Окружение проекта. Внешнее и внутреннее окружение, их структура

Окружение проекта (Project environment) – это среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта. Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта. Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются во время осуществления проекта, особенно, если он длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска и бросает вызов менеджеру проекта и его команде.
В окружении проекта можно выделить два круга: среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и внешняя среда или окружение самого предприятия.
Успех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием наиболее работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними его участниками.
Таким образом, проект всегда реализуется в окружении некоторой динамической среды, которая оказывает на него определенное воздействие. Проект нельзя отделить от окружающих его условий и их развития. Следовательно, необходимо заранее учитывать непосредственное окружение проекта и воздействие дальних факторов.
Целью контрольной работы является изучение понятий окружения проекта, типов и структуры окружения проекта.
Необходимо рассмотреть следующие задачи:
1) основные характеристики окружения проекта;
2) виды окружения проекта;
3) ознакомиться с командой и участниками проекта.
1 УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТАПод окружающей средой проекта следует понимать совокупность факторов и объектов, непосредственно не принимающих участия в проекте, но влияющих на него и осуществляющих взаимодействие с ним и отдельными его элементами. При этом обычно выделяют непосредственное окружение проекта, то есть факторы и объекты, непосредственно взаимодействующие с проектом, а также дальнее окружение проекта, то есть факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других, входящих в непосредственное окружение.
Окружающая среда проекта рассматривается как источник рисков, при этом риск может рассматриваться и как опасность, и как возможность, но в любом случае как отклонение. В структуре дальнего окружения проекта принято выделять внешние факторы воздействия.
В структуре непосредственного окружения проекта действуют поставщики продукции, работ и услуг, а также потребители прямых или побочных результатов проекта. Если проект реализуется в рамках устойчивого организационно-структурного образования (например, предприятия), то его подразделения, непосредственно не участвующие в проекте, следует рассматривать как объекты непосредственного окружения проекта.
В рамках самого проекта, а также его окружения следует выделять участников проекта, т.е. субъектов деятельности, подвергаемой проектному управлению [1].
Каждый проект несет в себе признаки открытой социально-экономической системы и поэтому нужно рассматривать, а также управлять им, учитывая окружение, в котором он реализуется.
Проект и его окружение не только связаны между собой, не только взаимно влияют друг на друга, но и взаимно адаптированы. То, что хорошо и эффективно работает в одном проекте и в определенном окружении, может оказаться неэффективным в другом проекте и другом окружении. Многие проекты сталкиваются с трудностями и теряют ожидаемую эффективность из-за того, что их цели, организационное построение и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения.
Совокупность внутренних и внешних факторов, способствующих достижению или затрудняющих достижение целей проекта. К внутренним факторам относят организационную структуру управления проектом, состав команды проекта, стиль работы руководителя проекта, специфику организации проектных работ и т. п. Внешние факторы можно разделить на факторы ближнего и дальнего окружения. Ближнее окружение - это среда предприятия, на базе которого осуществляется проект: руководство, внутренние финансовые потоки, используемая система сбыта и снабжения, внутренняя инфраструктура и т. п. Дальнее окружение – среда, окружающая предприятие [2].
Приведем схему окружения проекта [3].
Рисунок 1 – Окружение проекта
Во время осуществления проекта его участники концентрируются на выполнении своих заданий. Они живут, думают и действуют в мире своего проекта. В рамках долговременной организации-предприятия возникла маленькая, относительно кратковременная организация "проект" (рис.2).
Во время реализации проекта продолжается нормальная жизнь предприятия с производством, сбытом и управлением. То же самое касается и дальнего окружения проекта. Здесь тоже происходят изменения, которые через предприятие влияют на проект.
Рисунок 2 – Проект и предприятие
Проект нельзя отделить от этих окружающих условий и их развития. Значит, необходимо заблаговременно учитывать непосредственное окружение проекта (т.е. само предприятие) и дальнее окружение проекта (т.е. окружение предприятия). Их изменения могут впоследствии сыграть решающую роль для успеха проекта.
2 «БЛИЖНЕЕ» ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТАБлижнее окружение более подвижно по сравнению с дальним и характеризуется следующими тремя факторами: 1) достаточно подвижно (может сравнительно «легко» изменяться); 2) тесно связано с проектом; 3) проект может влиять на ближнее окружение и формировать его под себя. Управление связями проекта с ближним окружением осуществляется путем постоянного учета интересов всех участников, составляющих (формирующих) ближнее окружение, и разработкой комплексов мероприятий, которые помогут согласовать интересы участников и цели проекта.
Ближнее окружение включает в себя:
1. Руководство предприятия является главным источником определения цели и основных требований к проекту. Руководство предприятия обобщает отдельные требования экспертов, исходя из стратегии развития организации. К этому добавляются собственные требования руководства, например:
• требования к результатам проекта;
• требования к реализации проекта;
• методика и порядок корректировки цели и требований к проекту со стороны отделов и специалистов предприятия и др.
2. Сфера финансов определяет бюджетные рамки проекта с учетом калькуляции для серийного производства продукта и покрытия расходов на проект, а также способы и источники финансирования проекта.
