в знаниях из мира бизнеса, лексикологии и знаниях терминологии исходного и переводящего языков.
4. Деловое письмо: виды, структура и стиль оформления
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заявки, претензии и т.д.Виды деловых писем:
1)Информационное письмо посылается должностным лицам, и в нем сообщают сведения о ходе работы или информируют о каком-либо деле, вопросе, фактах, мероприятиях и т.п. Часто с помощью таких писем пропагандируют деятельность организаций, продукцию.
2)В запросном письме посылающий его просит или требует ответа на интересующий вопрос или объяснения о свершившемся факте и т.п.
3)Препроводительное (или сопроводительное) письмо – это краткое извещение адресата о том, что ему направлены документы или материальные ценности. Такие письма составляются в том случае, когда они содержат пояснения о характере исполнения или цели направления документа.
4)В письме-напоминании сообщается о приближении, ускорении или истечении срока исполнения какого-либо действия.
5)Письмо-заявка – это служебное письмо, в котором делается тот или иной заказ, заявка.
6)В письме-просьбе учреждения, предприятия, организации или отдельные граждане обращаются к адресату с просьбой.
7)Ответное письмо – это письмо, в котором дается ответ на просьбы, заявки, заказы и т.п. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу.
8)Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам: оплата выполненной работы, предоставления жилья и т.д. Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.
9)Письмо приглашение. Цель письма – приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Адресуется конкретному лицу, группе лиц, организации и может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков и т.д.
10)Письмо-извещение. Часто является ответом на запрос.
11)Письмо-подтверждение уведомляет о получении документов, ценностей, подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений. Оно позволяет снять вопрос с контроля.
12)Письмо-претензия посылается предприятием-покупателем в адрес организации поставщика. В тексте указываются требования, предъявляемые автором претензии.
Письма оформляются на бланках для писем и имеют четкую структуру:
1) Заголовок.
2) Обращение.
3) Текст.
4) Заключение.
5) Подпись.
6) Приложения.
Заголовок. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
- предлог о + существительное (сущ.) в предложном падеже: "О поставке автомобилей";
- по вопросу о + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей";
- касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п. Таким образом, заголовок несет краткое и четкое описание сути вопроса, а также обращения к кому-либо. Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы, только потом адрес предприятия.
Основной текст. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел...".
Заключение. Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.
Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель.
Приложения. Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается, ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов, например:
Приложение:
1) Справка на 1 л. в 2-х экз.
2) Ходатайство на 2 л. в 1 экз.
Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз.
К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:
- точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;
- максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;
- грамотность, логичность;
- корректность.
 Электронная почта
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Ее преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка, в отличие от обычной переписки, имеет свои нюансы.
Получение писем. Нужно проверять почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Желательно сразу отвечать на письма.
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия».
Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
1.«Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному ?