Система электронного документооборота в документационном обеспечении управления, архивах

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования заключается в необходимости повышения эффективности и оптимизации процессов документационного обеспечения управления и архивного дела с помощью внедрения систем электронного документооборота (СЭД). В современных условиях растущего объема информации и необходимости быстрого принятия решений СЭД становятся неотъемлемой частью управленческой деятельности организаций и учреждений.
Объект исследования — процессы документационного обеспечения управления и архивного дела в организациях и учреждениях.
Предмет исследования — процессы документационного обеспечения управления и архивного дела в организациях и учреждениях.
Цель исследования — изучить роль и значение систем электронного документооборота в повышении эффективности документационного обеспечения управления и архивного дела, выявить проблемы внедрения и использования СЭД, а также разработать рекомендации по их оптимизации.
Задачи исследования:
    −    раскрыть понятие и сущность системы электронного документооборота;
    −    определить роль и значение системы электронного документооборота в документационном обеспечении управления и архивах;
    −    выявить функциональные возможности и преимущества системы электронного документооборота;
    −    дать характеристику системы электронного документооборота в документационном обеспечении управления, архивах в Российской Федерации;
    −    проанализировать проблемные аспекты системы электронного документооборота в документационном обеспечении управления, архивах в Российской Федерации;
    −    предложить направления совершенствования системы электронного документооборота в документационном обеспечении управления, архивах в Российской Федерации.
Степень разработанности — в литературе настоящая тема исследовалась в трудах таких учёных как: Даниленко А.Ю., Двоеносова Г.А., Афанасьева Л.П., Бороздина А.Г., Хаимов В.З., Крягин Р.В., Ксенофонтов А.Ю., Леонова А.И., Вальдер Е.С., Лукьянова М.Т., и др.
Научная новизна — заключается в комплексном анализе применения систем электронного документооборота в документационном обеспечении управления и архивах, выявлении факторов, влияющих на эффективность их использования, и разработке практических рекомендаций по совершенствованию процессов внедрения и эксплуатации СЭД.
Методологическая основа — включает в себя использование общенаучных методов (анализ, синтез, сравнение, обобщение), а также специальных методов, таких как системный анализ, моделирование бизнес-процессов, анкетирование и интервьюирование специалистов в области документационного обеспечения управления и архивного дела.
Теоретическая основа — труды таких учёных как: Королев И.Д., Назинцев В.С., Мезенцев А.С., Махнев А.П., Мишина А.Г., Морозова О.Ю., Перова М.В., Сазонова В.А., Рагимова А.М., Яблочкина Е.М., Толкунова А.А., Пигарева С.П., Ручкина Г.Ф., Рязанова Н.А., Суровцева Н.Г., и др.
Теоретическая и практическая значимость исследования заключается в систематизации знаний о системах электронного документооборота, их функциональных возможностях и особенностях применения в документационном обеспечении управления и архивах.
Структура исследования — исследование состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

    1.    «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197—ФЗ (ред. от 19.12.2022, с изм. от 11.04.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
    2.    Приказ Минфина России от 15.04.2021 N 61н (ред. от 07.11.2022) «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.06.2021 N 63995). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_384040/
    3.    Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/
    4.    Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.11.2023) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.12.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/
    5.    Актуальные вопросы по использованию электронной подписи и электронного документооборота // Налоговая политика и практика. — 2020. — № 8(212). — С. 16—21.
    6.    Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного документооборота: Технология защиты электронных документов : С приложением: Возможности применения технологии блокчейн в СЭДО—ЗИ / А. Ю. Даниленко. — Издание стереотипное. — Москва : Ленанд, 2021. — 220 с.
    7.    Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного документооборота: Технология защиты электронных документов / А. Ю. Даниленко. — 2—е издание, дополненное. — Москва : Ленанд, 2020. — 240 с.
    8.    Итоги и перспективы исследования систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов федеральных органов исполнительной власти / Г. А. Двоеносова, Л. П. Афанасьева, А. Г. Бороздина, В. З. Хаимов // Вестник ВНИИДАД. — 2021. — № 3. — С. 48—58.
    9.    Каримов, Д. Ш. у. Системы электронного документооборота для оптимизации интеллектуального анализа потоков данных в деловом документообороте / Д. Ш. у. Каримов // Студенческий вестник. — 2022. — № 2-7(194). — С. 17-19.
    10.    Крягин, Р. В. Система электронного документооборота, защищенный электронный документооборот и преимущества перехода на электронный документооборот / Р. В. Крягин // Студенческий форум. — 2022. — № 41—2(220). — С. 17—19.
