Основы организации учета и хранения документов

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является организация учета выдаваемых документов и контроль за их сохранностью.

Цель работы определяет следующие задачи :

1. Изучить порядок выдачи дел из хранилищ

2. Рассмотреть особенности проверка наличия и состояния документов

3. Изучить порядок учета дел, подлежащих хранению

4. Проанализировать требования к сохранности и хранению документов

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности документов архива

Источниками написания теоретической основы данной работы являются федеральные законы, правила и нормативные акты (например, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»), научные труды авторов, таких как А. Д. Тельчаров, Ж.Ф. Сергазин, З.В. Крайской и др.

При исследовании основных форм и правил учета и сохранности документов в государственном архиве были использованы следующие информационные материалы: карты-заместители архивных документов, листы-заверители на обложках дел, описи дел.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

    1.    Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ – 2014. –  № 9. – Ст. 851.
    2.    О персональных данных : Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 31 (Ч. 1). – Ст. 3451.
    3.    Об архивном деле : федеральный закон от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ : [принят Гос. Думой 1 окт. 2004 г. : одобр. Советом Федерации 13 окт. 2004 г.] // Рос. газ. – 2004. – 27 окт. (№ 237).
    4.    Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: Академия, 2005. – 385 с.
    5.    Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. - М.: Норма, 2015. – 351 с.
    6.    Бурова Е.М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. – М.: МЭИ, 2012. - 482 с.
    7.    Вовкотруб О. В., Фионова Л. Р. Архивоведение: Учебное пособие. – Пенза, 2015. – 115 с.
    8.    Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. – М.: Юрайт, 2018. – 233 с
    9.    Кузина И.Л. Архивное право : учеб. пособие. - Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2017. - 136 с.
    10.    Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. – М. : Юрайт, 2018. – 177 с.
    11.    Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Академия, 2009. – 224 с.
    12.    Раскин Д. И. Архивоведение. Учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. - М.: Юрайт, 2016. - 384 c.
    13.    Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Норма, 2015. – 298 с.
    14.    Тельчаров А. Д. Архивоведение. Конспект лекций. – М.: Приор-издат, 2014. – 160 с.
    15.    Хмельницкая О.Е. Персональные данные и актуальные проблемы использования документов/Документ в парадигме дисциплинарного подхода6материалы Второй Всероссийской научно-практ. Конференции.- Томск. – 2016. – 284 с.
    16.    Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций. – М.: Высшее образование, 2017. – 148 с.
Кузнецова Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения/ Т.В. Кузнецова// Делопроизводство. – 2014. – №2. – С.37-39.