Эссе на тему: "Оптимизация бизнес-процессов"

В ходе своей деятельности я сталкиваюсь с бизнес-процессами, а именно с проблемой их оптимизации, поэтому этой теме я и хочу посвятить свою работу.
Чтобы обеспечить конкурентное преимущество в своих отраслях, организации ищут способы повышения эффективности и обеспечения успешного выполнения критически важных бизнес-процессов. На сегодняшний день в глобальной деловой среде важность первого выхода на рынок, обслуживания клиентов, конкурентоспособности по затратам и качества являются ключевыми факторами, определяющими успех или нежелательный провал организации. 
Раньше считалось, что компания может получить конкурентное преимущество в своей отрасли, занимая первое место на рынке, предлагая продукцию высшего качества или занимая лидирующую позицию по ценам. Деловые мудрецы прошлого считали, что компания может конкурировать только в двух из этих трех областей. Однако в 1970-х и 1980-х годах японские производители, такие как Toyota и Sony, перевернули традиционную деловую мудрость. Исторически жизненный цикл продукта начинался, когда компания (обычно лидер рынка) первой выводила на рынок свои новые продукты. Затем конкуренты предлагают аналогичные товары более высокого качества, а затем на рынок вышло больше компаний, предлагающих сопоставимое качество по более низкой цене. Японцы же доказали, что компании действительно могут конкурировать по всем трем стратегиям одновременно и стать лидерами отрасли.
Традиционный бизнес осознал, что «быстрее», «лучше», «дешевле» - не единственные переменные, которые потребители оценивают при принятии решения о покупке. Превосходное обслуживание продукта стало ключевым бизнес-процессом. Такие компании, как General Electric, возглавляемая Джеком Уэлчем, превратились из производственной компании в сервисную компанию, которая производит высококачественные инновационные продукты. Чтобы доминировать в отрасли, организация должна постоянно создавать новые инновации и оставаться гибкой, чтобы быстро реагировать на изменения и эффективно выполнять любые изменения. Им необходимо иметь возможность уверенно реализовывать стратегические инициативы, включая союзы, приобретения, аутсорсинг и глобальную экспансию. Им также нужны средства для консолидации своего бизнеса во время экономических спадов, используя новые экономичные инструменты для интеграции бизнес-процессов. Для достижения этих результатов в первую очередь необходимо вооружить исполнительное руководство средствами управления процессами и точной информацией для принятия обоснованных решений по корректировке стратегий. После того, как решения приняты, эти проекты оптимизации бизнес-процессов требуют, чтобы организация изучила и использовала возможности для снижения затрат, продолжительности цикла при одновременном повышении уровня обслуживания или качества продукции.
Инициативы по оптимизации бизнес-процессов зависят от конкурентной среды, с которой организация сталкивается в своей отрасли. Например, процессы цепочки создания стоимости обслуживания клиентов очень важны в секторе финансовых услуг и в государственном секторе, где взаимодействие с клиентом является основной задачей. Удобные для клиентов приложения, позволяющие получить доступ к информации, управлять финансами и покупать финансовые продукты, являются важными функциями для поставщиков финансовых услуг, таких как банки, страховые компании и брокерские конторы. И наоборот, главные приоритеты, стоящие перед многими производственными компаниями, сосредоточены на программах цепочки поставок и потребительском спросе на самообслуживание и доступ к информации.
Независимо от отрасли, проект оптимизации процессов компании должен определять способы сделать свои бизнес-процессы управляемыми, с формализованной, действенной информацией о том, как и насколько хорошо этот процесс выполняется. В отличие от любого другого проекта, проект оптимизации бизнес-процессов должен определять объем процесса, чтобы исключить путаницу и установить границы проекта. Он будет определять цели улучшения процесса, такие как сокращение времени цикла, улучшение обслуживания клиентов и / или снижение затрат и т. д. Он будет определять конечные результаты, такие как карты процессов, исследования времени, возможности системного улучшения и т. д. Кроме того, он выделит необходимые ресурсы, включая экспертов в предметной области, для определения сильных и слабых сторон существующих процессов, возможностей и угроз. Важно отличать процессы от проектов. Бизнес-процессы состоят из предоставления клиенту ценности за счет дополнительных действий, перемещения работы за границы функциональных областей, контроля стандартов процесса и измерения выполнения процесса. Бизнес-процессы обычно управляются событиями, такими как переоснащение и техническое обслуживание завода, печать каталога продукции, завершение цикла выставления счетов или решение проблемы клиента при согласовании текущего счета. Это действия, которые обычно копируются и повторяются с определенными ресурсами, выделенными определенной рабочей группе, например, производственным рабочим или представителям службы поддержки клиентов. Бизнес-процессы стремятся к трем вещам: эффективности, гибкости и удовлетворению требований клиентов. 
