Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы

Введение

Актуальность темы работы обусловлена тем, что в условиях стремительно меняющейся среды всё большую важность приобретает проблема рационального использования времени. Порой человек сам не замечает, как всё больше накапливается дел по работе или учебе, выполнение которых откладывается на другой раз. Вследствие чего отставание от графика становится таким существенным, что человек начинает чувствовать сильную усталость, переутомление и истощение.Для решения данной проблемы необходимо научиться рациональному распределению времени. Планирование рабочего времени являются неотъемлемой частью эффективной и продуктивной деятельности независимо от рода деятельности, будь то бизнесмен, учительница или юрист. Время –очень важный и ценный ресурс. Деятельность предприятий, целых корпораций зависит от того насколько своевременно осуществляются в них бизнес-процессы.В процессе планирования времени особая роль отводится тайм-менеджменту. В общем понимании, тайм-менеджмент – это набор определенных техник, методов или способов, позволяющих человеку правильно управлять своим временем. Управление временем – это процесс сознательного контроля временного ресурса, потраченного на определенный вид или виды деятельности.Для современного человека в условиях бешенного темпа жизни умение использовать навыков тайм-менеджмента является огромным преимуществом.Такие люди успевают совмещать и рабочие обязанности, и семейные, не забывая при этом об отдыхе.Поэтому, в соответствии с актуальностью темы, целью работы является изучение основных принципов тайм-менеджмента.Для реализации поставленной цели необходимо выполнение следующих задач:Раскрыть сущность тайм менеджмента;Рассмотреть причины потери времени;Изучить принципы тайм менеджмента;Изучить тайм-менеджмент в ООО «Строительный двор».Сущность тайм-менеджментаРассмотрим сущность тайм-менеджмента. В переводе с английского, тайм-менеджмент обозначает «управление временем». Данное понятие появилось относительно недавно, но применяется на практике во многих странах разных уголков мира. Такая популярность обусловлена тем, что в стремительно меняющейся среде и темпе жизни, люди не успевают выполнять свои обязанности и достигать поставленных целей, что вызвало необходимость управление таким важным и ценным ресурсом, как время.Под понятием тайм-менеджмент, или другими словами – управление временем понимается повышение эффективности рабочего времени и выполнения трудовых задач путем использования совокупности различных техник и методов контроля или организации рабочего времени. Сущность тайм-менеджмента заключается в качественном выполнении трудовых задач за наименьший период времени.Современный тайм-менеджмент представляет собой целую систему управления человеком и его деятельностью. Схематично это можно выразить так (рис. 1)Рис.1. Система тайм-менеджментаПод философией в данном аспекте понимается осмысление своих жизненной идеологии и ценностей, то есть определить зачем необходимо выполнение тех или иных задач.Стратегия в системе тайм-менеджмента определяет направление развития. Технологии позволяют использование различных способов, методов и техник для более эффективных действий.Под эффективностью подразумевается как более рационально добиться поставленной цели, например, с наименьшими затратами.Тайм-менеджмент - это сложная и целостная структура, и применять его следует, не исключая ни одного из его элементов.На рис. 2 представлены основные задачи тайм-менеджмента.Рис. 2. Основные задачи тайм-менеджментаЗагруженность деятельности возникает при неэффективном использовании времени. Накопление нерешенных задач порождает эмоциональное напряжение, которое может со временем спровоцировать стрессовое состояние или синдром хронической усталости. Такое психологическое состояние уменьшает производительность и качество работы менеджера. Последовательность и своевременность выполнения задач помогает найти время для собственных потребностей, в свою очередь делает жизнь гармоничной.Поэтому основной задачей тайм-менеджмента является научиться управлять своим временем, вследствие чего необходимо постепенно освоить все важные компоненты.Причины дефицита времениОптимальное управление временем – очень важный навык на рабочем уровне и повседневной деятельности. Хотя это может показаться очевидным, не каждый способен распределить время и выполнять задачи на рабочем месте и в быту. Неэффективное использование времени приводит к низкой производительности труда и дефициту времени. Дефицит времени – это нехватка временного ресурса вследствие неправильно организованной деятельности, что приводит к затягиванию выполнения обязанностей и поставленных задач. Причины дефицита времени представлены на рис. 3.Рис.3. Причины дефицита времениСледовательно, как только человек поймет и усвоит, как правильно организовывать время, он также сможет предвидеть возможные конфликты и планировать альтернативные решения.Методы и принципы тайм-менеджментаВ практике управления временем существует несколько методик. Основные из них представлены на рис. 4 [3, с. 42]. Рис. 4. Методы управления временемРассмотрим некоторые их них.Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни: 20% усилий дают 80% результатовПринцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.Метод Эйзенхауэра является простым и полезным способом планирования, особенно когда необходимо принять решение какой задаче отдать предпочтение. В данном случае, важность определяется степенью влияния результата от выполнения задачи на человека. Срочность же определяется насколько быстро нужно выполнить задачу. Данный метод представляет собой матрицу, в которой по квадрантам предполагается разделение всех целей и задач на четыре группы:•срочные и важные;•важные, но не срочные;•срочные, но не важные;•не срочные и не важные.Метод ABCDE также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:«A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).«B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.«C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.«D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.«E». Занятия, от которых стоит отказаться.К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.Глобальная цель.Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.Краткосрочный план на неделю/месяц.Ежедневный план.Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.Система тайм-менеджмента строится на фундаменте, который состоит и следующих принципов (табл. 1)Продолжение таблицы 1Таким образом, благодаря основным принципам тайм-менеджмента планирование и управление временим будет еще более эффективным4. Тайм-менеджмент в ООО "Строительный двор"Рассмотрим анализ затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Строительный двор».Так как виды работ являются однотипными, представим результаты наблюдения в обобщенном виде.В соответствии с Трудовым кодексом (Трудовым кодексом) рабочий день составляет 8 часов (480 минут). Однако рабочий день менеджера (менеджера) отличается от рабочего дня обычного сотрудника, и его довольно сложно ограничить. В этом случае рабочий день менеджера длится 30 минут дольше, чем определенный TC RF, что позволяет предположить, что организация рабочего времени не совсем рациональна.Фотография рабочего времени дает большое количество цифровых данных, характеризующих время, затрачиваемое на различные виды работ и потери. Многие из этих затрат повторяются.Чтобы облегчить обработку результатов наблюдений, мы будем использовать типичную индексацию времени, проведенного с использованием символов элементов производственного процесса и различных положений работника при выполнении трудовых действий.На основе данных, приведенных в таблице 1, мы проведем индексацию и общую классификацию расходов рабочего времени руководителя отдела продаж ООО «Строительный двор», результаты которого отражены в таблице 2.Таблица 2 - Классификация затрат рабочего времени руководителя отдела продаж ООО «Строительный двор»Мы определим долю видов работы руководителя отдела в общем бюджете рабочего времени (рисунок 5). Рабочее время менеджера: 85,42% времени основной работы, 8,3% от подготовительного окончательного времени и 6,25% времени тратится на обслуживание рабочего места.Рисунок 5. Доля видов работ в общем бюджете рабочего времениОпределим долю видов работ в общем бюджете на время основной деятельности (рисунок 6). Большую часть времени тратят на работу с клиентами 37,8%, на работу с документацией приходится 26,8%, для планирования и отчетности - 13,4%, переговоры - 9,75%, работа с почтой - 6,09%. Работа с подчиненными 6,09%.Рисунок 6. Доля видов работ в общем бюджете времени основной деятельностиМыпроанализируемстоимостьрабочеговременивследующих областях:1.Широкое использование рабочего времени.Чтобы оценить эффективность использования рабочего времени, вы можете применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:без учета времени отдыха и личных потребностей:Нормативное значение Кэ без учета времени отдыха составляет 0,94, поэтому рабочий процесс организован неадекватно рационально, отклонения-0.1.с учетом времени отдыха и личных потребностей:1530350144101Нормативное значение Ke с учетом времени отдыха и личных потребностей составляет 1,0; Таким образом, производственные процессы организованы достаточно рационально, с отклонениями 0,01.Коэффициент потерь времени, вызванный нарушениями режима работы:Нормативная величина коэффициента Kотл для рациональной организации управленческой работы составляет 0,00. Поскольку полученное значение коэффициента Kотл равно 0,008, можно предположить, что нет потери времени из-за нарушений режима работы.Значение Котл - временной фактор регулируемых перерывов в работе составляет 0,15, что выше нормативного значения в 0,06 раза по сравнению с рабочим днем.2.Рациональное использование рабочего времени отражается в следующих показателях, представленных в таблице 3.1096127633440Таблица 3 - Рациональность использования рабочего времени руководителя отдела продаж ООО «Строительный двор»Проведя анализ данных, представленных в таблице, можно отметить, что оценочное значение временного фактора подготовительной работы и временного фактора для обслуживания рабочего места составляет 4,3% и 6,6%, соответственно, выше нормативной величины. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени ниже нормативного значения на 6,6%.Таким образом, изучение состава рабочего времени позволило представить фактический баланс рабочего дня, который показывает абсолютную продолжительность и удельный вес определенных категорий времени, проведенных в течение всего времени наблюдения, определяет фактор рациональности использования основное время.

