АНАЛИЗ ПРОЦЕДУРЫ ОПИСАНИЯ ДЕЛ НА ПРИМЕРЕ ГБОУ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 104 ИМЕНИ ГЕРОЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА М.С.ХАРЧЕНКО

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ........................................................................................................3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ…………………………………………………………………….5

Опись дела, как завершительный этап формирования дела. Понятие, роль, принципы составления …………………………………………………...5

1.2 Особенности оформления описей дела………………………………..……8

2 АНАЛИЗ ПРОЦЕДУРЫ ОПИСАНИЯ ДЕЛ НА ПРИМЕРЕ ГБОУ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 104 ИМЕНИ ГЕРОЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА М.С.ХАРЧЕНКО»……………… 13

2.1 Анализ процедуры описи дел как очередного этапа делопроизводства в ГБОУ СОШ №104…………………………………………………………….13

2.2 Рекомендации по усовершенствованию процесса формирования дел в архивное хранение, в частности по оформлению описей дел………………17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….………..24

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..25

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………..….……………26

ВВЕДЕНИЕ

В деятельности практически любой организации, учреждения или предприятия образуется существенное количество разного рода документов. Информация, которая зафиксирована в документах, выступает в качестве отражения деятельности компании. При этом большую часть служебной информации сотрудники предприятия получают с помощью документов. Нередко в компаниях на составление документов и на последующую работу с ними уходит до 60% рабочего времени. В связи с этим систематизация документов выступает в качестве одной из значимых задач в документационном обеспечении управления.Именно от того, каким образом группируются и затем хранятся документы в делопроизводстве, напрямую зависит и возможность их использования как в рамках справочно-информационного обслуживании руководства, так и специалистов организации, и в ряде случаев даже финансовое положение компании. Поэтому в компании документы обязательно должных храниться в установленном порядке для того, чтобы их можно было максимально легко найти. Подобный порядок обеспечен может быть исключительно при наличии в компании номенклатуры дел, которая составлена с учетом всех имеющихся нормативных требований. Каждая компания должна иметь конкретную номенклатуру дел . При ее формировании очень важно соблюдать основные принципы описания дел, а также правила составления заголовков дел. Такое положение дел делает рассмотрение данной темы актуальным.Данную тему затрагивали авторы, которые акцентировали свое внимание на вопросах описания дел. Среди них можно назвать Е.В. Алексееву, Л.П. Афанасьеву, Е.М. Бурову, М.В. Кирсанову, И.В. Клокова, И.Н. Кузнецова, Р.Д. Оськину, В.С. Пташинского и др. Целью данной работы является изучение понятие « опись» его составляющие и роль в процессе документооборота. Объект исследования – процесс описания дел.Предмет исследования – основные принципы описания дел и особенности составления заголовков дел. Для достижения цели были поставлены следующие задачи: 1 Рассмотреть понятие, принципы составления и роль « описи» в делопроизводстве.2. Проанализировать процесс оформления дел в хранение, в частности составление описей дела, на примере организации ГБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 104 имени героя советского союза М.С.Харченко»3. Дать рекомендации по усовершенствованию данного процесса. В работе использовались методы исследования такие как : Теоретические – изучение научной литературы, нормативно правовых актов, и локальных актов учреждения в сфере документационного управления. Эмпирический метод- проведение интервью с секретарем организации, наблюдение , изучение и анализ дел организации. Первая глава работы посвящена раскрытию понятия, принципов составления и роли « описей дел». Во второй главе проведен анализ деятельности по оформлению дел в учреждении, в частности составление описей , определены ошибки и даны рекомендации по их устранению. В конце дано заключение, в котором подведены итоги работы. Написание данной работы обусловлено не только актуальностью темы, но и ее практическим значением. Данные, в работе, рекомендации могут служить основой для разработки Положения архивного дела или частью Положения о документообороте.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Нормативно – правовые акты

Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" [Электронный ресурс]. URL https://base.garant.ru/71183090/ ( дата обращения 01.02.2024)

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"... [Электронный ресурс]. URL https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/8e43045520c03bd158aeda9f9c5f38d0181d2cbb/ ( дата обращения 01.02.2024)

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) [Электронный ресурс]. URL- http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/ ( дата обращения 01.02.2024)

Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций Федеральное архивное агентство (Росархив) Федеральное бюджетное учреждение (ВНИИДАД)2018 год. [Электронный ресурс]. URL https://www.mos.ru/upload/documents/files/8961/Metodicheskierekomendaciiporabotesdokymentamipolichnomysostavy.pdf ( дата обращения 01.02.2024)

Литература

Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017 — 178 с. [Электронный ресурс]. https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/54027/1/978-5-7996-2233-6_2017.pdf ( дата обращения 01.02.2024)

Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций" (Материал подготовлен специалистами Консультант Плюс) [Электронный ресурс]. URL http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_121777/ ( дата обращения 01.02.2024)