Системы электронного документооборота

\ВведениеВ век многократных информационных потоков, развивающихся с каждым годом, уже практически невозможно представить чёткое взаимодействие предприятий, банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной информационных систем и технологий. Конечной целью использования информационных систем на предприятии является оптимизация деятельности. Оптимизация деятельности – это комплекс мероприятий, направленный на повышение эффективности подразделения или предприятия в целом. В результате предпринятых действий предприятие начинает демонстрировать затрату меньшего времени на обработку документов, повышение производительности, улучшение качества, снижение затрат, увеличение прибыли и сокращение численности персонала.Любая деятельность компании включает большое количество документов и официальных бумаг, все они требуют обработки и выполнения над ними каких-либо видов операций. Чтобы повысить качество работы предприятия с документами, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается совокупность правил и технологий организационного и технического характера, направленных на работу с документами предприятия.Исходя из этого, данная работа на тему: Оптимизация деятельности производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиал «Новокуйбышевскгоргаз» является одной из самых актуальных в настоящее время, так как проблема оптимизации деятельности предприятия, работающего с документами, стоит сегодня как никогда остро. Целью данной работы является: оптимизация деятельности производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз». Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи: изучить понятие и историю предприятия ООО «СВГК», филиала «Новокуйбышевскгоргаз», а также деятельность производственно-технического отдела филиала «Новокуйбышевскгоргаз»;проанализировать систему электронного документооборота производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз»;изучить структуру обрабатываемых в производственно-техническом отделе документов;рассмотреть корпоративную программу электронного документооборота «Помощник ПТО».Объектом в данной работе является производственно-технический отдел ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз».Предметом исследования работы является система электронного документооборота производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз».Курсовая работа включает в себя: введение, основную часть, состоящую из двух глав, заключение, список использованных источников.В первой главе рассмотрены понятие и история предприятия ООО «СВГК», филиала «Новокуйбышевскгоргаз» и производственно-технического отдела.Во второй главе изучены существующая система электронного документооборота, типы используемых документов, понятие оптимизации документооборота, рассмотрена местная программа электронного документооборота «Помощник ПТО».В заключении сделаны выводы по итогам проделанной работы. В списке использованных источников приводятся источники и книги, на которые ссылается данная работа. 1. Общая характеристика предприятия ООО «СВГК»1.1. Понятие и история компанииГазовое хозяйство, эксплуатацией и развитием которого занимается Общество с ограниченной ответственностью «Средневолжская газовая компания» (ООО «СВГК»), является одним из крупнейших и старейших в России. Подразделения ООО «СВГК» расположены практически по всей территории Самарской области.Миссией компании является безопасное и бесперебойное газоснабжение потребителей [1]. Обществом с ограниченной ответственностью «Средневолжская газовая компания» начинает свою историю с 1943 года, в котором был сдан в эксплуатацию первый газопровод Бугуруслан-Куйбышев общей мощностью 220 млн. м3 в год. В июне 1945 года была создана организация «Куйбышевгоргаз» (сейчас филиал «Самарагаз»). Тот же год становится началом строительства Куйбышевской газовой сети. Спустя два года разработана генеральная схема газоснабжения города, которая предусматривала объёмы первой очереди газификации. Спустя ещё год в Куйбышеве газифицированы первые 300 квартир по улице Первомайской. Куйбышев становится одним из крупнейших в стране городов по объёму газификации. В 1965 году газом пользуются жители семи городов Куйбышевской области, протяженность сетей составляет 907 километров, а число газифицированных квартир составляет уже 178 260. Через год создаётся областное производственное объединение по газификации и эксплуатации газового хозяйства «Куйбышевоблгаз». Спустя семь лет внедряется метод ремонтно-заявочного обслуживания, суть которого заключается в принятии заявок на обслуживание от населения. Спустя год строится первый учебно-тренировочный полигон, на