3. Сфера сбыта формирует важные требования и условия к проекту, связанные с рынком сбыта и определяемые решениями покупателей, наличием и действиями конкурентов.
4. Сфера производства связана с рынком средств производства и выдвигает свои специфические требования, как например:
• рекомендации по использованию технологий и оборудования;
• требования загрузки простаивающих участков производства;
• отказ от определенных технологических процессов;
• согласование требований к проекту с возможностями рынка средств производства и др.
5. Сфера материального обеспечения связана с рынком сырья и полуфабрикатов и формирует свои требования к проекту, вытекающие из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.
6. Сфера инфраструктуры связана с рынком услуг и различного сервиса и выдвигает свои требования к проекту и его обеспечению. Сюда относятся требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному и различным видам инженерного и другим видам обеспечения.
7. Сфера очистки и утилизации связана со службой и требованиями к охране окружающей среды и разумному использованию отходов производства.
Рисунок 3 – Ближнее окружение проекта
Возможны и другие требования со стороны различных отделов предприятия.
В задачи руководителя проекта и его команды входят следующие функции:
• сбор полных требований к проекту;
• обеспечение проектной информацией всех заинтересованных участников;
• определение возможности и степени удовлетворения требований;
• определение формы и масштабов сбора информации о требованиях к проекту и их изменениях;
• формирование прогноза динамики окружения проекта;
• формирование критериев оценки приоритетов и иерархии требований: от обязательных для исполнения до "мелких пожеланий".
3 ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА И ФАКТОРЫ, ВОЗДЕЙСТВУЮЩИЕ НА НЕГОВ нешнее окружение проекта оказывает влияние на проект, как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения.
Во внешнем окружении ближнее окружение – это среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и дальнее окружение – окружение самого предприятия.
Дальнее окружение характеризуется следующими тремя факторами:
1) медленно меняется;
2) «сильно» влияет на проект (при его изменении проект может быть ликвидирован);
3) проект «слабо» влияет на дальнее окружение.
Управление связями проекта с дальним окружением осуществляется путем постоянного мониторинга за дальним окружением, прогнозированием его поведения (построением моделей изменений) и разработкой комплексов мероприятий, которые помогут избежать (ослабить) ущербы от этих изменений [2].
Дальнее окружение составляют:
1. Политические характеристики и факторы:
- политическая стабильность;
- поддержка проекта правительством;
- участие в военных союзах.
2. Экономические факторы:
- структура национального хозяйства;
- страховые гарантии;
- уровень инфляции и стабильность валюты.
3. Общество – его характеристики и факторы:
- условия и уровень жизни;
- уровень образования;
- здравоохранение и медицина, условия отдыха;
- общественные организации, пресса, телевидение;
- отношение местного населения к проекту.
4. Законы и право:
- права человека;
- права предпринимательства;
- права собственности.
5. Наука и техника:
- уровень развития фундаментальных и прикладных наук;
- транспортные системы;
- связь, коммуникации.
6. Культура:
- уровень грамотности;
- история, культурные традиции, религия;
- уровень требований к качеству результатов и условий труда.
7. Природные и экологические факторы:
-естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность;
- природные ресурсы;
- законодательство по защите окружающей среды.
8. Характеристики и факторы инфраструктуры:
- средства транспорта, связи и коммуникации;
- коммунальные службы;
- сырье и услуги и другие.
Перечисленные характеристики дальнего окружения проекта могут рассматриваться и как источники рисков для проекта. Поэтому при рассмотрении составляющих дальнего окружения необходимо анализировать их и оценивать как вероятность наступления и величину ущерба.
Ближнее окружение более подвижно по сравнению с дальним и характеризуется следующими тремя факторами:
1) достаточно подвижно (может сравнительно «легко» изменяться);
2) тесно связано с проектом;
3) проект может влиять на ближнее окружение и формировать его под себя.
Управление связями проекта с ближним окружением осуществляется путем постоянного учета интересов всех участников, составляющих (формирующих) ближнее окружение, и разработкой комплексов мероприятий, которые помогут согласовать интересы участников и цели проекта. Ближнее окружение включает в себя:
1. Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.
2. Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.
3. Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.
4. Сфера изготовления требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.
5. Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.
6. Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению.
7. Сфера очистки и утилизации формирует требования к охране окружающей среды и утилизации отходов производства [1].
3. ВНУТРЕННЕЕ ОКРУЖЕНИЕ СО СВОИМ КОМПЛЕКСОМ ФАКТОРОВВнутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.
Внутреннее окружение проекта оказывает существенное влияние на процесс его успешной реализации.
Наиболее существенные факторы внутреннего окружения проекта:
1. Стиль руководства определяет психологический климат и атмосферу, влияет на творческую активность и работоспособность в команде проекта.
2. Специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех осуществления проекта.
3. Участники проекта реализуют различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют свои требования и оказывают влияние на проект в соответствии со своими интересами, компетенцией и степенью участия в проекте.
4. Основной интерес команды проекта связан с получением дохода от своей деятельности во время реализации проекта и претендует на получении своей части из резервного фонда.
5. Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта.
6. Экономические условия проекта определяют его основные стоимостные характеристики.
