Технология хранения электронных документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ  3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЭД  5

1.1. Что из себя представляет ЭД  5

1.2. Преимущества ЭД  8

1.3. Что из себя представляет технология ЭД  11

2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЙ ХРАНЕНИЯ ЭД  15

2.1. Анализ и оценка технологий хранения ЭД  15

2.2. Организационные аспекты внедрения технологий хранения ЭД  16

2.3. Результаты внедрения технологий хранения ЭД  20

3. ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ТЕХНОЛОГИЙ ХРАНЕНИЯ ЭД  24

3.1. Проблемные аспекты развития технологий хранения ЭД  24

3.2. Направления совершенствования технологий хранения ЭД  27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  32

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ  33

ПРИЛОЖЕНИЯ  37

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Объемы электронных документов в современном мире растут лавинообразно. По данным Международной организации по стандартизации (ISO), ежегодный прирост создаваемой цифровой информации в мире составляет 30–40%. Это обусловлено повсеместной цифровизацией бизнес-процессов, внедрением электронного документооборота, активным использованием электронной почты, облачных сервисов и социальных медиа. Управление огромными и постоянно увеличивающимися объемами цифровых данных требует применения эффективных технологий хранения и обработки электронных документов. От выбора оптимальной технологии хранения зависят скорость доступа к документам, возможности по их систематизации и анализу, обеспечение целостности и сохранности данных. На сегодняшний день существует множество подходов к организации хранилищ электронных документов, однако отсутствуют четкие критерии выбора технологии для конкретных задач и потребностей. Это определяет актуальность темы исследования.Объект исследования. Технологии хранения электронных документов.Предмет исследования. Методы и средства обеспечения сохранности, целостности и достоверности электронных документов при их хранении.Цель работы. Провести анализ технологий хранения электронных документов, определить проблемы и разработать направления совершенствования.Задачи работы:исследовать представление ЭД;обозначить преимущества ЭД;определить сущность технологии ЭД;провести анализ и оценку технологий хранения ЭД;исследовать организационные аспекты внедрения технологий хранения ЭД;определить технические аспекты внедрения технологий хранения ЭД;выявить проблемные аспекты развития технологий хранения ЭД;разработать направления совершенствования технологий хранения ЭД.Степень разработанности. В литературе настоящая тема работы исследовалась в трудах таких учёных как: Даниленко А.Ю., Двоеносова Г.А., Афанасьева Л.П., Бороздина А.Г., Хаимов В.З., Крягин Р.В., Ксенофонтов А.Ю., Леонова А.И., Вальдер Е.С., Лукьянова М.Т., Лысенко А.С., Королев И.Д., Назинцев В.С., Мезенцев А.С., Махнев А.П., Мишина А.Г., Морозова О.Ю., Перова М.В., Сазонова В.А., Рагимова А.М., Пигарева С.П., Ручкина Г.Ф., Рязанова Н.А., Суровцева Н.Г., Кустов В.Н., Силантьева Е.С., Кирюшкин С.А., Драло М.П., Феоктистова О.Д., Цырендашиева В.Ц.Научная новизна. В работе предложен новый комплексный подход к оценке технологий хранения электронных документов, учитывающий их надежность, производительность и стоимость.Методологическая основа. Методологической основой работы являются общенаучные методы анализа и синтеза информации, сравнительный анализ, моделирование.Теоретическая основа. Труды таких учёных как: Даниленко А.Ю., Двоеносова Г.А., Королев И.Д., Лукьянова М.Т., Мишина А.Г., Морозова О.Ю., Перова М.В., Ручкина Г.Ф., Суровцева Н.Г., Кустов В.Н., Феоктистова О.Д.Теоретическая и практическая значимость. Разработанные в работе рекомендации по выбору технологии хранения электронных документов могут быть использованы на практике в организациях.Структура работы. Работа состоит из введения, теоретической и практической части в виде трёх глав, заключения и списка использованных источников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197—ФЗ (ред. от 19.12.2022, с изм. от 11.04.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/

Приказ Минфина России от 15.04.2021 N 61н (ред. от 07.11.2022) «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.06.2021 N 63995). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_384040/

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.11.2023) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.12.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/

Актуальные вопросы по использованию электронной подписи и электронного документооборота // Налоговая политика и практика. — 2020. — № 8(212). — С. 16—21.

Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного документооборота: Технология защиты электронных документов : С приложением: Возможности применения технологии блокчейн в СЭДО—ЗИ / А. Ю. Даниленко. — Издание стереотипное. — Москва : Ленанд, 2021. — 240 с.

Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного документооборота: Технология защиты электронных документов / А. Ю. Даниленко. — 2—е издание, дополненное. — Москва : Ленанд, 2020. — 240 с.