котором обучающиеся отрабатывают основные производственные процессы, тренируются в соблюдении последовательности операций, получают практические навыки в выполнении отдельных видов работ. Конец 80-х – начало 90-х годов XX века считается пиком объёмов и темпов газификации Куйбышевской области. В 1992 году происходит объединение разрозненных газораспределительных организаций в Средневолжскую газовую компанию. В 2002 году компания переходит к реализации программы газификации области за счёт собственных средств, выполняя тем самым важнейшую социальную миссию – безопасное и бесперебойное газоснабжение потребителей. Спустя два года начинается серьёзное техническое перевооружение компании: СВГК становится членом Российского газового общества, объединяющего предприятия – элиту отрасли, а также компания предлагает комплекс услуг по газификации и теплоснабжению объектов промышленного и жилого назначения. ООО «СВГК» становится основным игроком на рынке отопительных услуг Поволжского региона. Через год компания уже успешно продвигает альтернативные виды отопления на региональный рынок отопительных услуг (блочно-модульные котельные, поквартирное отопление) и предлагает населению услуги по технической эксплуатации внутридомового газового оборудования [2].Таким образом, были рассмотрены понятие и история ООО «СВГК».1.2. Характеристика производственно-технического отдела филиала «Новокуйбышевскгоргаз»Филиал – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его места нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции подразделения. Кроме того, филиал юридического лица, как и сама компания, может заниматься предпринимательской деятельностью в полном объёме, представляя собой, в сущности, отдельную компанию. Но при всей красоте и удобстве, филиал не является юридическим лицом, а значит, действует всегда от имени и в интересах юридического лица, которое его образовало. При этом ответственность за результаты деятельности ложится в полном объёме на саму организацию. Филиал «Новокуйбышевскгоргаз» существует с 1972 года. В распоряжении филиала находятся: производственно-технический отдел, аварийная служба, бухгалтерия, отделы экономики, метрологии и энергетики, участки по эксплуатации, ремонту внутридомового газового оборудования, газопроводов и газораспределительных пунктов, а также автотранспортный участок [3].Производственно-технический отдел (ПТО) ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз» является структурным подразделением филиала. Он находится в непосредственном подчинении главного инженера Агафонова Леонида Юрьевича и возглавляется начальником отдела Тарасовым Александром Валерьевичем. В ПТО входят семь сотрудников, каждый из которых обладает своими правами и обязанностями. Производственно-технический отдел осуществляет техническое планирование нового строительства систем газоснабжения городского округа Новокуйбышевск и прилегающих сёл и деревень, обеспечивает проектно-сметной документацией все стадии проектирования, составляет регламенты ведения процессов, контролирует работу по стандартизации и нормализации выпуска продукции, принимает участие в разработке технических норм расхода материалов. Отдел осуществляет руководство по рационализации и изобретательству, по внедрению новой техники и технической информации, производит приём в эксплуатацию всех объектов газоснабжения. Рассматривает и согласовывает проекты газификации жилых домов, учреждений, коммунально-бытовых и промышленных предприятий, обеспечивает приём и хранение технической документации, координирует планы работ по строительству системы газоснабжения города с планами других ведомств. ПТО проводит работу в тесном контакте с бухгалтерией и другими подразделениями управления, подготавливает необходимые расчёты для планов и заявок, участвует в составлении плановой и отчётной документации. Ведёт технический учёт работы оборудования, составляет техническую отчётность и технико-экономические показатели работы, разрабатывает графики ремонта оборудования, контролирует их выполнение и соблюдение установленных норм расхода материалов и запасных частей, составляет заявки на запасные части и оборудование [4].Таким образом, рассмотрели характеристику Производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз». Далее стоит познакомиться с системой электронного документооборота, действующего в компании.2. Программа электронного документооборота «Помощник ПТО» ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз»2.1. Анализ существующей системы электронного документооборотаСегодня невозможно представить ни одну организацию без ведения электронного документооборота. Внедрение электронной системы документооборота является значимым шагом в сторону автоматизации работы организации. Оптимизация и упрощение процессов документооборота, возможность их контроля и мониторинга позволяют облегчить труд работников, снизить их трудозатраты и повысить эффективность труда на предприятии.