Документ в СЭД. Создание. Редактирование. Публикация. Архивирование

ВВЕДЕНИЕ
Основная цель данного реферата - объяснить концепцию системы электронного документооборота. Основой этой системы является документ. Документы - это информация, которая структурирована определенным образом. Система - это совокупность элементов с определенными свойствами, которые в свою очередь упорядоченно взаимодействуют друг с другом и с элементами подсистем, предназначены для выполнения определенных функций и сводятся к свойствам элементов или их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота являются документы.Трудно представить себе жизнь без документов: гражданин без паспорта, студент без паспорта и учебников. В частности, она затрагивает практически все отрасли экономики, включая бизнес, менеджмент и банковское дело. Ни одно предприятие, бизнес или компания не могут существовать без документов, а значит, и без документооборота. Документооборот является обязательной частью деятельности упомянутых выше секторов экономики и организаций.С развитием информационных технологий появились значительные возможности для документооборота. С появлением и развитием Интернета и его главного атрибута - электронной почты - расстояние перестало быть проблемой. Благодаря электронной почте электронный документ доходит до получателя за считанные минуты. Однако, решив одну проблему, возникает другая: защита информации, содержащейся в электронных документах. Информационная безопасность сегодня чрезвычайно важна, и в данной публикации приводятся некоторые советы по ее обеспечению.В отличие от бумажных документов, электронные документы не могут быть скреплены печатью или подписью. Именно здесь на помощь приходят электронные цифровые подписи (ЭЦП). ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТА В СЭДМы знаем, что документы являются фундаментальной информационной единицей и что смысл существования систем управления документами заключается в защите и сохранении жизни документов, их свойств и жизненных историй.Когда-то Microsoft ввела заголовок по умолчанию для всех файлов, хранящихся в приложениях Office, включая такие атрибуты, как имя и автор. На практике, однако, это не прижилось, и лишь немногие файлы содержали значимые секции атрибутов; не получил широкого распространения и механизм, реализованный в MS Office для хранения различных версий документа в одном файле. Причина проста: без организационных мер и последовательного подхода конкретные механизмы, внедренные в конкретные продукты, не принесут результатов. В информационной среде такие меры, как описание свойств документов и хранение версий документов, очевидно, должны поддерживаться независимо от типа документа или приложения, которое его создало.Документы могут представлять собой текст, рисунки, изображения, таблицы и т.д., а механизм COM позволяет организовать их в виде папки или файловой системы для одного файла. Используя этот механизм в Word, можно, например, вставлять в текст объекты, созданные в других программах. Однако это не всегда подходящий метод. Проще и удобнее хранить все части документа в отдельных файлах, каждый из которых редактируется в своей программе. В большинстве систем СЭД один файл может физически состоять из нескольких файлов.Давайте рассмотрим основной жизненный цикл файла в системе EDMS.Рождение.Однажды рождается новый документ. Благоприятная дата этого файла записывается и хранится в новейшей системе хранения, но прошлая история файла легко теряется в традиционных элементах файловой системы. Например, если копируется новый файл с тем же именем, никто не помнит предыдущий файл. Само собой разумеется, что файл, полученный из Интернета, не имеет никакого "происхождения", а дата его создания - это всегда момент его появления на жестком диске компьютера.В СЭД файлы могут быть созданы только при наличии у них "паспорта". Разные типы файлов могут иметь разные карты записи, и их нельзя просто удалить, переименовать или перезаписать. Все эти операции записываются и оставляют следы. При необходимости система сохраняет все предыдущие версии, включая удаленные документы. Все действия, которые могут быть выполнены над документом, определяются разрешениями, предоставленными пользователю, что позволяет определить политику работы с документом.Становится.Все документы проходят через определенный этап, называемый "сырой версией". В течение этого периода незаконченный документ передается от человека к человеку, постоянно дорабатывается и переделывается. Качество конечного документа во многом зависит от того, насколько хорошо и правильно проведен этот "черный" период, и EDMS использует технологию (check-out и check-in) для блокировки редактируемых документов для эффективного командного производства документов.Эта система гарантирует, что только один человек может редактировать документ одновременно. Этот механизм исключает возможность одновременного создания двумя сотрудниками двух локальных копий документа и внесения в него изменений.Если один сотрудник заберет файл из EDMS для редактирования, второй сотрудник увидит его и не сможет внести в него изменения, пока первый сотрудник не вернет файл обратно. Возвращенному файлу автоматически присваивается новый номер подвыражения. Предыдущий файл сохраняется, его можно открывать, просматривать и редактировать. Чтобы избежать путаницы, все действия записываются для всех участников процесса.Автор.Дата создания и завершения документа. Публикация - это момент, когда документ "умирает". Благодаря механизму публикации вы можете быть уверены, что в электронном формате у вас всегда будет точно такая же вещь, как если бы вы подписали ее, отправили в печать или передали партнеру.