Распорядительные документы

ВВЕДЕНИЕ

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.1. ПОНЯТИЯ И ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПРИКАЗА, УКАЗА И ИНСТРУКЦИИ Приказ — это документ распорядительного характера, издаваемый руководителем компании в рамках его полномочий и обязательный для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным издавать приказы, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке [3].В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы организации, изменением штатов и т. д. Реквизиты приказа: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись. Датой приказа является дата его подписания. Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно от приказов по личному составу порядковым номером в пределах календарного года [1].Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «О» или «Об».Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распорядительную.Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между руководством может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» [2].Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы.При оформлении приказов и других ОРД внутреннего хождения на чистом листе бумаги с помощью ПК широко применяют угловое расположение постоянных реквизитов. При этом используют минимальное их число: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Оформление реквизитов производят флаговым методом (от линии левого поля). Остальные реквизиты оформляют идентично приказу на бланке с продольным их расположением [1].Указ — это распорядительный документ, у которого есть преимущественно информационно-методический характер. Его составляют по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписывать указания, как правило, директор делегирует своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.Наиболее распространенный вариант оформления указаний - распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке организации подобно приказу по основной деятельности.Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан [6].Как правило, разработку и оформление должностных инструкций инициирует руководитель предприятия. Для этого он издает соответствующий приказ, которым назначают ответственных за это должностных лиц. Проект документа нужно согласовать с отделом нормоконтроля и юридической службой.Выделим основные особенности оформления должностной инструкции: текст должностной инструкции не должен быть слишком большим; если документ напечатан на нескольких страницах, каждая из них должна быть обязательно пронумерована; нумеруют страницы должностной инструкции арабскими цифрами, их проставляют в нижнем колонтитуле, по центру страницы, нумерация сквозная по всему документу; для нумерации разделов и подразделов используются римские цифры; пункты и подпункты инструкции названий не имеют и нумеруются внутри разделов арабскими цифрами; текст инструкции печатается только на одной стороне листа, при этом установлены следующие границы текста: верхняя и нижняя равны 2 см, правая — 1,5 см, левая — 3 см; для текста используется шрифт Times New Roman Cyr или Arial размером 14 или 12 пт соо [1].Оформление должностной инструкции по ГОСТу, как и всякого юридически значимого документа, — главное требование. В то же время, поскольку должностная инструкция — внутренний нормативно-распорядительный документ, допускается, например, визы согласования проставлять в нижней части обратной стороны на последнем листе. Визироваться инструкция также может полистно. Единственное условие — правила составления и оформления должностной инструкции, а также все допустимые варианты оформления этого документа установить внутренним регламентом — методическими указаниями или инструкцией по составлению.2. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВКонтроль исполнения документов — неотъемлемая часть управления документацией в любой организации. Его можно отнести как к административным процессам, так и к делопроизводственным. Контролирующие процессы имеют большое значение для эффективного менеджмента [7].Организация системы контроля позволяет решать следующие задачи:учет хода исполнения документов;выявление нарушений сроков исполнения;информирование руководства организации о ходе исполнения документов;выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов;укрепление исполнительской дисциплины.Контроль исполнения документов в организации могут осуществлять:руководитель организации;служба ДОУ и (или) должностные лиц ответственное за документационное обеспечение управления в организации;руководители структурных подразделений, как непосредственные руководители ответственных исполнителей (исполнителей);ответственные исполнители (ведущие специалисты по направлениям деятельности).А также особое место в непосредственном осуществлении контроля исполнения документов организации принадлежит специальному контрольному органу – отделу (группе) контроля исполнения документов – или специально уполномоченному должностному лицу (инспектору по контролю исполнения документов (КИД)) [4].