Организация текущего хранения документов в учреждении

Введение

Актуальность темы. Каждая организация ведет документальную деятельность, которая в дальнейшем должна передаваться на хранение. Архивное хранение – важная составляющая социальной группы, так как позволяет восстановить события прошлых лет. Текущее хранение документов в организации представляет собой деятельность по обеспечению сохранности документов в границах предприятия, с соблюдением требований законодательства и дальнейшую передачу в архив на более длительное хранение, в соответствие с сроками, установленными на законодательном уровне.

Актуальность темы исследования заключается в том, что вносимые изменения в законодательство о организации хранения документов вызывают много вопросов у сотрудников ответственных за хранение документов. Также многие не до конца разобрались с вопросами организации хранения, в связи с чем допускают ошибки. Современное законодательство предусматривает большую систему штрафов. Исследование позволит определить систему правильного хранения документов и дальнейшую передачу их в архив.

Степень научной разработанности. Тема исследования является объектом пристального внимания многих авторов. При написании работы использовались исследования следующих авторов: Л.Н. Варламовой, Г.А. Гундерич, Е.В. Карпычовой, Е.В. Латышевой, Н.И. Химиной, Р.М. Хорошева и других. Авторами раскрываются вопросы организации дел и передача их на архивное хранение. Также акцентируется внимание на проблемах, связанных с архивным хранением документов.

Цель работы – провести исследование по организации хранения документов.

Поставленная цель предполагает решение следующих задач:

– изучить законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие формирование и оформление дел, организацию их архивного хранения;

– рассмотреть правила формирования дел;

– выявить правила оформления дел;

– рассмотреть оперативное хранение документов и передачу документов, дел в архив организации.

Объектом исследования выступает хранение документов и их передача в архив. Предметом исследования выступают сформированные дела в организации.

Информационной базой написания курсовой работы послужили нормативно-правовые документы по теме исследования, стандарты и методические рекомендации.

При написании курсовой работы использовались методы анализа, синтеза, сравнения и сопоставления. А также применялись методы абстракции и дедукции.

Структурно работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемых источников.

Во введении раскрыты основные положения по теме исследования: актуальность, цель, задачи, предмет и объект, методы исследования и информационная основа.

В первой главе представлен анализ нормативно-правового законодательства в области формирования дел и передачи их в архив.

Во второй главе раскрыты вопросы организации процесса формирования дел и организация хранения.

В заключение подведены итоги и сделаны краткие выводы по теме исследования.

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

2. Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

3. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

4. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

5. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроком их хранения». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

6. Приказ Ростехрегулирования от 12.03.2077 № 28-ст «Об утверждении национального стандарта». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

7. Приказ Росархива от 31.07.2023 г. № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

8. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

9. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

10. ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

11. ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». – (RL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/) (дата обращения 22.12.2023).

13. Варламова Л.Н. Государственная информационная система «Реестр видов документов с указанием сроков хранения». Аспекты стандартизации // научный вестник Крыма. 2022. № 4 (39). С. 1-11. – URL: (ttps://cyberleninka.ru/article/n/elektronnye-arhivy-organizatsii-normativnoe-regulirovanie-sozdaniya-i-vedeniya/viewer) (дата обращения 22.12.2023).

14. Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, ‑ 2020. ‑ 127 с.

15. Гундерич Г.А. Управление электронными документами // Научный вестник Крыма. 2022. № 4 (39). С. 1-10. – URL: (ttps://cyberleninka.ru/article/n/elektronnye-arhivy-organizatsii-normativnoe-regulirovanie-sozdaniya-i-vedeniya/viewer) (дата обращения 22.12.2023).

16. Карпычова Е.В. Электронные архивы организации: нормативное регулирование создания и ведения // научный вестник Крыма. 2022. № 3 (38). С. 1-9. – URL: (ttps://cyberleninka.ru/article/n/elektronnye-arhivy-organizatsii-normativnoe-regulirovanie-sozdaniya-i-vedeniya/viewer) (дата обращения 22.12.2023).

17. Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, ‑ 2021. ‑ 165 с.

18. Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, ‑ 2020. ‑ 164 с.

19. Латышева Е.В. Эволюция архива как структуры системы социальных коммуникаций // Научный вестник Крыма. 2022. № 2 (37). С. 1-12. – URL: (ttps://cyberleninka.ru/article/n/evolyutsiya-arhiva-kak-struktury-sistemy-sotsialnyh-kommunikatsiy/viewer) (дата обращения 22.12.2023).

20. Лузина Т. В. Организация делопроизводства в таможенных органах. М.: Юрайт, ‑ 2020. ‑ 274 с.

21. Мирьминова Э.Р. Электронный документооборот в организации / Э.Р. Мирьминова // Вестник магистратуры. – 2022. ‑ №1. – С. 65-67.

22. Химина Н.И. основные проблемы развития теории архивоведения и архивного дела в конце ХХ-начале ХХI вв. // История и архивы. 2022. № 4. С. 106-121. – URL: (ttps://cyberleninka.ru/article/n/trebovaniya-predyavlyaemye-k-sistemam-elektronnogo-dokumentooborota/viewer) (дата обращения: 22.12.2023).

23. Хорошев Р.М. Требования, предъявляемые к системам электронного документооборота // Столыпинский вестник. 2022. № 6. С. 3514-3516. – URL: (ttps://cyberleninka.ru/article/n/trebovaniya-predyavlyaemye-k-sistemam-elektronnogo-dokumentooborota/viewer) (дата обращения: 22.12.2023).

24. Чернова О. А. Делопроизводство и режим секретности. Учебник. М.: КноРус, ‑ 2021. – 268 с.