7. Социальные условия проекта характеризуют: условия жизни, уровень заработной платы, коммунальные услуги, условия труда и техники безопасности, страхование, социальное обеспечение [2].
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ ПРОЕКТОМ И ДЕЙСТВУЮЩИМИ ЛИЦАМИ, ФАКТОРАМИ ЕГО ОКРУЖЕНИЯУспех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием наиболее работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними его участниками.
Для менеджера проекта важно, во-первых, понимать окружение проекта и, во-вторых, обеспечивать его тесную связь с ключевыми действующими лицами и факторами в окружении таким образом, чтобы достичь максимального успеха.
Анализируя внешнюю среду окружения проекта, следует отметить, что не все элементы в окружении проекта являются решающими для его успеха. Систематический обзор окружения для выявления ключевых действующих лиц и факторов – важная функция менеджера и всей команды проекта. Такой обзор может выполняться в различной форме: от случайного наблюдения до целенаправленной запланированной и высокоструктурированной инспекции.
При использовании этого подхода сначала определяется достаточно большое число потенциально наиболее значимых субъектов и факторов, действующих в окружении проекта; они заносятся в определенный сектор или кольцо. Затем, обычно по согласованию с командой проекта, с помощью квадратного или овального оформления (либо иного набора символов) выделяются наиболее критичные из них.
Таким образом, для того чтобы проект был успешным, он должен находиться в контролируемой взаимосвязи со всем своим окружением. Это может быть достигнуто путем организации специальных связей, которые отражают ключевые действующие субъекты и факторы, определяемые путем обзора окружения. Такие связи реализуются через организационную структуру и процесс управления [3].
Могут быть следующие примеры организационных связей:
- организация формальных комитетов по управлению проектами;
- обеспечение участия менеджера проекта или членов команды в советах либо комитетах организаций – ключевых участников проекта;
- объединение команды проекта и ведущих действующих лиц из сторонних организаций;
- введение должности менеджера по взаимодействию, обязанного обеспечивать связь с ключевыми действующими лицами, или возложение этой функции на менеджера проекта.
Примеры связей процесса управления могут быть следующими.
В отношении действующих лиц:
- пригласить ключевых действующих лиц для участия в совещаниях по проекту, особенно при разработке планов, которые их затрагивают;
- пригласить ключевых действующих лиц посетить проектный офис и объекты выполнения работ, познакомить их с командой и руководителями проекта;
- периодически снабжать их копиями соответствующих отчетов по проекту.
В отношении факторов влияния:
- убедиться, что определенные ключевые факторы учтены при отборе проектов и расстановке их приоритетов, разработке модели жизненного цикла проекта, планов проекта, бюджета, расписаний и т. д.;
- установить такую систему отчетности, которая позволит отражать изменения ключевых факторов в планах проекта;
- сформировать системы мониторинга предложений и сообщать менеджеру проекта о значительных изменениях.
Следует обращать особое внимание на то, что точно так же, как по мере продвижения от фазы к фазе модифицируется сам проект, изменяется и его окружение. Спонсоры и менеджеры проекта должны периодически контролировать основные элементы окружения проекта и подтверждать актуальность действующих лиц и факторов, имеющих к нему отношение.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ В профессиональном управлении проектами с понятием проекта связывается процесс осуществления комплекса целенаправленных мероприятий по созданию нового продукта или услуг в рамках установленных бюджета, времени и качества.
Проект как открытая социально-экономическая система, как процесс осуществления комплекса целенаправленных структурированных мероприятий имеет целый ряд достаточно универсальных (типовых) параметров или признаков, в числе основных: новизна или даже уникальность; место реализации; срок реализации (жизненный цикл); финансовое обеспечение; команду и участников проекта.
Существует значительное многообразие типов проектов, которые можно классифицировать по различным признакам и дать им соответствующие характеристики, в частности по размерам, сложности, принадлежности, уровню финансовых затрат, уровню риска и другим показателям.
Центральное место в разработке и реализации проекта на протяжении всех этапов жизненного цикла принадлежит команде проекта, возглавляемой менеджером проекта, которая не только управляет и регулирует ход реализации проекта, но и реагирует на изменения внешней среды окружения проекта.
Эффективность и качество проекта понятия достаточно субъективные и зависят от многих факторов, среди которых основными могут быть следующие: миссия проекта, тип проекта, его собственник, команда проекта и его участники.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ Управление проектами: учебник и практикум для академического бакалавриата [Электронный ресурс]/ А. Т. Зуб. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 422 с. - Серия : Бакалавр. Академический курс. – Режим доступа:: http://studme.org/1181012221327/menedzhment/upravlenie_proektami.
Управление проектами : учебник и практикум для академического бакалавриата / А. И. Балашов, E. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под общ. ред. E. М. Роговой. – М.: Издательство Юрайт, 2015. - 383 с. – Серия : Бакалавр. Академический курс.
Лоуренс Лич Вовремя и в рамках бюджета: управление проектами по методу критической цепи [Электронный ресурс]/ Лоуренс Лич – Электрон. текстовые данные. – М.: Альпина Паблишер, 2019. – 352 c. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/86747.html.