Указанный орган (должностное лицо) могут осуществлять свои полномочия в составе службы ДОУ или вне ее, подчиняясь непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей – например, заместителю по управлению (последнее наиболее характерно для малых предприятий с численностью работников до 100 чел.). Определенными полномочиями по контролю исполнения наиболее важных и срочных документов, как правило, наделяется и секретариат (секретарь) руководителя организации.Действующие правила делопроизводства обязывают контролировать выполнения всех поручений и распоряжений руководства. Кроме того, в компании может быть выпущено отдельное указание, согласно которому на контроль может быть поставлен любой вид документации и, отдельные ее положения и даже устные распоряжения руководителя [5]. Под сроком исполнения понимается срок, установленный нормативно-правовым или организационно-распорядительным актом, а также резолюцией уполномоченного лица. Сроки делятся на:Типовые. Определяются для повторяющихся видов документации на законодательном уровне (в актах высших органов власти и управления) или закрепляются в инструкции по делопроизводству компании;Индивидуальные. Указываются в основном тексте или резолюции руководства. Могут быть определены по-разному для отдельных положений. Установленные сроки исчисляются с даты подписания или утверждения. Для входящей корреспонденции — с даты поступления. В случае, когда срок не указан, на выполнение отводится не более 30 календарных дней [8].Оптимальная форма регистрации и контроля исполнения документов выбирается исходя из возможностей компании. Контрольно-справочная картотека. Для работы используют регистрационные карточки и картотечные ящики. Карточки документов расставляют в соответствии со сроками выполнения. После снятия с контроля карточки передаются в справочные картотеки. Автоматизированная система контроля. Внедряется в автоматизированные системы документационного обеспечения и позволяет отправлять напоминания исполнителям, отслеживать ход работ, формировать сводки о выполнении поручений в автоматическом режиме [6].Контролирующие мероприятия проходят в несколько этапов: постановка документации на контроль; проверка сроков доведения до ответственных лиц; предварительная проверка хода работ и его регулирование; снятие поручения с контроля; распределение документации в дела; анализ результатов, учет и обобщение полученной в ходе выполнения информации; информирование руководителя о ходе работе или результатах выполнения распоряжения;Автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений может существовать как отдельное программное обеспечение, так и быть модулем системы документационного обеспечения управления. Она охватывает весь жизненный цикл поручения и предлагает пользователем множество уникальных возможностей.Современные автоматизированные системы позволяют: регистрировать документацию и связанные с ней поручения; контролировать сводное состояние хода работ по всем ответственным исполнителям; анализировать общую статистику; контролировать ход работ; поддерживать обратную связь с исполнителями, обмениваться текстовой информацией; просматривать архив выполненных распоряжений и закрытых поручений; получать отчеты и аналитику о ходе работ [4].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Распорядительный документ является важной составляющей частью делопроизводства в любой коммерческой или государственной организации.С помощью распорядительных документов решаются важнейшие вопросы управления. Управление организацией невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия.Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель), устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Применение стандартов по оформлению на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.Басаков М.И. Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению иобразцы документов согласно ГОСТ Р6.30-2003 . — М.: Феникс, 2009. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2010. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник /Под общ. ред. Т.В. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 2-е изд. —М.: ИНФРА-М, 1999. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2007.Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2017Стенюков М.В. Документы по персоналу предприятия. – М.: 2015. Приложение 1ООО "ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР "ОМЕГА"Юр. адрес: 105005, г. Москва, ул. Малая Почтовая, 2/2 стр.6, тел. 84951202424ИНН 1831235678, КПП 6784562343, ОГРН 1231232342341ПРИКАЗ"10" мая 2020 годаО введении масочного режима в ООО "ОМЕГА"В связи с угрозой распространения и заражения новой коронавирусной инфекцией (COVID-19) в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 30 марта 1999 года № 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения", а также Указом мэра Москвы от 7 мая 2020 года № 55-УМПРИКАЗЫВАЮ:Ввести в ООО "ОМЕГА" с "10" мая 2020 года обязательный масочный режим для всех сотрудников.Назначить ответственным за закупку и выдачу медицинских масок работникам заведующего хозяйством Николаева Н.