Заключение

Таким образом, тайм-менеджмент играет важную роль в рациональном использовании, как рабочего времени, так и личного. Тайм- менеджмент подразумевает использования различных техник и приемом для эффективного управления времени.Планирование времени необходимо всем, независимо от рода деятельности, так как способствует своевременному достижению трудовых задач. Чтобы научиться планированию рабочего времени, необходимо пoстепенно oсвoить все важные составляющие тайм-менеджмента.Управление временем даст возможность правильно распределить время между обязанностями. Помимо этого, внедрение планирования в жизнь даст прекрасную возможность смотреть вперед и строить дальновидные планы.В рамках работы был рассмотрен тайм-менеджмент на примере начальника отдела продаж ООО «Строительный двор». Проведенный анализ показал, что фактический баланс рабочего дня, который показывает абсолютную продолжительность и удельный вес определенных категорий времени, проведенных в течение всего времени наблюдения, определяет фактор рациональности использования основное время.

Список использованной литературы

1.Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра / А. Гений. - М.: АСТ, 2018. – 9282.Моргенстерн, Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизни / Д. Моргенстерн. - М.: Добрая книга, 2019. - 256 c.3.Мороз, А. Планируй по-своему: 14 секретов персонального тайм-менеджмента / А. Мороз. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 304 c.4.Трейси, Б. Тайм-менеджмент по Брайану Трейси.Как заставить время работать на вас / Б. Трейси. - М.: Альпина Паблишер, 2018. - 302 c.