Система электронного документооборота (СЭД) – это система, позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла (от получения документа или создания до отправки или перевода в архив). Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота всегда должно решать вопрос оптимизации деятельности предприятия. Главный эффект автоматизации – это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным, так как все сотрудники будут работать в одной информационной базе, а передача документов займёт считанные секунды [5]. В работе производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз» ежедневно обрабатывается большое количество документов. Извещения, квитанции, сметы, акты, реестры и это ещё не полный список всех типов документов. В каждом документе содержаться объёмные описательные части, математические формулы и вычисления. Для удобства выполнения преобразований над такими документами их хранят в формате Excel. Сотрудники вынуждены ежедневно оформлять квитанции, работать с актами и сметами, подсчитывая сумму выполненных работ, каждый месяц заполнять реестры выполненных работ, а в конце года обязаны предоставить сводную таблицу списка реестров выполненных работ за год. Работникам приходится вручную заполнять все эти документы, на все это уходит большая часть рабочего времени. Для этого было принято решение оптимизировать деятельность ПТО путем создания автоматизированной программы электронного документооборота. Данная программа должна сократить объём времени, затрачивающийся на заполнение данных типов документов. Работа в данной программе должна сказаться на увеличении количества обрабатываемых документов [6]. Далее рассмотрены типы документов, используемые на предприятии.Извещение –  официальный документ с сообщением (извещением) о чём-либо. Квитанция – расписка в официальном виде установленной формы в приёме денежных средств, каких-либо документов и ценностей. На рисунке 1 и рисунке 2 можно увидеть шаблоны фрагментов извещение и квитанция.Рисунок 1 – Фрагмент извещениеРисунок 2 – Фрагмент квитанцияНа рисунке 3 можно наблюдать шаблон листа смета.Акт – это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. На рисунке 4 представлен шаблон листа акт.Обычно в производственно-техническом отделе сразу обрабатывается последовательность документов: смета, акт, извещение-квитанция. Первым делом заполняется лист смета. На основании сметы заполняется акт и на основании сметы и акта заполняется извещение-квитанция. Конечно в формате файла Excel все операции сложения, умножения, взятия процента от суммы и копирования производятся за несколько щелчков мыши с помощью стандартных функций, но так как данные виды документов используются в работе постоянно, то можно автоматизировать процесс заполнения документа, прописав обработчики, которые бы заполняли акт и извещение-квитанцию автоматически.Рисунок 3 – Лист сметаРисунок 4 – Лист актСледующим типом документа является реестр – форма систематизации, учёта, список, перечень, опись, система.На рисунке 5 можно увидеть шаблоны листов реестр за месяц.Рисунок 5 – Лист реестр за ЯнварьТаким образом, проанализировав существующую систему электронного документооборота производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз», было выяснено, что она требует оптимизации. Все функции, выполняемые в документах, можно автоматизировать. В связи с повышенной загруженностью работы отдела, из-за обработки большого количества документов, содержащих множество вычислений и повторяющейся информации, было принято решение оптимизировать деятельность данного отдела. Оптимизация отдела была произведена с помощью внедрения на предприятие разработанной программы электронного документооборота «Помощник ПТО», которая представляет собой совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, и которая сократила время работы с вышеуказанными типами документов. 