Учет расчетов с подотчетными лицами

Аннотация: практически все экономические субъекты сталкивается с необходимостью реализации хозяйственных операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами. Такие расчеты являются весьма разнообразными по своему экономическому содержанию и возникают при совершении расходов представительского и командировочного характера, а также вследствие приобретения и принятия к учету материальных активов или оплате услуг (работ) сторонних хозяйствующих субъектов подотчетными лицами и так далее.
Ключевые слова: подотчетные лица, авансовый отчет, командировочные расходы, представительские расходы
Учитывая общепринятую практику выдачи наличных денежных средств на различные хозяйственные нужды, имеет целесообразность исследовать методику бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Но для начала следует дать определения таким понятиям как подотчетные лица и подотчетные суммы.
Подотчетное лицо – это штатный или внештатный сотрудник экономического субъекта, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы [Яковлева, c. 2].
Подотчетные суммы – это денежные авансы, выданные сотрудникам экономического субъекта под отчет на командировочные, административно-хозяйственные или представительские расходы [Межуева, c. 70].
Порядок взаимоотношений с подотчетными лицами регулируется следующими основными нормативными актами:
- Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ);
- Трудовым кодексом РФ (далее – ТК РФ);
- Налоговым кодексом РФ (далее – НК РФ);
- Указанием Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее – Указание № 3073-У);
- Указанием Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У);
- Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (далее – План счетов).
Закон № 402-ФЗ устанавливает на территории Российской Федерации общие правила к осуществлению бухгалтерского учета, требования к составлению и принятию к учету первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
В случае направления сотрудника в командировку согласно нормам ст. 168 ТК РФ работодателю следует возмещать командируемому дополнительные траты, связанные с передвижением и нахождением вне места его постоянного жительства, то есть расходы по проезду, найму жилого помещения и суточные.
В НК РФ установлены общие правила признания расходов, совершенных подотчетными лицами, в целях налогообложения прибыли, принятый по входящим закупочным документам НДС, а также НДФЛ на выплаченные сверхнормы суточные. В ст. 217 НК РФ предусмотрены максимальные размеры суточных, не облагаемые НДФЛ. В частности, при заграничных командировках не облагаются НДФЛ суточные в размере 2500 рублей в сутки, по России – это 700 рублей в сутки. То есть, если экономический субъект установит суточные по заграничным командировкам в размере 3000 рублей, то с 500 рублей (3000 - 2500) работодателю необходимо удержать и заплатить в бюджет НДФЛ.
П. 6.3 Указаний № 3210-У предусматривает выдачу сотруднику денежных средств под отчет исключительно на основании распорядительного документа экономического субъекта или собственноручно написанного заявления подотчетного лица. Данные документы должны содержать сведения о размере подотчетных сумм, сроке, на который выдаются денежные средства, а также дату и подпись руководителя экономического субъекта.
Выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется только при условии отсутствия дебиторской задолженности за подотчетным лицом по полученным ранее авансам. Выдача наличных денежных средств осуществляется по расходному кассовому ордеру, прием неиспользованного аванса – по приходному. Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок после истечения даты, которая определена как срок выдачи наличных денег под отчет, или со дня выхода на работу, составить и сдать работодателю авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
В авансовом отчете указывается сумма выданного аванса, перечень расходных операций, а также рассчитывается остаток аванса или перерасход денег. Также в данный документ вводят сведения о возврате остатка или выплате выдаче перерасхода. Если сотрудник не отчитался своевременно по выданным подотчетным суммам, экономический субъект вправе удержать из его заработной платы выданный аванс ( HYPERLINK "consultantplus://offline/ref=45A824E527F30CFB337B3E6A8785C3C67BB7F49CB17B7E9F5A4F9E23F0B22D765F157CED7150BAD3WEX1I" абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
В Письме № 3044-6-0 от 09.08.2007 года Роструд отметил то, что работодатель имеет право удержать из заработной платы сотрудника соответствующие подотчетные суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, определенного для возвращения аванса. Но осуществить это можно только при условии, если сотрудник не оспаривает основания и размеры удержания и дает работодателю согласие в письменной форме на такое удержание. При каждой выплате размер всех удержаний из оплаты труда не должен превышать 20% от начисленной сотруднику заработной платы.
Для обобщения сведений о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов применяется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу и подотчетной сумме. Следовательно, счет 71 может иметь развернутое сальдо, дебетовое сальдо при этом отражает сумму задолженности за одним подотчетным лицом, а кредитовое – показывает долг экономического субъекта другому подотчетному лицу.
По дебету счета 71 операции отражаются на основании первичных документов (расходный кассовый ордер, банковские выписки и др.). По кредиту счета 71 показываются списания задолженности с подотчетных лиц на основе приложенных к авансовому отчету документов (кассовых и товарных чеков, накладных, закупочных актов, авиа-, железнодорожных и других билетов и др.), а также приходных кассовых ордеров.
Для предотвращения ошибок в учете расчетов с подотчетными лицами бухгалтерии любого экономического субъекта рекомендуется совершать постоянный мониторинг подотчетных сумм и сроков, на которые выданы денежные средства. При установлении фактов невозвращенных сумм или отсутствия авансовых отчетов следует незамедлительно востребовать их с подотчетных лиц и принимать иные меры, не противоречащие действующему законодательству. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися работниками и работниками, которым предстоит уйти в отпуск.
Библиографический список:
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 29.07.2017) // СПС «Консультант плюс»
Налоговый кодекс РФ (Часть 2) от 05.08.2000 № 117-Ф3 (ред. от 29.07.2017) // СПС «Консультант плюс».
Федеральный закон от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 18.07.2017) // СПС «КонсультантПлюс».
Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» // СПС «КонсультантПлюс».
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (ред. от 19.06.2017) // СПС «КонсультантПлюс».
Приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (ред. от 08.11.2010) // СПС «КонсультантПлюс».
Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3044-6-0 // СПС «КонсультантПлюс».
Межуева Т.Я. Подотчет и учет // Кадровый вопрос. – 2015. - № 5. – С. 69-76.
Яковлева Н.В. Учет подотчетных сумм // Финансовая газета. Региональный выпуск. – 2016. - № 44. – С. 2-3.