Итоги и перспективы исследования систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов федеральных органов исполнительной власти / Г. А. Двоеносова, Л. П. Афанасьева, А. Г. Бороздина, В. З. Хаимов // Вестник ВНИИДАД. — 2021. — № 3. — С. 48—58.

Крягин, Р. В. Система электронного документооборота, защищенный электронный документооборот и преимущества перехода на электронный документооборот / Р. В. Крягин // Студенческий форум. — 2022. — № 41—2(220). — С. 17—19.

Ксенофонтов, А. Ю. Электронный документ в системе электронного документооборота / А. Ю. Ксенофонтов // Студенческий. — 2022. — № 25—1(195). — С. 27—29.

Леонова, А. И. Электронная подпись в системе электронного документооборота / А. И. Леонова, Е. С. Вальдер // Правовые основы формирования и развития информационного общества в России : Материалы Международной научной конференции, Ростов—на—Дону, 29 октября 2021 года. — Ростов—на—Дону: Индивидуальный предприниматель Беспамятнов Сергей Владимирович, 2021. — С. 381—384.

Лукьянова, М. Т. Электронные системы управления документооборотом и методы защиты бумажных и электронных документов / М. Т. Лукьянова // Российский электронный научный журнал. — 2022. — № 4(46). — С. 329—339.

Лысенко, А. С. Электронный документооборот и правила работы с электронной цифровой подписью / А. С. Лысенко // Студенческий электронный журнал СтРИЖ. — 2021. — № 4(39). — С. 23—25.

Методика формирования электронных дел системы электронного документооборота / И. Д. Королев, В. С. Назинцев, А. С. Мезенцев, А. П. Махнев // Наукоемкие технологии в космических исследованиях Земли. — 2020. — Т. 12, № 4. — С. 65—75.

Мишина, А. Г. Специфика и правовой аспект применения электронной подписи в облачных сервисах электронного документооборота / А. Г. Мишина // Академическая публицистика. — 2022. — № 4—1. — С. 53—63.

Морозова, О. Ю. Подготовка к следующему этапу внедрения межведомственного электронного документооборота в информационной системе «Электронный документооборот уголовно—исполнительной системы» / О. Ю. Морозова // Информационные технологии в УИС. — 2022. — № 3. — С. 35—47.

Некоторые вопросы электронного документооборота, использования электронной подписи и машиночитаемой доверенности // Налоговая политика и практика. — 2021. — № 11(227). — С. 24—27.

Перова, М. В. Проблемы законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи / М. В. Перова, В. А. Сазонова, А. М. Рагимова // Тенденции развития науки и образования. — 2022. — № 81—3. — С. 87—90.

Перова, М. В. Проблемы электронной подписи в системах электронного документооборота / М. В. Перова, Е. М. Яблочкина, А. А. Толкунова // Международный студенческий научный вестник. — 2022. — № 1. — С. 91.

Перспективы внедрения электронных перевозочных документов, утверждения форматов их представления и другие вопросы развития электронного документооборота // Налоговая политика и практика. — 2020. — № 12(216). — С. 16—20.

Пигарева, С. П. Системы электронного документооборота как фактор развития электронного правительства / С. П. Пигарева, М. В. Перова // Тенденции развития науки и образования. — 2021. — № 72—1. — С. 95—98.

Ручкина, Г. Ф. Электронный документооборот: некоторые проблемы правового регулирования хранения электронных документов / Г. Ф. Ручкина // Юридический мир. — 2020. — № 7. — С. 27—30.

Рязанова, Н. А. Значение электронного документооборота и электронной подписи в муниципальном управлении / Н. А. Рязанова // Молодой ученый. — 2023. — № 16(463). — С. 128—130.

Суровцева, Н. Г. О типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов / Н. Г. Суровцева // Секретарь—референт. — 2020. — № 9. — С. 20—26.

Технологии использования сервисов валидации электронной подписи в трансграничном электронном документообороте / В. Н. Кустов, Е. С. Силантьева, С. А. Кирюшкин, М. П. Драло // Мягкие измерения и вычисления. — 2020. — Т. 32, № 7. — С. 54—77.

Феоктистова, О. Д. Электронная подпись и юридически значимый электронный документооборот / О. Д. Феоктистова // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении : Сборник научных статей по материалам XXI Всероссийской научно—практической конференции (с международным участием), Пенза, 22—23 апреля 2021 года / Под редакцией Л.Р. Фионовой, О.И. Семянковой. — Пенза: Пензенский государственный университет, 2021. — С. 95—97.

Цырендашиева, В. Ц. О некоторых вопросах применения электронной подписи в электронном документообороте / В. Ц. Цырендашиева // Студенческий. — 2022. — № 42—7(212). — С. 47—49.