Доклад на тему: "Специфика языка деловой документации"

Документы, составленные в письменной форме, нередко представляются более официальными, чем распоряжения, отданные устно, позволяют сохранить информацию в неизменном виде, оперировать сложной информацией, а также представлять одинаковый материал многим адресатам.Написание текста документа предусматривает выполнение поэтапных действий. Вначале, как уже отмечалось, определяются цель, адресат, план и жанр делового текста. Затем составляется черновой, а потом окончательный вариант текста.Рассмотрим составление наиболее распространенных официально-деловых текстов, т. е. текстов того или иного вида документов, составленных в целях управления.Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно и хаотично. Они объединены в унифицированные системы документации, каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа.Функционирование учреждений, независимо от уровня подчиненности и формы собственности, невозможно без документирования. При этом в каждом учреждении можно выявить комплекс документов, необходимых и достаточных для нормальной работы. Этот комплекс выделяется по следующим критериям:• круг вопросов, решаемых в процессе деятельности;• количество уровней принятия решений;• объем и характер компетенции учреждения;• принцип решения вопросов (коллегиальность или единоначалие).Вначале выявляются наиболее общие функции управления, осуществляется их классификация по видам работ, действиям и операциям, а затем уже определяются документы, необходимые для их выполнения.В настоящее время действуют отчетно-статистическая, бухгалтерская, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и другие унифицированные системы документации. Поскольку аппарат управления реализует свои функции главным образом через организационно-распорядительную документацию, целесообразно рассмотреть принципы составления текстов отдельных видов документов этой системы.Составление распорядительных документовОсновная цель распорядительных документов – регулирование управленческой деятельности. Распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам и поэтому обязательны для исполнения.Ситуацией для создания распорядительного документа может быть необходимость:• исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;• осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.С точки зрения порядка рассмотрения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности, и документы, издаваемые на принципах единоначалия.Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:1) обоснование необходимости издания распорядительного документа;2) сбор и анализ информации;3) подготовка проекта распорядительного документа;4) согласование проекта документа;5) доработка проекта документа в соответствии с замечаниями;6) подписание проекта документа;7) доведение распорядительного документа до исполнителей.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫВеселов П.В. Аксиомы делового письма, культура делового общения и официальной переписки. М.: ИВЦ «Маркетинг», 2003. 74 с.Обучение написанию деловых писем // Науч. вестник. 2006. С.13-35.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: АСТ, 2008. 288 с.