2.2. Оптимизация документооборота предприятияВажной задачей управления каждой компании является организация работы с документами. Документы – это основной инструмент организации управления. Работая с большим количеством обрабатываемых документов, в каждой компании рано или поздно наступает такой момент, когда руководство задумывается об оптимизации производства и всех рабочих процессов. Не малую роль в этих глобальных для компании изменениях может сыграть оптимизация документооборота. Что же понимается под оптимизацией документооборота? [7]Под оптимизацией документооборота обычно понимается ряд достаточно сложных и трудоёмких процессов, направленных на то, чтобы сэкономить время и денежные средства компании, а также позволить сотрудникам заниматься своими прямыми обязанностями, а не «перекладыванием бумажек». Результатом оптимизации документооборота обычно служит увеличение эффективности предприятия, повышение производительности, затрата меньшего времени на обработку документов, увеличение количества обрабатываемых документов в день. Оптимизация документооборота также предполагает и автоматизацию производства: закупку мощных современных компьютеров и качественной организационной техники. В ряде случаев, для наибольшей эффективности оптимизации документооборота, руководителям крупных компаний приходится создавать новые отделы по делопроизводству и документообороту. Благодаря широкому использованию современных информационных технологий в процессе оптимизации документооборота, каждая компания может позволить себе внеофисное хранение документов, что существенно экономит пространство организации и драгоценное время сотрудников. Так как документооборот – это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам, на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, оформление, согласование документов, утверждение, подписание) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, анализ, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, подпись, передача из одной инстанции в другую), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств [8].К техническим средствам относятся средства организационной техники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов. Применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel), электронную почту, факс и другие приложения [9].Таким образом, рассмотрев процесс оптимизации документооборота, рассмотрим систему электронного документооборота в компании.2.3. Описание программы «Помощник ПТО»Программа электронного документооборота «Помощник ПТО» ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз» встречает пользователя окном приветствия (рисунок 6).Рисунок 6 – Окно приветствияДалее при нажатии на кнопку «ОК» открывается следующая форма – окно ввода логина и пароля (рисунок 7). Рисунок 7 – Окно ввода логина и пароляКнопка «Вход» предоставляет пользователю возможность работать в этой программе, а кнопка «Отмена» – выход из программы.Если выполнен вход в программу, то открывается Главное окно (рисунок 8).Рисунок 8 – Главное окно программыДалее в меню Файл предоставляется ряд возможностей: открытие документа, его закрытие, загрузка документа в базу данных, выгрузка документа из базы данных, а также три вида обработки документов (рисунок 9)Рисунок 9 – Список команд Рассмотрим описание возможностей программы «Помощник ПТО».Команда Открыть отвечает за открытие в программе одного из трёх видов документов, заранее заполненного наполовину. Затем выбирается один из трёх типов обработки (для каждого документа своя обработка), и после преобразования выдаётся обработанный документ. Далее с открытыми в программе документами можно производить преобразования трёх типов. Для документа извещение-квитанция обработчик Извещение-квитанция, для документа реестры выполненных работ обработчик Годовой отчёт, для набора документов смета, акт, квитанция обработчик Проектно-сметная документация.Виды обработчиков (рисунок 10):Годовой отчёт;Извещение-квитанция;Проектно-сметная документация. Рисунок 10 – Виды обработчиков Следующей возможностью данной программы является команда Загрузить в БД. При выполнении данной команды происходит загрузка документа, хранящегося на компьютере, в базу данных программы «Помощник ПТО».В данной главе приведено подробное описание процесса последовательной разработки программы «Помощник ПТО». Описаны основные функции данной программы, которые полностью подчиняются заданным требованиям. Основными возможностями программы является загрузка трёх типов документов в программу, их преобразование и сохранение уже преобразованных документов в базу данных программы. В программе предусмотрено: открытие документа, его закрытие, загрузка документа в базу данных и выгрузка документа из неё. А также имеется три вида обработчиков документов: Годовой отчёт, Извещение-квитанция и Проектно-сметная документация. Созданы функции копирования данных с одного листа в другой, формирование годового отчёта на основании реестров выполненных работ по месяцам, подсчёта суммы и произведения, взятия процента от числа, а также функция преобразования числа из цифры в число прописью [10].