Эссе на тему: "Понятие службы ДОУ. Ее назначение, структура и задачи"

Содержание
Введение…………………………………………………………………………….2
Глава 1 Понятие службы ДОУ. Ее назначение, структура и задачи……………3
Глава 2 Характеристика подразделений службы ДОУ: назначение, цель, задачи, функции и организационная структура…………………………………………5
2.1 Секретариат……………………………………………………………………..5
2.2 Протокольная группа…………………………………………………………..6
2.3 Отдел рационализации делопроизводства……………………………………7
2.4 Экспедиция……………………………………………………………………...8
2.5 Отдел по учету и регистрации документов…………………………………..8
2.6 Группа контроля………………………………………………………………..9
2.7 Группа писем………………………………………………………………….10
2.8 Машинописное бюро…………………………………………………………11
2.9 Копировально-множительное бюро…………………………………………11
2.10 Архив…………………………………………………………………………11
Заключение………………………………………………………………………...14
Список литературы………………………………………………………………..15
Введение
Практически каждое событие в нашей жизни сопровождается документацией: будь то обычный поход в магазин (чек, гарантийный талон) или коммунальные платежи (квитанции). То же самое происходит и в организациях. Исходя из специфики организации создается множество различных документов: бухгалтерские, кадровые, технические, управленческие и т.д. Бывает, что количество документов в организации, неважно внутренние это документы или внешние (присланы в организацию из других организаций), достигают таких размеров, что справиться с ними одному-двум сотрудникам просто непосильно. Для этих целей создается такое структурное подразделение как служба документационного обеспечения управления – служба ДОУ.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) — вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ важная часть процесса управления и принятия управленческих решений. Оперативность принимаемых управленческих решений и качество их выполнения во многом зависит от того на сколько в организации налажена работа с документацией.
В данной работе будет рассмотрена служба ДОУ в целом: понятие, назначение, ее задачи. А также будет изучена структура служб ДОУ, дана их краткая характеристика.
Глава 1 Понятие службы ДОУ. Ее назначение, структура и задачи
В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее — ГСДОУ) документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ).
Служба ДОУ – это структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
Такая служба функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
На предприятиях с численностью персонала от 40 до 250 работников и относительно небольшим объемом документооборота практикуется возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных работников — например, на секретаря руководителя. На предприятиях с численностью менее 40 работников, а также у индивидуальных предпринимателей обязанности по ДОУ целесообразно возложить:
а) по совместительству — на одного из штатных работников, обладающих необходимыми знаниями и навыками;
б) на работника, привлекаемого к исполнению соответствующих обязанностей на основании гражданско-правового договора;
в) непосредственно на руководителя предприятия (индивидуального предпринимателя).
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия.
Основными задачами службы ДОУ являются:
1 Внедрение единого порядка работы с документами, установленного на предприятии;
2 Осуществление методического руководства организацией работы с документами в подразделениях;
3 Обеспечение контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами;
4 Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Структура службы ДОУ зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:
- секретариат;
- протокольная группа;
- отдел рационализации делопроизводства;
- экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
- подразделение по учету и регистрации документов;
- группа контроля;
- группа писем;
- машинописное бюро;
- копировально-множительное бюро;
- архив.
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.
Глава 2 Характеристика подразделений службы ДОУ: назначение, цель, задачи, функции и организационная структура
2.1 Секретариат
Секретариат - структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
- бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
Перед секретариатом стоят следующие задачи:
- документационное обеспечение работы руководства;
- организационное обеспечение работы руководства;
- справочно-информационное обеспечение работы руководства;
- техническое обеспечение работы руководства.
Организационно - штатная структура и численный состав секретариата определяется исходя из содержания и объема, возлагаемых на него задач и утверждается решением генерального директора по представлению заместителя по управлению. Изменения в организационно - штатной структуре и численном составе секретариата производятся приказом генерального директора о введении в действие нового штатного расписания (организационной структуры) подразделения. В целях обеспечения эффективной работы секретариата в его организационно-штатную структуру включены: группа информационного обеспечения, группа организационного обеспечения, коммуникационная группа, технологическая группа.
2.2 Протокольная группа
Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:
- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
- анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
- организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
- прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
Целью службы является обеспечение функционирования эффективной системы документационного сопровождения деятельности организации, по вопросам стратегического развития и оперативного управления структурными подразделениями.
