Понятие о должностных инструкциях и положениях об отделах и службах

ВВЕДЕНИЕ
В любой современной организации деятельность персонала определяется различными регламентами, наиболее распространенными из которых являются - должностные инструкции и положения об отделах и службах. При поступлении на работу каждый человек должен ознакомиться с должностной инструкцией и положением об отделах и службах.
Актуальность выбранной темы объясняется тем, что должностная инструкция и положения об отделах и службах информирует работника о том, решения каких задач от него ждут, какова его роль в достижении целей компании и по каким критериям будут оцениваться результаты его работы.
Должностная инструкция и положения об отделах и службах представляет собой информативную документацию по объему, обязанностям, задачам и условиям труда, связанным с перечислением работы в организации в процессе анализа работы. Описание работы также подробно описывает навыки и квалификацию, которыми должен обладать человек, претендующий на работу. Это в основном дает все подробности, которые могут быть полезны как для компании, так и для заявителя.
Цель работы – изучить понятия о должностных инструкциях и положениях об отделах и службах.
Задачи работы:
– изучить сущность должностных инструкций;
– изучить сущность положений об отделах и службах;
– изучить характеристику ООО «Авалон»;
– провести анализ должностных инструкций и положения отдела продаж в компании ООО «Авалон».
Объект исследования – отдел продаж ООО «Авалон».
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ И ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ОТДЕЛАХ И СЛУЖБАХ1.1 Сущность должностных инструкцийДолжностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Описание работы дает все необходимые сведения о работе. Квалификации, роли, обязанности и т. д. включены в документ с описанием должностных обязанностей, который дает четкое представление о том, что ожидается от конкретной роли [6, с. 71].
Должностные инструкции служат основой для ряда функций, включая: набор, отбор, обучение, планирование карьеры, оценку эффективности, повышение по службе, переводы, оценку работы и юридические цели. Должностные инструкции также предоставляют стандартизированный формат должностных обязанностей и квалификации для каждой должности. Должностные инструкции помогают тем, кто заинтересован в других должностях, знать, какие квалификации и опыт необходимы для продвижения на должность [9, с.65].
Описание работы позволяет человеку, который мало или совсем ничего не знает о работе, прочитать описание и быстро понять характер, объем и требования работы.
Должностная инструкция будет включать следующие компоненты:
– Роли и обязанности работы.
– Цели организации, а также цели, которые должны быть достигнуты как часть профиля.
– Должны быть четко указаны квалификации с точки зрения образования и опыта работы.
– Навыки, такие как: лидерство, управление командой, управление временем, управление связью и т. д., необходимые для выполнения работы.
Есть много преимуществ наличия подробного описания должностной инструкции в компании. Должностные инструкции полезны тем, что они:
– Дают ясное понимание кандидатам, каковы будут их обязанности и ответственность за конкретную должность [3, с.143].
– Защищают организацию на законных основаниях, так как должностная инструкция может защищать, почему кандидат был выбран (или нет) на должность.
– Обеспечивают согласованное понимание между департаментами ролей должностей и того, как они помогают организации расти.
– Помогают сотрудникам создавать цели для продвижения по службе.
– Создают границы в отношении обязанностей сотрудников.
Из-за многих ролей, которые должностные инструкции играют в организации, важно поддерживать их в актуальном состоянии. Идеальным подходом является проверка содержания работы в течение периода аттестации, при приеме на работу и в течение двух-трехлетнего цикла [2, с.98].
Семь шагов к написанию эффективных должностных инструкций
1) Определяют основные функции (названия / группы, в которые включают обязанности).
2) Определяют процент этих функций по отношению к общей работе.
3) Для каждой функции определяют обязанности, которые представляют собой действия, выполняемые при удовлетворительном выполнении работы [5, с.185].
4) Определяют частоту выполнения каждой обязанности (то есть ежедневно, еженедельно, ежемесячно).
5) Определяют требования к должности (навыки, знания и умения).
6) Определяют, есть ли какие-либо физические, экологические или особые требования. Если есть, включают их.
7) Определяют степень надзора и включают это в документ, если применимо [4, с.126].
Роль должностных инструкций на предприятиях сравнивают с ролью законов в государстве. Как граждане государства равны перед законом, так и сотрудники предприятия вне зависимости от занимаемых ими должностей должны следовать положениям должностных инструкций, отражающих требования предприятия.
1.2 Сущность положений об отделах и службахПоложением об отделе (службе) предприятия (организации) является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура) и место отдела (службы), его роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.
Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой) [1, с.91].
Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:
– общие положения - в котором указывается точное название отдела (службы), его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел (служба), кто руководит отделом (службой) и другое;
– основные задачи - данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направления деятельности) отдела (службы);
– структура и штат - в котором излагается внутренняя структура отдела (службы), перечень внутренних подразделений, входящих в отдел (службу), и порядок распределения обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы);
– функции - должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов;
– взаимоотношения с другими подразделениями - в котором определяются взаимоотношения отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности и другое;
– обязанности - указывается перечень обязанностей отдела (службы), его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;
– права - должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;
– ответственность - в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач и др. [8, с.67].
Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), юридической службой (юрисконсультом) после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия [7, с. 87].
После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй - в отделе кадров (службе управления персоналом).
Таким образом, положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок работы структурного подразделения.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ И ПОЛОЖЕНИЯ ОТДЕЛА ПРОДАЖ В КОМПАНИИ ООО «АВАЛОН»2.1 Характеристика ООО «Авалон»ООО «Авалон» зарегистрирована 7 февраля 2014 г. регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №15 по Санкт-Петербургу. Руководитель организации: генеральный директор Жильцов Алексей Александрович. Юридический адрес ООО «Авалон» - 196143, город Санкт-Петербург, улица Орджоникидзе, дом 27 литер а, помещение 1-н [10].
ООО «Авалон» является оптовой компанией по продаже косметики по уходу за кожей. Компания работает в сфере красоты более 10 лет. ООО «Авалон» поставляет продукцию напрямую от всех крупнейших косметических брендов. Потоковая передача товаров прямо со склада делает ООО «Авалон» быстрым и надежным партнером.
Организационная структура компании представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Организационная структура ООО «Авалон»
Структура управления линейная.
Важной особенностью рабочей силы является ее качественный состав, доступный в отделе кадров компании. На основании этих и составлена аналитическая таблица (таблица 1).
Таблица 1
Качественный состав работников
Показатели 2017 г. 2018 г. 2019 г.
чел. % к итогу чел. % к итогу чел. % к итогу
1 2 3 4 5 6 7
Возрастные группы
До 20 лет - - - - - -
20 – 30 лет 17 43,6 17 43,6 17 43,6
30 – 40 лет 22 56,4 22 56,4 22 56,4
40 – 50 лет - - - - - -
50 – 60 лет - - - - - -
Свыше 60 лет - - - - - -
Итого 39 100,0 39 100,0 39 100,0
Половой состав
Мужчины 32 82,1 33 84,6 32 82,1
Женщины 7 17,9 6 15,4 7 17,9
Итого 39 100,0 39 100 39 100,0
Образовательный состав
Неполное высшее 3 7,6 3 7,6 2 5,1
Среднее общее - - - - - -
Среднее специальное 19 48,7 19 48,7 19 48,7
Высшее 17 43,5 17 43,5 18 46,1
Итого 39 100 39 100 39 100
Стаж работы на предприятии
До 10 лет 38 97,4 38 97,4 38 97,4
10 – 20 лет 1 2,6 1 2,6 1 2,6
20 – 30 лет - - - - - -
Свыше 30 лет - - - - - -
Итого 39 100,0 39 100 39 100,0
Работники, прошедшие обучение и повысившие свою квалификацию
Руководители 1 20 2 22,2 3 33,3
Специалисты 2 40 3 33,3 5 55,5
Рабочие 2 40 4 44,4 1 11,1 1
Итого 5 100 9 100 9 100
На основании таблицы можно сделать вывод, что главная возрастная группа персонала за три года, находится в возрасте от 20 до 40 лет. Она составляет 100% сотрудников от общего числа персонала. Среди работников доля мужчин неуклонно растет. Абсолютное большинство работников имеет общее (среднее) образование, при этом наблюдается тенденция к увеличению доли работников со средним образованием. Основной вклад работников на предприятии с производственным опытом до 10 лет.
2.2 Анализ должностных инструкций и положения отдела продаж в компании ООО «Авалон»В приложении 1 представлено «Положение об отделе продаж». Положение об отделе продаж – это специальный документ, который имеет юридическую силу, в котором описаны: общие положения, структура отдела, задачи и функции отдела продаж, права отдела продаж, взаимоотношения с подразделениями организации, ответственность. Практическая польза положения состоит в том, что в нём максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность.
Рассмотрим должностную инструкцию начальника отдела продаж (приложение 2):
1) Общие положения. Начальник отдела продаж принадлежит к категории «руководители», непосредственно подчиняется генеральному директору.
2) Должностные обязанности начальника отдела продаж:
– управляет работами по сбыту продукции организации;
– принимает участие в ценообразовании, программах покупательской лояльности и другое.
