Контрольная работа по Документоведению на тему: «Документационное обеспечение управления»

Вариант № 3.
Процесс управления невозможно представить без информации, на ее основе принимаются решения, строятся работа с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия - важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
Структура службы ДОУ зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:
•    секретариат;
•    экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
•    подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
•    подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
•    подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
•    подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
•    отдел совершенствования делопроизводства;
•    копировально-множительное бюро;
•    протокольная группа;
•    редакционная группа;
•    приемная;
•    архив.
Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Установить организационную структуру службы ДОУ можно основываясь на объеме документооборота. В Единой государственной системе делопроизводства все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
•    1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
•    2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
•    3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
•    4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Если говорит о развитии организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота более подробно, то можно сказать следующее:
- для учреждений 1-ой категории необходима сложная нестандартная структура службы ДОУ, которая бы зависела от специфики работы организации и ее структуры, также необходимо использование автоматизированных систем;
- для учреждений 2-ой категории нужна развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации;
- для учреждений 3-ей категории  нужна уже менее развитая организационная структура ДОУ, требуется небольшая группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы;
- для учреждения 4-ой категории достаточно всего один-два секретаря руководителя организации.
Исходя из выше сказанного, можно утверждать, что учреждения с документооборотом от 25 до 50 тыс. единиц в год относятся к 2-ой категории учреждений, а предприятия с документооборотом от 10 до 25 тыс. единиц в год относятся к 3-ей категории.
В Единой государственной системе делопроизводства также дается примерная структура организации системы ДОУ 2-ой и 3-ей категорий.