Что произойдет, если мне понадобится изменить что-то в документе после публикации? Для этого нужно создать новую версию документа на основе опубликованной версии и начать новый жизненный цикл. Эта функциональность поддерживается разными системами по-разному. Некоторые из них создают совершенно новые файлы, в то время как другие создают только новые версии.Архивирование.Когда документ опубликован, он отправляется в электронный архив и должен храниться там в течение периода, указанного в политике организации. Некоторые документы остаются навсегда. Некоторые документы должны храниться в течение нескольких дней. Создание архива - дело непростое и зависит от потребностей организации.Например, часто используемые файлы можно хранить на быстром носителе, а менее часто используемые или неактуальные файлы - на более дешевом, но медленном носителе.При этом используется технология иерархического управления хранением (HSM), которая создает виртуальные файловые системы любого размера для всех возможных гетерогенных носителей, контролируя при этом передачу информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM встроены в Windows 2000, но есть и технологии, обеспечивающие более продвинутые и эффективные функции. В качестве примера можно привести серию DiskXtender компании Legato Systems, Tivoli Storage Manager и Veritas Storage Migrator.Почти все современные системы EDI поддерживают все этапы жизненного цикла файла. Единственный вопрос, который остается открытым, - насколько полной является эта поддержка.К моменту публикации этой статьи может появиться новая версия с этой функцией. Некоторые системы не поддерживают механизм блокировки редактируемых файлов, что препятствует их работе. Некоторые системы сосредоточены на административных задачах и не реализуют эффективное хранение документов, но они важны для реализации любых процедур документооборота, соответствующих действующему законодательству. Затем сами документы можно хранить в папках в шкафах. Существуют системы, ориентированные на эффективную поддержку потока электронных документов в структуре, но не имеющие собственного электронного хранилища, а хранилище, реализованное в этих системах, используется только для оперативного хранения в течение жизненного цикла документа.После публикации файлы покидают систему и возвращаются в обычную среду хранения, например, в файловую систему. Электронные файлы могут быть "привязаны" к таким системам, что позволяет хранить документы вместе с их историей и сопроводительной документацией. Например, компания "Электронные офисные системы" предлагает объединить свой продукт "Дело" с электронным архивом, созданным компанией на базе сервера "Кодекс-Интранет/Интернет". Тот же сервер Codex используется Гранит-Центром в качестве электронного хранилища для системы GranDoc. Ранние версии обеих систем поставлялись без электронного архивирования. ХРАНИЛИЩЕ АТРИБУТОВ ДОКУМЕНТОВ И САМИХ ДОКУМЕТОВРеестр свойств документов был разработан для хранения "карт" (наборы полей, описывающих свойства документа). Обычно в СЭД существует понятие типов документов (например, контракты, спецификации, письма и т.д.), и для каждого типа создается отдельная карточка. Различные типы карточек имеют обязательные поля, которые являются общими для всех документов, и специфические поля, характерные для типа документа. Общие поля могут включать, например, уникальный номер документа, название, автора и дату создания. Документ типа "контракт" может также содержать такие поля, как дата подписания, срок действия и сумма контракта. С другой стороны, тип документа может иметь общий набор полей, унаследованный от основного типа, и подтипы, которые имеют дополнительные поля, специфичные для подтипа. Современные системы управления документами могут поддерживать множество таких подтипов. Захват документов, создание их иерархий и разработка их карт - один из самых важных этапов внедрения СЭД.В дополнение к концепции типов документов, документам могут быть присвоены категории, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Эти категории можно отобразить в дереве категорий. Например, документ может иметь категорию "Юридические документы" и подкатегории, такие как "Правовые", "Договоры", "Приказы" и т.д. В то же время возможна параллельная структура по отделам, например, категория "Документы продаж" может иметь подкатегории, такие как "Договоры продаж", "Счета-фактуры" и т.д. Договоры купли-продажи также могут быть связаны с подкатегориями "Договоры" и "Договоры купли-продажи", которые относятся к разным ветвям иерархии категорий. В таком дереве документы можно искать на основе категорий, и один и тот же физический документ может появляться любое количество раз в разных узлах этой иерархии.Библиотека карт может быть настроена тремя способами: использование пользовательской библиотеки, использование стандартной СУБД или использование среды, построенной на основе СУБД.Собственная библиотека Document Property оптимизирует задачу хранения карт, обеспечивает гибкость для создания сложных карт (например, расширенное вложение типов) и использует эффективные алгоритмы для извлечения информации о карте. К системам с собственным хранилищем относятся Documentum, Euphrates от Cognitive Technologies и Garant International's Garant-Office. Очевидными недостатками такого подхода являются невозможность использования стандартных ресурсов в существующих информационных средах и зависимость критически важной информации от поставщиков СЭД. Если используется стандартная РСУБД, всегда есть возможность перенести данные в стороннюю РСУБД. Однако в этом случае выбор сложнее: использование СЭД должно быть полностью прекращено, а миграция данных из одной СЭД в другую гораздо сложнее, чем при использовании РСУБД.