3) Права. Начальник отдела продаж имеет право:
– получать информацию о решениях руководства учреждения, касающихся работы отдела продаж и смежных подразделений;
– принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции и другое.
4) Ответственность. Начальник отдела продаж несет ответственность за:
– реализацию планов продаж и деятельность отдела;
– проведение несанкционированного руководством представления интересов организации и так далее.
Далее рассмотрим должностную инструкцию менеджера по продажам. Должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации. Должностная инструкция включает (приложение 3):
Общие положения. Менеджер по продажам назначается и освобождается от должности генеральным директором компании. Менеджер по продажам подотчетен непосредственно начальнику отдела продаж. При отсутствии менеджера по продажам его права и обязанности передаются другому должностному лицу, что объявляется в приказе организации. Менеджером по продажам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или незаконченное высшее образование, аналогичный опыт работы в течение одного года.
Менеджер по продажам руководствуется в своей работе:
– законодательными актами Российской Федерации;
– Уставом Общества, Правилами внутреннего распорядка, иными нормативными актами Общества;
– приказами и распоряжениями руководства;
– должностной инструкцией.
Должностные обязанности менеджера по продажам. Менеджер по продажам выполняет следующие задачи:
– занимается поиском потенциальных клиентов;
– ведет деловые переговоры с клиентами;
– принимает и обрабатывает заказы клиентов, подготавливает необходимые документы;
– определяет потребности клиентов в продуктах, продаваемых компанией, и координирует заказы с клиентом в соответствии с потребностями и доступностью ассортимента;
– участвует в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж и другое.
3) Права менеджера по продажам. На основании должностных инструкций все сотрудники контролировались напрямую, распределяя обязанности между отделами.
4) Ответственность менеджера по продажам. Менеджер по продажам несет ответственность:
– за невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей;
– за несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации и другое.
Представим результаты наблюдения в таблице 2.
Таблица 2
Результаты наблюдения
Сотруд-ник № Действия строго по должност-ной инструкции Действия согласно должностной инструкции, а также выполнение разных обязанностей Выполнение обязанностей, пренебрежение должностной инструкцией Указания приходят «сверху» Сам знает о предстоящих делах
1 2 3 4 5 6
1 Р2 Р3Мн 4 М 5Мн 6 М 7 М 8 М 9 М 10 М 11 М 12Мн Примечание: Р – руководитель, М – менеджер, Мн – новый менеджер.
Анализируя данные, мы видим, что все сотрудники придерживаются должностных инструкций, описанных в должностных инструкциях, поскольку сотрудники могут выполнять дополнительные действия, которые не входят в их прямые обязанности. Результат наблюдения показал, что большинство сотрудников не ожидают инструкций, они сами знают, что они будут делать в определенный день, неделю или месяц. У них есть план, который они должны выполнить. Поскольку в команде есть новые сотрудники, которые адаптируются только к новой среде, они часто прибегают к необходимости обратиться за помощью, а также задать много вопросов о будущих задачах.
Далее приведем результаты наблюдения за дополнительными работами сотрудников (таблица 3).
Таблица 3
Результаты наблюдения (дополнительные работы сотрудников)
Сотрудник № Дополнительные работы
1 2
1 РКонсультирование сотрудников по рабочим и личным вопросам
2 РПроведение презентаций
3Мн Полив цветов, заказ воды для отдела, прикорм рыб
4 М Наставничество
5Мн Отслеживание наличия канцелярии в отделе
6 М Выезд к клиентам в другой регион
7 М Проведение совещаний
8 М Выезд к клиентам в выходные дни
9 М Проведение презентаций во вне рабочее время
10 М Наставничество
11 М Наставничество
12Мн -
Обязанность - это пример поведения человека, играющего определенную социальную роль.
Управляющая структура организации различает линейные и функциональные отношения. Во-первых, это отношения, касающиеся принятия и реализации управленческих решений и обмена информацией между так называемыми линейными руководителями, то есть теми, кто несет полную ответственность за деятельность организации или ее структурных подразделений. Существуют сложные взаимозависимости между всеми компонентами унитарной структуры. В случае ООО «Авалон» сотрудники работают в сплоченном коллективе, где каждый исполняет свои обязанности согласно должностной инструкции, сотрудники помогают друг другу, а также выполняют обязанности, которые не прописаны в их должностных инструкциях.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В первой главе были изучены теоретические и методические аспекты должностных инструкций и положений об отделах и службах.
Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание уделяется структуре текста этого документа и формулировке обязанностей.