Таким образом, проект оптимизации процесса – краткосрочное мероприятие, которое организация предпринимает для выявления неэффективности процесса, принятия решения о том, как устранить эту неэффективность, и обеспечения того, чтобы улучшения оптимизации достигли желаемых результатов без отрицательного воздействия на текущие операции.
Ранее упоминалось, что исполнительное руководство должно быть оснащено инструментами для принятия обоснованных решений, позволяющих оперативно корректировать организационный курс. Ключи к оптимизации производительности процессов и возможностей выполнения лежат в стремлении организаций определять, постоянно оценивать и обновлять документацию по процессам. Эти документы, включая карты процессов, детали ввода и вывода, назначения ресурсов, время цикла и т. д.
Для многих потребителей качество продукта или услуги не менее важно, если не более важно, чем стоимость продукта или услуги. Хотя во многих проектах оптимизации бизнес-процессов основное внимание уделяется оптимизации эффективности и сокращению продолжительности цикла, предприятия должны продолжать следить за тем, чтобы оптимизация бизнес-процессов не ставила под угрозу качество продукта или услуги, предоставляемой процессом. Методологии шести сигм можно использовать для обеспечения качества в проектах оптимизации процессов. Шесть сигм возникла в Motorola в начале 1980-х годов и представляет собой методологию для дисциплинированного решения проблем и повышения качества. Цель «Six Sigma» - почти полное устранение дефектов в любом процессе, продукте или услуге, ограничивая количество дефектов до 3,4 дефектов на миллион возможностей. Чтобы обеспечить согласованность в организации, Методология «Шесть сигм» требует, чтобы все проекты по улучшению должны быть интегрированы с целями организации. Методология Six-Sigma включает следующие действия:
Определить – дискретный этап, на котором излагаются потребности клиента и определяются процессы и продукты, которые необходимо улучшить.
Измерение – определение базовых и целевых показателей процесса, определение входных и выходных переменных этапов процесса и проверка систем измерения.
Анализировать – анализ данных для выявления критических факторов, необходимых для выполнения процесса.
Улучшение – идентификация улучшений (процессных, процедурных, системных и т. Д.) Для оптимизации результатов и устранения или уменьшения дефектов и вариаций. Статистически подтверждает новые рабочие условия процесса.
Контроль – устанавливает разработку документов, контролирует и распределяет общую ответственность за поддержание достижений, полученных за счет внедрения улучшений процессов.
Подводя итог, стоит сказать, что организации могут добиться устойчивого и эффективного улучшения процессов, сочетая передовой опыт управления проектами с определенными методологиями шести так называемых шести сигм.
Способность сочетать эти проверенные методологии обеспечивает структуру и дисциплину, необходимые для выявления возможностей улучшения процессов, разработки устойчивых решений и руководства организацией через процесс стратегических изменений. Использование этих интегрированных методов позволяет бизнес-процессам быть эффективными, гибкими и удовлетворять потребности клиентов организации. В сегодняшней сложной глобальной экономике организациям важно сочетать такие дисциплины, как управление проектами, шесть сигм и оптимизацию бизнес-процессов, чтобы реализовать преимущества процесса, которые обеспечивают «быстрее», «лучше», «дешевле» для их продуктов или услуг.
На сегодняшний день в большинстве предприятий процессы оптимизации носят разовый характер: обновление и совершенствование бизнес-процессов происходит только в тех случаях, когда другого выхода просто нет, и это воспринимается как вынужденная мера. Однако плавное, равномерное и стабильное развитие организации возможно только в том случае, если оптимизационные процессы органически «встроены» в нормальную деятельность организации. Постоянное и непрерывное совершенствование существующих бизнес-процессов необходимо для поддержания достигнутых конкурентных позиций на рынке. Когда необходим «прорыв» и возникает необходимость изменить структуру и внедрить новые способы организации деятельности, может помочь реинжиниринг, а с помощью инжиниринга можно смоделировать новые бизнес-процессы, необходимые для дальнейшего развития организации.
Очевидно, что только сочетание различных методов и инструментов оптимизации бизнес-процессов с правильным подходом и умением применять их в нужное время и в нужном месте позволит организации не только выжить в сложных ситуациях, но и повысить свою эффективность в нестабильных условиях.