Основной задачей службы является протокольное обеспечение совещаний, проводимых в организации, а также представительских мероприятий, во взаимодействии организации с органами власти, образовательным и научным сообществом, представителями бизнеса, общественными организациями, иностранными юридическими лицами.
Организационная структура службы определяется возлагаемыми на нее задачами и функциями. Все изменения в ней, численность сотрудников, внутренняя структура определяются руководителем организации по представлению начальника службы и утверждаются в штатном расписании. В состав службы входят:
- начальник службы;
- главный специалист;
- специалист.
2.3 Отдел рационализации делопроизводства
Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:
- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
- разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
- организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
2.4 Экспедиция
Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку документов». Создание специального подразделения – экспедиции – характерно для крупных организаций с большим объемом документооборота. В организациях средних и небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.
Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет следующие функции:
- прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
- доставку документов в структурные подразделения;
- обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
- количественный учет поступающих и отправляемых документов.
2.5 Подразделение по учету и регистрации документов
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Выделяют следующие формы регистрации документов:
1) централизованная - все регистрационные операции происходят в одном месте или осуществляются одним работником, что позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации (чаще всего применяется в небольших коммерческих организациях);
2) децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях);
3) смешанная - часть документов регистрируется централизованно, а часть регистрируется в структурных подразделениях.
Документ подлежит регистрации в организации только один раз. С этой целью и создается подразделение по учету и регистрации документов.
Данное подразделение выполняет следующие функции:
- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
- формирование и ведение справочно-информационного массива;
- контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
2.6 Группа контроля
С регистрации документов фактически начинается этап контроля за их исполнением. Различают 2 вида контрольной деятельности:
- контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов (выполняют руководители всех рангов и секретарь-референт);
- контроль за своевременностью исполнения (выполняет служба ДОУ организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения).
Группа контроля выполняет следующие функции:
- проверку и регулирование хода исполнения;
- анализ результатов исполнения контролируемых документов;
- обязательный учет определенных категорий документов в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства;
- систематическое наблюдение за фактическим исполнением документов;
- принятие мер, способствующих своевременному исполнению документов.
Все большее распространение получает автоматический контроль за исполнением документов, при котором постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения». При использовании специальных компьютерных технологий становится возможным автоматическое выведение на экран сведений, касающихся любых сроков исполнения документов, а также фамилии исполнителей, и т. д. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу ДОУ организации.
В перечень задач, стоящих перед группой контроля, входят:
- контроль за сроками исполнения документов;
- контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
- анализ исполнительской дисциплины;
- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
2.7 Группа писем
Группа писем – подразделение службы ДОУ, отвечающее за работу с обращениями граждан.
Группа писем ведет:
- прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
- подготовку обращений к рассмотрению руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
- формирование и хранение дел с документами по обращениям;
- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
- организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
2.8 Машинописное бюро
Машинописное бюро представляет собой маленькое подразделение, наделенное коротким перечнем выполняемых функций:
- перепечатку документов с черновиков;
- считку и правку текстов документов;
- учет выполняемой работы.
Данное подразделением является вспомогательным элементов службы ДОУ.
Возглавляет подразделение заведующий машинописным бюро.
2.9 Копировально-множительное бюро
Так же, как и машинописное бюро, копировально-множительное бюро является небольшим отделом, выполняющим вспомогательные функции:
- копирование текстов;
- тиражирование текстов документов;
- подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.
Возглавляет подразделение заведующий копировально-множительным бюро.
2.10 Архив
Архив - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов
Основными задачами архива организации являются:
- - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
- организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
Также архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Возглавляет архив заведующий архивом.
Заключение
Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования документации и вся деятельность будет четко регламентирована.
Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Список литературы
1. Монографии, учебные пособия, справочники, брошюры
1 ДОУ: учебное пособие для СПО/ И.В.Кузнецова, Г.А.Хачатрян.- 2-е изд.- Саратов: Ай Пи Эр Медиа; Профобразование, 2018.- 166с.
2 Документоведение: методические указания/ сост. Е.В.Спиридонова; Яросл. гос. ун-т им. П.Г.Демидова.- Ярославль: ЯрГУ, 2014-60с.
2. Интернет-ресурсы
3 «Гарант» - информационно-правовой портал www.garant.ru4 «КонсультантПлюс» - правовой ресурс www.consultant.ru5 www.sekretar-info.ru Положение от отделе секретариат