Должностная инструкция - это документ, в котором четко и кратко излагаются основные выполняемые обязанности и требования к конкретной работы. Создание описания работы имеет важное значение, чтобы помочь привлечь наиболее квалифицированных кандидатов на работу. Процесс написания должностной инструкции требует четкого понимания обязанностей.
Должностные инструкции предназначены для стандартизации требований аналогичных должностей, чтобы ожидания, связанные с оценками эффективности, были едины. Нельзя просто создать новое описание работы - сначала должны работать с компетенциями, чтобы соответствовать требованиям к должности и существующим описаниям работы.
Положение об отделе – это внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность и связи структурного подразделения предприятия (организации).
Разработка положения об отделе позволяет конкретизировать функционал и выполняемые подразделением задачи. В итоге утверждение таких локальных нормативных актов позволяет равномерно распределить функции между подразделениями и исключить их дублирование.
Руководство предприятия вправе самостоятельно определять круг вопросов, которые этими актами будут регламентироваться. После того, как в подразделении будет разработан проект положения об отделе, документ нужно будет обязательно согласовать с теми подразделениями, взаимодействие с которыми в нем установлено.
Кроме того, с проектом должны быть ознакомлены службы по персоналу, кадров, юридическая. Приказ об утверждении положения об отделе издается только после того, как получены все визы согласования.
Во второй главе были изучены должностные инструкции и положения отдела продаж в компании ООО «АВАЛОН».
ООО «Авалон» поставляет продукцию напрямую от всех крупнейших косметических брендов в мире, чтобы предложить продукты для макияжа самого лучшего качества и по очень низким ценам. ООО «Авалон» создали репутацию компании, обеспечивающей качество и высочайший уровень обслуживания.
В работе было рассмотрены должностные инструкции и положения отдела продаж: был проведен анализ соответствия реальным полномочиям и обязанностям работников в компании ООО «Авалон».
Положение об отделе продаж – это специальный документ, в котором описаны: общие положения, структура отдела, задачи и функции отдела продаж, права отдела продаж, взаимоотношения с подразделениями организации, ответственность.
Должностная инструкция начальника отдела продаж включает:
– Общие положения.
– Должностные обязанности начальника отдела продаж.
– Права.
– Ответственность.
Должностная инструкция менеджера по продажам включает:
– Общие положения.
– Должностные обязанности менеджера по продажам.
– Права менеджера по продажам.
– Ответственность менеджера по продажам.
Должностная инструкция объясняет цели, обязанности и ответственность работы так, что они понятны даже непрофессионалу.
В случае ООО «Авалон» сотрудники работают в сплоченном коллективе, где каждый исполняет свои обязанности согласно должностной инструкции, сотрудники помогают друг другу, а также выполняют обязанности, которые не прописаны в их должностных инструкциях.
Таким образом, задачи, поставленные в начале работы – решены. Главная цель достигнута.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОКАрхипова, Н. И. Основы управления персоналом [Текст] : учеб. пособие / Н. И. Архипова. – Санкт - Петербург: «Издательство Питер», 2017. - 685 с.
Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления [Текст] : учеб. пособие /. М. И. Басаков. – Санкт - Петербург: Издательство «Союз», 2018. – 543 с.
Демин, Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов [Текст] : учеб. пособие / Ю. М. Демин. - Санкт - Петербург: «Издательство Питер», 2018. - 565 с.
Клочкова, М. Я. Управление персоналом [Текст] : учеб. пособие / М. Я. Клочкова. - Санкт - Петербург: «Издательство Питер», 2017. - 566 с.
Кувшинов, Д. П. Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка» [Текст] : учеб. пособие / Д. П.Кувшинов. - Санкт - Петербург: «Издательство Питер», 2018. - 757 с.
Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] : учеб. пособие / М. Ю. Рогожин. - Санкт - Петербург: «Издательство Питер», 2017. – 632 с.
‎ Рудавина, Е. Р. Книга директора по персоналу [Текст] : учеб. пособие / Е. Р. Рудавина. - Санкт - Петербург: «Издательство Питер», 2018. - 423 с.
Скачкова, О. Р. Образцы кадровых документов с комментариями [Текст] : учеб. пособие / О. Р. Скачкова. – Санкт - Петербург: Издательство «Союз», 2018. – 760 с.
Шестакова, Е. А. Планирование кадров [Текст] : учеб. пособие / Е. А. Шестакова. - Санкт - Петербург: «Издательство Питер», 2016. - 544 с.
Профиль ООО «Авалон» [Электронный ресурс]: https://www.rusprofile.ru/id/7179392, свободный. – Загл. с экрана.
ПРИЛОЖЕНИЯПриложение 1
Положение об отделе продаж