Основные потребители информации проекта. Схема информационного обмена участников проекта

В настоящее время самым прогрессивным подходом для ведения маркетинга является управление проектом. Проект – это совместная работа людей по достижению определенной цели, ограниченная по времени и средствам.
За любой проект отвечает человек, на которого ложиться вся ответственность по ведению его до конечной цели – это менеджер по проекту. Он должен следить за такими понятиями как – управление коммуникациями проекта, комбинирование всех действий сотрудников, задействованных в проекте, осуществление заинтересованности в проекте, а также точное совпадение по срокам.
Управление коммуникациями проекта – это осуществление всей деятельности по организации связи и общения как между продавцом и покупателем, так и между сотрудниками фирмы. Общение и отношения между сотрудниками фирмы – это основная задача, которая ставится в управлении коммуникациями проекта, так как работа сотрудников совместно напрямую зависит от психологического состояния людей. Умение осуществлять правильное управление коммуникациями проекта есть одно из главных требований к менеджеру проекта.
Цель данной контрольной работы – рассмотреть понятия управление взаимодействиями и информационными связями, потребители информации проекта и схему информационного обмена участников проекта.
Задачами работы являются следующие:
1. Определить классификацию базовых понятий управления проектами;
2. Провести классификацию типов проектов и информационных телекоммуникаций;
3. Процессы управления коммуникациями.
Данная работа состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы.
1 УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТАУправление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.
Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.
Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта.
В качестве основных потребителей информации проекта выступают:
проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту;
заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;
поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ;
проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию;
непосредственные исполнители работ на местах.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;
отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;
документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
1.1 Планирование системы коммуникацийПлан коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:
план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;
план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;
детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;
методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
1.2 Сбор и распределение информацииВ рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);
формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
письменные и устные;
вертикальные и горизонтальные.
Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.
1.3 Отчетность о ходе выполнения проектаПроцессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:
информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей;
информацию об отклонениях от базовых планов;
прогнозирование будущего состояния проекта.
1.4 Документирование хода работОсновные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.
Документирование результатов хода работ включает в себя:
сбор и верификацию окончательных данных;
анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.
2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИПод информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.
Информационная система управления проектом – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ с подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.
Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.
На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить так, как изображено на рисунке 1.
Рисунок 1 – Схема автоматизации управления проектами
Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение функций:
работа в многопроектной среде;
разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;
оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;
проведение анализа «что-если»;
сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов;
планирование и контроль договорных обязательств;
централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т. д.
Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:
архитектуру клиент – сервер. Она позволяет рабочим станциям («клиентам») и одному или нескольким центральным ПК («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем клиент – сервер используют базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта;
системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально – вычислительные сети и т. д.);
портативные компьютеры;
программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:
обмен электронной почтой;
документооборот;
групповое планирование деятельности;
участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;
проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.
Internet/ Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.
Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.
Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.
Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.
3 ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИУправление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.
В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании. Существует необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования. Информация представляет возможность сотрудничества между внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществления данного проекта. С ее помощью участвующие в проекте узнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена регулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.).
Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения).
Письменные и устные.
Вертикальные и горизонтальные.
В процессе управления информации используются: телефон, факс, письмо, совещание, доклад, электронная почта, телекоммуникации, видеоконференции, телетекстовые устройства.
Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Схема обмена информацией внутри организации представлена на рис.2.
Рисунок 2 – Схема информационного обмена в организации
В качестве основных потребителей информации проекта выступают:
Проект – менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту.
Заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта
Поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т.п., необходимых для выполнения работ.
Проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию.
Непосредственные исполнители работ на местах.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.
Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
Отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
ЗАКЛЮЧЕНИЕПроект – это совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный (неповторяющийся) характер.
Проекты любого рода зависят от существующих в них коммуникаций. Для успеха в управлении проектом особенно важна межличностная коммуникация, которая осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений, или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жестом, интонацией и т.п.). Во-первых, решение многих управленческих задач строится на взаимодействии людей (начальника с подчиненными, подчиненных друг с другом и т.д.) в рамках конкретных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Существует понятие "богатство информации", или степени, с которой она может изменить понимание проблемы в рамках определенного периода времени. При этом данные, составляющие информацию, являются продуктом коммуникации. Богатство информации определяется не только содержанием данных, но и средствами передачи этой информации. При нехватке информации и недостаточном стимулировании стремления обмениваться ею проекты едва ли могут быть реализованы.
Обмен информацией в рамках проекта служит укреплением солидарности в команде, ее духа и стимулирует работу в целом.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ Управление проектами. Фундаментальный курс / Редакторы: О. Ильина, В. Аньшин. – М.: ВШЭ, 2013.
Рассел Д. Арчибальд. Управление высокотехнологичными программами и проектами. – М.: ДМК-Пресс, 2014.
Харин А.Г. Бизнес-планирование инновационных проектов: учебно-методический комплекс/ Харин А.Г. – Электрон. текстовые данные. – Калининград: Балтийский федеральный университет им. Иммануила Канта, 2017. – 185 c.
Ньютон Ричард Управление проектами от А до Я / Ньютон Ричард – Электрон. текстовые данные. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2019. – 192 c.
Павлов А.Н. Управление проектами на основе стандарта PMI РМВОК. Изложение методологии и опыт применения / Павлов А.Н. – Электрон. текстовые данные. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2014. — 272 c.
Лоуренс Лич Вовремя и в рамках бюджета: управление проектами по методу критической цепи / Лоуренс Лич – М.: Альпина Паблишер, 2019. – 352 c.