Используя стандартную СУБД для хранения файлов, эту проблему можно решить. В качестве примеров можно привести Delo от EOS, 1C:Архив и DocsFusion от Hummingbird. Однако у этого подхода есть свои недостатки. Реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не подходит для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карт файлов, особенно когда требуются сложные структуры; разработчики СЭД должны либо отказаться от гибкости при создании карт и разработать простые и эффективные структуры хранения данных, либо пожертвовать производительностью, прозрачностью и надежностью системы, чтобы обеспечить необходимую дилемму создания громоздких структур, обеспечивающих гибкость. Вторая проблема заключается в том, что при использовании внешней РСУБД возникают определенные трудности при миграции с одной версии СЭД на другую и с одной версии РСУБД на другую. Во многих случаях пользователи неохотно переходят на новую версию.Если СЭД построена поверх какой-то информационной среды, то жалко не использовать ее ресурсы. Большинство систем такого рода, широко используемых в России, построены на базе Lotus Notes/Domino. Как таковые, они могут использовать все механизмы, характерные для этой среды, такие как резервное копирование, репликация и восстановление. Проблема такого подхода заключается в том, что для работы системы управления документами необходимо иметь определенную среду, и это связано с ограничениями, которые эта среда накладывает на структуру базы данных.Существует также два подхода к реализации хранения файлов: хранение в файловой системе и хранение в специальном хранилище СЭД. С точки зрения практического пользователя, существенной разницы между этими подходами нет. Однако есть и некоторые особенности.Хранение в файловой системе снижает безопасность ограничений доступа, так как файловая система может не поддерживать модель безопасности, реализованную в самой СЭД. Поэтому необходимо предоставить СЭД собственные права доступа и обеспечить невозможность прямого доступа пользователей к хранящимся файлам; СЭД поддерживает собственную систему списков пользователей с правами доступа и организует доступ к файлам в соответствии с этими правами. Это делает систему доступа сложной в обслуживании и не совсем свободной от проблем информационной безопасности. Кроме того, еще более высокий уровень безопасности часто достигается за счет шифрования файлов. Кроме того, большинство СЭД используют случайные имена файлов, что затрудняет поиск нужного файла при попытке обойти систему. Следует отметить, что большинство СЭД хранят файлы в файловых системах.При использовании файловой системы большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально расположенную папку. Однако существуют некоторые исключения. Например, Euphrates и система SharePoint от Microsoft позволяют регистрировать файлы в системе без необходимости физического перемещения их в память. Это, конечно, рискованно с точки зрения целостности данных, но может быть очень полезно на "переходном этапе" внедрения СЭД.Системы с собственным хранилищем или системы, использующие хранилище среды (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к файлам и более надежное решение по контролю доступа. Например, системы на базе Documentum и Lotus Notes ("БОСС-Референт", CompanyMedia) структурированы именно таким образом.

ВЫВОДЫ

Как крупные, так и небольшие организации сталкиваются с проблемой, как организовать управление данными и работать с ними максимально эффективно. Небольшие организации используют для этих целей картотеки, в то время как крупные компании используют автоматизированные компьютерные системы, которые могут хранить, извлекать и эффективно управлять большими объемами данных.На сегодняшний день существует множество систем автоматизации рабочего процесса, которые различаются по структуре и функциональности. Были даже созданы специальные консорциумы для координации деятельности поставщиков, работающих на этом рынке, для распространения стандартов и обмена идеями и предложениями по развитию функциональности систем документооборота. Однако всегда следует помнить, что системы документооборота - это всего лишь инструменты, и при неправильном использовании они могут нанести вред. Распространенный пример - когда клиенты пытаются сэкономить на собственном предпроектном обследовании. К счастью, недавняя волна энтузиазма в отношении оболочек баз данных заставила многих клиентов понять, что ценна не форма, а содержание - конкретная информация в базе данных; то же самое верно и для систем автоматизации EDI, и ключ к успеху - четко сформулировать бизнес-процесс.Конечно, рассматриваемая технология очень дорогая и по карману только крупным организациям. Однако использование информационных систем для управления документами оправдано, поскольку они могут повысить конкурентоспособность любой компании и улучшить ее способность управлять и адаптироваться к изменяющимся условиям рынка. Автоматизация делает это возможным.- Повысьте эффективность управления вашей компанией, обеспечив руководителей и специалистов наиболее полной, оперативной и достоверной информацией на основе единой базы данных.- Улучшение управления документацией путем оптимизации и стандартизации рабочих процессов и автоматизации наиболее сложных процессов.- Снизить затраты на управление делами за счет автоматизации обработки информации, стандартизации и упрощения доступа персонала к необходимой информации. Измените нагрузку на сотрудников и освободите их от рутинных задач, чтобы они могли сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.- Обеспечить учет и контроль денежных поступлений и платежей на всех уровнях управления.- Повышение эффективности обмена данными между подразделениями, филиалами и штаб-квартирой.- Обеспечение полной безопасности и целостности данных на всех этапах обработки информации, напр.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотомМайкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения.Независимый портал о СЭД - www.doc-online.ruОфициальный сайт разработчика СЭД iTs-Office - www.its.dn.ua