Е.Заведующему хозяйством Николаеву Н.Е. закупить медицинские маски в течение 3 рабочих дней с даты подписания приказа; организовать 1 раз в неделю выдачу масок работникам из расчета 1 маска на каждые 2 часа работы; организовать ведение журнала о выдачи медицинских масок.Руководителям отделов Горбунову С.С., Шихову Р.П., Львову Н.М., Андрееву К.С. ознакомить под роспись сотрудников с данным приказом в течение 3 рабочих дней с даты его подписания; контролировать персонал на предмет исполнения приказа; отстранять работников от выполнения их обязанностей при неисполнении приказа согласно ст. 76 ТК РФ.Работникам всех структурных подразделений носить выданные маски в течение рабочего дня/смены так, чтобы маска закрывала подбородок, рот и нос и плотно прилегала к лицу; менять маски каждые 2 часа во время всего рабочего дня/смены.Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя.Генеральный директор (подпись) Н.В. ГрощенкоС приказом ознакомлены:«подпись» Н.Е. Николаев«подпись» С.С. Горбунов«подпись» Р.П. Шихов«подпись» Н.М. Львов«подпись» К.С. АндреевПриложение 2Отдел кадров Генеральному директоруООО «Омега»Н.В. ГрощенкоДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.05.2020 г.О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2021 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.Начальник отдела кадров «подпись» Р.В. Сухаревский Приложение 3Директору по продажамООО «Омега» Иванову Н. В.Менеджера по продажам Широкова А.Н.г. Москва 10.05.2010Объяснительная записка об опоздании на работуЯ опоздал на работу 10.05.2010 г. на один час по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на станции техобслуживания. Менеджер по продажам «подпись» Широков А.Н. Приложение 4Генеральному директору ООО «Омега»Н.В. ГрощенкоОт руководителя отдела сбытаИванова И. И.Служебная запискаЗа период работы в должности программиста с 15. 04. 2014 по текущее время Петров. П. П. проявил себя как инициативный и талантливый сотрудник. Петров П. П. неоднократно подтверждал свои навыки и способности на протяжении двух лет своей деятельности.В 2016 году сотрудник посещал курсы по повышению квалификации, освоил новые языки программирования, начал выполнять дополнительную работу. На данный момент в штате программистов он является наиболее профессиональным и подготовленным.В коллективе Петров П. П. успешно адаптировался, пользуется уважением не только со стороны других программистов, но и со стороны других сотрудников и руководства. На сотрудника есть положительная личная характеристика. Петр Петров считается скромным и сдержанным человеком. На протяжении двух лет работы он не получал замечаний и дисциплинарных взысканий.Мной был проведен анализ средних заработных плат специалистов с аналогичной подготовкой. Средняя зарплата составляет 30 000 рублей. Заработная плата Петра Петрова составляет 25 000 рублей.Принимая во внимание все вышеизложенное, прошу поощрить сотрудника и повысить его зарплату на 10 000 рублей. Если вы примите положительное решение, прошу изменить трудовой договор Петрова в соответствии с увеличенной зарплатой. Также прошу внести корректировки в иной документации.«Подпись», «дата».Приложение 5ООО «ОМЕГА»ПРОТОКОЛ общего собрания трудового коллектива г. Москва «10» мая2020 г.Списочный состав: 139 человек. В штате: 129 человек, в том числе внешних совместителей: 10 человек. Присутствовало: 123 человека.Председатель собрания: заместитель директора по общим вопросам Кошин Е.С.Секретарь: Новикова И.Н. ПОВЕСТКА ДНЯ:1. Выбор кандидатуры для поездки на конференцию об укреплении межкорпоративных связей внутри отраслевого бизнеса. Возможные кандидатуры, предложенные руководством компании: 1.Долгоедов М.И. – специалист отдела по связям с общественностью2. Корякина Д.Т. – руководитель отдела маркетинга;3. Деньжаткина Л.Ф. – начальник отдела кадровГолосовали:1. Долгоедов М.И. – за - 30, против - 17, воздержавшихся - 76;2. Корякина Д.Т. – за - 75, против - 12, воздержавшихся - 36;3. Деньжаткина Л.Ф. – за - 15, против - 9, воздержавшихся - 105;Решение Общего собрания: отправить на конференцию руководителя отдела маркетинга Корякину Д.Т.Председатель собрания «подпись» Кошин Е.С. Секретарь собрания «подпись» Новикова И.Н. Приложение 6ДОВЕРЕННОСТЬг. Москва10.05.2020 годаООО «Омега», ИНН 1831235678, КПП 6784562343, в лице гендиректора Н.В. Грощенко, работающего на базе Устава, этой доверенностью передает полномочия главбуху Соевой Екатерине Владиславовне, паспорт серии 5566, №777988, выдан ОВД Солнцевского района г. Липецк, зарегистрированной в г. Москве ул. Бабушкина д.66, кв.8, представлять интересы ООО с инспекцией №66 по г. Москва.Для исполнения функций представителя Соевой Екатерине Владиславовне предоставляются эти полномочия:— подача налоговой отчетности и любых других документов, которые потребовала инспекция.— получение справок и требований по итогам проверки.— предоставление пояснений налоговикам по возникшим вопросам.Доверенность действительна до 1 ноября 2021 года.Подпись доверенного лица Соева Е.В.Гендиректор «подпись» Грощенко Н.В.