Методы организации контроля исполнения документов при традиционном делопроизводстве и в системе электронного документооборота

Введение

Актуальность. Документационное обеспечение, выступая одной из
самых важных обслуживающих функций управления, требует продуманной
организации. От того, насколько четко и оперативно движение и обработка
документов зависит скорость получения информации, которая необходима для
того, чтобы выработать решение. Если обработка документов происходит
несвоевременно, в частности финансовых документов, то это может привести к
негативным экономическим последствиям. Из-за такой рациональной
организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи
документов для исполнения зачастую уделяется огромное внимание.
Движение документов в организации с начала их создания или получения
до конечного исполнения или отправки называется документооборотом. В
технологической цепочке обработки и движения документов выделяются
следующие этапы: прием и первичная обработка документов; предварительное
рассмотрение и распределение документов; регистрация; контроль исполнения
документов; информационно-справочная работа; исполнение документов и
отправка 1 .
Так как все формы управленческой деятельности выражаются
посредством таких документов как документов по планированию - при помощи
подготовки различных планов; документов по руководству – выпуском
распорядительных документов; документов по инструктированию – различных
инструкций, а также методических указаний, в таком случае одной из функций
управления выступает создание документов их использование. Следует
отметить, что за обработку, хранение, организацию и использование
документальной информации в системе управления отвечают специалисты
службы документационного обеспечении управления.

Всякое предприятие, независимо от формы собственности и масштабов,
структуры, имеет тенденцию к стремлению к увеличению эффективности своей
деятельности. Решающим шагом в ходе достижения данной цели выступает
оптимизация центральных управленческих процедур, а именно, создание
эффективных современных систем делопроизводства и создания
документооборота на предприятии.
В настоящее время для того, чтобы повысить эффективность управления
следует уделить достаточно внимания совершенствованию работы с
документами, потому что любое управленческое решение обычно базируется
именно на информации.
Эффективное управление документами ведёт к увеличению
продуктивности работы сотрудников, к более лёгкому принятию
управленческих решений, оптимизации исполнительской дисциплины и
общему увеличению качества управления. Организация работы с документами
влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников. От профессионального ведения документации
зависит успешность управленческой деятельности на предприятии.
Для осуществления эффективного документационного обеспечения
управления на предприятии формируется соответствующее структурное
подразделение – служба документационного обеспечения управления.
На сегодняшний момент существует большое количество проблем
связанных с организацией делопроизводства на предприятиях. Прежде всего,
это разработка организационной структуры службы документационного
обеспечения управления, разграничение функций между структурными
подразделениями службы документационного обеспечения управления и
отдельными ее сотрудниками и т.д