Изучение механизма и организации электронного кадрового документооборота. Применение автоматизированных программ, преимущества, недостатки

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы связана с тем, что организация документационного
обеспечения управления в наши дни в организациях невозможна без
применения электронного документооборота. Практически уже все
подразделения организаций, имеют успешный опыт применения современных
программ в своей деятельности, но далеко не все имеют достаточное
представление о возможностях современных информационных технологий, и
умеют максимально их использовать.
Электронный документооборот документационного обеспечения
необходим в любой организации, независимо от ее организационно-правовой
формы характера содержания деятельности, компетенции и других факторов.
Электронная система управления документами в организациях – это не только
автоматизация документационного обеспечения управления персоналом, это
принятие стратегического решения в организации, в целом.
Работа с электронными документами требует специальных знаний и
навыков, так как документы по управлению. Персоналом многообразны.
Каждый вид документа – приказ, распоряжение письмо, справка и другие,
имеет особенности оформления, и работа с ним должна быть организована по
определенным правилам.
Объект исследования – электронные документы в документационном
обеспечении управления персоналом; электронные трудовые книжки.
Предмет исследования – инструменты электронного документооборота в
документационном обеспечении управления персоналом.
Цель исследования – изучить и дать теоретико-методологическое
обоснование организации электронного документационного обеспечения
управления персоналом.
Задачи исследования:
1. Рассмотреть механизм и организацию электронного кадрового
документооборота. Выделить программы, которые используются в
организациях, преимущества, недостатки.

4

2. Рассмотреть введение электронных трудовых книжек (механизмы,
правовая база, организация, преимущества и недостатки).
Методология исследования: изучение, анализ и систематизация научных
данных (теоретических и методических). Также использовался метод
интервьюирования, совместивший в себе точки зрения разных кадровых
специалистов на одну и ту же проблему.
Информационная база исследования. В процессе подготовки работы были
проанализированы Трудовой Кодекс Российской Федерации, ряд законов и
законодательных актов по организации документационного обеспечения
управления персоналом, постановления о ведении и хранении трудовых книжек.

1. Изучение механизма и организации электронного кадрового
документооборота. Применение автоматизированных программ,

преимущества, недостатки

Электронные документы – это средства регулирования информационных
отношений, возникающих между юридическими и физическими лицами в
развивающемся информационном обществе. Основная функция любого
документа – регулирование различных отношений – стандартизирована
соответствующим законодательством и унифицирована предъявляемыми
требованиями. Электронные документы не исключение. Любой документ
выполняет регулирующую функцию в процессе документооборота между
субъектами различных отношений: государственных, общественных,
производственных, уголовно-правовых, гражданско-правовых,
административных, экономических [7, с. 41].
Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи
документов привело к появлению термина электронный документ, то есть
документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся
на магнитном носителе [9, с. 58].
В 2020 году пандемией сформирована закономерная тенденция к
повышенному спросу на интеграцию системы электронного документооборота
(СЭД) и (электронный документооборот) ЭДО с провайдерами.
В то же время ЭДО становится не просто отдельным инструментом для
обмена юридически-значимыми документами. Здесь же появляются задачи по
обмену документами.