    11.    Крягин, Р. В. Система электронного документооборота, защищенный электронный документооборот и преимущества перехода на электронный документооборот / Р. В. Крягин // Студенческий форум. — 2022. — № 41-2(220). — С. 17-19.
    12.    Ксенофонтов, А. Ю. Электронный документ в системе электронного документооборота / А. Ю. Ксенофонтов // Студенческий. — 2022. — № 25—1(195). — С. 27—29.
    13.    Куликова, С. В. Перспективы развития электронных подписей, электронной отчетности и электронного документооборота / С. В. Куликова, Н. В. Репецкая // Российский экономический интернет-журнал. — 2023. — № 1.
    14.    Леонова, А. И. Электронная подпись в системе электронного документооборота / А. И. Леонова, Е. С. Вальдер / Индивидуальный предприниматель Беспамятнов Сергей Владимирович, 2021. — С. 381—384.
    15.    Лукьянова, М. Т. Электронные системы управления документооборотом и методы защиты бумажных и электронных документов / М. Т. Лукьянова // Российский электронный научный журнал. — 2022. — № 4(46). — С. 329—339.
    16.    Лысенко, А. С. Электронный документооборот и правила работы с электронной цифровой подписью / А. С. Лысенко // Студенческий электронный журнал СтРИЖ. — 2021. — № 4(39). — С. 23—25.
    17.    Методика формирования электронных дел системы электронного документооборота / И. Д. Королев, В. С. Назинцев, А. С. Мезенцев, А. П. Махнев // Наукоемкие технологии в космических исследованиях Земли. — 2020. — Т. 12, № 4. — С. 65—75.
    18.    Мишина, А. Г. Специфика и правовой аспект применения электронной подписи в облачных сервисах электронного документооборота / А. Г. Мишина // Академическая публицистика. — 2022. — № 4—1. — С. 53—63.
    19.    Морозова, О. Ю. Подготовка к следующему этапу внедрения межведомственного электронного документооборота в информационной системе «Электронный документооборот уголовно—исполнительной системы» / О. Ю. Морозова // Информационные технологии в УИС. — 2022. — № 3. — С. 35—47.
    20.    Некоторые вопросы электронного документооборота, использования электронной подписи и машиночитаемой доверенности // Налоговая политика и практика. — 2021. — № 11(227). — С. 24—27.
    21.    Перова, М. В. Проблемы законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи / М. В. Перова, В. А. Сазонова, А. М. Рагимова // Тенденции развития науки и образования. — 2022. — № 81—3. — С. 87—90.
    22.    Перова, М. В. Проблемы электронной подписи в системах электронного документооборота / М. В. Перова, Е. М. Яблочкина, А. А. Толкунова // Международный студенческий научный вестник. — 2022. — № 1. — С. 91.
    23.    Перспективы внедрения электронных перевозочных документов, утверждения форматов их представления и другие вопросы развития электронного документооборота // Налоговая политика и практика. — 2020. — № 12(216). — С. 16—20.
    24.    Пигарева, С. П. Системы электронного документооборота как фактор развития электронного правительства / С. П. Пигарева, М. В. Перова // Тенденции развития науки и образования. — 2021. — № 72—1. — С. 95—98.
    25.    Ручкина, Г. Ф. Электронный документооборот: некоторые проблемы правового регулирования хранения электронных документов / Г. Ф. Ручкина // Юридический мир. — 2020. — № 7. — С. 27—30.
    26.    Рязанова, Н. А. Значение электронного документооборота и электронной подписи в муниципальном управлении / Н. А. Рязанова // Молодой ученый. — 2023. — № 16(463). — С. 128—130.
    27.    Суровцева, Н. Г. О типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов / Н. Г. Суровцева // Секретарь—референт. — 2020. — № 9. — С. 20—26.
    28.    Технологии использования сервисов валидации электронной подписи в трансграничном электронном документообороте / В. Н. Кустов, Е. С. Силантьева, С. А. Кирюшкин, М. П. Драло // Мягкие измерения и вычисления. — 2020. — Т. 32, № 7. — С. 54—77.
    29.    Феоктистова, О. Д. Электронная подпись и юридически значимый электронный документооборот / Пензенский государственный университет, 2021. — С. 95—97.
Цырендашиева, В. Ц. О некоторых вопросах применения электронной подписи в электронном документообороте / В. Ц. Цырендашиева // Студенческий. — 2022. — № 42—7(212). — С. 47—49.