После разработки и внедрения программы «Помощник ПТО» деятельность производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз» была оптимизирована методом автоматизации процессов, выполняющихся над тремя типами документов. Производительность отдела повысилась, что сказалось на увеличении количества обрабатываемых документов и затрате меньшего времени на обработку документации [11].Таким образом, можно сделать вывод, что разработанная программа «Помощник ПТО» оказала положительное влияние на оптимизацию деятельности производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз». ЗаключениеКурсовая работа на тему: Оптимизация деятельности производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиал «Новокуйбышевскгоргаз» выполнена на основании положений о структуре Средневолжской газовой компании, являющейся одной из крупнейших и старейших компаний России в области газового хозяйства, которая существует с 1943 года. Как и многие предприятия Средневолжская газовая компания имеет распределённую филиальную структуру, включающую в себя десять филиалов, в том числе и филиал «Новокуйбышевскгоргаз». Основным подразделением филиала является производственно-технический отдел, который осуществляет техническое планирование нового строительства систем газоснабжения городского округа Новокуйбышевск и обеспечивает проектно-сметной документацией все стадии проектирования газопровода.Целью данной работы являлась: оптимизация деятельности производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз». В ходе решения поставленной цели были выполнены следующие задачи: изучить понятие и историю предприятия ООО «СВГК», филиала «Новокуйбышевскгоргаз», а также деятельность производственно-технического отдела филиала «Новокуйбышевскгоргаз»;проанализировать систему электронного документооборота производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз»;изучить структуру обрабатываемых в производственно-техническом отделе документов;рассмотреть корпоративную программу электронного документооборота «Помощник ПТО».При выполнении данной работы были изучёны понятие, история и структура предприятия ООО «СВГК», филиала «Новокуйбышевскгоргаз» и производственно-технического отдела. Была исследована существующая система электронного документооборота производственно-технического отдела филиала «Новокуйбышевскгоргаз», рассмотрены типы обрабатываемых документов и принято решение об оптимизации его деятельности. Изучено понятие оптимизации, существующие способы и методы оптимизации деятельности предприятия. Во второй части работы было представлено описание работы программы электронного документооборота «Помощник ПТО» для оптимизации деятельности производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз».По окончании изучения программы электронного документооборота «Помощник ПТО» было выяснено, что данная система была внедрена на предприятие, и оказала положительное влияние на оптимизацию деятельности отдела. Что сказалось на повышении эффективности отдела, уменьшении времени, затрачиваемого на обработку документации и увеличении количества обрабатываемых документов. Список использованной литературыООО «СВГК» – Самара [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.svgk.ru, свободный. – Загл. с экрана.ООО «СВГК» – Самара [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.svgk.ru./history, свободный. – Загл. с экрана.Положение о филиале «Новокуйбышевскгоргаз» Общества с ограниченной ответственностью «СВГК». Утв. генеральным директором ООО «СВГК» С.В. Мирошниченко 15.01.2012 г. № 358-П.Положение о производственно-техническом отделе филиала «Новокуйбышевскгоргаз» Общества с ограниченной ответственностью «СВГК». Утв. директором филиала «Новокуйбышевскгоргаз» ООО «СВГК» А.М. Афанасьев 12.01.2015 г. № 261-П.Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов [Текст] / С.Л. Кузнецов – М. : Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.Янковая, В. Ф. Оптимизация документооборота организации [Текст] / В. Ф. Янковая // Pro-делопроизводство. – 2012. – № 5. – С. 23-28.Могилёв, А.В. Информатика [Текст] / А.В. Могилёв – М. : Высш. шк., 2007. – 848 с.Крылов, Е. В. Техника разработки программ: учебник для вузов по направлениям «Информатика и вычислительная техника» и «Техника и технологии» [Текст] / Е.В. Крылов – М. : Высш. шк., 2008. – 469 с.Овсянников, А.С. Учебное пособие по дисциплине "Теория информации" для студентов очной формы обучения направления "Информационные системы и технологии". - Самара, ПГУТИ, 2017. - 45-49 с.Аттетков, А.В. Введение в методы оптимизации / А.В. Аттетков, В.С. Зарубин, А.Н. Канатников. - М. : Финансы и статистика, 2018. - 272 c.Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства». - С - Пб. : Академия, 2016. - 288 с.